SECRETARÍA DE EDUCACIÓN GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL

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1 SECRETARÍA DE EDUCACIÓN GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Comité Técnico Interno de Administración de Documentos Dirección de Administración. 1

2 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVISTICO 2010 (PIDA 2010) De conformidad con el artículo 41 de la Ley de Archivos del Distrito Federal, se presenta la propuesta del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010, en la cual se contemplan los objetivos, estrategias, proyectos, y actividades que se deberán de realizar, actualizar y dar continuidad, en esta del Distrito Federal. I. Presentación; II. III. IV. Objetivos generales; Objetivo Especifico; Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentación de la normativa técnica; V. Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico; VI. VII. VIII. IX. Proyectos para la adquisición, con base en las condiciones presupuestales de la, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución; Estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos; Acciones de difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia; Proyectos para la conservación y preservación de la información archivística; 2

3 X. Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes; XI. Períodos para evaluar resultados y reorientar acciones. I. Presentación El presente Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), ejercicio 2010, tiene el propósito de dar continuidad a los trabajos que quedaron pendientes durante el ejercicio 2009, por lo que se tomará como referente principal, en la materia que nos ocupa, a la Ley de Archivos del Distrito Federal, y se considerará de vital importancia el apoyo de aquellos servidores públicos que por su perfil en la materia puedan aportar los conocimientos necesarios, para integrar y consolidar el Sistema de Archivos de esta del Distrito Federal. La importancia de la ejecución del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 para esta Secretaría, es fundamental, para integrar el Sistema de Archivos, y así poder procesar toda la información generada por sus áreas para facilitar la toma de decisiones de los servidores públicos, agilizando la búsqueda de información solicitada y finalmente poder conformar y preservar, la memoria documental de la del Distrito Federal. II. Objetivos Generales Consolidar el Sistema de Archivo Institucional para la del Distrito Federal. Implantar procedimientos que garanticen la correcta clasificación de los Archivos, de acuerdo con los principios universales de procedencia y orden natural. Desarrollar sistemas de soporte técnico informático, para su fácil búsqueda, apoyándose en el área de informática de la dependencia. Capacitar a los responsables de las actividades archivísticas, con el apoyo de la Coordinación de Archivos de la. 3

4 III. Objetivo Específico: Continuar con la elaboración de los proyectos, acciones, estudios e investigaciones en materia de administración de documentos y archivística que se manejaron durante el 2009, de conformidad con la Ley de Archivos para el Gobierno del Distrito Federal y demás disposiciones aplicables en la materia. IV. Proyectos y Acciones de Desarrollo e Instrumentación de la Normativa Técnica. Durante el 2009 quedaron tareas pendientes del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2009, por lo que durante el ejercicio 2010, de conformidad a la Ley de Archivos para el Distrito Federal, se dará continuidad a dichos programas y proyectos, que mencionamos a continuación: a) Continuar con la creación integral de la Unidad Central de Correspondencia de la. b) Consolidar los proyectos de creación de las Unidades de Documentación en Trámite de las Unidades Administrativas de la. c) Consolidar los proyectos de creación de las Unidades de Archivo de Trámite de las Unidades Administrativas de la. d) Dar continuidad al proyecto de creación del Archivo de Concentración de la. e) Elaborar el Reglamento Específico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, para el ejercicio 2010, a si como el Manual Específico de Operación Archivística de esta Secretaría, de conformidad con la Ley de Archivos para el Distrito Federal con la finalidad de establecer la organización estructural del Sistema de Archivos, su funcionamiento y, someterlos a votación del de Documentos (COTECIAD), una vez que se cuente con estos instrumentos, enviarlos a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales (D.G.R.M.S.G) para su validación y registro. 4

5 f) Continuar con la elaboración del Cuadro de Clasificación Archivística. g) Continuar con la elaboración de la Tabla de Determinantes de Oficina, instrumento auxiliar del Cuadro de Clasificación Archivística. h) Continuar con la elaboración del Catálogo de Disposición Documental. i) Continuar con la elaboración de los Instrumentos Archivísticos, de conformidad con el artículo 35 de Ley de Archivos del Distrito Federal. V. Proyectos de Capacitación y Desarrollo Profesional del Personal Archivístico. En coordinación con la oficina de Recursos Humanos se llevará a cabo un programa permanente de capacitación, considerando lo siguientes ejes: Dar continuidad a la capacitación en coordinación con el área de Recursos Humanos, a los responsables y encargados de la Unidades que conforman el Sistema Institucional de Archivos de esta Secretaría, con la finalidad de homologar los criterios en la materia aplicable. Actualizar los conocimientos en la materia, a través de la literatura archivística, para estar en posibilidades de difundir vía cursos y asesorías la importancia de la administración de documentos y la aplicación de la archivística en cada una de las oficinas generadoras. En coordinación con el área de Recursos Humanos, buscar Convenios con Instituciones archivísticas para profesionalizar al personal encargado de administrar y archivar la documentación. Se actualizarán permanentemente los conocimientos sobre todo en materia de archivos electrónicos mediante convenios con instituciones y/o academias archivísticas. 5

