Hacienda Pública activa para el desarrollo económico y social CIRCULAR

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1 CIRCULAR San José, 22 de abril de 2009 CN PARA: DE: Todas las Instituciones Públicas FECHA: 21 de abril del 2009 ASUNTO: Procedimiento de Registro Contable de los Ingresos por Donaciones y Regalos en Especie y Registro de los. Estimados señores: De conformidad con los artículos 176, 185 de la Constitución Política, 8 inciso a), 66 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131, 19 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, Decreto Ejecutivo N H del 26 de agosto del 2002 y Opinión Jurídica N J del 27 de octubre del 2008 de la Procuraduría General de la República, en el ámbito de la cooperación financiera, las partes pueden pactar un desembolso consistente en entrega de recursos líquidos o en la entrega de otros recursos, sean estos bienes materiales o servicios, valorados al costo para el cooperante, sin que en este último supuesto se desnaturalice o desvirtúe el concepto de desembolso. De los artículos 176 de la Constitución Política y 8 inciso a) de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos se deriva el deber de presupuestar los ingresos probables, independientemente de su origen. Ese deber comprende los ingresos provenientes de donaciones. En caso de que se hubiere donado dinero en efectivo, el Gobierno

2 de la República hubiera tenido que ingresar los recursos en el proyecto de Ley de presupuesto que fuere procedente. Por el contrario, en el supuesto de que, se conviene que no habría donación de recursos financieros, sino la entrega de otros recursos, como bienes materiales o servicios, no existen ingresos del Gobierno que deban formar parte de la caja única en los términos de los artículos 185 de la Constitución Política y 66 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. En caso de este tipo de convenios, en que no habría donación de recursos financieros, sino de bienes y servicios, se sigue como lógica consecuencia que no había ingresos que presupuestar. Los bienes y servicios donados a un ente público integran la Hacienda Pública y de conformidad con el artículo 19 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, Decreto Ejecutivo N de 26 de agosto de 2002, los bienes donados que requieren inscripción en un Registro Público, son recibidos por la Administración Pública una vez autorizada la correspondiente escritura. Respecto de los bienes que no requieren inscripción en el Registro Público debe entenderse que el recibo tiene lugar con el acta de recibo de los bienes firmada por el donante y por el donatario. Los servicios, independientemente de que se materialicen o no en un producto o se incorporen a un bien material, pasarían a formar parte de la Hacienda Pública a partir de la aceptación formal por el donatario. Por otra parte, y tal y como lo establece el Decreto Ejecutivo N publicado en La Gaceta N 82 del 29 de abril del 2008, de su artículo 1, los Principios de Aplicables al Sector Público, constituyen un conjunto de conceptos básicos y reglas para el registro contable y presentación de la información, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las dependencias del sector público. En razón de lo anterior y conscientes de nuestra responsabilidad como órgano rector, cabe establecer un procedimiento de registro contable de los ingresos por donaciones y regalos en especie y registro de los activos, el cual se cita a continuación:

3 PROCEDIMIENTO REGISTRO CONTABLE DE LOS INGRESOS POR DONACIONES Y REGALOS EN ESPECIE Y REGISTRO DE LOS ACTIVOS. Con el fin de registrar las transacciones sin contraprestación de bienes y servicios, denominadas donaciones y regalos en especie, se requiere una política de registro de acuerdo al principio contable de devengado, para efectos de la transparencia de la información contable-financiera para información y toma de decisiones de terceros. Los bienes en especie son activos tangibles e intangibles transferidos a una entidad en una transacción sin contraprestación, sin cargo alguno, pero pueden estar sujetos a estipulaciones legales para su donación y uso. Los regalos y donaciones pueden provenir de personas, otras entidades públicas, entidades privadas, Organismos Internacionales y Gobiernos Extranjeros; se incluyen dentro de las donaciones aquellas provenientes de los Convenios no Reembolsables en especie. Se requiere que todas las instituciones públicas mantengan un inventario actualizado de todos los bienes administrados y de su propiedad, para su uso, explotación o concesión (pero que su propiedad no es transferible). Así mismo estarían incluidos todos aquellos bienes y regalos que han sido recibidos y que se van a recibir en el futuro, con el fin de presentar una información razonable que proporcione una imagen fiel de los efectos de las distintas transacciones (flujos económicos y otros flujos económicos), así como de cualquier suceso o condición de acuerdo al reconocimiento de los activos, pasivos, ingresos y gastos. Si bien aún no son de acatamiento obligatorio las Normas Internacionales de para el Sector Público (NICSP), de acuerdo al Decreto Ejecutivo H, donde se dicta la normativa a seguir en materia de los ingresos fiscales (NICSP N 23), los principios que abarca están vigentes en los principios contables que aún mantiene su vigencia, donde se declara que todas las transacciones deben estar debidamente registradas según el criterio o principio del devengo. En virtud de lo anterior y con el fin de registrar correctamente las transacciones originadas en las donaciones y regalos recibidos en las instituciones públicas, se procede a presentar a continuación los procedimientos de registro de estas y cumplir con lo dispuesto por la Ley N 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (LAFRPP) y los principios de Generalmente Aceptados.

