INFORME DE AVANCES EN LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUIATRIA RAMON DE LA FUENTE MUÑIZ

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1 INFORME DE AVANCES EN LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUIATRIA RAMON DE LA FUENTE MUÑIZ

2 INFORME DE AVANCES EN LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE PSIQUIATRIA RAMON DE LA FUENTE MUÑIZ MISION. Informar en tiempo y forma sobre los lineamientos y procesos de organización y administración de Archivos de la Institución de acuerdo a la normatividad establecida. OBJETIVOS. Informar sobre el Establecimiento de un sistema integral que controle y regule de manera eficaz las funciones y actividades de las unidades administrativas en materia de archivos, a través de lineamientos, políticas, manuales de procedimiento e instrumentos de consulta y control Archivistico. Informar sobre la importancia de capacitar al personal en la administración y organización de archivos, a fin de realizar sus funciones de manera óptima y eficiente, contribuyendo en las actividades de gestión documental, transparencia y acceso a la información. Alcanzar un crecimiento y desarrollo sustentable de la actividad Archivistica institucional. DESCRIPCION DEL PROGRAMA DE ACTIVIDADES. Este programa esta desarrollado en tres fases de acción en cada etapa de aplicación: Diagnostico de la situación Archivística del instituto. Acciones. Tiempo de regulación y avance. Que se aplica en tres áreas de responsabilidad: Archivo de Tramite. Área Coordinadora de Archivos y Archivo de Concentración. Área de tecnologías de la Información o Sistemas Computacionales. 2

3 1. DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ARCHIVISTICA DEL INSTITUTO. En este punto se evalúa la situación actual de los archivos de la institución. Tanto en el conocimiento, aplicación de los lineamientos en materia de preservación y organización; Como en el empleo de herramientas de descripción y control. 2. ACCIONES. Se procedió a dar seguimiento y cumplimiento con las actividades Archivísticas que se venían desempeñando en las áreas del instituto, conforme a los recursos y directrices con que se contaba en ese momento. Todo esto con la finalidad de afectar lo menos posible las actividades sustantivas de los responsables de los archivos y conocer la problemática de fondo. Subsecuentemente se dará seguimiento y control permanente de todas las actividades relacionadas: El control de la correspondencia y la generación de documentos. La organización, control y administración de los archivos de la institución. La implementación de manuales de procedimientos para los archivos de trámite y concentración. 3. TIEMPO DE REGULACIÓN Y AVANCE. En este apartado ya que teníamos delimitadas y detectadas las desviaciones de los lineamientos y procesos, se inicio a implementar correcciones de acuerdo a: Tomando en cuenta los recursos y necesidades de cada área en especifico. Estableciendo periodos reales de cumplimiento. ARCHIVO DE TRÁMITE. 1.-DESIGNACIÓN Y NOTIFICACIÓN ANUAL DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE TRÁMITE. Avance. Se notificara mediante oficio dirigido al Coordinador de Archivos del Instituto y al responsable del Archivo de Concentración; Este oficio deberá de ser firmado por el Titular del área administrativa con los siguientes datos: Unidad administrativa. Nombre. Correo electrónico. Teléfono y Extensión. Este oficio deberá de ser entregado el primer día hábil del mes de Diciembre del año en curso, avance 100%. 2.-ORDENACIÓN FÍSICA DE LOS ARCHIVOS Y EXPEDIENTES CONFORME A LOS LINEAMIENTOS EMITIDOS. Cabe señalar, que en este punto se conjugan los aspectos básicos y medulares del correcto funcionamiento del sistema Archivístico del instituto. 3

4 Avance. Realizado el análisis de la situación de los archivos de trámite en este punto, se llego a la conclusión de que se lleva un 68% de avance en este rubro y en Junio del 2011 se espera llegar al 100%. Se solicitara un de informes de avances a los responsables de archivos de trámite por escrito. 3.-ELABORACIÓN DE INVENTARIOS DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO. Avance. Se calcula que se lleva un 47% de avance y se prevé que en Diciembre del 2011 se cumpla el 100% de exactitud, ya que las bases están establecidas. Se solicitara un de informes de avances a los responsables de archivos de tramite. 4.-ELABORACIÓN DE CARÁTULA DE LOS EXPEDIENTES. Avance. Se lleva un 75% de avance en este rubro, se espera que se obtenga un 100 % de la actividad a principios de Diciembre del Se solicitara a los responsables de archivos de trámite un informe de avances. 5.-INTEGRACIÓN DE SECCIONES Y SERIES NO DECLARADOS EN EL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL. Avance. Se han realizado modificaciones a los instrumentos de descripción y control archivístico por lo cual se tendrá la actividad cubierta con el 100 % de la actividad en febrero de UBICACIÓN Y DESIGNACIÓN DEL ESPACIO FÍSICO, ADECUACIÓN DE MOBILIARIO Y MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE. Avance. Se cuenta con el 77%, se espera que en el transcurso de 2011 (fecha tentativa a cambio) se tenga 100% de la actividad cubierta. Se solicitarán las adecuaciones convenientes. 7.-VALORACIÓN Y SELECCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN INTERNA. Avance. Se lleva trabajado un 75% de la actividad Se normalizara la actividad al 100% en Diciembre del Debido a la derogación de los manuales de procedimiento del archivo de concentración y la aplicación de los manuales de trámite emitidos por la función pública. 8.-SOLICITUD DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. Avance. Se tiene de avance en la actividad un 75%, se debe de regularizar al 100% la actividad en Marzo del 2012, ya que con la entrada en vigor del manual de procedimientos para ambos archivos emitido por la función pública se debe de capacitar al personal y elaborar formatos. 4