6 VI. Proyectos para la Adquisición, de los Recursos Materiales de mayor urgencia que requieran los Archivos de la Institución. Con base en las condiciones presupuestales de la, Durante el transcurso del presente año se continuara con las gestiones necesarias para obtener los recursos materiales y el personal adecuado para la organización de los archivos y la administración documental de Unidades que conforman el Sistema Institucional de Archivos. El personal requerido será en base a las estimaciones de los volúmenes documentales generados durante el año, y al procesamiento de la información documental en cada una de las unidades archivísticas, teniendo dicho personal la experiencia y/o el perfil profesional requerido de conformidad a la Ley de Archivos del Distrito Federal. Se dará continuidad a la adquisición de los recursos materiales necesarios durante el año, para la organización de los archivos y la administración documental de cada una de las unidades que conforman el Sistema Institucional de Archivos de esta Secretaría. El recurso requerido será en base a las estimaciones de los volúmenes documentales que se puedan generar durante el año, y al procesamiento de la información documental en cada una de las unidades archivísticas debiendo contemplar: I. Los espacios de almacenaje y resguardo documental para cada una de las unidades archivísticas, tomando en cuenta el volumen documental que se pueda generar en un semestre y de acuerdo a la disponibilidad de espacio en los inmuebles ocupados por la Dependencia. II. Se está adecuando un espacio para el Archivo de Concentración del Ente Público, este archivo resguardará y custodiará todos los fondos documentales que genere la Dependencia y que requieran espacio de almacenaje de grandes volúmenes. 6

7 III. Los bienes muebles que se proporcionen durante el ejercicio 2010, serán los básicos, para cumplir con las necesidades para la administración de los documentos y labores archivísticas. VII. Estudios e Investigaciones para la Incorporación Ordenada de Tecnologías de Información en el Campo de los Archivos. 1. Se pondrán en marcha acciones permanentes y planeadas para la administración, uso, control, y conservación de los documentos en archivo electrónico, informando de los mismos a la Oficialía Mayor y al Consejo General de Archivos del Distrito Federal, asunto que quedo pendiente durante el ejercicio En coordinación con el área de Recursos Humanos, durante el año se continuará con la solicitud de apoyos para estudiar e investigar lo concerniente a las innovaciones tecnológicas de información y así estar en posibilidades de profesionalizar al personal encargado de la Unidad Central de Correspondencia, Unidad de Documentación en Trámite, Unidad de Archivos de Trámite, y a la Unidad de Archivo de Concentración. 3. Con el apoyo de la Unidad Coordinadora de Archivos de esta Secretaría, la Oficialía Mayor y el Consejo General de Archivos, se implementará un desarrollo ordenado de la automatización y digitalización de los archivos e imágenes, asunto que quedo pendiente durante el ejercicio Se elaborarán los procesos e instrumentos para clasificar y describir, así como para la valoración y disposición de documentación electrónica, asunto que quedo pendiente durante el ejercicio

8 VIII. Acciones de Difusión y Divulgación Archivística para el Fomento de una nueva Cultura Institucional en la materia. 5. Se analizará la posibilidad de que el público pueda tener acceso a los acervos documentales, se puedan difundir y divulgar, siempre y cuando las unidades documentales no sean de carácter restringido. De esta forma cumpliremos con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, asunto que quedo pendiente durante el ejercicio 2009 y se retomará durante el ejercicio Se difundirá durante el año en las áreas sustantivas, la importancia de la aplicación de una adecuada administración documental y la aplicación correcta de los instrumentos archivísticos, para tener un acervo cultural que sea parte de la memoria de esta Dependencia del Distrito Federal, memoria documental que pasará a formar parte del Archivo Histórico de esta Secretaría y estará listo para su difusión y divulgación social. IX. Proyectos para la Conservación y Preservación de la Información Archivística. La del Distrito Federal emprenderá los proyectos necesarios para conservar el patrimonio documental considerando lo siguiente; Se dará continuidad durante el ejercicio 2010, a las gestiones necesarias para tener un Archivo de Concentración en las mejores condiciones de seguridad e higiene. Se procurará durante el transcurso del presente año contar con instalaciones, mobiliario adecuado, acceso controlado, y el personal de vigilancia necesario para conservar y resguardar los archivos. Este es un asunto que se tiene contemplado como acción permanente Se preservarán los fondos documentales que se vayan creando y estén bajo resguardo de las Unidades de Archivo de Trámite y de la Unidad de Archivo de Concentración de la Dependencia tomando en consideración medidas 8

