Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión

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1 FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR PRODUCTIVO Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión LA PAZ BOLIVIA

2 1. Objetivo EL manual tiene por objeto establecer los pasos metodológicos que se debe seguir en la organización, guarda, custodia y plazo de conservación de la documentación 2. Definiciones Administración de Documentos. Conjunto de métodos y prácticas destinadas planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación y uso de los documentos de Archivo (Pemex. 2004) Archivo de gestión: Unidad de la administración de los documentos de uso diario y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa. Asunto. Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. Es el tema, motivo, argumento, etc. de que trata un expediente o documento de archivo, que se genera como consecuencia de una acción administrativa. Clasificación de Archivo. Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneas, en base a la estructura de clasificación determinado por el Archivo Central. Custodia. Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no implica la propiedad jurídica ni el derecho a restringir el acceso a los documentos. Organización documental. Conjunto de actividades destinadas a ordenar, clasificar información documental. Valor Documental. Valor de los documentos que tienen características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración FONDESIF Manual del Archivo Central 2

3 3. Ámbito de Aplicación Principios Básicos: Están sujetas a la aplicación de estas disposiciones todas las dependencias de la Secretaría Ejecutiva, Direcciones, Proyectos y Programas del FONDESIF. Los Directores de las Direcciones son los responsables de la custodia de los documentos de acceso restringido y confidencial. Cada Unidad Administrativa es el responsable de mantener en forma organizada los documentos generados o recibidos en el desarrollo de su actividad administrativa, a afecto de proporcionar en forma oportuna, la documentación solicitada. 4. Administración de documentos: 4.1 Tipología Documental Correspondencia de las Unidades Administrativas Documentos normativos, jurídicos Resoluciones Actas Reglamentos Acuerdos Manuales Expedientes del personal Hojas de vida Archivos personales Memoria institucional Informes Todos los documentos que reflejan las actividades del FONDESIF Circulares Informes POA Evaluaciones FONDESIF Manual del Archivo Central 3

4 Documentos generados a partir de las Fuentes de Financiamiento y Entidades Financieras Proyectos Convenios Contratos Resoluciones Informes Desembolsos Créditos y recuperaciones Estados financieros Plan de operaciones Documentos administrativos 4.2 Separación de Documentos. El primer paso en la organización de archivos consiste en la separación de documentos de apoyo informativo de los documentos del archivo Separación de documento Documentos de apoyo Documentos sin vigencia administrativa Documentos con vigencia administrativa Escriba aquí el cargo Eliminación Ordenación Transferencia Organización Instalación Hoja de transferencia Archivo Central Fernández, P. Manual de organización de archivos Documentos de apoyo Informativo. Los documentos de apoyo informativo están constituidos por documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestión administrativa, pueden ser: fotocopias, folletos, copias, que una vez cumplida su misión administrativa, pueden ser destruidas. Mientras dure su función y para una buena utilización, es conveniente agruparlas por categorías temáticas No se debe mezclar con los documentos del archivo administrativo FONDESIF Manual del Archivo Central 4

5 Las fotocopias no se deben transferir al Archivo central Documentos Administrativos. Se clasifican en: Correspondencia Expedientes Series Documentales Correspondencia. Cada soporte documental debe ir acompañada de su respuesta Los documentos que se adjuntan a la documentación, se archivan en forma conjunta La correspondencia que forma parte de un expediente, se archiva con el expediente. La correspondencia que no forma parte de un expediente (documentos suelto) se la agrupa en: Interna Externa Expedientes: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, ordenada de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido. Cada expediente se debe archivar en carpetas Las carpetas deben llevar datos de identificación de la serie: Código de clasificación Nombre de la Unidad Administrativa Título general de la serie Fecha de iniciación y conclusión del trámite Resumen del trámite FONDESIF Manual del Archivo Central 5

6 ACF DAF Departamento de Administración y Finanzas RR.HH. Proceso de Selección Convocatoria 001/03- Contratación Director Administrativo 20/enero/ /marzo/2003 (Director Administrativo: Lic.Edgar Loayza No se deben separar los originales del expediente. En caso de ser solicitado, es preferible sacar una copia del documento solicitado. En el caso de los documentos que forman parte de los expedientes Fuentes de Financiamiento e Instituciones Beneficiarias, se deben conservar, desde el inicio del proceso hasta la culminación de la operación en un solo legajo, respetando las normas de clasificación establecidas por el Archivo Central para este tipo de documentos. Los documentos del expediente central de Fuentes de Financiamiento e Instituciones Beneficiarias, no deben mezclarse con copias de apoyo informativo. Series documentales Están formados por el conjunto de expedientes, o documentos que se producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o función Clasificación de Documentos Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos, dentro de una estructura establecida para el efecto. El FONDESIF, para la clasificación de los documentos de Fuentes de Financiamiento y Entidades Beneficiarias, ha desarrollado una estructura de FONDESIF Manual del Archivo Central 6

