Comité Técnico Interno de Administración de documentos. Dirección General de Administración

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1 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2014 Comité Técnico Interno de Administración de documentos Dirección General de Administración

2 CONTENIDO O 1) Introducción 2) Presentación 3) Objetivo Específico 4) Objetivos Generales 5) Proyectos: a) Proyectos de acciones de desarrollo e instrumentación de la normativa técnica. b) Proyectos de capacitación, especialización y desarrollo profesional del personal archivístico. c) Proyectos para la adquisición, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institución, con base en las condiciones presupuestales de la. d) Proyectos de estudios e investigaciones para la incorporación ordenada de tecnologías de información en el campo de los archivos. e) Proyectos de acciones de difusión y divulgación archivística para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia; f) Proyectos para la Conservación y Preservación de la Información Archivística.

3 g) Proyectos y Planes Preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. 6) Calendario de Actividades. 7) Seguimiento, Informes y Evaluación.

4 1.- INTRODUCCIÓN De conformidad con el artículo 41, 42 y 43 de la Ley de Archivos del Distrito Federal y del numeral de la Circular Uno Bis 2012, se presenta el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014, en el que se contemplan los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se proponen realizar, actualizar y dar continuidad en la durante el ejercicio

5 2.- PRESENTACIÓN El presente Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (P.I.D.A.) ejercicio 2014, tiene el propósito de dar continuidad a los trabajos que están en proceso desde el ejercicio 2013 y los instrumentos archivísticos que tengan que actualizarse o desarrollarse, por lo que se tomará como referente principal, en la materia que nos ocupa, de acuerdo a lo establecido en Ley de Archivos del Distrito Federal y a la Circular Uno Vigente del Distrito Federal, con la finalidad de integrar el Sistema de Archivos de la. La importancia de la ejecución del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014 para la Delegación, es fundamental, para continuar con el proceso de consolidación del Sistema de Archivos, procesar la información generada para agilizar la búsqueda de información solicitada por las unidades administrativas y preservar la memoria documental de la. Coadyuvando en la mejor toma de decisiones de los servidores públicos de este Órgano Político Administrativo.

6 3.- OBJETIVO ESPECIFICO Continuar con la elaboración de los proyectos, acciones, estudios e investigaciones en materia de administración de documentos y archivística que se han manejado con antelación, de conformidad con la Ley de Archivos para el Distrito Federal, la Circular Uno Vigente y demás disposiciones aplicables en la materia.

7 4.- OBJETIVOS GENERALES Continuar con la consolidación del Sistema de Archivo Institucional aplicable en la. Actualizar e Implantar procedimientos que garanticen la correcta clasificación de los Archivos, de acuerdo con los principios universales de procedencia y orden natural. Capacitar a los responsables de las actividades archivísticas, con el apoyo del área de Capacitación.

8 5.- PROYECTOS a) Proyectos de acciones de desarrollo e instrumentación de la normativa técnica Respecto al desarrollo del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico que se presentó en el 2013 de conformidad a lo establecido por Ley de Archivos para el Distrito Federal, algunas acciones e instrumentos que se propusieron quedaron pendientes de continuar por falta de recursos, por lo que en este ejercicio de 2014 se dará continuidad a los programas y proyectos que se mencionan a continuación: Se continuará con la Actualización del Catálogo de Disposición Documental, de conformidad con la nueva estructura de la Dependencia de manera permanente.

9 Se continúa con la elaboración y actualización de los Instrumentos Archivísticos, de conformidad con el artículo 35 de Ley de Archivos del Distrito Federal. b) Proyectos de Capacitación y Desarrollo Profesional del Personal Archivístico. Se continúa llevando a cabo las asesorías y capacitación, considerando lo siguiente: Capacitación a los responsables y personal que desarrolla sus funciones en las Unidades que conforman el Sistema Institucional de Archivos del, con la finalidad de homologar los criterios en la materia. Se desarrollaran Mesas de Trabajo con los titulares de las Unidades Administrativa y los responsables de los Archivos de Tramite con la

10 finalidad de conocer la problemática de cada uno de ellos y resolverla conjuntamente. Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritaria la administración de archivos Promover el desarrollo y formación profesional en materia de administración de archivos Fomentar una nueva cultura archivística a todos los servidores públicos adscritos a la. c) Proyectos para la adquisición de los Recursos Materiales y Humanos de mayor urgencia que requieran los Archivos de la Institución, con base en las condiciones presupuestales de la Se dará continuidad a la solicitud de adquisición de los recursos materiales necesarios durante el 2014, para la organización de los archivos de cada una de

11 las unidades que conforman el Sistema Institucional de Archivos de esta Delegación, atendiendo las condiciones presupuestales de la Dependencia. d) Proyectos de estudios e investigaciones para la Incorporación Ordenada de Tecnologías de Información en el Campo de los Archivos. Se pondrán en marcha acciones permanentes y planeadas para la administración, uso, control y conservación de los documentos en archivo electrónico. Implementar un desarrollo ordenado de la automatización y digitalización de los archivos e imágenes con el apoyo del Área de Informática Elaborar los procesos e instrumentos para clasificar y describir la documentación electrónica, así como para su valoración y disposición

12 e) Proyectos de acciones de Difusión y Divulgación Archivística para el Fomento de una nueva Cultura Institucional en la materia. Se difundirá durante el año en las áreas sustantivas, la importancia de la aplicación de una adecuada administración documental y la aplicación correcta de los instrumentos archivísticos para obtener un acervo cultural que constituya la memoria documental, la que pasará a formar parte del Archivo Histórico de la Delegación. Se analizará la posibilidad de que los acervos documentales se encuentren en posibilidad de procesarse para su difusión y divulgación social, siempre y cuando las unidades documentales no sean de carácter restringido. De esta forma se atenderá al cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.