5 AREA COORDINADORA DE ARCHIVOS Y ARCHIVO DE CONCENTRACION. 1.-CREACIÓN DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN, COMPRA Y COLOCACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO. Avance. Cumplimiento 100% 2.-NOMBRAMIENTO DEL RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. Avance. Se hará el nombramiento del personal del Archivo de Concentración. Por parte del Director General del Instituto. Cumplimiento 100% a finales del año en curso. (El nombramiento será anual y por escrito ) 3.-CONOCIMIENTO Y DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE TRAMITE. Avance. Se conoce la problemática y las posibles soluciones. 100% de cumplimiento. 4.-ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE Y CONCENTRACIÓN. Avance. Se derogo el manual de procedimientos del archivo de concentración y se emitieron manuales por la función pública para regular la actividad se debe de capacitar al personal, que ya tiene nociones claras de la actividad. Se cumple al 100% de la actividad. 5.-ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMA DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE ARCHIVO DE TRÁMITE Y CONCENTRACIÓN. Avance. Se solicitara a los titulares de las Unidades Administrativas brinden su apoyo a los responsables de los archivos de trámite y usuarios involucrados a asistir a los cursos que imparte el Archivo General de la Nación, ya que son gratuitos y es la Institución rectora de la actividad y en segunda instancia cumplir con el programa anual de capacitación del instituto. Se ha avanzado en la capacitación de forma individual y colectiva con asesorías específicas y cursos generales en un orden del 100%. 6.-IMPLEMENTACIÓN DE INSTRUMENTOS DE CONSULTA Y CONTROL ARCHIVISTICO. Avance. Se ha cumplido con la elaboración de estos instrumentos Archivísticos en un 85%, se espera cumplir con su modificación y complementación a partir de Marzo de 2011 y cumplir con el 100% de efectividad. 5

6 7.-RECEPCIÓN DE TRANSFERENCIAS PRIMARIAS. Avance. No se recibirá transferencias primarias que no cumplan con los requisitos imperantes en los lineamientos emitidos por la Función Pública, se tiene avanzado un 50% se espera que en Marzo de 2012 se tenga el 100% de efectividad. 8.-TRANSFERENCIA SECUNDARIA. Avance. Se espera seguir con la valoración de otras áreas esta función es permanente. Se espera solicitar dictamen de documentación histórica en octubre de este ejercicio, se tiene avanzado un 15% no hay fecha de cumplimiento al 100% por el momento. 9.- ELABORACIÓN DE BAJAS DOCUMENTALES. Avance. Se tiene 75 % de la actividad realizada, Se subieron las actas que integran el dictamen de baja documental a la página Web del instituto y se formalizo convenio de donación de material de desecho y se procedió a donar la primera baja de archivo institucional en junio de Esta función es permanente. Es necesario regular la actividad se espera dar de baja documentación administrativa y contable en octubre de 2011, así cumplir el 100%. 10.-PROCESO DE DONACIÓN CON LA COMISION NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITO. Avance. Se tiene 85 % de la actividad realizada, Se espera donar 2 toneladas de papel cesto en abril de 2011 y cumplir con el 100% de la actividad que es permanente. 11.-IMPLEMENTACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PARA EL MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVOS. Avance. Se tiene 15% de la actividad realizada, se tiene contemplado comenzar el proceso de sistematización y digitalización de los expedientes del archivo clínico y de trámite en el Se debe de crear una infraestructura con medios electrónicos de sistematización de la información; Desde el sistema de control de gestión hasta la digitalización del acervo histórico de la institución. Se realizo convenio de donación con el Archivo General de la Nación, del sistema de administración de archivos. 12.-CREACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO. Avance. Al momento se tiene 2 % de la actividad realizada. No hay fecha tentativa de creación, se vislumbra su creación para el ejercicio COMUNICACIÓN Y SEGUIMIENTO CON EL COMITÉ DE INFORMACIÓN. Avance. Se estableció comunicación entre el Coordinador de Archivos Institucional y el Comité de Información. 6

7 Regulación. Se enviarán todos los asuntos del área Coordinadora de Archivos, para su evaluación y aceptación por parte del Comité de Información. Y se enviara un informe de avances y calendario de resultados anualmente. Actividad permanente. Se tiene avanzado un 65% en este rubro, se espera que en el ejercicio 2011 se cumpla el 100% de la actividad. ÁREA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN O SISTEMAS COMPUTACIONALES. 1.-Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información. Avance. 0 % de efectividad, no hay fecha establecida. 2.-Implementación del sistema de control de gestión. Avance. 15% de efectividad, no hay fecha establecida. 3.- Establecimiento de sistemas para el servicio administración de consulta, conservación y difusión del acervo documental. Avance. 15 % de efectividad, se firmo el convenio de donación de software con el Archivo General de la Nación. 4.- Establecimiento de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Avance. 100 % de efectividad. 5.-Establecimiento de programas de respaldo y migración de documentos. Avance. 100 % de efectividad. 6.-Establecimiento de sistemas de reprografita. (Digitalización) Avance 0% de efectividad no hay fecha establecida. 7