Análisis del Control Interno (Diseño & Implementación) correspondiente al Ciclo de Negocios de Inventarios para el caso de una Cooperativa Médica

Transcripción

1 Análisis del Control Interno (Diseño & Implementación) correspondiente al Ciclo de Negocios de Inventarios para el caso de una Cooperativa Médica Tipo de empresa: IAMC (Cooperativa Medica) Área temática: Evaluación del Control Interno (Diseño e Implementación de los Controles) Auditorio: Junta Directiva de la Cooperativa Médica Propósito del informe: Evaluar el Diseño e Implementación de los controles establecidos por la entidad para el ciclo de negocios de inventario (analizaremos solo el caso de Medicamentos) y elaborar una carta de recomendaciones a efectos de ser presentada ante la Junta Directiva de la entidad. Patricio Purtscher CI: Contabilidades Especiales Facultad de Ciencias Económicas y de la Administración Universidad de la Republica 11 de Noviembre de 2007 Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 1

2 Resumen Ejecutivo Aclaración: el presente trabajo se basa en un caso real y actual (año 2007) En primer lugar se procederá a describir brevemente cual será el procedimiento para realizar la evaluación del Control Interno (solo analizaremos el diseño y la implementación de los controles) de la entidad referente al ciclo de negocios de inventarios. Evaluar el diseño e implementación de los controles implica efectuar un análisis de si los controles fueron correctamente diseñados y si los mismos funcionaron efectivamente durante todo el periodo bajo análisis. Para analizar los controles se han diseñado e implementado correctamente, realizaremos los siguientes procedimientos: 1. Se realizara un Relevamiento de información de todo lo referente al ciclo de inventarios. El mismo se realiza mediante entrevistas, reuniones, charlas con personal de entidad involucrado con este ciclo de negocios. Con éste relevamiento, lo que buscamos además del conocimiento del cliente y de su operativa, es evaluar de que manera han sido diseñados e implementados los controles tendientes a disminuir el riesgo de error material en los estados financieros. 2. Observar la aplicación de controles específicos 3. Inspeccionar documentos e informes 4. Rastrear transacciones a través de los sistemas de información relevantes para los informes financieros desde el inicio de la transacción al informe en los estados financieros (por ejemplo, realizando revisiones). A continuación en los siguientes párrafos trataremos de establecer la importancia de este ciclo de negocios para el caso de una institución médica. El ciclo de inventarios es muy importante para la mayoría de las empresas excepto el caso de algunas empresas de servicios. En el caso especifico de una institución de salud adquiere una relevancia aun mayor debido a que la disponibilidad de medicamentos, su recepción y almacenamiento, su mantenimiento y control son factores fundamentales para la prestación de un correcto servicio y las consecuencias por el mal manejo de los factores antes detallados puede acarrear problemas severos a la entidad ya que los clientes son personas físicas y el servicio que se presta es el de la salud que como sabemos es de mucha sensibilidad social. Las cuentas relacionadas al este ciclo de negocios de inventarios (Medicamentos) son: Inventario (Medicamentos) Consumo de medicamentos (o costo de los servicios prestados) Podemos decir que las actividades principales del ciclo de negocios de Inventario (Medicamentos) que nos preocupan son: Adquisición y administración del Inventario (Medicamentos) Recepción y almacenamiento del inventario (Medicamentos) Mantenimiento de la información del stock de inventario (Medicamentos) En el presente trabajo nos focalizaremos a las actividades de Adquisición y administración de los medicamentos, o sea la primera de las tres. Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 2

