Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico

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1 Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO Septiembre 2007

2 PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN...2 Página II. DEFINICIONES...2 III. DISPOSICIONES GENERALES...2 IV. (Las instrucciones presentan los procesos en secuencia lógica)...3 V. ENMIENDAS E INTERVENCIONES...9 VI. VIGENCIA...9 ANEXOS A - Declaración Cheque Extraviado B1- Originator Return/NOC Report B2- ACH Confirmation C - Solicitud de Sustitución de Cheque Extraviado D - Cancelación de Depósito Directo E - Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente del Sistema de Retiro F - Registro Reclamaciones Cheques Extraviados

3 PROCEDIMIENTO PARA LA SUSTITUCIÓN DE CHEQUES Y DEPÓSITO DIRECTO I. INTRODUCCIÓN Este Procedimiento establece las instrucciones para procesar la sustitución tanto de cheques informados extraviados, como de los depósitos directos rechazados y evitar la duplicidad de pagos. II. DEFINICIONES A. Sistema de Retiro Sistema de Retiro de los Empleados de la Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico. B. Autoridad Autoridad de Energía Eléctrica de Puerto Rico. C. Cheque Sustituto Cheque que se expide cuando el cheque original se extravía. D. Declaración de Cheque Extraviado Formulario que debe llenar el beneficiario para informar que se le extravió el cheque y solicitar un cheque sustituto, Declaración Cheque Extraviado (Anexo A). E. Originator Return/NOC Report Detalle de los depósitos directos rechazados que produce el Sistema ACH incluye la razón para el rechazo, (Anexo B-1). F. ACH Confirmation Informe de depósitos directos transmitidos que produce el Sistema ACH, (Anexo B-2). G. Sistema ACH (Automatic Clearing House) Red de procesamiento que provee para la distribución y liquidación de débitos y créditos electrónicos. H. Solicitud de Sustitución de Cheque Extraviado Formulario para solicitar a la Sección de Control y Desembolsos que expida un cheque sustituto, Solicitud de Sustitución de Cheque Extraviado (Anexo C). III. DISPOSICIONES GENERALES A. El trámite para la sustitución de cheques de pensión se efectúa luego de transcurrir cinco días laborables desde la fecha en que el jubilado o beneficiario debió recibir el cheque original. B. En los casos de sustitución de cheques que no son de pensión, el trámite se efectúa luego de transcurrir tres días laborables.

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5 PÁGINA 2 C. Sólo se expide un cheque sustituto luego que la suspensión de pago sea efectiva y luego que el banco notifique que el cheque no se cobró. D. Los Oficinistas Orientadores y Procesadores de de la Sección de Nómina de Jubilados que están asignados a las funciones de procesar y cuadrar la nómina, no realizarán las funciones de tramitar una reclamación de cheque extraviado ni de preparar una solicitud para sustituir un cheque.

6 PÁGINA 3 IV. (Las instrucciones presentan los procesos en secuencia lógica) A. Sustitución de Depósito Directo Oficinista Orientador y Procesador de 1. Enviar la Cancelación de Depósito Directo (Anexo D) al Supervisor de la Sección de Control y Desembolsos cuando fallece el jubilado o el beneficiario o en caso de pagos que no proceden. 2. Recibir mensualmente del Departamento de la Certificación Nómina de Jubilados y Beneficiarios que detalla el total de cheques y depósitos directos que se emitieron para estas nóminas. 3. Recibir del Departamento de las notificaciones de cancelación de depósito directo por motivo de fallecimiento del jubilado o el beneficiario o por pagos que no procedan. 4. Recibir mensualmente de la Oficina de Informática de Retiro los archivos ACH de la Nómina de Jubilados y Beneficio Cónyuge Supérstite. Supervisor Sección Control y Desembolsos o Supervisor Designado 5. Cancelar los depósitos directos que notifica el Departamento de. 6. Transmitir al Banco los archivos ACH ajustados de la Nómina de Jubilados y Beneficio Cónyuge Supérstite para que los depósitos sean acreditados en las fechas de pago establecidas por el Sistema de Retiro. 7. Imprimir los Informes ACH Confirmation generados por el Sistema ACH para confirmar la transmisión de los depósitos y mantener récord de los mismos. 8. Verificar diariamente los rechazos o las correcciones a los depósitos directos notificados por el banco, a través del correo electrónico, e imprimir el informe de rechazo Originator Return/NOC Report. 9. Entregar diariamente copia de los informes de depósitos directos transmitidos (ACH Confirmation) y los rechazados (Originator Return/NOC Report) al Contador II Sistema Mecanizado. Contador II Sistemas Mecanizados 10. Recibir del Supervisor de la Sección de Control y Desembolsos los informes de los depósitos directos transmitidos, de los rechazos y las correcciones a los mismos.