4 1. OBJETIVO: Registrar los ingresos por donaciones de bienes y servicios y regalos recibidos en especie y los activos recibidos por el Sector Público Costarricense. 2. FINALIDAD: a. Establecer las normas que deben cumplir las instituciones públicas para el registro de los ingresos por donación de bienes recibidos en especie y registro de los activos. b. Establecer las normas que deben cumplir las instituciones públicas para el registro de los ingresos por regalos de bienes recibidos en especie y registro de los activos. 3. ALCANCE: Artículo N 1 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N FUNDAMENTO LEGAL: Artículos N 1, 90 al 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N FUNDAMENTO TECNICO: Normas Internacionales de Para El Sector Publico (NICSP) N 23 a. 4. Esta Norma trata los ingresos que surgen de transacciones sin contraprestación. Los ingresos que surgen de transacciones con contraprestación se tratan en la IPSAS 9, Ingresos de Transacciones con Contraprestación. Aún cuando los ingresos recibidos por las entidades del sector público surgen tanto de transacciones con contraprestación como de transacciones sin contraprestación, la mayoría de los ingresos de los gobiernos y otras entidades del sector público se derivan habitualmente de transacciones sin contraprestación tales como: (a) Impuestos; y (b) Transferencias (sean monetarias o no), que incluyen subvenciones, condonaciones de deudas, multas, legados, regalos, donaciones y bienes y servicios en especie b. 77. Las transferencias incluyen subvenciones, condonaciones de deudas, multas, legados, regalos, donaciones y bienes y servicios en especie. Todas estas partidas tienen el elemento común de que transfieren recursos de una entidad a otra sin

5 proporcionar un valor aproximadamente igual a cambio y no son impuestos como se definen en esta Norma. c. Regalos y Donaciones, incluyendo Bienes en Especie Párrafo 93. Los regalos y donaciones son transferencias voluntarias de activos, incluyendo efectivo u otros activos monetarios, bienes en especie y servicios en especie que una entidad realiza a otra, normalmente libre de estipulaciones. El cedente puede ser una entidad o un individuo. Para los regalos y donaciones de efectivo u otros activos monetarios y bienes en especie, el suceso pasado que da lugar al control de recursos que incorporan beneficios económicos futuros o potencial de servicio es, normalmente, la recepción del regalo o donación d. Párrafo 94. Los bienes en especie son activos tangibles transferidos a una entidad en una transacción sin contraprestación, sin cargo alguno, pero pueden estar sujetos a estipulaciones. La ayuda externa proporcionada por organizaciones multilaterales o bilaterales de desarrollo a menudo incluye un componente de bienes en especie. e. Párrafo 95. Los regalos y donaciones (distintos a los servicios en especie) se reconocen como activos e ingresos cuando es probable que de los mismos se obtengan beneficios económicos futuros o potencial de servicio y el valor razonable de los activos pueda ser medido de forma fiable. Con los regalos y donaciones, la realización del regalo o donación y la transferencia de la titularidad legal son a menudo simultáneas; en tales circunstancias no existe duda de que los beneficios económicos futuros fluyan a la entidad. f. Párrafo 96. Los bienes en especie se reconocerán como activos cuando se reciban los bienes, o cuando exista un acuerdo vinculante para recibir los bienes. Si los bienes en especie se reciben sin condiciones vinculadas, se reconocerá un ingreso de forma inmediata. Si se establecen condiciones, se reconocerá un pasivo, el que se reducirá reconociéndose ingresos a medida de que se satisfagan las condiciones. g. Párrafo 97. En el momento del reconocimiento inicial, los regalos y donaciones, incluyendo los bienes en especie, se miden por su valor razonable en la fecha de adquisición, que puede ser determinado por referencia a un mercado activo, o mediante tasación. Una tasación del valor de un activo normalmente es ejecutada por un miembro de la profesión de tasación de reconocida cualificación profesional. Para muchos activos, el valor razonable será fácilmente determinable por referencia a los precios de cotización en un mercado líquido y activo. Por ejemplo, los precios de mercado actuales normalmente pueden obtenerse para terrenos, edificios no especializados, vehículos de motor y muchos tipos de planta y equipo. h. Compromisos de donaciones Párrafo 104. Los compromisos de donaciones son compromisos no forzosos de transferir activos a la entidad receptora. Los compromisos de donaciones no cumplen la definición de activo porque la entidad receptora no tiene capacidad de controlar el acceso cedente a los beneficios económicos futuros o potencial de servicio incorporados en la partida comprometida. Las entidades no reconocen las

