HERRAMIENTAS GENERALES PARA LA DEPURACIÓN DOCUMENTAL LIC. YIGAL TERAN RIVERA

Transcripción

1 HERRAMIENTAS GENERALES PARA LA DEPURACIÓN DOCUMENTAL LIC. YIGAL TERAN RIVERA

2 Objetivo: Que los participantes identifiquen el concepto de depuración de documentos públicos para que puedan implementarlo en sus unidades administrativas y sea mas eficiente la función de la administración documental.

3 Interpretaciones del concepto Archivo: 1.Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral y por todo servicio y organismo público o privado en ejercicio de su actividad.

4 Interpretaciones del concepto Archivo: 2.Institución responsable de la recepción, producción tratamiento, inventariado, conservación y servicios de los documentos.

5 Interpretaciones del concepto Archivo: 3.Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

6 TIPOS DE ARCHIVO: Archivo de Trámite: En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas. Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser debidamente capacitado para cumplir las funciones inherentes a sus funciones.

7 TIPOS DE ARCHIVO: Archivo de Concentración : Los sujetos obligados oficiales deberán contar con un archivo de concentración, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico que debe mantenerse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.

8 TIPOS DE ARCHIVO: Archivo Histórico: Unidad administrativa responsable de administrar, organizar describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional.

9 La administración de documentos: Enfatiza la necesidad de prestar constante atención al ciclo vital de los documentos, desde su creación inicial hasta su eliminación final o asignación a los archivos institucionales. Enfatiza el método permanente para mejorar la tramitación de escritos del gobierno.

10 Vinculación entre la administración de documentos y un gobierno abierto: 1.- Transparencia: Fomenta y promueve la rendición de cuentas del gobierno ante la ciudadanía transparencia archivos municipales. 2.-Colaboración: compromiso de los ciudadanos a trabajar en conjunto con el gobierno consulta fácil, información clara. 3.- Participación: Favorece el derecho a la ciudadanía de una participación activa garantía individual de contar con registros y archivos.

11 Vinculación entre la administración de documentos y un gobierno abierto: *Mejora en los registros públicos. *Facilidad para tramites y consultas. *Fomenta estrategias para un mejor gobierno electrónico, es decir, mejora la disponibilidad de la información del gobierno mediante el internet.

12 Fases documentales: Es el periodo de vida de un documento, el cual consta de tres fases activa, semiactiva e inactiva, es decir el proceso que sigue la documentación desde su producción hasta su conservación o eliminación.

13 Fases documentales: ACTIVA SEMIACTIVA INACTIVA

14 CICLO VITAL DE LA DOCUMENTACIÓN: VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS A L F I T E ADMINISTRATIVO LEGAL O JURIDICO FISCAL O CONTABLE INFORMATIVO TESTIMONIAL EVIDENCIAL CONSERVACIÓN P V PERMANENTE VIGENCIA (EN AÑOS) DEPURACIÓN H E HISTORICO (NO) ELIMINACIÓN

15 Valoración Documental: Son los valores que poseen los documentos en sus distintas modalidades. El objetivo de la valoración de documentos es alcanzar un máximo de eficiencia y economía en el manejo documental.

16 Los documentos se clasificarán de acuerdo a los siguientes valores: a).- Jurídico o legal b).- Administrativo c).- Fiscal, o Contable

17 Se clasificarán como documentos con valor legal, aquellos que en función de sus atribuciones se generan, reciben y/o conservan el ejercicio de derechos y obligaciones, regulados por el derecho en la materia dando testimonios ante la Ley. Los documentos con valor legal se clasificaran, en los siguientes tipos: a) Leyes b) Reglamentos c) Interposición de recursos administrativos d) Actas administrativas o circunstanciales e) Decretos y Acuerdos f) Títulos de propiedad

18 Se clasificarán como documentos con valor administrativo aquellos elaborados, recibidos y conservados por la Unidad Administrativa, en función de la organización, procedimientos, actividades o acciones derivadas de las atribuciones delegadas a la misma en particular y a la Dependencia en general, y que además no tiene valor legal o contable. Los documentos administrativos están supeditados a la gestión del trámite, por lo tanto su conservación en archivos de trámite o su transferencia al archivo de concentración depende del desahogo de asuntos o del uso y consulta en la unidad administrativa.

19 Los documentos con valor administrativo se clasificaran, en los siguientes tipos: a).- Estudios de proyectos b).- Informes de labores o reportes de actividades c).- Actos de reuniones d).- Invitaciones a reuniones y eventos e).- Minutarios-correspondencia f).- Requisiciones de materiales g).- Bitácoras

20 Se clasificarán como documentos con valor fiscal o contable los documentos con información consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos contabilizadores o de afectación contable, justificatorios y comprobatorios del ingreso y gasto público.