7 PÁGINA 4 Contador II Sistemas Mecanizados Oficinista Orientador y Procesador de Contador II Sistemas Mecanizados Oficinista Orientador y Procesador de Supervisor, Sección Control y Desembolsos 11. Mantener el registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente del Sistema de Retiro (Anexo E). 12. Comunicarse diariamente con el banco para verificar los cargos y créditos efectuados a la cuenta corriente del Sistema. 13. Identificar los cargos y créditos que corresponden a depósitos directos en el registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente. 14. Recibir la notificación del jubilado o beneficiario de que no se efectuó el depósito directo. 15. Verificar los datos del jubilado o beneficiario en el Sistema Mecanizado de Nómina de Jubilados y Beneficiarios. Corregir errores si aplica. 16. Notificar al Contador II Sistemas Mecanizados que no se efectuó el depósito directo a la cuenta del jubilado o beneficiario y le solicita copia del informe de rechazos Originator Return/NOC Report. 17. Recibir la notificación de depósito directo no efectuado del Oficinista Orientador y Procesador de. 18. Notificar los cargos, créditos, rechazos y correcciones por depósitos directos y cancelaciones de éstos al Oficinista Orientador y Procesador de. Enviar, además, copia del informe de rechazo Originator Return/NOC Report. 19. Recibir del Contador II Sistemas Mecanizados copia de los rechazos, correcciones, cargos y créditos efectuados a la cuenta corriente provenientes de los depósitos directos. 20. Preparar la Solicitud de Cheque para sustituir el depósito directo rechazado y enviarla al Supervisor de la Sección de Control y Desembolsos. Incluir copia del informe de rechazo y copia del crédito correspondiente reflejado en el registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente con la Solicitud de Cheque. 21. Recibir la Solicitud de Cheque para sustituir depósitos rechazados. 22. Verificar que las solicitudes para sustituir depósitos incluyen la siguiente evidencia para justificar el pago: a. Informe de rechazo (Originator Return/NOC Report) b. Copia del registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente donde se refleja el crédito a cuenta corriente. 23. Generar los Comprobantes de Desembolsos y enviarlos mensualmente a la Sección de Informes Financieros para contabilizarse.

8 PÁGINA Identificar las cancelaciones correspondientes a depósitos directos. 25. Identificar por concepto los débitos y créditos que se presentan en el estado bancario mensual de la cuenta corriente del Sistema relacionados con los depósitos directos. 26. Verificar mensualmente que los desembolsos de efectivo contabilizados para la cuenta corriente (Jornal de Desembolsos) coinciden con las emisiones de cheques, códigos 01, 02, 03, 05, más los débitos del estado bancario por depósitos directos transmitidos provenientes de la Nómina de Jubilados y Beneficiarios, Préstamos Personales, etc.). Debe coincidir con el total de desembolsos de efectivo contabilizado para la cuenta corriente. Si existe diferencia entre ambos totales, se comparan los distintos renglones de emisiones y depósitos directos para identificar la misma. Especialista en Sistemas Contables 27. Utilizar el registro Relación de Balance Diario de Cuenta Corriente para identificar por nombre y número de jubilado o beneficiario los depósitos directos rechazados o revertidos en el estado bancario. 28. Detallar en la hoja de trabajo de la Conciliación Bancaria (crédito o cargo, fecha, nombre, número de empleado, número de jubilado o beneficiario, número de cheque sustituto y cantidad) las discrepancias entre los depósitos directos rechazados o revertidos en el estado bancario y las cancelaciones de depósitos directos contabilizadas. 29. Notificar al Departamento de los pagos duplicados para que realice la gestión de cobro pertinente. Indicar los créditos a la cuenta corriente por depósitos rechazados pendientes de pago. 30. Mantener las diferencias en la Conciliación Bancaria hasta que se eliminen a través de: B. Sustitución de Cheque de Pensión a. Contabilización de Cancelación b. Rembolso de pago duplicado por el jubilado o el beneficiario c. Registro de cuenta a cobrar mediante acuerdo de pago Oficinista Orientador y Procesador de 1. Recibir la reclamación del jubilado o beneficiario de que no recibió su cheque o que lo extravió.