13 f) Proyectos para la Conservación y Preservación de la Información Archivística. La emprenderá los proyectos necesarios para conservar el patrimonio documental considerando lo siguiente. Se dará continuidad durante el ejercicio 2014 a las gestiones necesarias para que se asigne un espacio al Archivo de Concentración y al Archivo Histórico Delegacional considerando las condiciones de seguridad e higiene adecuadas. Se procurará durante el transcurso del presente año contar con instalaciones, mobiliario adecuado y acceso controlado para conservar y resguardar los archivos como acción permanente. Se preservarán los fondos documentales que se vayan creando y estén bajo resguardo de las Unidades de Archivo de Trámite y de la Unidad de

14 Archivo de Concentración de la Dependencia, tomando en consideración medidas preventivas y correctivas como acción permanente. Se procurará tener los archivos en condiciones ambientales óptimas para conservar y preservar los soportes documentales en las mejores condiciones posibles, sobre todo, los soportes electrónicos que son más sensibles a los cambios de temperatura y humedad como acción permanente. g) Proyectos y Planes Preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. Se realizarán programas preventivos a fin de considerar las situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe en cada una de sus Unidades Archivísticas y establecer las acciones para su cuidado y conservación. Se hará una valoración del equipo y condiciones necesarios, como

15 extintores, ventilación y humedad controlada, operativos periódicos de desinfección y purificación. Se capacitará al personal necesario para enfrentar las situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe con apoyo del Área de Protección Civil Delegacional.

16 6.- CALENDARIO DE ACTIVIDADES Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014 a) Proyectos de acciones de desarrollo e instrumentación de la normativa técnica Actividad ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC Elaborar y/o actualizar los Instrumentos Archivísticos, Elaborar los Manuales de Operación Archivística de la. Actualizar el Catálogo de Disposición Documental de manera permanente.

17 b) Proyectos de Capacitación y Desarrollo Profesional del Personal Archivístico. Actividad ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC Capacitar a los responsables y personal que desarrolla sus funciones que conforman el Sistema Institucional de Archivos de la, con la finalidad de homologar los criterios en la materia. Se desarrollarán mesas de trabajo con los titulares de las Unidades Administrativas y los responsables de los Archivos de Tramite con la finalidad de conocer la problemática de cada uno de ellos y resolverla conjuntamente.

18 Lograr que lo funcionarios de todos los niveles consideren prioritaria la administración de archivos. Promover el desarrollo y formación profesional en materia de administración de archivos.

19 c) Proyectos para la adquisición de los Recursos Materiales y Humanos de mayor urgencia que requieran los Archivos de la Institución, con base en las condiciones presupuestales de la. Actividad ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC Adquisición de recursos materiales necesarios, para la organización de los archivos.

20 d) Proyectos de estudios e investigaciones para la Incorporación Ordenada de Tecnologías de Información en el Campo de los Archivos. Actividad ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC Acciones permanentes para la administración, uso, control, y conservación de los documentos en archivo electrónico. Implementar un desarrollo ordenado de la automatización y digitalización de los archivos e imágenes con el apoyo del Área de Informática Elaborar los procesos e instrumentos para clasificar y describir la Documentación electrónica, así como para su valoración y disposición

21 e) Proyectos de acciones de Difusión y Divulgación Archivística para el Fomento de una nueva Cultura Institucional en la materia. Actividad ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC Se difundirá durante el año en las áreas sustantivas, la importancia de la aplicación de una adecuada administración documental y la aplicación correcta de los instrumentos archivísticos para obtener un acervo cultural que constituya la memoria documental, la que pasará a formar parte del Archivo Histórico de la Delegación. Se analizará la posibilidad de que los acervos documentales se encuentren en posibilidad de procesarse para su difusión y divulgación

22 social, siempre y cuando las unidades documentales no sean de carácter restringido.

23 f) Proyectos para la Conservación y Preservación de la Información Archivística. Actividad ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC Se dará continuidad durante el ejercicio 2014 a las gestiones necesarias para que se asigne un espacio al Archivo de Concentración y al Archivo Histórico Delegacional considerando las condiciones de seguridad e higiene adecuadas. Se procurará durante el transcurso del presente año contar con instalaciones, mobiliario adecuado y acceso controlado para conservar y resguardar los archivos como acción permanente.

24 Se preservarán los fondos documentales que se vayan creando y estén bajo resguardo de las Unidades de Archivo de Trámite y de la Unidad de Archivo de Concentración de la Dependencia, tomando en consideración medidas preventivas y correctivas como acción permanente. Se procurará tener los archivos en condiciones ambientales óptimas para conservar y preservar los soportes documentales en las mejores condiciones posibles, sobre todo, los soportes electrónicos que son más sensibles a los cambios de temperatura y humedad como acción permanente.

25 g) Proyectos y Planes Preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes. Actividad ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGOS SEP OCT NOV DIC Se realizarán programas preventivos a fin de considerar las situaciones de emergencia, riesgo o catástrofe en cada una de sus Unidades Archivísticas y establecer las acciones para su cuidado y conservación. Se hará una valoración del equipo y condiciones necesarios, como extintores, ventilación y humedad controlada, operativos periódicos de desinfección y purificación. Se capacitará al personal necesario para enfrentar las situaciones de

26 emergencia, riesgo o catástrofe con apoyo del Área de Protección Civil Delegacional.

27 7.- INFORMES Y EVALUACIÓN Informes escritos de los resultados de las actividades concluidas para presentar en la evaluación trimestral Evaluaciones parciales trimestrales y evaluación general anual

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