GESTIÓN DE ARCHIVO, CUSTODIA Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACION DE LOS CENTROS DEL IMAS.

Transcripción

1 DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO. GESTIÓN DE ARCHIVO, CUSTODIA Y CONSULTA DE LA DOCUMENTACION DE LOS CENTROS DEL. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS: 1. OBJETO DE LA CONTRATACION: Los centros del, debido al volumen de documentación que manejan, precisan de un lugar adecuado donde almacenarlos, así como de un servicio ágil que permita su consulta rápida. El contrato a que se refiere este Pliego comprende las siguientes tareas: 2. SERVICIO DE LOGISTICA: 2.1. SERVICIO DE RECOGIDA Y TRANSPORTE, que consiste en ir a buscar los contenedores a los centros del, para llevarlos al centro de custodia, incluyendo los siguientes procesos: Desplazamiento de personal especializado, comprobación de inventarios en su caso y carga de los contenedores. Transporte de los contenedores de archivo desde su actual ubicación hasta el centro de custodia. Asignación de códigos, respetando los ya existentes, y colocación de los contenedores en las instalaciones. Proceso de datos: creación de listados de inventario y etiquetado identificativo de los contenedores. Entrega a los responsables de la base de datos informatizada, con el inventario de contenedores de archivo correspondiente, el cual se irá actualizando con las sucesivas incorporaciones. Dicho inventario facilitará el control y las búsquedas de los fondos documentales SERVICIO DE CUSTODIA, que supone la custodia de la documentación bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad. Cada contenedor debe poseer su propio espacio en el centro de custodia. En la actualidad hay un fondo documental existente de contenedores, con una previsión de incorporación durante el periodo de contenedores aproximadamente ver anexo II SERVICIO DE CONSULTAS, consistente en el envío de la documentación que se precise, desde el centro de custodia al servicio del centro del solicitante. Esta tarea debe ser desempeñada por personal propio para así garantizar la máxima confidencialidad de los documentos objeto de custodia. Las previsiones de consulta previstas para el periodo serán aproximadamente de búsquedas ver Anexo II. 3. SERVICIO DE REINSERCION DE DOCUMENTOS: Consiste en la recogida de los contenedores en las instalaciones de los centros del y la reinserción de éstos en el centro de custodia. 4. DESTRUCCION: Consiste en la destrucción certificada y confidencial, a solicitud del de los contenedores custodiados que sean solicitados. La destrucción prevista para el periodo del contrato será aproximadamente de 340 contenedores ver anexo II. 1

2 5. TRASLADO FONDO DOCUMENTAL: En el caso de que la empresa adjudicataria de este contrato sea distinta de la que presta estos servicios en la actualidad, será necesario efectuar el traslado del Archivo, lo que hará a su cargo el nuevo adjudicatario desde su ubicación actual, hasta sus instalaciones. Siendo el costo estimado del traslado realizado con cargo a la empresa adjudicataria, estando valorado aproximadamente en , DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS: 6.1. FONDO DOCUMENTAL EXISTENTE: A la fecha de aprobación del presente pliego existe un Fondo Documental de aproximadamente contenedores depositados. En el caso de que sea necesario el traslado del Archivo, la empresa que resulte adjudicataria deberá puntear, en un listado que le facilitará la empresa que actualmente custodia el Archivo, las cajas que debe trasladar. Al finalizar este trabajo se presentará al, un informe sobre esta operación, indicando el número de contenedores trasladados, las incidencias que pudieran haberse producido y los comentarios que se estime conveniente hacer. La empresa que resulte adjudicataria deberá coordinar el trabajo de traslado del Archivo con la empresa que en la actualidad lo custodia, la cual facilitará el traslado. La duración de esta operación no debe ser superior a 15 días, y su coste no podrá ser repercutido al SERVICIO DE LOGISTICA Y CUSTODIA Previo aviso del personal del, el adjudicatario acudirá al centro del, donde entregara contenedores vacíos que posteriormente recogerá para depositarlos en sus instalaciones. El transporte de los contenedores se realizará por el adjudicatario y por sus propios medios, formalizándose en el momento de la recogida, un documento en el que conste el número de contenedores y el contenido de cada uno de ellos, que deberá ser firmado por el adjudicatario, haciéndose responsable de la documentación y de su correcto depósito. La conservación de los contenedores almacenados se realizará en lugares adecuados y se realizará siguiendo criterios cronológicos y materiales que permitan una rápida identificación de los contenedores depositados SERVICIO DE CONSULTAS Cuando se realice una solicitud de consulta, preferentemente vía fax, correo electrónico o Internet, se seguirá el siguiente proceso: Registro, comprobación y localización informática de la documentación solicitada. Transporte de la documentación solicitada a los centros del solicitantes o envío de la misma, bien vía fax, correo electrónico o Internet. Listado periódico de movimientos. 2

