PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO Fase 2009

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1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO Fase 2009 ENERO 2009

2 CONTENIDO 1. Presentación 2. Esquema general 3. Objetivo general 4. Ejes temáticos: Eje temático 1: Metodología y procedimientos archivísticos Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de personal Diagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades 5. Plan de trabajo 6. Seguimiento, informes y evaluación

3 1 PRESENTACIÓN

4 El ha sido la guía con la cual la Contraloría del Distrito Federal ha llevado a cabo el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos. Este Programa se inició en el segundo semestre del año 2007 y ahora entra a su Fase Este período está profundamente marcado, por una parte, por los logros que se han conseguido en materia de archivo y por las actividades aún pendientes de realizar y, por otra parte, todos los trabajos se deberán reorientar en apego a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada el día 8 de octubre de 2008 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal y vigente a partir del día siguiente. Conforme a lo anterior, en esta nueva fase se podrán observar las actividades ya concluidas y las actividades por realizar, con el fin de continuar trabajando conjuntamente en establecer la normatividad técnica para la administración de documentos y archivos, así como garantizar los espacios físicos adecuados para los archivos y la capacitación del personal.

5 2 ESQUEMA GENERAL

6 OBJETIVO GENERAL Eje temático 1 Eje temático 2 Eje temático 3 Metodología y procedimientos archivísticos Recursos físicos, materiales y presupuestales Capacitación y desarrollo de personal DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES SEGUIMIENTO, INFORMES Y EVALUACIÓN

7 3 OBJETIVO GENERAL

8 Lograr que en todas las áreas que integran la Contraloría se archive utilizando criterios uniformes, se cuente con espacio de guarda apropiados y se considere prioritaria la actividad

9 4 EJES TEMÁTICOS

10 Diagnóstico Objetivos Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Actividades Estrategias

11 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Diagnóstico Conservación exhaustiva de información y ausencia de criterios y métodos para valoración documental Mala integración de los expedientes y falta de controles para identificar, agrupar y describir archivos Organización de la información de manera personalizada o sin código clasificador uniforme Control patrimonial de los expedientes y archivos Aplicación desordenada de tecnologías en manejo de archivos

12 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Objetivos Establecer órganos normativos y operativos Implementar normas y procedimientos homogéneos Diferenciar y consolidar los archivos según las etapas del ciclo vital de los documentos

13 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Conociendo el marco regulatorio Estableciendo los instrumentos de control archivístico Estrategias Elaborando manuales específicos de operación Definiendo la estructura y funciones de los archivos

14 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Actividades cumplidas Análisis de la legislación y normatividad en materia de archivos Constitución del COTECIAD Diagnóstico archivístico * Diagnóstico preliminar * Visitas técnicas Elaboración de documentos normativos * Manual Específico de Operación del COTECIADCTGL Elaboración de instrumentos de control archivístico * Cuadro general de clasificación archivística * Tabla de determinantes de oficina * Catálogo de series documentales * Carátulas estandarizadas de expedientes * Calendario de caducidades * Inventario de descripción archivística * Formatos estandarizados de transferencia Diseño e implantación del Sistema de Archivo Automatizado Conformación institucional del Archivo de Concentración

15 Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos Actividades a realizar Elaboración y aprobación del Reglamento de operación del COTECIADCTGL 1.2. Elaboración y aprobación del Manual de Operación Archivística 1.3. Actualización y modificación del Sistema de Archivo Automatizado 1.4. Elaboración de instrumentos de control archivístico Catálogo de disposición documental Inventarios de Archivos de Trámite y de Concentración Inventarios de transferencia primaria Inventario de baja documental Control de préstamo de expedientes y estadísticas de usuarios Mapas de ubicación topográfica del Archivo de Concentración Controles de conservación y restauración de documentos 1.5 Diseño e implementación de una página web de la Unidad Coordinadora de Archivos

16 Diagnóstico Objetivos Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Actividades Estrategias

17 Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico Acumulación anárquica en escasos espacios de oficina Dispersión de documentación Falta de planes de seguridad y prevención de contingencias Carencia de mobiliario y equipo apropiado Malas condiciones ambientales para la conservación de documentos Falta de limpieza en áreas de archivo

18 Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico Distribución de Archivos de Trámite: * 30, ubicados en las diferentes áreas sustantivas en Av. Juárez 92, Col. Centro, con un acervo de 3500 cajas aproximadamente. 57, ubicados en las Contralorías Internas de las Dependencias, Delegaciones y Entidades, con un acervo aproximado de 10,900 expedientes.