9 PÁGINA 6 2. Orientar al jubilado o beneficiario sobre el proceso para solicitar una sustitución de cheque. 3. Solicitar al jubilado o beneficiario para que llene el formulario Declaración de Cheque Extraviado, cinco días laborables después de la fecha en que debió recibir el cheque. Si el cheque se extravía luego de endosado, debe completar el formulario inmediatamente. 4. Solicitar al jubilado o beneficiario que devuelva el cheque declarado extraviado si lo recibe o lo encuentra, luego de solicitar la suspensión de pago. Oficinista Orientador y Procesador de 5. Anotar en el formulario Registro de Reclamación de Cheque de Jubilados y Beneficiarios Extraviados la información del jubilado o beneficiario que notifica no haber recibido un cheque o que lo extravió, Registro Reclamaciones Cheques Extraviados (Anexo F). 6. Verificar con el Especialista en Sistemas Contables si se cobró el cheque extraviado. De haberse cobrado debe: a. Solicitar copia del cheque pagado y de su endoso. b. Comunicarse con el jubilado o con los beneficiarios e indicarle que el cheque que informó extraviado fue cobrado. c. Solicitar al jubilado o beneficiarios que visite el Departamento de para que indique si la firma en el endoso es la suya. d. Detener el proceso de sustitución de cheque si el jubilado o el beneficiario acepta que la firma en el endoso corresponde a la suya. e. Entregar copia del cheque cobrado al jubilado o beneficiario si éste declara que la firma en el endoso no es su firma y solicitar, para continuar con el proceso de sustitución de cheque, una declaración jurada que indique que no endosó o cobró el cheque. f. Preparar y enviar al Supervisor de la Sección de Control y Desembolsos una Solicitud de Cheque para sustituir el cheque con endoso fraudulento, tan pronto recibe la declaración jurada. g. Incluir con la Solicitud de Cheque copia de la declaración jurada y copia del cheque pagado por el banco. h. Enviar al Supervisor del Departamento de Contabilidad y Finanzas el original de la declaración jurada, la copia del cheque pagado y del endoso, la Declaración de Cheque Extraviado y la Solicitud de Cheque para enviar al banco una reclamación por cheque pagado con endoso fraudulento.

10 PÁGINA 7 Oficinista Orientador y Procesador de Especialista Sistema Contables Supervisor Sección Control y Desembolsos Especialista en Sistemas Contables Si no se cobró el cheque extraviado: a. Solicitar al Especialista en Sistemas Contables evidencia de que éste no se ha cobrado. b. Verificar el Registro de Cheques a Retener que se mantiene en la Sección de Nómina de Jubilados y Beneficiarios para determinar si el cheque no se cobró porque se retuvo. c. Solicitar al Especialista en Sistema Contables que envíe al banco una suspensión de pago del cheque informado como extraviado a través del Sistema Web Cash Management. d. Verificar con el Especialista en Sistemas Contables la contestación a las suspensiones de pago. e. Preparar y enviar a la Sección de Control y Desembolsos una Solicitud de Cheque para sustituir el cheque extraviado si el banco indica que la suspensión de pago procede. f. Incluir con la Solicitud de Cheque la información del banco a la suspensión de pago y la Declaración de Cheque Extraviado como evidencia de que el cheque no se pagó. 7. Verificar la hoja de trabajo del jornal 13_Cheques y Depósito Directo para determinar si el cheque se canceló y se sustituyó (si no se cobró el cheque). 8. Recibir del Oficinista Orientador y Procesador de la Solicitud de Cheque para sustituir los cheques extraviados y los cheques con endosos fraudulentos. 9. Verificar que las solicitudes para sustituir cheques incluyen la contestación a la suspensión de pago que envía el banco a través del sistema y copia de la declaración jurada, de no haber endosado o cobrado el cheque. 10. Preparar el Comprobante de Desembolsos y el cheque sustituto y enviar el comprobante al Especialista en Sistemas Contables y el cheque sustituto al Oficinista Orientador de. 11. Identificar las cancelaciones contabilizadas correspondientes a cheques sustituidos. 12. Clasificar por concepto todos los débitos y créditos que contiene el estado bancario mensual de la cuenta corriente del Sistema de Retiro relacionadas con los cheques. 13. Verificar mensualmente que los desembolsos de efectivo contabilizados para la cuenta corriente (Jornal de Desembolsos) coinciden con las emisiones de cheques, códigos 01, 02, 03, 05, más los débitos del estado bancario por depósitos directos transmitidos, provenientes de la Nómina de Jubilados y Beneficiarios y Préstamos Personales, debe coincidir con el total de desembolsos de efectivo contabilizado para la cuenta corriente).