9 preventivas y correctivas de acuerdo a nuestras posibilidades. Este es un asunto que se tiene contemplado como acción permanente. Se procurará tener los archivos en condiciones ambientales óptimas para conservar y preservar los soportes documentales en las mejores condiciones posibles, sobre todo, los soportes electrónicos que son más sensibles a los cambios de temperatura y humedad. Este es un asunto que se tiene contemplado como acción permanente. X. Proyectos y Planes Preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. La del Distrito Federal estudiará las situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe que puedan suscitarse en las Unidades del Sistema Institucional de Archivos, una vez que estas se hayan conformado en áreas específicas. Considerando lo anterior, se emprenderán durante el año, los planes y programas necesarios para prevenir las situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe en cada una de sus unidades archivísticas. Por lo que se contará con, extintores, ventilación y humedad controlada, operativos periódicos de desinfección y purificación. Se capacitará, con apoyo de la Secretaría de Protección Civil, y la Comisión de Seguridad e Higiene, al personal necesario para enfrentar las situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe. XI. Períodos para evaluar resultados y reorientar acciones. Los períodos que se considerarán durante el año para evaluar los resultados en el COTECIAD, ----para así estar en posibilidades de reorientar las acciones y tareas en el ejercicio siguiente---- serán analizados por el Órgano Colegiado en sus primeras sesiones. 9

10 Calendario de Actividades Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Proyectos y Acciones de Desarrollo e Instrumentación de la Normatividad Técnica. Continuar con la elaboración del proyecto de creación de la Unidad Central de Correspondencia de la SE, de conformidad con la Ley de Archivos. Continuar con la elaboración del proyecto de creación de las Unidades de Documentación en trámite de las Unidades Administrativas de la SE, de conformidad con la Ley de Archivos. Continuar con la elaboración del proyecto de creación de las Unidades de Archivo en trámite de las Unidades Administrativas de la SE, de conformidad con la Ley de Archivos. Continuar con la elaboración del Proyecto de creación del Archivo de Concentración de la SE, de conformidad con la Ley de Archivos. Elaborar el Reglamento de Operación Específico del COTECIAD, y Actualizar el Manual Específico de Operación Archivística -por módulosde esta Secretaría, de conformidad con la Ley de Archivos del Distrito Federal con la finalidad de establecer la Organización Estructural del Sistema de Archivos, su funcionamiento y posteriormente someterlos a votación del Comité Técnico Interno de Administración (COTECIAD), y enviarlos a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales (D.G.R.S.G) para su validación y registro. Continuar con la elaboración del Cuadro de Clasificación Archivística de conformidad con la Ley de Archivos, el Reglamento de la Ley y las disposiciones que indique el Consejo General de Archivos. 10

11 Calendario de Actividades Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Proyectos y Acciones de Desarrollo e Instrumentación de la Normatividad Técnica. Continuar con la elaboración de la Tabla Determinantes de Oficina Instrumento Auxiliar del Cuadro de Clasificación Archivística de conformidad con la Ley de Archivos, el Reglamento de la Ley y las disposiciones que indique el Consejo General de Archivos. Continuar con la elaboración del Cátalogo de Disposición Documental, de conformidad con la Ley de Archivos, el Reglamento de la Ley y las disposiciones que indique el Consejo General de Archivos. Continuar con la elaboración de los Instrumentos Archivísticos, de conformidad con el artículo 35 de la Ley de Archivos y el Reglamento de la Ley. Así como de un diagnóstico del estado en que se encuentren los archivos de la Secretaría. Proyectos de Capacitación y Desarrollo del Personal Archivístico. Capacitar en coordinación con el área de Recursos Humanos a los responsables y encargados de la Unidades que conforman el Sistema Institucional de Archivos de esta Secretaría con la finalidad de homologar los criterios en la materia aplicable. Actualizar los conocimientos archivísticos a través de la literatura archivística, para estar en posibilidades de difundir vía cursos y asesorías la importancia de la administración de documentos y la aplicación de la archivística en cada una de las oficinas generadoras. 11

12 Calendario de Actividades Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Proyectos de Capacitación y Desarrollo del Personal Archivístico. En coordinación con el área de Recursos Humanos se buscarán Convenios con Instituciones archivísticas para profesionalizar al personal encargado de administrar y archivar la documentación. Se actualizarán permanentemente los conocimientos sobre todo en materia de archivos electrónicos mediante Convenios con Instituciones y/o academias archivísticas. Proyectos para la Adquisición, con base a las condiciones Presupuestales de los Recursos Materiales de mayor urgencia que requieran los Archivos de la Institución. El personal requerido será en base a las estimaciones de los volúmenes documentales generados durante el año, y al procesamiento de la información documental en cada una de las unidades archivísticas teniendo dicho personal la experiencia y/o el perfil profesional requerido de conformidad a la Ley de Archivos del Distrito federal. Continuar con la adquisición de los recursos materiales necesarios durante el año, para la organización de los archivos y la administración documental de cada una de las Unidades que conforman el Sistema Institucional de Archivos. 12