19 Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Diagnóstico Distribución de Archivos de Concentración: * C. Lago Silverio, con 866 cajas de guarda, 71 de valoración histórica y 460 de baja documental. * Almacén N : 752 cajas de guarda y 110 de baja documental. * C. Antonio Chavero: 1200 cajas de guarda

20 Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Objetivos Asegurar que los archivos cuenten con las instalaciones, mobiliario, equipo y planes adecuados para garantizar la integridad física de los recursos humanos, materiales y documentales Suministrar oportuna e inteligentemente los materiales necesarios para las funciones archivísticas

21 Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Adquiriendo bienes de consumo, mobiliario y equipo Contratando los servicios preventivos y correctivos, generales y especiales de mantenimiento y fumigación Estrategias Diseñando planes de Protección Civil y de seguridad para los inmuebles Estableciendo y adecuando espacios físicos

22 Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Actividades cumplidas Diagnóstico * Preliminar * Visita técnica Instalación y equipamiento del Archivo de Concentración Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y contralorías internas Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos Elaboración de un programa de mantenimiento Elaboración de un plan de seguridad a inmuebles Elaboración de un plan de protección civil

23 Eje temático 2 Recursos físicos, materiales y presupuestales Actividades a realizar Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y contralorías internas 2.2. Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos 2.3. Continuación del Plan de limpieza y mantenimiento a archivos 2.4. Inclusión en los planes de seguridad a inmuebles lo correspondiente a archivos 2.5. Inclusión en los planes de protección civil lo correspondiente a archivos 2.6. Actualización del Plan de protección civil para el Archivo de Concentración e instauración de un Comité Mixto de Protección Civil para su implementación

24 Diagnóstico Objetivos Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Actividades Estrategias

25 Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Diagnóstico Personal sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de desarrollo profesional, carente de una formación archivística Prácticas archivísticas empíricas, carentes de interés intelectual Uso deficiente de la información archivística Poca importancia al archivo de documentos Ausencia de programas permanentes de capacitación en la materia

26 Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Objetivos Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritarias la administración de archivos Promover el desarrollo y formación profesional en materia de gestión de archivos Crear una nueva cultura archivística

27 Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Detectando las necesidades de capacitación Capacitando Estrategias Concientizando de la importancia de los archivos Difundiendo una nueva cultura archivística

28 Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Actividades cumplidas Diagnóstico preliminar Integración y actualización de un padrón del personal que realiza funciones archivísticas en las diversas áreas que integran la Contraloría Detección de necesidades de capacitación en materia de manejo de archivos Diseño de planes de capacitación interna

29 Eje temático 3 Capacitación y desarrollo de personal Actividades a realizar Actualización de enlaces de los Archivos de Trámite con el Archivo de Concentración 3.2. Actualización del padrón del personal que realiza funciones archivísticas en las diversas áreas que integran la Contraloría 3.3. Realización del curso: Introducción a la administración de documentos 3.4. Realización del curso: Procesos archivísticos e instrumentos de control archivístico 3.5. Participación en eventos referentes a la administración de documentos y archivística: foros, seminarios, entre otros Realización de campañas de concientización sobre la importancia de los archivos y difusión de una nueva cultura archivística

30 5 PLAN DE TRABAJO 2009

31 EJE TEMÁTICO 1

32 EJE TEMÁTICO 2

33 EJE TEMÁTICO 3

34 6 SEGUIMIENTO, INFORMES Y EVALUACIÓN

35 Seguimiento Reportes mensuales de las actividades en ejecución conforme al Plan de Trabajo Comprende * Actividades en proceso * Dificultades en el cumplimiento de una actividad * Actividades por realizar

36 Informes Informes escritos de los resultados de las actividades concluidas para presentar en la evaluación trimestral Comprende * Resultados obtenidos * Difusión y presentación de resultados * Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las actividades y su calendarización

37 Evaluación Evaluaciones parciales trimestrales y evaluación general anual Comprende * Informes de actividades concluidas * Dificultades en el cumplimiento de actividades * Evaluación y continuidad del PIDA

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