ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Transcripción

1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN TRASLADO DE ARCHIVOS

2 Presentador: Pablo E. Camacho G.

3 Introducción En un proyecto de éste tipo se debe de tener presente en todo momento que el objetivo fundamental es mover la documentación (cajas, volúmenes, expedientes, planos, etc.), desde un espacio físico con determinadas características a otro espacio que reúna mejores condiciones para disponer la documentación de archivo, cuidando en todo momento la integridad de la documentación. Es deseable que los trabajos técnico archivístico como elaboración del cuadro general de clasificación archivística, ordenación, clasificación, elaboración de instrumentos de consulta se lleven a cabo previamente al proyecto de traslado. Dado que los recursos humanos y materiales necesarios para el proyecto son temporales es muy importante cuantificarlos y obtenerlos para que estén disponibles al iniciar el proyecto.

4 Factores que intervienen en un proyecto de traslado de archivos

5 Factores en cuanto a la documentación de archivo a trasladar Contar con el cuadro general de clasificación archivística. Determinar la longitud en metros lineales de la documentación. Disponer de los inventarios, actas de transferencia e instrumentos de consulta. Cuantificar el tipo de cajas utilizadas y el medio de soporte que contienen (documentos, cintas, videos, planos, rollos de microfilm, volúmenes de gran tamaño y peso, etc.

6 Factores en cuanto a espacio físico y equipo de traslado Disponer de un local adecuado y del mobiliario suficiente para dar cabida a la totalidad del archivo por trasladar y soportar adecuadamente el peso de la propia documentación. Definir cómo quedará instalada la documentación de archivo (por ejemplo si los volúmenes estarán en cajas y estas a su vez en estantes o expedientes en anaqueles de acuerdo con los recursos disponibles) Determinar con que herramientas se cuenta para el movimiento de los archivos (diablitos, patines, góndolas, camionetas, camiones, montacargas, malacates, rampas, etc.,)

7 Factores en cuanto a espacio físico y equipo de traslado Definir la plantilla del personal que realizará el traslado y el equipo de protección que deberá usar, Realizar estimaciones de los metros lineales que es posible trasladar durante una jornada de trabajo normal con el personal asignado. Una forma alternativa es determinar el número de cajas que se mueven por jornada, según las dimensiones de la propia caja y después obtener el número de metros lineales por desplazar.

8 Factores en cuanto a espacio físico y equipo de traslado En cuanto al peso de la documentación se ha determinado que en promedio un metro lineal de documentación de archivo pesa 40 kilogramos (ver Instructivo para el control de bajas de documentación del Gobierno Federal del AGN). Es fundamental conocer el peso de la documentación para darle un uso adecuado a los dispositivos de carga (diablitos, patines, góndolas, camionetas, camiones, montacargas, malacates, etc.,). Es de vital importancia no exceder la capacidad máxima de carga de la estructura y del edificio destinado para archivo.

9 Factores en cuanto a espacio físico y equipo de traslado En el caso de los camiones de carga es fundamental conocer la máxima capacidad de carga en toneladas y no excederla, ya que en ocasiones algunos transportes parece que pueden contener un gran volumen, pero en el caso del papel, este tiene una relación en la que poco volumen tiene un gran peso. No es recomendable estibar más de cuatro cajas de archivo, a fin de evitar que se maltrate la documentación.

10 Factores en cuanto a espacio físico y equipo de traslado Es importante considerar otros factores que pueden afectar el rendimiento laboral, como la lluvia, la iluminación, realización de obras, o cualquier situación que pueda ser un impedimento para el trabajo de traslado de archivos

11 Etapas en un proyecto de traslado de acervos Un proyecto de traslado de acervos se compone de tres etapas: Etapa de preparación Etapa de transporte Etapa de instalación en nueva ubicación

12 Etapa de preparación En esta etapa es necesario asegurar que toda la documentación se resguarde en cajas que protejan adecuadamente la documentación, respetando el orden del cuadro de clasificación, los inventarios o instrumentos de consulta. En caso de que no exista un orden dado por el cuadro clasificador o los inventarios, se debe de dar a cada unidad documental (expediente o volumen), un número consecutivo temporal, respetando el orden en que se encuentra instalada la documentación

13 Etapa de preparación Elaborar listados en los que se identifique el número de caja, la sección o serie y la longitud de la documentación contenida y al final el número total de cajas y la suma de la longitud. Ejemplo: Número de caja Serie o Sección Longitud 1 Hacienda Pública Hacienda Pública 0.60 Núm. Total 2 Longitud total 1.20 mts.