7 clasificación, adecuada para este tipo de información documental, que permite agrupar los documentos en expedientes independientes. (Anexo N 1) Para la documentación administrativa de los Archivos de Gestión, el FONDESIF, tiene el sistema de clasificación, el cual tiene una estructura jerárquica y lógica, que permite subdivisiones de acuerdo a las actividades de las diferentes Unidades Administrativas de la institución. (Anexo Organigrama Institucional) Tabla General: AF-001 AF-002 AF-003 AF-004 AF-005 AF-006 Secretaría Ejecutiva 1.1 Auditoría Interna Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas 2.1 Departamento de Administración y Finanzas 2.2 Departamento de Contabilidad 2.3 Departamento de Sistemas 2.4 Unidad de Archivo Dirección de Jurídica 3.1 Departamento de Análisis, Procesos y Contratos 3.2 Departamento de Administración, Seguimiento y Realización de Activos y Contingentes Dirección de Fortalecimiento Financiero e Institucional 4.1 Departamento de Asistencia Financiera 4.2 Departamento de Programas y Convenios Especiales Dirección de Seguimiento y Control 5.1 Departamento de Asistencia Financiera 5.2 Departamento de Programas y Convenios Especiales Dirección de Financiamiento y Desarrollo Sectorial 6.1 Departamento de Financiamiento 6.2 Departamento de Desarrollo Sectorial FONDESIF Manual del Archivo Central 7

8 4.3.1 Número de Clasificación: El número de clasificación permite identificar mediante la notación Alfanumérica, el lugar donde está ubicado el documento, expediente o series documentales (Implica la pertenencia a una actividad determinada) AF DS AF Archivo FONDESIF 002 Dirección de Administración, Contabilidad y Finanzas 2.2 Departamento de Sistemas DS Departamento de Sistemas Proceso de clasificación Identificar a que expediente corresponde el documento (correspondencia, documento mercantil, formularios, etc.) Identificar a que serie documental pertenece el expediente Asignar el número de clasificación al documento (Todos los datos: Nº de clasificación, título del expediente, se deben colocar en la carpeta del expediente, para facilitar su localización) Correspondencia externa La correspondencia, documentos, que no tengan relación con actividades específicas de la institución, deben separarse y organizarse de acuerdo a la estructura definida para este tipo de documentos: FONDESIF Manual del Archivo Central 8

9 CLASE: División geográfica BO XL XE GOBIERNO CENTRAL Contraloría General de la República Corte Nacional Electoral Congreso Ministerios GOBIERNO MUNICIPAL ORG. e INSTITUCIONES LATINOAMERICANAS ORG. E INSTITUCIONES EUROPEAS Dentro de cada división la correspondencia se ordena en forma alfabética por instituciones Las instituciones que tienen dependencias, se ordena de acuerdo a la estructura jerárquica orgánica oficial. 4.4 Ordenamiento físico y señalización Una vez clasificado el documento (asignado el código), se procede al ordenamiento dentro de la carpeta o carpetilla, así como la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización Ordenamiento interno de los expedientes De acuerdo a las características de la documentación se aplicarán criterios de ordenamiento, cronológico, alfabético o numérico. Para la correspondencia se aplica el ordenamiento cronológico por gestión, y la subdivisión alfabética por institución. Para los expedientes que incluyan actas, reuniones, informes, el orden será cronológico Los documentos de recursos humanos: Archivos del personal, hojas de vida, el ordenamiento será alfabético. Para los documentos contables, el ordenamiento será numérico FONDESIF Manual del Archivo Central 9

10 4.4.2 Señalización Para identificar el contenido de las carpetas o de los encuadernados se señalizarán con los siguientes datos: Nombre de la Unidad Administrativa Número de clasificación Título de la serie Fecha de apertura y conclusión del expediente Información complementaria sobre el expediente, si procede. Carpetas suspendidas (Gavetas) Los soportes, carpetas suspendidas, deben llevar el código de clasificación y el título del expediente en la parte superior de la carpeta. 4.5 Conservación de los documentos Los documentos importantes no se perforan Usar soportes adecuados para la conservación de documentos importantes. Los documentos de circulación restringida y los confidenciales deben guardarse en sitios seguros y bajo llave. Los documentos requieren espacio seco, luz artificial, humedad de 45 a 65% No ubicar los documentos al lado de ventanas y fluorecentes. La luz debe ser indirecta No ubicar los documentos en lugares por donde pasen cañerías de agua FONDESIF Manual del Archivo Central 10

11 4.6 Transferencia de documentos La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan del Archivo de Gestión de las Unidades Administrativas al Archivo Central Los documentos que deben ser transferidos, acompañados del formulario de transferencia de documentos al Archivo Central son: Documentación de apoyo informativo, cuyos originales estén bajo la custodia de las Direcciones de Departamento, pero que la información puede ser accesible. Documentación de procesos administrativos concluidos (documentos sin vigencia administrativa) La documentación objeto de transferencia debe estar organizada La documentación a transferirse deberá enviarse en cajas con su respectiva identificación. 4.7 Baja o destrucción de documentos de los archivos de gestión Para la baja definitiva de los documentos de archivo de gestión, se deberá considerar lo siguiente: Copias de documentos, cuyos originales están debidamente organizados y localizados, Documentación que no forma parte de un trámite. Documentos borradores, que tengan un producto final. Impresos que no tengan relación con la institución Fax, siempre que exista un original. FONDESIF Manual del Archivo Central 11

12 5. Préstamo de Documentos El personal de FONDESIF tiene derecho de acceso a los recursos documentales de la institución, de acuerdo a normas establecidas para el efecto. El Archivo central y el Archivo de gestión de las diferentes Unidades Administrativas, facilitan el préstamo de documentos al personal que soliciten con fines de información administrativa. Mientras dure el préstamo, la unidad solicitante es responsable de su conservación, cuidado e integridad. El Archivo central y el Archivos de Gestión de las Unidades Administrativas, pueden restringir el acceso a la documentación cuya consulta pueda poner en peligro su integridad. La consulta de la documentación es en los espacios asignados en el Archivo central y en las Oficinas de las unidades administrativas. Se puede reproducir documentos con la autorización de los responsables y siempre que las condiciones de conservación de los documentos lo permitan. FONDESIF Manual del Archivo Central 12

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