21 Los documentos con valor fiscal o contable se clasificaran, en los siguientes tipos: a).-libros de contabilidad: Documentos en los que se asientan las operaciones financieras (ingresos y egresos) efectuadas en un área gubernamental. b).-registros contables: Documentos que comprueban las actividades cuantificables en dinero relativo a deudores, acreedores, proveedores, bancos y erogaciones por recuperar presupuestalmente. c).-documentación comprobatoria y justificativa de Ingresos al Gasto Público: Es la documentación que comprueba las operaciones financieras del libro de contabilidad. d).-nóminas. e).-documentos que se refieren a asuntos presupuestales

22 Qué es la depuración? Es la eliminación física de documentos los cuales ya cumplieron su función y plazos determinados en el catálogo de disposición documental, debe de acompañarse de técnicas de selección y asentarse en una acta.

23 Técnicas de selección: Selección documental preliminar: técnica que permite identificar y separar los documentos duplicados y/o de nulo valor administrativo de los expedientes en archivo de tramite, actividad antes de realizarse la transferencia a un archivo de concentración.(se hace en el archivo de trámite)

24 Técnicas de selección: Selección documental final: técnica que permite identificar y separar todo un conjunto de documentos (series documentales) considerando conservar el valor de su información de aquellos que deben de eliminarse por su irrelevancia. (se hace en archivo de concentración)

25 Propósito de la depuración: Que las unidades administrativas de cada dependencia gubernamental, logren una correcta y oportuna transferencia, tanto en la conservación de la memoria documental y/o la eliminación de documentación no importante.

26 Tiempos de la depuración: 1.- Se debe de considerar el tiempo estipulado en el Catálogo de disposición Documental de cada dependencia gubernamental. 2.-Se recomienda sea antes de la saturación del archivo institucional. 3.-Tratandose de documentos administrativos el tiempo de depuración que se recomienda es entre 1, 3 o 6 años antes de la entrega-recepción. 4.-Tratandose de documentación fiscal o contable se recomienda esperarse hasta los 12 años que marca la normatividad. (art. 133 Reglamento de la Ley de presupuesto de egresos, contabilidad gubernamental y gasto publico estatal.) 5.- La documentación una vez que se ha considerado histórica jamás podrá ser eliminada.

27 Qué es un catálogo de disposición documental? Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de documentación la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final de los documentos.

28 Código Niveles Plazos de Conservación Técnicas de selección Observaciones Información Serie y subserie documental Valoración Primaria A L F Vigencia AT AC T Eliminación Conservación Muestreo Reservada Pública 3S SOPORTE ADMINISTRATIVO 3S.1 Viáticos y Gastos de Camino 3S.1.1 Solicitud X X 3S.1.2 Registro de Pólizas X X 3S.1.3 Informes de Comisión X X 3S.2 Fondo Revolvente 3S.2.1 Gastos X X 3S.2.2 Comprobaciones X X 3S.2.3 Cheques X X 3S.3 Pago de Servicios 3S.3.1 Requisiciones X X 3S.3.2 Almacén X X 3S.3.3 Facturación X X

29 Categorías de documentos depurables mas usuales: *Formatos en blanco, no utilizados, en desuso o no actualizados. *Publicidad impresa(oferta de productos, seminarios, eventos, revistas, boletines etc.) siempre que no sean comprobatorios de un contrato. *Copias de normatividad interna y externa(leyes, decretos, reglamentos,acuerdos circulares). *Documentos de carácter social, tales como invitaciones, tarjetas etc. *Borradores, papeles de trabajo. *Correspondencia. *Minutarios. *Reporte e informes de actividades ya culminadas *Bitácoras

30 Quiénes son responsables de depurar documentos públicos?

31 Consecuencias de No depurar documentación: 1.-Conservación de documentos que no son importantes. 2.- Acumulación de documentos excesivos. 3.-Carencia de espacios físicos (estantería, archiveros, repisas etc.) 4.-Gastos innecesarios (papelería, carpetas, cajas, folders, plumones etc.) 5.-Falta de gestión y calidad en tramites administrativos. 6.- Manejo y Localización rápido y sencillo. 7.- Falta de acceso a la información publica, transparencia y rendición de cuentas

32 Lic. Yigal Terán Rivera Dirección: Dr. Hoffer No. 65 entre Galeana y Bravo colonia Centenario. Teléfonos: , y

33 CONTACTO CON LOS VOCALES DEL INSTITUTO: Lic. Francisco Cuevas Sáenz Lic. Martha Arely López Navarro Mtro. Andrés Miranda Guerrero Tel: