La aplicación de normas internacionales de contabilidad en los estados financieros de los asociados de Tearfund

Transcripción

1 La aplicación de normas internacionales de contabilidad en los estados financieros de los asociados de Tearfund Contexto: Las normas internacionales de contabilidad (NIC) han sido desarrolladas principalmente para llevar coherencia a la presentación de informes financieros de las organizaciones comerciales con el fin de que los inversionistas y los analistas de inversiones puedan comparar los resultados financieros de una organización con los de otra. Éstos ofrecen una garantía de que se han aplicado los mismos métodos y principios contables para producir la información financiera y de que toda la información importante ha sido revelada. No es un requisito legal aplicar las normas internacionales de contabilidad, pero se espera que los auditores informen sobre cualquier incumplimiento de las mismas, ya que las normas se consideran la mejor guía sobre lo que representa una "imagen fiel y adecuada". El mundo de las ONG es bastante distinto al mundo comercial y varias de las normas no aplican a las ONG o su aplicación podría resultar de poco valor en términos del trabajo adicional que implican y de la información que se revela. No obstante, muchas de las normas abordan conceptos y prácticas contables fundamentales que se esperaría que estuvieran en práctica en toda organización que intente producir estados financieros "fieles y adecuados" y, por tanto, deberán ser aplicadas en forma permanente. A continuación se traza un resumen de las normas que es probable que sean pertinentes a los estados financieros de los asociados y el modo en que deberán ser aplicadas. Se espera que los asociados tomen vista de estos asuntos en sus estados financieros anuales con el fin de cumplir con los términos del Acuerdo de Subvención y deberán asegurarse de que sus auditores estén conscientes del contenido de este documento. NIC Normas pertinentes e interpretaciones para las ONG 1 Consideraciones generales para los estados financieros El estado describe el contenido básico de los estados financieros y los principios fundamentales de contabilidad. Los estados financieros deberán incluir: Estado de situación Estado de resultados la norma exige que se separen las actividades de operación de las actividades de no operación y especifica las cifras clave a informarse en el estado. Esto sirve para asegurar que se ofrezca una explicación clara del nivel de ganancia generado por la actividad de operación principal de la organización a diferencia de cualquier otro tipo de inversión o de ingreso donado. En las ONG es de utilidad separar las actividades de proyectos con fondos externos de la actividad "fundamental" de gestión de la organización. Cada proyecto financiado deberá tener un efecto neutral sobre el estado de resultados (es decir, ni superávit ni déficit) y el ingreso y los costos totales de estos proyectos podrían fluctuar significativamente de un año a otro. A

2 los donantes les interesa ver las fuentes y el nivel de ingresos generados para financiar la gestión fundamental de la organización, así como los tipos de gastos que se abarcan, pues esto les ofrece una guía sobre la sostenibilidad de la organización y ayuda a justificar el nivel de cargos administrativos que se hacen contra los proyectos. Los asociados que tengan proyectos de generación de ingresos comerciales también deberán informar estos resultados por separado. Estado de flujos de efectivo (NIC 7: Los estados de flujos de efectivo trazan los detalles) Las ONG por lo regular no muestran un superávit ni un déficit importantes, pero los saldos de caja y en banco podrían fluctuar grandemente al final del año debido a la programación de las subvenciones recibidas. Es de utilidad conciliar la diferencia en un estado de flujos de efectivo, aunque las ONG pequeñas con estados de situación muy sencillos quizás no se beneficien mucho del ejercicio. Un estado que muestra cambios en el capital, es decir, una explicación del por qué han cambiado los balances en el patrimonio y en las reservas. En el caso de las ONG, esto deberá ser un estado que muestre los cambios en los fondos acumulados, las reservas indisponibles y las reservas libres. Muchas ONG mantienen reservas para beneficios del personal, el reemplazo o la reparación de activos fijos, así como reservas libres que se derivan de superávit generado. También podrían mantener reservas indisponibles cuando los donantes han enviado dinero por anticipado para fines específicos. Es de utilidad explicar con claridad el movimiento en todos estos diferentes fondos. Notas que ofrezcan información adicional sobre los asuntos financieros de la organización y detalles de las cifras importantes en el estado de situación y en la cuenta de gastos e ingresos Deberá cumplirse con los siguientes principios al recopilar los estados financieros: Presentación adecuada asegúrese de que la presentación de la información concreta represente la realidad de la situación de la organización p. ej., Una deuda que se muestra en el estado de situación podría ser real y numéricamente correcta, pero será cobrada alguna vez? Políticas contables explique los métodos contables escogidos para partidas como la depreciación, la valorización de activos, la conversión de divisas, el reconocimiento de ingresos Empresa en marcha los activos se tasan sobre la base de que la organización puede continuar sus actividades en el futuro previsible Sistema contable del devengado aplique el ingreso y el gasto al periodo en el que se incurrió en éstos, en lugar de en el que fueron pagados. Las ONG en especial deben aplicar el concepto de devengado a los ingresos de subvenciones. Coherencia de la presentación aplique políticas contables de manera coherente de un año al siguiente para que los resultados sean comparables Importancia relativa e integración de cuentas asegúrese de que las partidas importantes se muestren por separado, pero evite los detalles innecesarios

