PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO MUNICIPAL DE REYNOSA

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1 PROCEDIMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO MUNICIPAL DE REYNOSA El Archivo Municipal de Reynosa, es una dependencia de la Secretaría del Ayuntamiento, que tiene entre sus funciones la concentración, organización y custodia de la documentación generada por las diferentes dependencias de la Administración Pública Municipal. INTRODUCCIÓN En el Archivo Municipal se reúnen, conservan y ordenan los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y posteriormente la conformación y difusión de la historia. Actualmente, el Archivo Municipal cuenta con la infraestructura necesaria para garantizar el adecuado resguardo y manejo de la documentación generada por la Administración Municipal; sin embargo, el crecimiento poblacional aunado a la complejidad administrativa han contribuido a que el número de documentos producidos sea mayor; lo que nos debe llevar a revisar con detenimiento y cuidado cada documento que se envíe. FUNDAMENTOS LEGALES La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 12 de junio de 2002, descansa en el principio de acceso a la información pública gubernamental, contenida en los expedientes y documentos, que registran el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y entidades de la Administración Pública. El derecho de acceso a la información está vinculado con la organización documental, la cual tendrá que ser realizada con criterios uniformes para la localización expedita, disponibilidad, integridad, conservación y custodia de los expedientes y documentos que constituyen el medio que permitirá el acceso a la rendición de cuentas. El Título Sexto del Código Municipal para el Estado de Tamaulipas que se incorpora en Abril de 2004 contiene los lineamientos que rigen al Archivo General del Municipio, al que éste define como una dependencia de la Secretaría del Ayuntamiento que concentrará, organizará y custodiará la información derivada de la función pública municipal y que por su naturaleza o importancia histórica deba preservarse para la consulta institucional y pública. 1

2 La Ley de Transparencia y Acceso a la Información del Estado de Tamaulipas, aprobada el 29 de Junio de 2007 por la Quincuagésima Novena Legislatura del Congreso Constitucional del Estado Libre y Soberano de Tamaulipas, asume que deben establecerse mecanismos de acceso a la información y procedimientos de revisión expeditos, así como archivos administrativos actualizados, con el deber de preservarlos y de publicar por medios electrónicos la información completa y actualizada sobre indicadores de gestión y ejercicio de recursos públicos. La creación del Instituto Municipal de Transparencia y Acceso a la Información, IMTAI, aprobado por acuerdo del Honorable Cabildo de Reynosa, el 22 de Mayo de 2008, y su reglamento publicado en el Periódico Oficial del Estado de Tamaulipas, el 3 de febrero de 2010, que permiten transparentar el manejo de los recursos municipales e impulsar la cultura de la apertura informativa en forma permanente, para que la ciudadanía ejerza el derecho y la libertad en la obtención de la información pública consagrado en el Artículo 6º de nuestra Carta Magna. PRELIMINARES Por lo anterior, y conscientes de que la transparencia debe ser vista como la mejor aliada de la eficiencia y la honestidad en la función de gobierno, el Archivo Municipal de Reynosa en coordinación con la Secretaría del Ayuntamiento, elaboró los presentes criterios, que tienen como objetivo establecer el marco general para la organización, conservación y custodia de los archivos de las diferentes áreas administrativas de este Municipio. El Código Municipal para el Estado de Tamaulipas establece cada año un período para la recepción documental de la Administración Pública Municipal: dentro de los primeros tres meses del segundo y tercer año de ejercicio constitucional del Ayuntamiento, y en el último trimestre del mismo, los órganos y dependencias municipales, a través de sus titulares, remitirán al archivo general del municipio la documentación generada por la administración municipal cuyo trámite haya concluido o se encuentre interrumpido, pero que por el contenido de su información sean susceptibles de ser consultados ocasionalmente por algún órgano o dependencia municipal, y toda la información clasificada de oficio expresamente por la ley de información pública del Estado. El Archivo Municipal calendariza este período y está preparado para recibir los documentos de las diferentes dependencias de la Administración Pública e invita a los responsables de los archivos de cada dependencia a que asistan a una asesoría previa al proceso de transferencia documental, en la que personal del Archivo Municipal orienta y aclara dudas sobre como deben remitir sus documentos al mismo. DEFINICIONES Documento. Unidad de información registrada en un soporte. Expediente. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados o recibidos por una oficina o persona física o moral con el fin de iniciar, desarrollar y concluir un trámite. Archivo. Conjunto organizado de documentos en cualquier soporte, producido y recibido en el ejercicio de funciones o actividades por personas físicas o morales, 2