3 Resumen de los Procedimientos realizados a efectos de evaluar el diseño y la implementación de los controles Datos Generales En las entrevistas realizadas a personal clave de la entidad, Director Técnico y Directos Administrativo en primer lugar se nos informo que en la misma existe un órgano llamado Central de Compras compuesto por tres funcionarias y supervisado por un medico que a su vez aporta con su conocimiento técnico en la materia. Esta central de compras se encarga de realizar las solicitudes de cotizaciones a los proveedores de medicamentos y decepcionar toda la documentación correspondiente a las compras la cual luego de ser corroborada es proporcionada al sector administrativo contable a efectos de ser contabilizada. Con respecto a la oferta de medicamentos se nos informo que es variada, poseen proveedores locales y extranjeros pero que se manejan mayormente con los primeros. Adquisición de Medicamentos La necesidad de adquisición de medicamentos puede surgir tanto del sector Farmacia como de cualquier otro sector en el cual se constate la necesidad de aumentar el stock de medicamentos. En la farmacia de la entidad se lleva un control del inventario de medicamentos mediante revisiones periódicas de los niveles de stock. A su vez se realizan recuentos físicos al menos 1 vez al año a efectos de validar y conciliar los datos que surgen del sistema contable con las cantidades efectivamente existentes en stock. Existe un sistema informático mediante el cual se tiene la información en tiempo real de las cantidades en stock, pero el mismo a demostrado no estar siendo correctamente implementado dadas las diferencias de stock que se registran en el momento de realizar los recuentos de medicamentos que si bien no son muy materiales se encuentran año a año. El Encargado de Farmacia además de basarse en la información del sistema informático a efectos de determinar las necesidades de adquisición de medicamentos se reúne periódicamente con los encargados de los restantes sectores (semanalmente) y los Directores Técnico y Administrativo a efectos e coordinar y planificar la actividad. Esto es asi dado que dependiendo de la época del año o de una situación cualquiera que pueda plantearse (epidemias, etc.) pueden surgir necesidades de adquisición de medicamentos que pueden no estar siendo indicadas por el sistema informático. En caso de verificarse la necesidad de adquirir medicamentos, el encargado de Farmacia envía una solicitud a la Central de Compras indicando el tipo de medicamento y las cantidades a ser compradas, las cuales ya fueron aprobadas Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 3

4 por el Director Técnico en las reuniones semanales que detallamos anteriormente. A partir de ese momento es la Central de Compras la que se encarga de realizar las solicitudes de cotizaciones a los proveedores. Al recibir las cotizaciones en algunos casos se plantea el tema ante la junta semanal y se evalúa cual es el medicamento mas indicado para el caso concreto y no solo se decide en base a el precio. Luego se emite una orden de compra y se envía al proveedor. Al recibirse la mercadería se solicita por parte de personal de recepción del depósito la orden de compra correspondiente a efectos de verificar que los medicamentos recibidos coincidan con las ordenes de compra enviadas al proveedor. Luego de corroborar lo anterior se envía la factura proporcionada por el proveedor al sector administrativo contable a efectos de su contabilización y archivo. Administración de los Medicamentos Respecto a la administración del stock de medicamentos, como dijimos, se nos informo por parte del encargado de Farmacia que existe un sistema informático que lleva el stock en tiempo real. A su vez se realizan revisiones periódicas por parte del personal de farmacia para aquellos medicamentos que poseen periodos de vencimiento muy cortos y para el resto de los mismos se realizan también revisiones pero más distanciadas en el tiempo. Se nos informo que en casos de detectarse medicamentos vencidos los mismos son separados e identificados siendo dados de baja del proveedor, procediéndose a su destrucción o devolución a los laboratorios correspondientes. A si mismo al realizar una visita a los depósitos de medicamentos se constato que los mismos están bajo llave y aquellos que por poseer características especiales (costosos, indispensables para ciertos tratamientos, peligrosos, etc.) están separados y están mas protegidos. De todos modos encontramos deficiencias en la custodia d los mismos. Con respecto a la seguridad contra incendios, humedad, calor, etc., se nos informo que el deposito esta acondicionado para proteger a los medicamentos contra dichos problemas. También como debemos acotar que la entidad no realiza presupuestos para las compras del ejercicio o proyecciones, sino que como se dijo en párrafos anteriores las necesidades surgen de los informes de farmacia y de situaciones que se den en la operativa de la cooperativa. Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 4