3 Compensación asegúrese de mostrar suficientes detalles en los estados financieros donde tipos opuestos de transacciones pasen por la misma cuenta y sean deducidos una de otra (p. ej., el balance en un préstamo está conformado por el pago inicial más el interés, menos los pagos. Podría ser pertinente informar todos los componentes) Información comparativa es de utilidad mostrar las cifras del año anterior al lado de las del año actual en todos los estados financieros de modo que los cambios de un año al siguiente puedan verse con claridad. Esto ayuda a asegurar un tratamiento contable coherente. 2 Inventarios Los inventarios deberán medirse al costo o al valor realizable neto, el menor de los dos. El valor realizable neto es el precio de venta menos el costo para completar el inventario y venderlo. Costo incluye todos los costos para llevar los inventarios a su condición y lugar actuales. A veces las ONG tienen un mercado limitado para los bienes producidos y con frecuencia mantienen más inventario que el que pueden esperar vender en términos realistas. En estos casos el valor realizable neto deberá aplicarse en términos de precio y cantidad. 8 Partidas excepcionales, cambios en la política contable y ajustes de resultados de ejercicios anteriores Es necesario presentar por separado la información sobre partidas excepcionales de ganancia o pérdida en el cuerpo del estado de ingresos, después del total de ganancias o pérdidas de las actividades normales. Estas partidas extraordinarias son muy poco frecuentes y están fuera del control de la gestión. Las partidas de ingresos o gastos que surjan de actividades normales que sean anormales debido a su tamaño, naturaleza o incidencia, se informan por separado, usualmente en las notas. Los ajustes de resultados de ejercicios anteriores, por lo general, se relacionan con la corrección de errores mayores en cuentas anteriores o con cambios importantes en la política contable. El ajuste se muestra por separado como un cambio en el balance anterior de las reservas. Estas partidas no son comunes y el aspecto importante es mostrar de forma separada las partidas que de otro modo distorsionarían el informe de los gastos e ingresos regulares. 10 Eventos posteriores al estado de situación las empresas deberán ajustar sus estados financieros para eventos que ocurran después de la fecha del estado de situación que ofrezcan evidencia adicional de las condiciones que existían a la fecha del estado de situación; La aplicación estricta de esta norma podría ser limitada para las ONG, pero el principio de revisar el valor de los activos y de las obligaciones en el estado de situación a la luz de circunstancias que ocurran después del fin de año es altamente aplicable. P. ej.: la reducción de capital de las deudas y de inventarios en los casos en que esté en duda una reposición completa. 14 Presentación segmentada de informes

4 Es poco probable que la aplicación estricta de esta norma sea pertinente para ONG pequeñas, pero el principio de presentar informes claros sobre los diferentes tipos de actividades o las diferentes ubicaciones geográficas es altamente aplicable. Por ejemplo, esto podría implicar informar sobre los resultados de proyectos individuales, hacer una distinción entre trabajo de desarrollo y trabajo de asistencia humanitaria o entre trabajos con fondos externos y actividades sostenibles comercialmente. El objetivo es sacar a la luz cuáles actividades están en superávit o en déficit y atribuir ciertos activos y obligaciones a diferentes actividades. 16 Activos fijos Deberán reconocerse los inmuebles, las maquinarias y los equipos cuando a. sea probable que fluyan de ellos futuros beneficios y b. sus costos puedan ser medidos de manera fiable. La medición inicial deberá ser a precio de costo. Depreciación: Los activos de larga vida, aparte de las tierras, se deprecian de manera sistemática en el transcurso de sus vidas útiles. Las ganancias o pérdidas sobre el retiro o la eliminación de un activo deberán calcularse por referencia al valor en libros. La información requerida incluye: a. Conciliación de movimientos sobre activos fijos b. Capital comprometido. c. Partidas dejadas en garantía. d. Métodos y tasas de depreciación 18 Ingresos Los ingresos deberán ser medidos al valor justo de la contraprestación recibida o por cobrar. Usualmente éste es el flujo de entrada. Los regalos o aportes en especie también pueden ser valuados Deberá reconocerse el ingreso cuando: se transfieran al comprador riesgos y beneficios inherentes a la propiedad; se han transferido la participación y el control ejecutivo; el importe del ingreso puede ser medido de manera fiable;