3 públicas o privadas; Institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la administración, información, investigación y cultura. TIPOS DE ARCHIVO Archivo de Trámite. Es el archivo formado por documentos que se encuentran en etapa activa en las oficinas, de uso constante. Allí se conservan en forma temporal para posteriormente ser transferidos al Archivo de Concentración, en este caso al Archivo Municipal de Reynosa. Archivo de Concentración. Es la unidad encargada del proceso y operación de archivos semiactivos. Recibe de las dependencias los archivos de trámite y los conserva caucionalmente hasta que se cumpla su vigencia administrativa, legal o fiscal o se determina que tienen valor permanente. Archivo Histórico. Es la unidad archivística responsable de la conservación de la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el Archivo de Concentración. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Etapa activa. Son los documentos de uso constante que se conservan en los archivos de trámite de la dependencia generadora. Etapa semiactiva. Son los documentos con un uso esporádico por el área generadora y que se resguardan en el Archivo de Concentración. Etapa histórica. Son documentos con un valor permanente y de uso público que se concentran en el Archivo Histórico. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Es la operación por la cual un documento que ha superado una o más de las etapas establecidas pasa o se transfiere al archivo siguiente. Fase activa (Administrativa) Archivo de Trámite de 1-3 años. Fase semiactiva Archivo de Concentración: 10 años. Fase inactiva Archivo Histórico depósito final. VALOR DE LOS DOCUMENTOS Los documentos se clasificarán de acuerdo a los siguientes valores: Jurídico, Administrativo, Fiscal o Contable e Histórico. Documentos con Valor Legal. Se clasificarán como documentos con valor legal, aquellos que en función de sus atribuciones se generan, reciben y/o conservan el ejercicio de derechos y obligaciones, regulados por el derecho en la materia dando testimonios ante la Ley. Los documentos con valor legal se clasificarán, en los siguientes tipos: Leyes, Reglamentos, Interposición de recursos administrativos, Actas administrativas o circunstanciales, Decretos y Acuerdos. Los documentos con valor legal, se conservarán en el Archivo de Trámite (activo) durante la vigencia o hasta la resolución de los mismos, una vez concluida su vigencia, deberán conservarse por un periodo de 10 años en el Archivo de Concentración, llevándose a cabo su valoración histórica antes de su baja. 3

4 Documentos con Valor Administrativo. Se clasificarán como documentos con valor administrativo aquellos elaborados, recibidos y conservados por la Unidad Administrativa, en función de la organización, procedimientos, actividades o acciones derivadas de las atribuciones delegadas a la misma en particular y a la dependencia en general, y que además no tiene valor legal o contable. Los documentos administrativos están supeditados a la gestión del trámite, por lo tanto su conservación en archivos de trámite o su transferencia al Archivo de Concentración depende del desahogo de asuntos o del uso y consulta en la unidad administrativa. Se debe establecer un período máximo de 3 años para la conservación de expedientes con Valor Administrativo; al cabo de los cuales deberán ser transferidos al Archivo de Concentración, en donde permanecerán por un período de diez años, llevándose a cabo su valoración histórica antes de su baja. Documentos con Valor Fiscal o Contable. Se clasificarán como documentos con valor fiscal o contable los documentos con información consistente en libros de contabilidad, registros contables, documentos contabilizadores o de afectación contable, justificatorios y comprobatorios del ingreso y gasto público. Se debe establecer un período máximo de 3 años para la conservación de expedientes con Valor Contable en el Archivo de Trámite, al cabo de los cuales deberán ser transferidos al Archivo de Concentración, donde deberán conservarse por un espacio de 10 años, llevándose a cabo su valoración histórica antes de su baja. Documentos con Valor Histórico. Los documentos con valor jurídico, administrativo, fiscal o contable cuyos valores primarios han prescrito, deberán de ser valorados técnica e históricamente pudiendo darse de baja o ser transferidos al Archivo Histórico. Una vez que los documentos son transferidos al Archivo Histórico adquieren valores secundarios (testimoniales, informativos o evidenciales) siendo de carácter social, o fuentes de información para investigadores. Se considerarán documentos con posible valor histórico para el inventario de transferencia, los siguientes: Manuales de Organización y Procedimientos, Guías Técnicas, Disposiciones o Lineamientos Generales de Operación, Legislación y Asuntos Jurídicos, Leyes, Reglamentos, Decretos, Actas de Entrega-Recepción Administrativas de áreas a nivel directivo, Documentos relacionados con el desarrollo de programas, Informes de Actividades de áreas a nivel directivo, institucionales, interinstitucionales o en coordinación con organismos no gubernamentales nacionales e internacionales. PROCEDIMIENTO 1. Las dependencias generadoras de documentos deberán conservarlos en sus archivos de trámite hasta que concluya su vida útil, misma que será determinada por la propia dependencia, con un máximo de tres años. 2. Es requisito indispensable para la recepción de documentos incluir una relación de los mismos en los formatos expedidos por el Archivo Municipal de Reynosa 4

