Manual básico de gestión económica de las Asociaciones

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1 Manual básico de gestión económica de las Asociaciones El control económico de una Asociación se puede ver desde dos perspectivas: Necesidades internas de información económica para: * Toma de decisiones * Difundir los datos económicos de la entidad Obligaciones legales de información económica para: * Cumplir la legalidad contable y fiscal * Justificar subvenciones Las dos son importantes, por lo que es necesario cuidarlas. Lo prioritario es cubrir nuestras necesidades internas, para extraerlos datos necesarios para cumplir las obligaciones legales. 1.- Necesidades internas de información económica La información económica se recopila, trata y analiza en tres fases: Presupuestos, o fase de planificación Contabilidad, o fase de recogida de datos Balances, o fase de evaluación Para que la información contenida en los presupuestos, la contabilidad y los balances sea comparable entre sí, deberá estar ordenada toda de la misma manera, de ahí que lo primero sea definir los criterios de ordenación y las categorías que se derivan de ellos. 1

2 En función de nuestras necesidades, elegiremos un tipo de presupuesto, o utilizaremos varios de manera simultánea Presupuestos Presupuesto de Inversiones y Financiación de las mismas. Sirve para prever las inversiones que vamos a realizar en un periodo de tiempo, y la financiación que hemos previsto para ellas. Nos permite su repercusión en los gastos e ingresos de ese periodo: calcular la amortización que luego tendremos que usar en el presupuesto de Ingresos y Gastos. Además, nos da información relevante para el presupuesto de Tesorería, al señalarnos los ingresos y las compras que tenemos que distribuir entre varios periodos Presupuesto de Ingresos y Gastos. Es la imagen económica de la asociación, y para ello nos permite prever los ingresos y gastos de un periodo concreto; calcular para cada una de las actividades y para el conjunto de todas ellas si generarán déficit o superávit; saber qué ingresos o gastos tendrán repercusión en el presupuesto de tesorería Presupuesto de Pagos y Cobros, o de Tesorería Nos permite prever los pagos y cobros en un periodo, saber si vamos a sufrir déficits, y prever soluciones, saber si vamos a tener superávit, y decidir si vamos a realizar inversiones financieras. 2

3 1.2. Contabilidad La Contabilidad nos permite conocer los ingresos y gastos que hemos tenido en un periodo, saber quiénes son nuestros acreedores y deudores y por qué importe, saber de qué dinero podemos disponer en un momento dado y saber cuánto vale nuestra entidad en un momento dado Contabilidad por Partida Doble Se apuntan todos los movimientos económicos que se producen en la entidad, haya o no movimiento monetario. Así, si nos conceden una subvención pero nos la dejan a deber y no nos la pagan hasta tres meses más tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la concesión y el cobro cuando nos la paguen, y mientras tanto esa cantidad estará recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la paguen. Con este sistema de contabilidad, sí distinguiremos entre gastos e inversiones, obligándonos a amortizar estas últimas, sí llevaremos control de lo que debemos y nos deben, y sí sabremos el valor de nuestra entidad en todo momento. Por el contrario complica la tarea de contabilizar los movimientos económicos de la entidad. Cuando se utiliza este tipo de contabilidad, se dice que seguimos el criterio de devengo, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se dé el pago o el cobro Contabilidad Analítica Es la contabilidad ordenada según la naturaleza del gasto o ingreso o el tipo de movimiento económico en general, y en función de las distintas actividades o proyectos que realicemos. Con este sistema podremos saber los gastos e ingresos de cada uno de los proyectos o actividades que desarrolle nuestra asociación. 3

4 1.3. Balances Los distintos tipos de Balances nos permiten conocer saber si estamos cumpliendo el plan de inversiones (y tomar las medidas que puedan ser necesarias); saber si estamos cumpliendo nuestros objetivos económicos (y tomar las decisiones necesarias) y saber si estamos cumpliendo las previsiones de tesorería (y tomarlas medidas necesarias. En función de la información que recoge, distinguimos tres tipos de Balances: Balance de Situación Es una información económica estática de la entidad donde aparecen los bienes, los derechos y las obligaciones y, por tanto, el valor del patrimonio, es decir, la información fundamental que nos aporta es el del valor de la entidad y como está distribuido éste Balance de Pérdidas y Ganancias Es una información económica dinámica de la entidad donde aparecen los gastos e ingresos realizados en un período de tiempo concreto y, por tanto, el beneficio o las pérdidas en ese período Balance Presupuestario Es una comparación entre el Presupuesto y la Contabilidad y, por tanto, nos informa del grado de cumplimiento de nuestros objetivos económicos. Este es el Balance más importante para una Entidad Sin Ánimo de Lucro. A su vez estos balances pueden ser de tres tipos, en función de los tres tipos de presupuestos, es decir, B. de Inversiones, B. de Gastos e Ingresos y B. de Tesorería. 4