6 partidas comprometidas como activos ni como ingresos. Si la partida comprometida es posteriormente transferida a la entidad receptora, se reconoce como un regalo o donación, de acuerdo con los párrafos 93 a 97 anteriores. Los compromisos de donaciones pueden ser revelados justificadamente como activos contingentes según los requerimientos de la NICSP 19 Provisiones, Contingentes y Pasivos Contingentes. i. Párrafo 107. Una entidad revelará en las notas de los estados financieros con propósitos de información general: (a) Las políticas contables adoptadas para el reconocimiento de ingresos de transacciones sin contraprestación. (b) Para las principales clases de ingresos de transacciones sin contraprestación, la base según la cual se ha medido el valor razonable de los recursos entrantes. (c) Para las principales clases de ingresos por impuestos que la entidad no puede medir con fiabilidad durante el período en el cual el hecho imponible tiene lugar, información sobre la naturaleza del impuesto. (d) La naturaleza y tipo de las principales clases de legados, regalos y donaciones mostrando por separado las principales clases de bienes en especie recibidos. j. Párrafo 114. El párrafo 107(d) requiere que las entidades hagan revelaciones sobre la naturaleza y tipo de las principales clases de regalos, donaciones y legados que ha recibido. Estas entradas de recursos se reciben según criterio del cedente transferidor, quien expone a la entidad al riesgo de que en períodos futuros, dichas fuentes de recursos puedan cambiar significativamente. Estas revelaciones ayudan a los usuarios a hacer juicios profesionales fundados sobre los ingresos de la entidad y la posición de activos netos. 6. CONTENIDO: a. Registro de los ingresos por donación de bienes recibidos en especie y registro de los activos; cuando estos afecten el período contable vigente. Estos activos pueden tratarse de Fijos o Intangibles (incluye toda clase de activos, excepto el efectivo o equivalente de efectivo) Cuando una Entidad Pública recibe una donación de bienes nuevos, usados o en proceso, las cuáles pueden provenir de diferentes fuentes de financiamiento, entre otras, de una Institución Pública o Privada, un Organismo Internacional, un Gobierno Extranjero o una tercera persona (de ahora en adelante cedente ), se deben registrar de inmediato. Estos incluyen los recibidos por convenios no reembolsables en especie. Para realizar los respectivos registros contables, se deben considerar los siguientes criterios:

7 1. Si se trata de bienes nuevos Se registra el ingreso y los bienes por el valor de la donación, de acuerdo al documento legal o formal de la transferencia del bien, suministrado por el cedente, donde entre otras calidades del bien puede estar el valor de este. Si no se cuenta con un valor del bien por parte del cedente, se deben registrar los ingresos y los bienes por un valor estimado o simbólico, hasta el tanto no se cuente con el criterio técnico de un especialista en el campo, el cuál debe ser solicitado de inmediato. Si no se cuenta con un valor del bien por parte del cedente y se puede obtener un valor de mercado de forma inmediata, se registran los ingresos y los bienes por ese valor provisionalmente, en el tanto no se cuente con un criterio técnico de un especialista en el campo, el cuál debe ser solicitado de inmediato. Se debe calcular la depreciación y la amortización utilizando los mismos criterios y directrices emitidas para los bienes. Asiento contable: Fijos/Intangibles Ingresos de Capital sin afectación presupuestaria Donaciones en especie Además de los registros contables, se requiere que la entidad revele en las notas de los estados financieros con propósitos de información general (según NICSP 23): La naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones mostrando por separado las principales clases de bienes en especie recibidos. Que las entidades hagan revelaciones sobre la naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones que ha recibido. Estas revelaciones ayudan a los usuarios a hacer juicios profesionales fundados sobre los ingresos de la entidad y la posición de activos netos.