14 Etapa de preparación Es muy importante organizar un equipo de trabajo que pueda preparar la documentación de archivo, necesaria para abastecer al equipo de transporte en forma constante y evitar así tener tiempos muertos.

15 Etapa de transporte Se debe acordar la forma en que se cargará el medio de transporte. Se debe de tener una correspondencia entre los tiempos de trabajo de los operadores del equipo de transporte y los tiempos del personal encargado del traslado de archivos. Es necesario considerar los requerimientos de combustible para el equipo de transporte, como camiones o montacargas.

16 Etapa de transporte Un aspecto importante de esta etapa es el movimiento de las cajas con la documentación de archivo. Al mover las cajas de su ubicación original a otra ubicación temporal formando baterías, se debe evitar invertir el orden de las cajas, ya que la primera caja tomada de la posición original, quedará hasta abajo, en la parte menos accesible

17 Etapa de transporte Ejemplo: Si en la caja de un camión se pueden disponer 400 cajas, es conveniente cargar primero la caja 400 y seguir en orden descendente hasta llegar a la caja 1, de tal suerte que la caja 400 queda inaccesible hasta el fondo del camión y la caja 1 queda al frente y lista para ser descargada e instalada en la primera posición.

18 Etapa de Instalación En esta tercera etapa es importante asegurar el procedimiento para descargar la documentación de archivo del medio de transporte, por ejemplo: Evaluar si es necesario descargar la documentación del equipo de transporte, a un lugar temporal para instalarla posteriormente en forma definitiva, o si se puede bajar directamente del transporte hasta su ubicación final.

19 Etapa de Instalación Disponer del personal suficiente, para que se descargue en el menor tiempo posible, con la finalidad de evitar tener transportes en espera Mediante el listado elaborado en la Primera Etapa revisar el ingreso a la nueva instalación de cada una de las cajas con documentos de archivo, en virtud de que esto permite asegurar que lleguen exactamente las mismas cajas que salieron.

20 Etapa de Instalación Este listado puede servir como un instrumento de apoyo para la gente que tiene que dar servicio de consulta en el nuevo archivo. Una vez que se han realizado las tres etapas descritas anteriormente, se puede decir que se ha realizado el traslado de documentos de archivo y que se debe de efectuar logrando un equilibrio entre la preparación del material de archivo, lo que se transporta y lo que se instala.

21 Situaciones que no deben de ocurrir en un proyecto de traslado Utilizar cajas que no sean para traslado o resguardo de archivo Estibar más de cuatro cajas de archivo Que las cajas de archivo permanezcan estibadas por un periodo largo de tiempo Mover la documentación sin un inventario No controlar la salida de la documentación de archivo y la llegada a la nueva ubicación

22 Código de barras para automatizar un archivo El Sistema de Administración de Archivos del AGN (SAA) permite a través del cuadro de clasificación, tener cada grupo documental descrito de acuerdo con la norma internacional ISAD G. Se registra el fondo, sección, serie, y la unidad de instalación ya sea caja o volumen. El SAA genera en forma automática el código de barras para cada caja o volumen.

23 Código de barras para automatizar un archivo

24 Código de barras para automatizar un archivo Posteriormente se adhiere el código de barras a cada caja. Se elabora un plano del lugar de instalación asignando una ubicación topográfica para cada charola. Se genera un código de barras para cada charola, que indica su posición topográfica y se pega a la estructura.

25 Código de barras para automatizar un archivo Obteniendo el siguiente resultado

26 Código de barras para automatizar un archivo

27 Toma de ubicaciones mediante escáneres Una vez codificado el archivo se procede a realizar la toma de ubicaciones de cada caja o unidad de instalación de la siguiente forma: Primero, mediante escáner se toma la lectura del código de barras de una determinada charola Después se toma lectura de todas y cada una de las cajas contenidas en esa charola.

28 Toma de ubicaciones mediante escáneres Toda la información capturada se ingresa a la base de datos del SAA Y se visualiza de la siguiente forma:

29 Toma de ubicaciones mediante escáneres La caja visualizada en el sistema está en la Galería 8. El nivel 3 es1e2, que significa: se ubica en la primera planta, en la estantería E, en la sección 2. El nivel cuatro establece 09.2 para identificar la posición horizontal y vertical de la charola. Lo que permite automatizar el funcionamiento del Archivo, sin olvidar que para llegar a este avance, es necesario haber desarrollado el trabajo técnico archivístico correspondiente.