5 3. El Archivo Municipal apoya a las dependencias generadoras con asesoría o capacitación para el correcto llenado de dichos formatos y las formas de envío, solicitada previamente a los teléfonos y La documentación previamente relacionada, deberá estar acompañada de un oficio dirigido al Director del Archivo Municipal y deberá marcar copia al Secretario del Ayuntamiento, especificando el número de cajas, los años comprendidos de la documentación por entregarse y la relación de expedientes. 5. La documentación será entregada por la dependencia, en el Archivo Municipal ubicado en el Libramiento María J. González Nº 493, Zona Centro, en horario de 8:30 a 15:00 horas. 6. La relación de documentos será elaborada de acuerdo a la clasificación y orden de acomodo de los documentos, en las cajas de transferencia (sistema de clasificación numérico, alfabético, cronológico, alfanumérico, etc.). 7. A solicitud de las propias dependencias, personal del Archivo podrá asistir a orientar sobre la valoración de la documentación que se enviará al Archivo Municipal de Reynosa. 8. La recepción de la documentación se llevará a cabo en forma calendarizada, en el periodo que establece el Código Municipal para el Estado de Tamaulipas. 9. Se recibirán sólo documentos oficiales, no se aceptará documentación que no forme parte del acervo institucional. 10. Para la depuración preliminar en sus oficinas, podrá ser asesorado por un representante del Archivo Municipal, o siguiendo las propuestas o sugerencias para llevar a cabo esta depuración que encontrará más adelante. 11. Es necesario que el envío de los documentos se haga en cajas de transferencia, KAC-40 tamaño carta (50x35x25cms.). Estas cajas, comercialmente se conocen como de archivo muerto y deberán ser solicitadas mediante Requisición de Compra a la Dirección de Adquisiciones del Ayuntamiento. No se recibirán cajas que sirvieron para otro fin (galletas, jabón, etc.), ni tampoco aquéllas que se encuentren en malas condiciones (rotas, húmedas, etc.). 12. De acuerdo al contenido de cada caja se hará una relación del contenido de la misma, así como el año o años que abarca y el nombre de la Secretaría, Dirección, Jefatura o Departamento de donde procede, en los formatos indicados, dicho rótulo deberá duplicarse y ser colocado en los dos lados angostos de la caja. Los expedientes deberán estar acomodados de izquierda a derecha, por asunto y numerados; especificando en la pestaña de la carpeta que los contiene la secretaria, dirección, asunto y año. 13. Cada área deberá considerar para envío al Archivo Municipal sólo la documentación emitida como resultado de su gestión en el ejercicio de sus funciones, por lo que deberá omitir toda aquélla generada por otras áreas y que no es, por lo tanto de su responsabilidad la conservación. 14. Las dependencias que utilicen los servicios del Archivo Municipal para resguardo de su documentación deberán conservar un registro completo y preciso de las transferencias realizadas. 15. Para efecto de evitar duplicidad, no deberán conservarse en las áreas de trabajo (archivos de trámite) ejemplar alguno de los expedientes enviados al 5