11 PÁGINA 8 Comparar los distintos renglones de emisiones de cheque para identificar diferencias, si las hay. Especialista en Sistemas Contables 14. Notificar al Gerente del Departamento de los pagos duplicados para que se realice la gestión de cobro y mantener las discrepancias en la Conciliación Bancaria hasta que se eliminen las mismas a través de : a. Contabilización de cancelación b. Rembolso de pago duplicado por beneficiario c. Registro de cuenta a cobrar mediante plan de pago y se comience a descontar la misma 15. Recibir de la Sección de Informes Financieros la notificación de pagos duplicados. Oficinista Orientador y Procesador de 16. Notificar a los beneficiarios con pagos duplicados y realizar las gestiones para recuperar los mismos. 17. Tramitar acuerdo de pago para cobrar los pagos duplicados, según las disposiciones del Procedimiento para el Cobro de Deudas a Jubilados y Beneficiarios. 18. Mantener un expediente con las gestiones de cobro que realiza. Especialista en Sistemas Contables 19. Notificar a la Sección de Informes Financieros las gestiones realizadas con los pagos duplicados. 20. Investigar y tomar acción sobre las transacciones de cancelación rechazadas por el banco provenientes de cheques sustituidos que se pagaron, tales como: a. Caso de cheque original y sustituto pagados: 1) Obtener copia con endoso de ambos cheques 2) Registrar en la hoja de trabajo de la Conciliación Bancaria una partida de conciliación por cheque original y sustituto cobrados 3) Referir al Departamento de los pagos duplicados para investigar b. Caso de cheque original pagado y sustituto pendiente de pago (outstanding): 1) Obtener copia con endoso del cheque original pagado y notificar al Departamento de 2) Verificar si el cheque sustituto fue devuelto o está retenido en el Departamento de

12 PÁGINA 9 3) Solicitar suspensión de pago del cheque sustituto si no lo localiza o si no existe declaración jurada del beneficiario indicando que no endosó o cobró el cheque original 21. Reclasificar en la Conciliación Bancaria las partidas identificadas como Cheque Original y Sustituto Cobrados Referidos a Investigación a Cheques Pagados Indebidamente por el Banco Reclamados cuando recibe copia de la reclamación presentada al banco por endoso fraudulento. Especialista en Sistemas Contables 22. Investigar cancelaciones rechazadas por número de cheque erróneo para solicitarlas nuevamente al banco. 23. Preparar entrada de jornal para contabilizar las cancelaciones de cheque por el banco al tener más de un año de emisión. 24. Notificar la cancelación de cheques con más de un año de emisión al Gerente del Departamento de y llevar el informe de cuándo son sustituidos. 25. Mantener un registro detallado de las partidas de conciliación bancaria pendientes. Indicar en el mismo las gestiones realizadas (fecha y acción tomada) hasta que finalmente sean resueltas. 26. Dar seguimiento cada quince días laborables a las diferencias por cobros indebidos pendientes en la Conciliación Bancaria. V. ENMIENDAS E INTERVENCIONES A. Este Procedimiento puede ser enmendado por la Junta de Síndicos en cualquier momento. B. El Auditor Senior del Sistema de Retiro y la Oficina de Auditoría de la Autoridad verifica el cumplimiento de este procedimiento. VI. VIGENCIA Este procedimiento entra en vigor inmediatamente. RECOMENDADO: Otoniel Cruz Carrillo, Administrador Sistema de Retiro

13 PÁGINA 10 Aprobado por la Junta de Síndicos en reunión ordinaria del 21 de septiembre de 2007 mediante la Resolución Anexos (7)

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