Platica introductoria para el cumplimiento de la Ley Estatal de Documentación y Archivos

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1 Platica introductoria para el cumplimiento de la Ley Estatal de Documentación y Archivos

2 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS La importancia de los archivos para un Estado o para una sociedad nos lleva a considerarlos como un patrimonio cultural que fundamenta la conciencia histórica y la pertenencia de un grupo humano. Ahora bien, los archivos desde esta perspectiva, merecen ser considerados por las leyes para ser protegidos y cerrar así el círculo que permita conservar el patrimonio de una sociedad. Toda institución sea pública o privada genera documentos, los cuales son testimonio de sus acciones y acontecer. Las instituciones de la Administración Pública, tienen la obligación de resguardar y conservar de manera adecuada y organizada la documentación que es producto de su devenir institucional y por tanto es indispensable para la historia de nuestro Estado. 2

3 Los expedientes se generan primordialmente para dar seguimiento a un proceso o trámite, siendo la base para una buena planificación sustentada en datos sólidos y cimentados en testimonios escritos. En materia de archivos los sujetos obligados deberán preservar sus archivos administrativos actualizados. De la misma manera la información contenida en los documentos es el sustento que permite dar cumplimiento a los derechos fundamentales que señala el artículo 6 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en materia de acceso a la información, lo que permite que los funcionarios cumplan con la rendición de cuentas. La documentación que adquiere carácter histórico sirve para la investigación académica, prueba legal, la difusión de la cultura, el fortalecimiento de la identidad y el autoconocimiento de una sociedad. De esta manera se puede afirmar que un gobierno con archivos ordenados, recopilados y bien resguardados es un gobierno planificado, transparente y funcional, ya que los archivos son la columna vertebral de una buena administración pública. Por tanto la preservación de la memoria documental es una tarea ineludible de la administración pública. 3

4 La formación de archivos que garanticen el buen manejo de los expedientes y su preservación, es una tarea en proceso de la administración pública de nuestro Estado. Por ello es indispensable, la difusión, seguimiento y una adecuada implementación ya que con ello se busca frenar la desorganización, destrucción y fragmentación de los archivos. Abatir el rezago que existe es fundamental, ya que, solo rescatar archivos en riesgo implica que en cuanto se termine de hacerlo, ya se tiene nuevamente rezagada información que no cumple con los criterios archivísticos. Además de los costos que implica ello, tanto económicos así como el hecho de la perdida de información valiosa para las instituciones. 4

5 Puntos a tratar: 1.- Voluntad Política. Para poder operar y dar cumplimiento a la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos, que se publicó en el Periódico Oficial Tierra y Libertad el 16 septiembre de 2009, número Presupuesto. (Para establecer una estructura que realice este proceso de metodología archivística). Crear una estructura por cada área coordinadora de archivos en cada unidad documental, (Artículo 6 de la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos). 5

6 ARTÍCULO 6.- Los sujetos obligados contarán en su estructura orgánica con Unidades Documentales que tendrán a su cargo los archivos públicos previstos en esta Ley. Para ello considerarán en su presupuesto la creación o instrumentación de dichas unidades. Todos los archivos públicos formarán parte del Sistema Estatal de Documentación que estará coordinado por el Instituto Estatal de Documentación del Estado de Morelos. 6

7 3.- Requerimientos técnicos conforme a la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos. Designación del Área Coordinadora de Archivos, según el artículo 23. Cumplimiento de los artículos 3 y 24 de la Ley en materia archivística, elaboración del diagnóstico para el desarrollo del plan con metas, y dar cumplimiento a los instrumentos de gestión archivística. Sobre la implementación de proyectos de infraestructura archivística. (Diagnóstico, Plan de Trabajo para la implementación del Sistema de Gestión Documental.) 7

8 ARTÍCULO 3.- Los titulares de las entidades públicas por medio del área coordinadora de archivos son los responsables de garantizar el cumplimiento de la presente ley con los criterios específicos en materia de organización y conservación de la información que posean y entregar los reportes de avance que determine el SEDA. 8

9 ARTÍCULO 23.- Las entidades públicas conformarán un área coordinadora de archivos determinada por el titular de la entidad pública, en el caso de que no exista un área de archivos o un área afín en la entidad pública, el titular de la misma nombrará al área que hará las veces de área coordinadora de archivos, la cual, independientemente de su conformación debe contar con personal que acredite conocimiento y experiencia en el área. 9

10 Sistematización de la documentación (Instrumentos de gestión archivística (Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Inventarios, Guía General y demás políticas). Mismos que se aplican en el ciclo de vida de los documentos (Archivo de trámite, concentración e Histórico), de aquí se desprenden las funciones de los archivos. Ningún documento pude ser destruido a criterio personal. (Artículo 15 y 16, somete al cumplimiento SGD.) 10