5 es probable que fluyan a la empresa beneficios económicos; Esto podría ayudar a orientar a las ONG que reciben donaciones en especie, legados, etc. o la promesa de este tipo de regalos Los ingresos y gastos relacionados deben ser equiparados. Si los gastos relacionados futuros no pueden medirse de manera fiable deberá diferirse el reconocimiento de ingresos. Para las ONG esto aplica significativamente a las subvenciones para proyectos. Las subvenciones no deberán ser tratadas como ingresos hasta que hayan sido utilizadas para cumplir con los gastos relacionados. Si una subvención no ha sido totalmente utilizada para la fecha del estado de situación, la porción no utilizada deberá ser acumulada como una obligación o mantenida como un fondo restringido. La información requerida incluye: Políticas contables sobre el reconocimiento de ingresos. p. ej., el tratamiento de las subvenciones La cantidad de cada categoría significativa de ingreso reconocido. La cantidad de ingreso proveniente del intercambio de bienes o servicios. Refiérase también a la Norma 14 sobre la Información financiera por segmentos 20 Subvenciones gubernamentales Las subvenciones no deberán ser acreditadas directamente al patrimonio. Deberán ser reconocidas como un ingreso de un modo que sea equiparable con los costos relacionados. Refiérase también a la observación sobre la Norma 18 esto aplica a todas las subvenciones de donantes mayores Las subvenciones relacionadas con activos deberán ser deducidas del costo o tratadas como ingreso diferido. Con frecuencia hay confusión en las ONG con respecto a si los activos fijos adquiridos usando la subvención de un donante deberán mostrarse en el estado de situación. El activo tiene un valor a largo plazo, pero el donante quizás quiera ver la compra registrada como un gasto de proyecto. Se sugiere que en estos casos el activo sea originalmente registrado como un gasto de proyecto y retirado cuando sea comprado se considera que pertenece al donante, incluso si es propiedad legal de la ONG. Cuando se complete el proyecto, el donante podría permitirle a la ONG quedarse con el activo. En ese momento, el valor actual del activo puede ser tratado como un regalo en especie de parte del donante y el activo puede ser capitalizado y depreciado de la manera usual. 21 Cambios en tasas de cambio de divisas Las transacciones deberán ser convertidas a la tasa oficial en la fecha de la transacción. En la práctica, las limitaciones del sistema contable con frecuencia se traducirán en que los ingresos y los gastos sean convertidos usando la tasa promedio para el periodo contable. Las partidas del estado de situación deberán ser convertidas usando la tasa de cierre en la fecha del estado de situación.

6 Todo superávit o déficit que surja en la conversión deberá reflejarse en el Estado de gastos e ingresos 24 Operaciones vinculadas Las operaciones vinculadas son aquellas que pueden controlar o ejercer una influencia importante. Estas relaciones incluyen: Entidades bajo control común. Personas que, a través de la titularidad, tienen influencia importante sobre la empresa y miembros cercanos de sus familias. Personal administrativo clave. Para las ONG éstos serían los miembros de la junta directiva, los altos ejecutivos, los miembros de sus familias u otros negocios bajo su influencia La naturaleza y la cantidad de transacciones con partes vinculadas deberán ser informadas 37 Previsiones y contingencias Deberá hacerse una previsión para las obligaciones con las que la organización sepa que tendrá que cumplir en algún momento, pero que no pueda cuantificar en el presente. Algunos ejemplos serían ciertos fondos de beneficios de personal o compromisos de mantenimiento de una propiedad alquilada. Las contingencias son eventos que podrían ocurrir en el futuro, pero de los que no se tiene certeza. En estos casos no se hacen ajustes al estado financiero, pero se deberá ofrecer una nota explicativa. Por ejemplo, una acción legal podría estar en proceso a favor o en contra de la organización