3 La petición de consultas podrá realizarse todos los días laborables, de lunes a viernes, y desde las 8:00 horas hasta las 17:00 horas, y podrán referirse a contenedores individuales archivados o documentos sueltos. Las consultas pueden ser de varios tipos, según requerimientos de respuestas: CARÁCTER NORMAL, son las satisfechas al siguiente día laborable de su solicitud, siempre que la hora máxima en que se haya realizado dicha petición sea las 17:00 h CARÁCTER URGENTE, estas consultas deberán ser satisfechas el día de su petición con un plazo máximo de 4 horas y se podrán solicitan entre las 8:00 horas y las 14:00 horas. Una vez realizada la correspondiente consulta del contenedor se devolverá a la empresa adjudicataria para su archivo y custodia. 7. SERVICIO DE DESTRUCCIÓN CONFIDENCIAL DE DOCUMENTOS. El podrá formular peticiones de expurgo, a partir de la cual la empresa adjudicataria creará un listado de contenedores a destruir que deberá ser conformado por escrito por el y se procederá a la destrucción de los mismos, realizando los procesos pertinentes para garantizar una destrucción confidencial de los documentos. Una vez destruidos los contenedores, se realizará la baja informática de los mismos en los inventarios, y se enviará el correspondiente Certificado de Destrucción. 8. CONFIDENCIALIDAD: El adjudicatario estará obligado a guardar absoluta reserva sobre los datos, informes o documentos incluidos en los contenedores que le sean entregados para su depósito y custodia, los cuales tienen carácter reservado. Para ello, el adjudicatario estará obligado a suscribir el oportuno documento de aceptación. Además deberá estar certificada por el Servicio de Protección de datos. En los contratos de trabajo del personal responsable de la ejecución del contrato deberá figurar una cláusula expresa de confidencialidad. En ningún caso, la empresa adjudicataria podrá ceder o comunicar a terceros los datos o expedientes objeto de custodia, ni podrá hacer copias de los documentos suministrados por el. Adicionalmente, en previsión de pérdida, destrucción o grave deterioro de la documentación custodiada, el adjudicatario vendrá obligado a disponer de un seguro de responsabilidad civil, por cantidad igual o superior a ,00 Euros. 9. MEDIOS PERSONALES El adjudicatario efectuará todos los trabajos relacionados con la logística, depósito, custodia y consulta de los documentos con medios y personal propio, o contratado específicamente para esta operación, estando expresa y específicamente prohibida, la subcontratación con otras empresas o particulares, incorporación de personal a través de terceras personas o mediante trabajo a domicilio o cualquier otra forma de subcontratación. 10. MEDIOS MATERIALES 3

4 El lugar donde se deposite la documentación del deberá estar ubicado en Barcelona o provincia y ser conocido e incluso excepcionalmente inspeccionado por el personal de la Dirección de Servicios Generales del, debiendo ajustarse entre otras a las siguientes especificaciones físicas: Medidas generales de seguridad: Alarma sonora y lumínica. Acceso restringido a las instalaciones. Prevención de robo: Detectores de presencia conectados a alarmas Sistemas de alarma conectada a central de alarmas y policía Vigilancia zonal nocturna y en fines de semana Prevención contra incendios y agua: Sistema de prevención y detección de incendios y alarma de incendios conectados a central de alarmas. La zona de almacenamiento no debe de tener exceso de humedad, ni de sol, ni de polvo. Prevención contra agentes biológicos: Realización de programas periódicos de desinfección. 11. PRESUPUESTO: La presente licitación se establece por precios unitarios por cada contenedor que se deposita, por transporte, destrucción, así como por cada consulta que se realiza, siendo los precios máximos unitarios desglosados los que figuran como Anexo I al presente pliego. El presupuesto máximo del contrato será de ,00 IVA incluido. 12. DURACION DEL CONTRATO El contrato tendrá una duración de dos años desde el 1 de Mayo del 2010 hasta 30 de Abril del ANEXO I : RELACIÓN DE PRECIOS MÁXIMOS UNITARIOS (I.V.A incluido) CONCEPTO IMPORTE (euros/unidad) INCORPORACIONES (RECOGIDA, TRANSPORTE, 9,10 /contenedor CONTENEDOR Y UBICACIÓN.) SERVICIO DE CUSTODIA (CUOTA ANUAL CON PAGO ANTICIPADO) 4,75 /contenedor BUSQUEDAS DE CONTENEDORES 1 CONTENEDOR 10,85 /contenedor 2 a 5 CONTENEDORES 7,40 /contenedor > 5 CONTENEDORES 6,95 /contenedor /Fax (hasta 5 c.d.) 4,35 0,23 /hasta 5c.d. 4

5 BUSQUEDAS URGENTES DE CONTENEDORES 1 CONTENEDOR 42,00 /contenedor 2 a 5 CONTENEDORES 28,00 /contenedor > 5 CONTENEDORES 26,00 /contenedor /Fax (hasta 5 c.d.) DESTRUCCION CONFIDENCIAL 20,10 0,23 /hasta 5c.d. Destrucción contenedor 1,35 /Contenedor El precio del servicio de búsquedas de originales comprende la entrega y la recogida de los documentos. ANEXO II : INCORPORACIÓ DE CUSTODIA, CONSULTAS Y DESTRUCCIÓN. AÑO 2010 AÑO 2011 AÑO 2012 INCORPARACIÓ CUSTODIA Contenedores CONSULTA Contenedores DESTRUCCIÓN Contenedores DESTINATARIO CENTRES DE L Jesús Alonso i Navas Director de Serveis Generals de l. 5