Fundación Área de Gestión de Procesos Concha y Toro

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1 Fundación Área de Gestión de Procesos Concha y Toro Junio, 2012

2 AGENDA 1. Porqué se formó el área de? 2. Objetivos fundamentales del área 3. Visión y Misión del área 4. Hitos Área Gestión de Procesos 5. Estructura futura del área 6. El modelo de servicios 7. Dueños de Procesos 8. Articulación con otras áreas 9. Herramienta sistémica utilizada 10. Proyecto de aprendizaje 2

3 1. Porqué se formó el área de? Problemas Detectados Incipiente definición de los de la organización Falta de una metodología concreta y conocida para la mejora de Falta de disciplina y marco conceptual para permitir la mejora continua Debilidad en incentivos basados en Oportunidades Cultura organizacional ágil Apertura al cambio Motivación Ganas de hacerlo bien Crecimiento internacional Mejora sustancial en el rendimiento de 3

4 2. Objetivos fundamentales del área Lograr casos de éxito relevantes, que interesen a otros a sumarse a la iniciativa. Requiere especialización en la implementación de proyectos, con una metodología definida y eficiente para esto. Entregar al negocio un lenguaje y metodologías comunes, con las cuales permitir avanzar de manera estandarizada en mejoras. Permite que el negocio se vaya empoderando sobre sus. El negocio sebe ser apoyado por metodologías y conocimientos del área de. Entregar a la alta dirección un lenguaje y una visión sobre la gestión de, facilitando el futuro camino a recorrer. Es necesario demostrar los beneficios de gestionar los, entregando una visión de de la organización y del futuro camino. 4

5 3. Visión y Misión del Área Visión: Entregar valor a los clientes a través de que se adaptan permanentemente a sus necesidades y mantienen a la empresa eficiente y sustentan su crecimiento. Misión Fomentar una cultura de, a través de conocimientos, metodologías y mecanismos de gestión medibles que permitan mejorar la operación de manera sostenida en el tiempo Procesos es la herramienta para materializar de manera ágil la estrategia de la empresa 5

6 4. Hitos Área Gestión de Procesos Generación del área (Sep 2010) Implementación de sistema ARIS (Dic 2010) Inicio de dos proyectos de mejora en áreas I&DP y Programación de la Producción (Nov 2010 y Mar 2011) Inicio proyecto documental área de Envasado (May 2012) Definición de perfiles y contratación de dos Ingenieros de Procesos para formar el área de Gestión de Procesos (Oct 2010 Ene 2011) Capacitaciones al área Gestión de Procesos(Oct 2010 y Mar 2011) Inicio de dos proyectos de mejora en áreas Servicio al Cliente y Abastecimient o (Ene 2012) 6

7 5. Estructura futura del área LARGO PLAZO AÑO 2011 AÑO Gerente de Gestión de Procesos y TI - 2 Ingenieros de Procesos - Gerente de Gestión de Procesos y TI - 4 Ingenieros de Procesos - Gerente de Gestión de Procesos y TI - 1 Jefe de Procesos - 1 Jefe de Proyectos - 1 Administrador de Procesos - 4 Ingeniero de Procesos 7

