CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 2015

Transcripción

1 MODULO I ASPECTOS GENERALES COMITÉ DE INFORMACIÓN ÁRE A COORDINADORA DE ARCHIVOS NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS Registro de coordinadores de archivos. Fecha límite: 2 de abril de 2004 Establecimiento de criterios específicos para procedimientos y organización de archivos. Establecimiento de un programa de capacitación y asesoría archivística. INSTRUCCIONES EN CINCO Indicar con Sí o No según corresponda Señalar el mes del año en que se realizó o se programa realizar esta acción Indicar el número de servidores públicos que se ha capacitado y los que se programa capacitar Marzo (1) Junio Se ratificó al AGN Se inicio en Enero (37) Mayo (18) Junio (21) Marzo Se notificó al AGN cambio del coordinador Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transferencia y los Archivos de la Administración Pública y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos (DOF 27/07/2011) de requerimientos del INSP de requerimientos del INSP Se modificará en caso de cambio de requerimientos del INSP Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos Elaboración del Cuadro de clasificación de archivos. Fecha límite: octubre de 2004 Elaboración del Catálogo de disposición documental. Fecha límite: octubre de 2004 Describir brevemente las aplicaciones que se van a desarrollar en cada año Indicar con Si o No si se efectuó su elaboración. Indicar con Si o No si se efectuó su elaboración. Se firmó el convenio con el AGN para el uso del Sistema de Administració n de Archivos Diciembre (Se elaboró) Diciembre (Se elaboró) Se espera la capacitación para la aplicación del sistema Febrero (se envío al AGN) Febrero (se envío al AGN) Se retomará el convenio y capacitación con el AGN para el uso del Sistema de Administración de Archivos No se realizó actualización, en virtud de que no hubo solicitudes de modificación por parte de las Unidades Administrativas No se realizó actualización, en virtud de que no hubo solicitudes de modificación por parte de las Unidades Administrativas Se prevé realizar actualiza ción en el año Se prevé realizar actualiza ción en el año

2 Diseño de formatos para inventarios de archivos. Diseño e integración de la Guía Simple de Archivos de Tramite Fecha límite: 1 de enero de 2005 Indicar Sí o No en cuanto a la realización del diseño de formatos. SI SI SI SI SI SI Indicar el porcentaje de avance. 100% 100% 100%, se actualiza cada año

3 MODULO II ARCHIVOS DE TRÁMITE ARCHIVO DE TRAMITE INSTRUCCIONES EN CINCO Designación del responsable(s) del archivo de trámite. Incorporación de procedimientos de archivo de trámite en manual de procedimientos Registro de correspondencia de entrada y salida en formatos con elementos de descripción obligatorios. Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas Elaboración de Inventario documental. Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad) Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. administrativas en que ha sido designado el responsable Indicar el mes del año en que se llevará a cabo. administrativas en que se implementará esta Indicar el porcentaje en que se programa llevar a cabo esta Indicar el porcentaje en que se programa llevar a cabo esta administrativas en que se ha implementado esta administrativas en que se ha implementado esta 100% Se modificará en caso de cambio Junio * nota: El INSP no cuenta con archivo de trámite general, éste está en cada una de las áreas. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transferencia y los Archivos de la Administración Pública y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos (DOF 27/07/2011, última reforma 23/11/2012) Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transferencia y los Archivos de la Administración Pública y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos (DOF 27/07/2011, última reforma 23/11/2012) 100% 10% 30% 10% 10% 50% 50% 50% 40% (Se está implementando un programa prueba piloto Sistema de control documental ) Se implementó el Sistema, está en proceso de pruebas Se prevé que esté funcionando en su totalidad en

4 MODULO III ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INSTRUCCIONES MAS DE 5 Establecimiento de procedimientos para la recepción de archivos semiactivos y control de préstamo de expedientes Establecimiento de sistemas para el control de préstamo de expedientes Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el acervo de concentración. Promoción y dictamen de disposición documental. Rescate y transferencias documentales al archivo histórico. Organización de archivos que están en custodia. Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia. Instrumentación de mecanismos automatizados para el control de archivos de concentración. Establecimiento de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). Señalar el mes del año en que se realizó o se programa realizar esta administrativas en que se implementará esta Señalar el porcentaje por año en que se realizará esta Anotar el número de procesos efectuados por año. Anotar el número de procesos efectuados por año. Anotar el número de archivos organizados. Anotar el número de archivos descritos Indicar cuándo se lleva a cabo. Indicar el porcentaje por año en que se implementará esta Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para la Transferencia y los Archivos de la Administración Pública y el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivos (DOF 27/07/2011, Última reforma 23/11/2012) 100% 100% 100% 10% 50% 50% 60% 10% Se firmó el convenio con el AGN para el uso del Sistema de Administración de Archivos Permanente 300 * 150 * 150 * 150 * * 150 * 50 * 100 * 100 Se espera la Se retomará el convenio y capacitación capacitación con el AGN para para la el uso del Sistema de aplicación del Administración de Archivos sistema 70% (Espacios y Mobiliario cubiertos) 30% (Medidas de seguridad) 30% (Medidas de seguridad sigue pendiente) Se retomará el convenio y capacitación con el AGN para el uso del Sistema de Administración de Archivos Por falta de presupuesto no se ha cumplido con las medidas de seguridad Queda sujeto al presupuesto Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Señalar en qué año se realizará esta (Se está implementando un programa prueba piloto Sistema de control documental ) *Cajas de expediente correspondientes a 4 unidades administrativas (UCP, Contabilidad, Servicios Generales, DAF, CISP, CIEE, Planeación, Asuntos Jurídicos, SAC y CISEI) Se implemento el Sistema, está en proceso de pruebas Se prevé que esté funcionando en su totalidad para

5 MODULO IV ARCHIVOS HISTÓRICOS ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INSTRUCCIONES EN CINCO Recepción de archivos con valor histórico. Organización de archivos históricos. Señalar los metros lineales recibidos. Señalar los porcentajes en que se realizará esta Señalar los porcentajes en que se realizará esta Señalar en qué año se programa llevar a cabo esta Señalar en qué año(s) se programa esta Señalar en qué año se programa esta Nota: El INSP todavía no cuenta con un archivo histórico institucional. Elaboración de instrumentos de consulta. Señalar en qué año se programa llevar a cabo esta Establecimiento de programas de conservación. Establecimiento de programas de difusión. MAS DE 5