13 Calendario de Actividades Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Proyectos para la Adquisición, con base a las condiciones Presupuestales de los Recursos Materiales de mayor urgencia que requieran los Archivos de la Institución. El recurso requerido será en base a las estimaciones de los volúmenes documentales que se puedan generar durante el año, y al procesamiento de la información documental en cada una de las unidades archivísticas debiendo contemplar: I. Los espacios de almacenaje y resguardo documental para cada una de las unidades archivísticas, tomando en cuenta el volumen documental que se pueda generar en un semestre y de acuerdo a la disponibilidad de espacio en el inmueble ocupado por la Dependencia. II. Se contemplará tener un espacio para el Archivo de concentración del Ente Público, que no esté a más de un kilometro de las oficinas centrales, este archivo resguardará y custodiará todos los fondos documentales que genere la Dependencia y que requieran espacio de almacenaje de grandes volúmenes. III. Los bienes muebles (mesas, sillas, escritorios, ordenadores, etc.) que se proporcionarán durante el transcurso del año, cumplirán con las condiciones mínimas para el trabajo, asimismo la papelería necesaria para integrar y resguardar la documentación se entregará conforme a las necesidades requeridas. 13

14 Calendario de Actividades Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Estudios e Investigaciones para la Incorporación Ordenada de Tecnologías de Información en el Campo de los Archivos. Se pondrán en marcha acciones permanentes y planeadas para la administración, uso, control, y conservación de los documentos en archivo electrónico, informando de los mismos a la Oficialía Mayor y al Consejo General de Archivos del Distrito Federal. En coordinación con el área de Recursos Humanos, durante el año se buscará el apoyo para estudiar e investigar lo concerniente a las innovaciones tecnológicas de información y así estar en posibilidades de profesionalizar al personal encargado de la Unidad Central de Correspondencia, Unidad de Documentación en Trámite, Unidad de Archivos de Trámite, y a la Unidad de Archivo de Concentración. Con el apoyo de la Unidad Coordinadora de Archivos de esta Secretaría, la Oficialía Mayor y el Consejo General de Archivos se implementará un desarrollo ordenado de la automatización y digitalización de los archivos e imágenes. Se elaborarán los procesos e instrumentos para clasificar y describir, así como para la valoración y disposición de documentación electrónica. 14

15 Calendario de Actividades Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Acciones de difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva Cultura Institucional en la materia. Se analizará la posibilidad de que el público pueda tener acceso a los acervos documentales, se puedan difundir y divulgar siempre y cuando las unidades documentales no sean de carácter restringido. De esta forma cumpliremos con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal. Se difundirá durante el año en las áreas sustantivas, la importancia de la aplicación de una adecuada administración documental y la aplicación correcta de los instrumentos archivísticos, para tener un acervo cultural que sea parte de la memoria de esta Dependencia y del Distrito Federal, memoria documental que pasará a formar parte del Archivo Histórico de esta Secretaría y estará listo para su difusión y divulgación social. Proyectos para la Conservación y Preservación de la Información Archivística. Se realizarán durante el año, las gestiones necesarias para tener un Archivo de Concentración en las mejores condiciones de seguridad e higiene. 15

16 Calendario de Actividades Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Proyectos para la Conservación y Preservación de la Información Archivística. Se procurará durante el transcurso del año contar con instalaciones, mobiliario adecuado, acceso controlado, y personal de vigilancia necesario para conservar y resguardar los archivos. Se preservarán los fondos documentales que se vayan creando y estén bajo resguardo de las Unidades de Archivo de Trámite y de la Unidad de Archivo de Concentración de la Dependencia tomando en consideración medidas preventivas y correctivas de acuerdo a nuestras posibilidades. Se procurará tener los archivos en condiciones ambientales óptimas para conservar y preservar los soportes documentales en las mejores condiciones posibles, sobre todo, los soportes electrónicos que son más sensibles a los cambios de temperatura y humedad. 16

17 Calendario de Actividades Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2010 Proyectos y Planes Preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. Se emprenderán durante el año, los planes y programas necesarios para prevenir las situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe en cada una de sus unidades archivísticas. Por lo que se contará con, extintores, ventilación y humedad controlada, operativos periódicos de desinfección y purificación. Se capacitará, con apoyo de la Secretaría de Protección Civil, y la Comisión de Seguridad e Higiene, al personal necesario para enfrentar las situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe. Períodos para evaluar resultados y reorientar acciones. Evaluación de resultados y reorientar acciones del COTECIAD. 17

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