8 2. Si se trata de bienes usados Se debe registrar los ingresos y los bienes de acuerdo al valor en libros neto suministrado por el cedente (valor inicial, menos la depreciación acumulada, menos valor residual), cuando se pueda obtener esta información. Si no se cuenta con un valor del bien por parte del cedente, se deben registrar los ingresos y los bienes por un valor estimado o simbólico, hasta el tanto no se cuente con el criterio técnico de un especialista en el campo, el cuál debe ser solicitado de inmediato. Si no se cuenta con un valor del bien por parte del cedente y se puede obtener un valor de mercado de forma inmediata, se registran los ingresos y los bienes por ese valor provisionalmente, en el tanto no se cuente con un criterio técnico de un especialista en el campo, el cuál debe ser solicitado de inmediato. Se debe calcular la depreciación y amortización utilizando los mismos criterios y directrices emitidas para los bienes. Asiento contable: Fijos/Intangibles Ingresos de Capital sin afectación presupuestaria Donaciones en especie Además de los registros contables, se requiere que la entidad revele en las notas de los estados financieros con propósitos de información general (según NICSP 23): La naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones mostrando por separado las principales clases de bienes en especie recibidos. Que las entidades hagan revelaciones sobre la naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones que ha recibido. Estas revelaciones ayudan a los usuarios a hacer juicios profesionales fundados sobre los ingresos de la entidad y la posición de activos netos.

9 3. Si se trata de bienes de inventario Si se cuenta con un valor de adquisición suministrado por el cedente se registran los ingresos y los inventarios por ese valor. Si no se cuenta con un valor los inventarios por parte del cedente y se puede obtener un valor de mercado de forma inmediata, se registran los ingresos y los inventarios por ese valor. Si no se cuenta con un valor del bien por parte del cedente y se puede obtener un valor de mercado de forma inmediata, se registran los ingresos y los inventarios por ese valor provisionalmente, en el tanto no se cuente con un criterio técnico de un especialista en el campo, el cuál debe ser solicitado de inmediato, siempre y cuando sea de importancia relativa. Asiento contable: Inventarios Ingresos de Capital sin afectación presupuestaria Donaciones en especie Además de los registros contables, se requiere que la entidad revele en las notas de los estados financieros con propósitos de información general (según NICSP 23): La naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones mostrando por separado las principales clases de bienes en especie recibidos. Que las entidades hagan revelaciones sobre la naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones que ha recibido. Estas revelaciones ayudan a los usuarios a hacer juicios profesionales fundados sobre los ingresos de la entidad y la posición de activos netos. b. Registro de los ingresos por donación de bienes recibidos en especie y registro de los activos; cuando estos afecten períodos contable anteriores al vigente. Estos incluyen los recibidos por convenios no reembolsables en especie. Estos activos pueden tratarse de Fijos o Intangibles (incluye toda clase de activos, excepto el efectivo o equivalente de efectivo).

10 En el caso de que no tengan adecuadamente registrados los bienes recibidos en donación, y estos fueron recibidos por la entidad destinataria de la donación en períodos anteriores al vigente, por no haber sido correctamente afectado el resultado económico de esos ejercicios, los bienes se registrarán contra el patrimonio de la entidad, con el respectivo aumento de este, utilizando los mismos criterios de registro. Se debe calcular la depreciación y la amortización utilizando los mismos criterios y directrices emitidas para los bienes. Asiento contable: Fijos/Intangibles/Inventarios Patrimonio Donaciones de Además de los registros contables, se requiere que la entidad revele en las notas de los estados financieros con propósitos de información general (según NICSP 23): La naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones mostrando por separado las principales clases de bienes en especie recibidos. Que las entidades hagan revelaciones sobre la naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones que ha recibido. Estas revelaciones ayudan a los usuarios a hacer juicios profesionales fundados sobre los ingresos de la entidad y la posición de activos netos. c. Registro de los ingresos por donaciones de obras en proceso recibidas en especie y registro de los activos; cuando estos afecten el período contable vigente. Estos activos pueden tratarse de Fijos o Intangibles (incluye toda clase de activos, excepto el efectivo o equivalente de efectivo). Cuando una Entidad recibe una donación por un convenio no reembolsable u otro tipo de donación de obras en proceso, hasta la entrega final del activo para su uso, se debe registrar conforme se den los avances de obra, con base a los documentos legales de respaldo firmados para tal fin y los documentos de respaldo de los avances de obras.