8 PROCESOS DE GESTIÓN MP01Trasladar la estrategia a los MP02 Identificación de demanda BPM y su análisis MP03 Planeación de desarrollo de servicios BPM 6. El modelo de Servicios MP04 Programación de servicios BPM MP05 Monitoreo de servicios BPM MP06 Evaluación de resultados BPM MP07 Diseminación de una cultura BPM SERVICIOS COMPLEMENTARIOS CS01 Mejora orientada cuantitativamente CS02 Implementación de modelos de referencia SERVICIOS PRINCIPALES MS01 Mantenimiento de la arquitectura de MS02 Modelación de (as-is) MS06 Medición del desempeño de MS07 Entrenamiento y educación en CS06 Auditoría de CS07 Gestión del riesgo y control interno CS03 Especificación de sistemas MS03 Mejora de (to-be) MS08 Process Compliance CS08 Gestión de competencias CS04 Automatización de MS04 Documentación de MS09 Gestión de la madurez de CS09 Gestión de proyectos de mejora CS05 Gestión de reglas de negocio MS05 Gestión del proceso de cambio MS10 Benchmarking de e innovación CS10 Gestión de costos de TECNOLOGÍAS T01 Workflow T02 BI T03 Simulación T04 SOA T05 BAM T06 BRMS T07 ECM T08 CEP PROCESOS DE SOPORTE SP01 Administración de repositorio de modelos SP02 Administración de roles y responsabilidades BPM SP03 Administración del portfolio de servicios BPM SP04 Administración de recursos humanos BPM SP05 Administración del presupuesto BPM 8

9 PROCESOS DE GESTIÓN MP01Trasladar la estrategia a los MP02 Identificación de demanda BPM y su análisis MP03 Planeación de desarrollo de servicios BPM Situación Actual MP04 Programación de servicios BPM MP05 Monitoreo de servicios BPM MP06 Evaluación de resultados BPM MP07 Diseminación de una cultura BPM SERVICIOS COMPLEMENTARIOS CS01 Mejora orientada cuantitativamente CS02 Implementación de modelos de referencia SERVICIOS PRINCIPALES MS01 Mantenimiento de la arquitectura de MS02 Modelación de (as-is) MS06 Medición del desempeño de MS07 Entrenamiento y educación en CS06 Auditoría de CS07 Gestión del riesgo y control interno CS03 Especificación de sistemas MS03 Mejora de (to-be) MS08 Process Compliance CS08 Gestión de competencias CS04 Automatización de MS04 Documentación de MS09 Gestión de la madurez de CS09 Gestión de proyectos de mejora CS05 Gestión de reglas de negocio MS05 Gestión del proceso de cambio MS10 Benchmarking de e innovación CS10 Gestión de costos de TECNOLOGÍAS T01 Workflow T02 BI T03 Simulación T04 SOA T05 BAM T06 BRMS T07 ECM T08 CEP PROCESOS DE SOPORTE SP01 Administración de repositorio de modelos SP02 Administración de roles y responsabilidades BPM SP03 Administración del portfolio de servicios BPM SP04 Administración de recursos humanos BPM SP05 Administración del presupuesto BPM 9

10 PROCESOS DE GESTIÓN MP01Trasladar la estrategia a los MP02 Identificación de demanda BPM y su análisis MP03 Planeación de desarrollo de servicios BPM Situación Deseada MP04 Programación de servicios BPM MP05 Monitoreo de servicios BPM MP06 Evaluación de resultados BPM MP07 Diseminación de una cultura BPM SERVICIOS COMPLEMENTARIOS CS01 Mejora orientada cuantitativamente CS02 Implementación de modelos de referencia SERVICIOS PRINCIPALES MS01 Mantenimiento de la arquitectura de MS02 Modelación de (as-is) MS06 Medición del desempeño de MS07 Entrenamiento y educación en CS06 Auditoría de CS07 Gestión del riesgo y control interno CS03 Especificación de sistemas MS03 Mejora de (to-be) MS08 Process Compliance CS08 Gestión de competencias CS04 Automatización de MS04 Documentación de MS09 Gestión de la madurez de CS09 Gestión de proyectos de mejora CS05 Gestión de reglas de negocio MS05 Gestión del proceso de cambio MS10 Benchmarking de e innovación CS10 Gestión de costos de T01 Workflow Servicios ofrecidos por el Área de Procesos T02 BI PROCESOS DE SOPORTE T03 Simulación TECNOLOGÍAS T04 SOA T05 BAM T06 BRMS T07 ECM T08 CEP Servicios ofrecidos por otras áreas, pero articulados por el Área de Procesos SP01 Administración de repositorio de modelos SP02 Administración de roles y responsabilidades BPM SP03 Administración del portfolio de servicios BPM SP04 Administración de recursos humanos BPM SP05 Administración del presupuesto BPM 10

