Sistema de Entrega- Recepción y Rendición de Cuentas

Transcripción

1 Sistema de Entrega- Recepción y Rendición de Cuentas Ciudad de México. Febrero

2 Quiénes somos? Somos HIKU Document Business Process, una compañía Mexicana especializada en Tecnología de Administración de Contenido Empresarial (ECM por sus siglas en inglés: Enterprise Content Management) y en Servicios Documentales Integrales, los cuales ponemos a tu disposición para ayudarte en el proceso de Entrega-Recepción y Rendición de Cuentas. Contamos con servicios de: + Consultoría y asesoría + Digitalización de documentos + Resguardo de documentos + Hosting HIKU cuenta con soluciones avanzadas para gestionar el proceso de creación de documentos digitales requerido en la entrega-recepción que incluye: digitalización, indexación, control del proceso de generación de documentación e informes de actividad. 2

3 Objetivo del proceso + Divulgar información sobre la gestión por medio de la elaboración y difusión de un Informe de Rendición de Cuentas. + Lograr un proceso ordenado de entrega-recepción de las dependencias y entidades de los asuntos a cargo a la siguiente administración. + Generar la documentación probatoria que acompañe a los informes elaborados y asegurar su debido resguardo. + Cronograma para la elaboración del Informe. + Informe de Rendición de Cuentas de la Administración en versión final (por dependencia / entidad) en versiones electrónica e impresa con la firma del titular, difundido por internet. + Informe Presupuestario o estados financieros para el periodo 1 enero de agosto Acta de entrega recepción con diversos anexos. + Libros blancos y/o Memorias documentales. 3

4 Control de los procesos Sistema Entrega-Recepción y Rendición de Cuentas Marco de colaboración Control del flujo documental 4

5 Soporte a sub-procesos 1 ASESORÍA al PROCESO 2 SOPORTE al PROCESO 3 GESTIÓN DOCUMENTAL 4 ELABORACIÓN de las VERSIONES 5 REMISIÓN CAPACITACIÓN AUTOMATIZACIÓN BPM CAPTURA de INFORMACIÓN (DIGITALIZACIÓN en sitio) Gestión de Versiones: revisión, integra, para remisión, FORMATOS de ENVÍO PLANIFICACIÓN del PROCESO SEGUIMIENTO por HITOS CAPTURA de INFORMACIÓN ELECTRÓNICA Seguridad en el DOCUMENTO INDICADORES de SEGUIMENTO ASESORÍA NORMATIVA para la CORRECTA INTEGRACIÓN del IRC y LB e-desarrollo de FORMATOS de USO INDEXACIÓN en ENTORNO ECM Compartición e intercambio de información INFORMES de SEGUIMENTO GESTION de los ARCHIVOS Físicos y Digital 5

6 Módulos funcionales Soporte a estructuras documentales Entorno de colaboración. Compartir e intercambiar información Elaboración de documentación Captura de documentación física Acta de E y R Informe RC Libros Blancos Memorias documentales Captura de documentación electrónica Control de revisión y aprobación ENTIDAD Digitalización Publicación Web Ingreso de correspondencia Flujo de Trabajo Colaborativo Usuarios Autorizados Repositorio Central Común Auditoría y supervisión Trazabilidad de los documentos físicos y electrónicos Gestión unificada del documento electrónico y físico Plataforma ECM Archivo 6

7 Objetivo y alcance Objetivos: + Facilitar y agilizar los procesos de elaboración, validación y publicación de los Planes de Acción, garantizando la integridad de la documentación asociada durante todo el proceso mediante el control de versiones, formatos y asociaciones documentales. + Definir los procedimientos del ciclo de vida documental, de acuerdo a la identificación de modelos de descripción y lineamientos establecidos por la SFP. + Proporcionar mecanismos que permitan la trazabilidad de los diferentes estados por los que pasan los documentos (elaboración, aprobación, etc.). Alcance: + Plataforma tecnológica: completando la infraestructura física y lógica de gestión de contenidos y documental. + Modelo de gestión: definiendo el modelo conceptual para la creación, revisión, aprobación y publicación de los IRD y LB (MD). Implementando el modelo de gestión y consulta necesario para su gestión. + Asesoría / Gestión del cambio: contemplando diversas actuaciones para asegurar el éxito del proyecto como la formación a técnicos y gestores, soporte funcional y técnico y difusión. 7

8 Cumplimiento requerimientos (i) Estandarización de los procesos para todos los roles de la Entidad tanto como responsabilidades implicados: + Flujos de trabajo internos para la coordinación, registro, consolidación y validación. + Flujos de trabajo externos de la entidad con las unidades de SFP. + Control sobre la totalidad de los procesos relacionados con la conformación de IRC y LB. + Capacidades analíticas sobre el desempeño del proceso. Coordinación Informes de seguimiento Cuadros de mando Registro Consolidación Validación 8

9 Cumplimiento requerimientos (ii) Captura de documentación que minimice el impacto en las labores del día a día: + Captura en la Entidad: + On-line o diferida + Centro de Tratamiento Documental en la Entidad + Captura fuera de la entidad: + Centro de Tratamiento Documental externalizado Soporte a la indexación de documentos: + físicos y/o electrónicos + nueva documentación (formularios, plantillas, ) 9

10 Cumplimiento requerimientos (iii) Herramienta documental colaborativa: + Flujos de trabajo internos para la coordinación, registro, consolidación y validación. + Escalamiento de problemas/retrasados. + Reasignación de tareas. + Promoción automática del ciclo de vida del documento. 10

11 Cumplimiento requerimientos (iv) Reportes de completitud: + Reportes detallados de avance (Avance por índice de Libro Blanco). + Reportes generales de avance (Avance por Libros Blancos). + Visibilidad del Proceso para control y monitoreo ( En qué parte del proceso está el documento X?, Cuántos documentos está elaborando Autor Y, o en revisión el Revisor Z?) 11

12 Cumplimiento requerimientos (v) Solución heredable a la siguiente Administración: + Permite documentar acciones de gobierno según se ejecutan. + Generación de media auto-consultable protegida por palabra clave. + Migración de Información al sistema de Archivística bajo el Cuadro de Clasificación Institucional bajo lineamientos del IFAI. + Solución escalable para cubrir más requerimientos a futuro. + Integración con el Sistema de Control de Gestión actual o futuro. + Integración de Libros Blancos. + Gestión de transparencia. 12

13 En qué te ayuda nuestro Sistema? + A integrar la Información para la Entrega-Recepción y Rendición de Cuentas, elaborando Carpetas Ejecutivas con formatos electrónicos. + Dada la necesidad de poder tener una vista Macro del avance del proceso, existen reportes con indicadores de avances y/o cumplimiento. + En la estandarización del procesos para todos los organismos de la misma dependencia. +Utilizar la información generada con anterioridad para otros fines. + A tener un control sobre la totalidad del proceso ya que no es posible empezar una etapa, hasta no dar por terminada la anterior. HIKU cuenta con amplia experiencia en proyectos de Gestión Documental Corporativa y tenemos un enfoque hacia los procesos. Nos preocupa cómo ayudarte a realizar las tareas de una manera más sencilla y eficiente y de esta forma lo reflejamos en la solución propuesta 13

14 Gracias! Comentarios y preguntas Sistema de Entrega-Recepción y Rendición de Cuentas 14