11 Artículo 15.- Ningún documento puede ser destruido a criterio personal. El área coordinadora de archivo, el archivo histórico o el Instituto Estatal de Documentación, según sea el caso, en coordinación con la unidad orgánica que lo generó, son quienes resuelven si procede o no la destrucción correspondiente. Artículo 16.- Pueden ser destruidos aquellos documentos que la unidad orgánica de donde proceden considere inactivos, así como aquellos que hayan cumplido treinta años de existencia contados a partir de la fecha en que se produjeron; lo anterior siempre y cuando no se haya determinado previamente que no satisface los requisitos para ser integrados al testimonio histórico. Al acto de destrucción de documentos deben asistir los responsables de la unidad orgánica que los hayan generado, así como los integrantes del área coordinadora de archivo y el Instituto Estatal de Documentación quienes darán constancia por escrito del acto realizado. 11

12 BENEFICIOS Primero: No seguir incumpliendo la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos, y eventualmente no ser sancionados conforme a los artículos del 74 al 81. Segundo: Mayor control de la información para la toma de decisiones. Tercero: Con la implementación de este SGD, el flujo de los archivos será de manera automático y nuestros archivos no se saturarán. Cuarto: Evitar duplicidad de funciones. Quinto: Ahorro en la búsqueda de la información. Sexto: Cumplir con la transparencia. 12

13 COMO CONCLUSIÓN: 1. Optimizar el uso de los recursos públicos y crear un ambiente de transparencia que haga más fluida y frecuente la rendición de cuentas. 2. Asegurar su conservación y custodia, para evitar que se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes y documentos. 13

14 Es cuanto Muchas Gracias 14

15 En el artículo 19 de la Ley Estatal de Documentación y Archivos de Morelos entre otras determina las atribuciones que le corresponden al Instituto Estatal de Documentación: Garantizar la debida y adecuada organización y conservación de la información que posea el Poder Ejecutivo. Organizar cursos seminarios y eventos técnicos y académicos, para promover la adecuada capacitación de las áreas coordinadoras de archivos. Organizar y dirigir el archivo histórico del Estado de Morelos. Administrar el archivo de concentración del Poder Ejecutivo y de las entidades públicas con las que firme convenio. Presentar las denuncias administrativas que correspondan por la no conservación adecuada de los archivos públicos. Monitorear que las áreas coordinadoras de archivos del ejecutivo cumplan con las obligaciones que les establece la presente ley. Monitorear y asegurar la implementación de la administración documental del poder ejecutivo. 15

16 ARTÍCULO 24.- El área coordinadora de archivos tiene las siguientes funciones: I. Definir con el Instituto Estatal de Documentación o el IMIPE, según sea el caso, la implementación de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos. II. Establecer con el titular de la entidad pública la reglamentación referente a los procesos que tengan relación con el flujo de la documentación dentro de la III. misma. Presentar al Consejo de Información Clasificada el manual de procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información. IV. Presentar al Instituto Estatal de Documentación y al IMIPE el plan de trabajo aprobado por el titular de la entidad pública. V. Elaborar, en coordinación con las áreas administrativas de la entidad pública los instrumentos de control archivístico determinados por el Instituto Estatal de Documentación o el IMIPE, según sea el caso. VI. Establecer en conjunción con el Instituto Estatal de Documentación y el IMIPE los programas de capacitación y asesoría archivística para la entidad pública. 16

17 VII. Coordinar con el personal de informática de la entidad pública, los programas destinados a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos. VIII. Apoyar a la Unidad de Información Pública en el cumplimiento al orden archivístico. IX. Definir los criterios archivísticos específicos al interior de la entidad pública para el control administrativo de la documentación, tales como la nomenclatura o los tiempos de actualización de los catálogos de archivo de trámite y de concentración. X. Determinar junto con el titular de la entidad pública el número de áreas responsables de realizar las funciones básicas de control documental. XI. Determinar el formato de inventario que deben realizar las unidades administrativas resultado de los procesos de los sistemas de archivo de trámite y de archivo de concentración. XII. Establecer e implementar los procedimientos de los archivos de trámite y de concentración de conformidad con la presente Ley. XIII. Resguardar los catálogos de información archivística que le sean entregados como resultado de la sistematización del archivo de trámite y de concentración. XIV. Aprobar con el titular de la entidad pública los dictámenes y catálogos de transferencia documental del archivo de concentración al archivo histórico y remitir al Instituto Estatal de Documentación y el IMIPE copia de los mismos. XV. Elaborar con el titular de la entidad pública y el encargado del archivo histórico la propuesta de dictámenes y catálogos de baja documental de la entidad pública, así como remitir al Instituto Estatal de Documentación y al IMIPE copia de la documentación en comento. XVI. Determinar los criterios de identificación de la documentación del archivo histórico y de concentración en posesión de las unidades administrativas de la entidad pública. 17

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