11 6.1 Etapa I: Incorporación de proceso a gestión Objetivo Incorporar un proceso al mecanismo de gestión, realizando las definiciones básicas (nombre, alcance, modelo y dueño) para su gestión Servicios involucrados 1. Modelación del proceso (as-is): A través de la definición de información básica sobre el funcionamiento actual del proceso (SIPOC RECI BPMN) 2. Mantenimiento de la arquitectura A través de la ubicación del proceso dentro de la arquitectura empresarial 3. Gestión de la madurez de los A través de la evaluación del estado actual de madurez del proceso de acuerdo al modelo de madurez de facilitadores de M. Hammer 4. Medición del desempeño A través de la definición de las métricas del proceso y la medición del desempeño actual del proceso 5. Entrenamiento y educación en A través de la capacitación de los ejecutores en metodologías y definiciones básicas sobre 6. Gestión del riesgo y control interno A través de la incorporación de los mecanismos de control y definición de riesgos en la documentación corporativa del proceso 11

12 6.1 Etapa I: Incorporación de proceso a gestión Definir atributos básicos del proceso Realizar levantamiento del proceso Definir cartera de mejoras Entregar gestión a dueño de proceso - Nombre - Alcance - Ubicación en arquitectura empresarial - Dueño de proceso - SIPOC - RECI - Modelo de proceso - Madurez facilitadores - Validación auditorías y definiciones de riesgos - Métricas - Entrenamiento de ejecutores en - Mejoras a la sustentabilidad - Mejoras al desempeño - Presentación de cierre - Acceso a flujos de (ARIS) - Operación de métricas 12

13 6.2 Etapa II: Implementación de proyectos de mejora Objetivo Modificar la operación y/o infraestructura de un proceso de negocio con la finalidad de obtener un aumento en el desempeño, según sus indicadores. Servicios involucrados 1. Mejora de (to-be) A través de la especificación del modelo de proceso deseado, y la definición de los proyectos de mejora relacionados con el cambio 2. Especificación de sistemas A través de la entrega del modelo de proceso diseñado 3. Gestión del cambio A través de la coordinación con RRHH, para gestionar los aspectos del proyecto de mejora que impacta a las personas 4. Gestión de proyecto de mejora A través del Jefe de Proyectos BPM, quien controlará el avance, el alcance y el uso de recursos en la ejecución de cada uno de los proyectos de mejora 13

14 6.2 Etapa II: Implementación de proyectos de mejora Etapa de implementación del proyecto Entregar gestión a dueño de proceso Evaluar mejoras y realizar caso de negocio Decidir ejecución proyecto de mejora Definir y validar operación futura del proceso Implementar proyecto de cambio en el negocio Actualizar definición proceso en Arq. Empresarial Realizar auditorías y validar funcionamiento nuevo proceso Etapa de definición del proyecto de mejora. Se realiza el caso de negocio y se consiguen los fondos necesarios para su ejecución. Gestionar el cambio en el proceso Etapa de actualización de la definición del proceso y validación de la nueva operación 14

15 7. Dueños de proceso Es necesario posicionar en Concha y Toro el concepto El dueño de proceso es el responsable por el diseño, la madurez y el desempeño de los Y para hacerlo de manera exitosa, cuenta con el apoyo del Área de Procesos y sus especialistas 15

16 7. Dueños de Proceso Quién designa a los dueños de proceso? El Gerente del área funcional más relevante con la ayuda del área Procesos Qué perfil debe tener el dueño de proceso? Depende del nivel de madurez necesario para el proceso Personas que tengan comunicación con sus clientes Qué habilidades requiere un dueño de proceso? Definición de métricas Modelación básica Conocimiento sobre el modelo de madurez Cómo se mide el desempeño de los dueños? (responsabilidades) Conformidad del proceso con auditoría Desempeño del proceso Nivel de madurez del proceso Según cumplimiento de métricas definidas El dueño de proceso es el responsable por el diseño, la madurez y el desempeño de los 16