11 Asiento contable: i. Registro del avance de la obra Obras en proceso (Fijos/Intangibles) Ingresos de Capital sin afectación presupuestaria Donaciones en especie ii. Registro de la entrega del bien para su uso Fijos/Intangibles Obras en proceso (Fijos/Intangibles) Se debe calcular la depreciación y amortización utilizando los mismos criterios y directrices emitidas para los bienes. Además de los registros contables, se requiere que la entidad revele en las notas de los estados financieros con propósitos de información general (según NICSP 23): La naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones mostrando por separado las principales clases de bienes en especie recibidos. Que las entidades hagan revelaciones sobre la naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones que ha recibido. Estas revelaciones ayudan a los usuarios a hacer juicios profesionales fundados sobre los ingresos de la entidad y la posición de activos netos.

12 d. Registro de los ingresos por regalos recibidos en especie y registro de los activos; cuando estos afecten el período contable vigente. Estos activos pueden tratarse de Fijos o Intangibles (incluye toda clase de activos, excepto el efectivo o equivalente de efectivo). Para realizar los respectivos registros contables, se deben considerar los siguientes criterios: La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley Nº 8422, Artículo 20.- Régimen de donaciones y obsequios Los obsequios recibidos por un funcionario público como gesto de cortesía o costumbre diplomática, serán considerados bienes propiedad de la Nación, cuando su valor sea superior a un salario base, según la definición del artículo 2 de la Ley Nº 7337, de acuerdo con la valoración prudencial que de ellos realice la Dirección General de Tributación, si se estima necesaria. El destino, registro y uso de estos bienes serán los que determine el Reglamento de esta Ley; al efecto podrá establecerse que estos bienes o el producto de su venta, sean trasladados a organizaciones de beneficencia pública, de salud o de educación, o al patrimonio histórico-cultural, según corresponda. De la aplicación de esta norma se exceptúan las condecoraciones y los premios de carácter honorífico, cultural, académico o científico. Si no se cuenta con un valor de los regalos por parte del cedente y se puede obtener un valor de mercado de forma inmediata, se registran los ingresos y los regalos por ese valor. Si no se cuenta con un valor de los regalos por parte del cedente y no se tiene un valor de mercado de referencia, se deben registrar los ingresos y los regalos por un valor estimado o simbólico, hasta el tanto no se cuente con el criterio técnico de un especialista en el campo, cuando la determinación del valor de estos lo amerite. Se debe calcular la depreciación y la amortización utilizando los mismos criterios y directrices emitidas para los bienes. Asiento contable: i. Registro del bien donado cuando corresponda al período vigente Fijos/Intangibles/Inventarios

13 presupuestaria Ingresos de Capital sin afectación Donaciones en especie ii. Registro de la donación, que se omitió en su oportunidad y afecta el resultado económico de períodos anteriores al vigente. Fijos/Intangibles/Inventarios Patrimonio Donaciones de Además de los registros contables, se requiere que la entidad revele en las notas de los estados financieros con propósitos de información general (según NICSP 23): La naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones mostrando por separado las principales clases de bienes en especie recibidos. Que las entidades hagan revelaciones sobre la naturaleza y tipo de las principales clases de regalos y donaciones que ha recibido. Estas revelaciones ayudan a los usuarios a hacer juicios profesionales fundados sobre los ingresos de la entidad y la posición de activos netos.

14 e. Registro de la donación en Servicios: Cuando se recibe una donación en servicios, las cuáles pueden ser donadas por Institución Pública o Privada, un Organismo Internacional, un Gobierno Extranjero o una tercera persona, estas no se registran en los Estados Financieros, como parte de las cuentas contables, solamente en notas informativas, con el fin de revelar la información. Procedimiento elaborado por: Procedimiento autorizado por: Edwin Valverde Díaz Comisión Especial Msc Irene Espinoza Alvarado Contadora a.i. San José, 21 de abril de 2009 Rige a partir de esta fecha. Cordialmente, MSc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL cc. Consecutivo. Comisión Especial.

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