6 archivo. En caso de que esto sea necesario deberá marcarse en el expediente la leyenda: copia y anotar la fecha de transferencia del original. 16. El Archivo Municipal de Reynosa se reserva el derecho de rechazar la documentación que no cumpla con las características aquí señaladas. 17. Fuera del periodo de recepción (primer y último trimestre del año en curso), no se recibirá documentación alguna. POLITICAS DE OPERACIÓN Será responsabilidad de los titulares de cada unidad administrativa que integren las dependencias o entidades, inventariar y clasificar la información que genere, obtenga, adquiera o transforme la unidad a su cargo. El personal del Archivo Municipal revisará la documentación mencionada en el inventario, realizando la compulsa de cada uno de los expedientes en presencia del empleado, enlace o coordinador de archivos de la dependencia remitente, con lo cual verificará la concordancia entre expedientes contenidos en las cajas remitentes y el inventario presentado. Si la compulsa es correcta, el original del inventario será sellado por la Dirección del Archivo Municipal, quien entregará una copia a la dependencia remitente como comprobante de la transferencia. El traslado de los expedientes en sus respectivas cajas archivadoras a las instalaciones del Archivo Municipal es a cargo de la dependencia remitente. SOLICITUD Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Al solicitar las dependencias algún expediente resguardado en el Archivo de Concentración lo deberán hacer mediante oficio dirigido al Director del Archivo Municipal indicando el título, clasificación y fecha de envío del mismo según el inventario de transferencia. Se deberá de presentar la solicitud de préstamo de expedientes debidamente documentada. CUSTODIA La documentación que se encuentra en el Archivo de Concentración, estará bajo la custodia y responsabilidad del Archivo Municipal, sólo podrán acceder al mismo, personal que preste sus servicios en él, personas autorizadas por el Secretario del Ayuntamiento o por la dependencia generadora de la documentación, siempre guiadas por personal responsable del Archivo, con el fin de cumplir cabalmente las funciones de preservación y custodia que tiene encomendadas ésta área. PROPUESTAS PARA LA DEPURACIÓN PRELIMINAR Se entiende como depuración preliminar la eliminación física de los documentos en el Archivo de Trámite que no son de utilidad para la dependencia generadora. No es necesario remitir al Archivo de Concentración, en este caso al Archivo Municipal de Reynosa todos los borradores de escritos sin importar su presentación. 6

7 Se eliminan de los expedientes los documentos que carecen de algún valor administrativo, contable, jurídico, legal, económico e histórico como tarjetas informativas, de recordatorio, recortes de periódicos, recados, agendas, entre otras. Se debe eliminar las que únicamente tienen el propósito de informar un acontecimiento luctuoso, festivo o cívico, esquelas, tarjetas navideñas, escritos, telegramas de felicitación e invitaciones, entre otras. Cuando existan dos o más copias de un documento que deba conservarse, sólo se queda una de ellas, la más completa y/o la que tenga las mejores condiciones. Se eliminan aquellos documentos que tienen una utilidad temporal, tales como solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de llamadas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación. De igual forma, se pueden depurar las hojas, tarjetas, formatos y formas valoradas que no contengan inscripción alguna, es decir que estén en blanco. Se conservan siempre los documentos originales que se encuentren en los expedientes, sin importar el tipo documental de que se trate. En el caso específico de los manuales, programas, investigaciones, informes, presupuestos, planes, estadísticas, se conservan sin importar si son originales o copias. OBSERVACIONES El formato de inventario llevará la información precisa en el mismo, en ningún momento se utilizarán los términos documentos varios o asuntos varios. El Archivo Municipal de Reynosa deberá conservar y resguardar los documentos transferidos por las dependencias o áreas de la Administración Municipal de acuerdo al período de conservación establecido, (10 años) antes de proceder a su valoración secundaria y posteriormente su baja o transferencia al Archivo Histórico. Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Ficha de Inventario de Transferencia Documental Rotulo de Caja Solicitud de Préstamo de Documentos al Archivo Municipal. R. Ayuntamiento de Reynosa Secretaría del Ayuntamiento Dirección de Archivo Municipal 7

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