17 8. Articulación con otras áreas Procesos RRHH Dueño de proceso TI Auditorías 17

18 9. Herramienta Sistémica Utilizada 9.1 Implementación de ARIS ARchitecture of Integrated information Systems, herramienta y marco de trabajo de modelación. Concepto utilizado para describir modelos de negocio. Se implementó el sistema a nivel compañía durante el año 2011, incorporando los levantados en los distintos proyectos en ejecución y la estructura organizacional general de la empresa. 18

19 9.2 Modelación de flujos en plataforma ARIS 19

20 9.3 Obtención de documentación a través de ARIS 20

21 9.4 Publicación de flujos en página web ARIS Business Publisher 21

22 10. Proyecto de Aprendizaje

23 10.1 Proyecto Creación de Productos Proyecto Creación de Productos de la Subgerencia de Investigación y Desarrollo de Productos (ex Packaging) 1. Levantamiento y documentación de proceso As Is y To Be Levantamiento y documentación en ARIS de los 18 de la Subgerencia Mar Sep Diseño e implementación de sistema informático para gestión de solicitudes de Modificación de Productos y Ampliaciones de Productos en nuevos mercados. Etapa de diseño del sistema (requerimiento funcional) Feb May 2011 Etapa de Licitación empresa Jun Ago 2011 Inicio proyecto de elaboración sistema de solicitudes Ago Diseño de nueva estructura organizacional que se ajuste a los nuevos Definición de nueva estructura organizacional (perfiles de cargo) Feb 2011 Evaluación interna y búsqueda de candidatos Mar 2011 a la fecha Lanzamiento nueva estructura organizacional a nivel compañía con nuevo nombre Subgerencia de Investigación y Desarrollo de Productos Sep Implementación de sistema InDesign que optimiza el trabajo de los diseñadores del área. Capacitaciones a grupos de usuarios Mar 2011, Oct 2011, Nov 2011 y Abr 2012 Traspaso de archivos gráficos desde Freehand a InDesign May Dic 2012 Elaborar plantillas masivas por producto May - Dic

24 Cualitativos Beneficios obtenidos Transparencia de funciones y actividades a realizar por cada rol en la Subgerencia (redefinición de funciones) Incorporación de incentivos a trabajadores por desempeño y metas a cumplir Procesos bien definidos, acotados, actualizados y almacenados en un sistema único (ARIS), que se auditarán para cumplimiento Dueños de reconocidos a nivel compañía y responsables por el desempeño de sus Optimización en trabajo de diseño de archivos gráficos Obtención de reportes automáticos para mejorar la gestión de los Repositorio único a nivel de compañía con información legal de países para elaboración de etiquetas (base de datos Corporativa) 24

25 10.2 Beneficios obtenidos Cuantitativos: antes no existía medición 25

26 Cuantitativos 10.2 Beneficios obtenidos Proyectos Equipo Desarrollo 26

27 10.3 Otros antecedentes relevantes Cambio de Estructura Organizacional Organigrama Anterior (35 personas) Subgerente de Packaging Jefe Proyectos Jefe Desarrollo Packaging Jefe Adm y Control Asistentes Proyecto (4) Diseñador (4) Project Manager (3) Ingeniero de Procesos (1) Supervisor Packaging (1) Control (2) DR Diseño (1) Ingeniero Adm y Control (1) Asistente Diseño (3) Diseñador (3) Asistente Packaging (1) Gestión de Datos Maestro (GDM) (7) 27

28 10.3 Otros antecedentes relevantes Cambio de Estructura Organizacional Organigrama Actual (32 personas) 28

29 Fundación Área de Gestión de Procesos Concha y Toro Junio, 2012

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