5 2. Obligaciones legales de información económica de las Asociaciones Considerando la tipología de las asociaciones que forman la FEFN, vamos a analizar los siguientes casos de manera separada: 1.- Asociaciones declaradas de Utilidad Pública 2.- Asociaciones con actividades económicas, no declaradas de utilidad pública, que estén dadas de alta en el IAE. 3.- Asociaciones sin actividad económica, no declaradas de utilidad pública que no estén dadas de alta en el IAE. Es importante tener en cuenta que "...se considera que una actividad se ejerce con carácter empresarial, profesional o artístico" - es decir, se trata de una actividad económica - "cuando suponga la ordenación por cuenta propia de medios de producción y de recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios." Puesto que todas las asociaciones de familias numerosas nacen para prestar un servicio (sea éste de asesoramiento, representación, organización de actividades, etc.) todas deberían darse de alta en el IAE. Darse de alta en el IAE no genera ninguna obligación de realizar pagos por ese concepto, ya que la exención puede solicitarse simultáneamente, y se concede a todas las asociaciones Asociaciones declaradas de Utilidad Pública Las Asociaciones declaradas de Utilidad Pública, vienen obligadas por las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos a llevar la contabilidad por partida doble de acuerdo con esas normas y a presentar las cuentas según establece el artículo 5 del Real Decreto 1740/2003 de 19 de diciembre sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública, que reproducimos a continuación: "Artículo 5. Procedimientos relativos a la rendición anual de cuentas. 1. Las entidades declaradas de utilidad pública deberán presentar o remitir, antes del día 1 de julio de cada año, al Ministerio del Interior, o a la Comunidad Autónoma, entidad u organismo público que hubiese verificado su constitución y autorizado su inscripción en el registro correspondiente: 5

6 1.º El balance de situación y la cuenta de resultados, en los que consten de modo claro la situación económica, financiera y patrimonial de la entidad. 2.º Una memoria expresiva de las actividades asociativas y de la gestión económica, incluyendo el cuadro de financiación, y reflejando el grado de cumplimiento de los fines asociativos. 3.º La liquidación del presupuesto de ingresos y gastos del año anterior. 2. Los documentos a que se refiere el apartado anterior se ajustarán a lo que determinen las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos. 3. El Ministerio del Interior, la Comunidad Autónoma, o la entidad u organismo público correspondiente, examinarán la documentación presentada, interesando, en su caso, la aportación de los informes, datos o documentos complementarios que sean pertinentes sobre dicha documentación, en relación con las actividades realizadas en cumplimiento de sus fines. 4. Una vez examinada y comprobada su adecuación a la normativa vigente, se acordará el depósito de las cuentas en los registros públicos correspondientes, a efectos de constancia y publicidad, notificándolo a la entidad interesada, y comunicándolo al Ministerio de Economía y Hacienda. En caso contrario, se acordará proceder en la forma prevista en el artículo siguiente. 5. Las Comunidades Autónomas, entidades u organismos públicos competentes a que se refieren los apartados anteriores comunicarán al Ministerio del Interior si se ha cumplido o no por las entidades declaradas de utilidad pública lo dispuesto en el presente artículo." Las Asociaciones de Utilidad Pública de la Comunidad de Madrid han de añadir un certificado firmado por el Secretario, con el Vº Bº del Presidente, sobre aprobación de las cuentas por la junta de socios, así como un Balance de Sumas y Saldos a fecha del cierre del ejercicio para permitir una comprobación inicial de la congruencia de las cuentas anuales Asociaciones con actividades económicas, no declaradas de Utilidad Pública 6

7 A partir del 26 de mayo de 2.002, las obligaciones contables de las Asociaciones quedan establecidas en el Artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002 de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, que dice: "Artículo Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación. 2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. 3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General. Esto significa que todas las Asociaciones deberán llevar una Contabilidad por partida doble y Analítica, para poder cumplir con lo establecido en el párrafo anterior. Además, al realizar actividades económicas y quedar reconocido como tal al darse de alta la Asociación en el I.A.E, está sujeta a lo dispuesto en el artículo 2 del Código de Comercio: "Artículo 2. Los actos de comercio, sean o no comerciantes los que los ejecuten, y estén o no especificados en este Código, se regirán por las disposiciones contenidas en él; en su defecto, por los usos del comercio observados generalmente en cada plaza; y a falta de ambas reglas, por las del Derecho común." Y por tanto, habrá de cumplir su Artículo 25, y llevar una Contabilidad por partida doble: "Artículo Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así 7

8 como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. 2. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario." Existen unas Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos, específicas para este tipo de entidades, y la obligación de llevar la contabilidad por partida doble queda matizada en la "DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA. Régimen contable de las asociaciones. 1. Serán de aplicación obligatoria a las asociaciones declaradas de utilidad pública, siempre que procedan, las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el artículo 1 del Real Decreto 776/1998, de 30 de abril 2. Reglamentariamente se desarrollará un modelo de llevanza de la contabilidad que podrá ser aplicado por las asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias: a. Que el total de las partidas del activo no supere euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance. b. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a euros. c. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco." Este régimen ha sido desarrollado en el Real Decreto 296/2004, de 20 de febrero, por el que se aprueba el régimen simplificado de la contabilidad Asociaciones sin actividades económicas, no declaradas de utilidad pública 8

9 A partir del 26 de mayo de 2.002, las obligaciones contables de las Asociaciones quedan establecidas en el Artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002 de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, que dice: "Artículo Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación. 2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. 3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General. Esto significa que todas las Asociaciones deberán llevar una Contabilidad por partida doble y Analítica, para poder cumplir con lo establecido en el párrafo anterior. Dado que existen unas Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos, específicas para este tipo de entidades, una interpretación estricta del Código de Comercio nos obligará a llevar Contabilidad por partida doble en estas entidades. No obstante, esta obligación queda matizada en la "DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA. Régimen contable de las asociaciones. 1. Serán de aplicación obligatoria a las asociaciones declaradas de utilidad pública, siempre que procedan, las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el artículo 1 del Real Decreto 776/1998, de 30 de abril 2. Reglamentariamente se desarrollará un modelo de llevanza de la contabilidad que podrá ser aplicado por las asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias: 9

10 a. Que el total de las partidas del activo no supere euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance. b. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a euros. c. Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco." Este régimen ha sido desarrollado en el Real Decreto 296/2004, de 20 de febrero, por el que se aprueba el régimen simplificado de la contabilidad. 1 0

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