5 Según personal de la entidad, se posee mucha experiencia en el asunto y las decisiones se toman sobre la marcha. Problemas de control interno detectados y recomendaciones a la Junta Directiva de la entidad A continuación se procederá a detallar aquellos problemas de control interno detectados tanto en la adquisición como en la administración del inventario por parte de la cooperativa médica. También para cada uno de los problemas se realizar sugerencias a efectos de corregir esos problemas de control interno. Debilidad de Control Interno: no existen presupuestos ni proyecciones de compras, lo que lleva a que no se dificulte la tarea de trazar objetivos en cuanto a los costos del inventario. Sugerencia: realizar anualmente un informe de las compras realizadas en el presente año y el presupuesto estimado para el próximo año a efectos de ir mejorando esta información año a año y reducir costos de almacenamiento, aprovechar descuentos por cantidad, etc., lo que llevara a tener un inventario menos costoso. El ideal seria elaborar presupuestos mensuales del consumo de medicamentos para cada uno de los sectores de la entidad, como insumo para elaborar dicha información se podría utilizar el historial de consumo de la institución y ponderándolo por la cantidad de socios estimada para el ejercicio siguiente, complementándolo con mas información. Debilidad de Control Interno: el sistema informático que lleva el inventario en tiempo real no es implementado correctamente. Sugerencia: verificar que el sistema sea el adecuado para la entidad. Además realizarle los ajustes necesarios para que el mismo brinde más seguridad en cuanto a la información que proporciona. Debilidad de Control Interno: se realizan recuentos físicos de inventario al menos 1 vez al año. Sugerencia: dado que el sistema informático no es confiable los recuentos de medicamentos deberían ser mensuales, al menos para el caso de aquellos Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 5

6 medicamentos con más movimientos. Esto permitiría ir ajustando los datos de sistema a la realidad más frecuentemente y mantener un inventario más real en la contabilidad de la entidad. Debilidad de Control Interno: el sistema de información no brinda infamación sobre las fechas de vencimiento de los medicamentos, o en caso de hacerlo la misma es poco confiable. Sugerencia: verificar que el sistema sea el adecuado para la entidad. Además realizarle los ajustes necesarios para que el mismo brinde más seguridad en cuanto a la información que proporciona. Debilidad de Control Interno: la custodia de los medicamentos es deficiente. Sugerencia: restringir el acceso a los medicamentos mediante algún sistema que impida el ingreso a la farmacia a personal no autorizado. Colocar aquellos medicamentos que por poseer características especiales (costosos, indispensables para ciertos tratamientos, peligrosos, etc.) en un deposito independiente o separados del resto y reducir el numero de personas con acceso directo a estos. Acondicionar de mejor forma el depósito de la farmacia para evitar problemas de humedad, calor, etc. Cumpliendo con las anteriores recomendaciones se lograr reducir las perdidas por, diferencias de stock (faltantes), deterioro, etc. Debilidad de Control Interno: las órdenes de compra se emiten en 2 vías y no es enviada a depósito. Sugerencia: emitirlas en 3 vías como mínimo, una para el proveedor, una para contabilidad y archivo y otra para depósito. Debilidad de Control Interno: según se nos informo, la entidad no tiene convenios o arreglos con proveedores de medicamentos (laboratorios) que le signifiquen algún beneficio en relación a los precios o cantidades tal como sucede en el caso de otras instituciones de salud. Sugerencia: realizar acuerdos con laboratorios a efectos de conseguir mejores precios. Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 6

7 Conclusiones De nuestro trabajo podemos concluir que la cooperativa posee ciertas debilidades en el control interno relacionado al ciclo de negocios de inventario y mas precisamente en los relacionado a la adquisición y administración de los medicamentos. Estas debilidades provocan distorsiones en los estados contables de la entidad generando que los saldos de inventarios y consumo se encuentren sobre o subvaluados. La entidad debe trabajar en estos problemas de control interno para intentar solucionar los mismos para lo cual se presenta la carta de recomendaciones a la Junta Directiva. Dado que solo analizamos el diseño e implementacion de los controles asociados a las actividades de adquisición y administración de medicamentos no podemos concluir sobre la totalidad del control interno de la cooperativa en lo referente a medicamentos, pues ademas del diseño e implementacion de los controles debriamos analizar la eficacia operativa de los mismos en la institución. Por todo lo anterior es posible afirmar que si bien no tenemos un opinión global y concluyente sobre el control interno estudiado, podemos decir que la entidad presenta varias debilidades en el diseño e implementacion de los controles lo que no nos permite en principio hacer confianza en los mismos. Contabilidades Especiales - Patricio Purtscher 7