2. Análisis y recomendaciones sobre la documentación producida

Transcripción

1 INFORME DE ARCHIVOS DE GESTIÓN AYUNTAMIENTO: Laguna de Duero OFICINA: Servicio de Personal 1. Actividades - Situaciones laborales y Plantilla. - Selección del Personal. - Control de horarios. - Retribuciones. - Prestaciones sociales. - Permisos y licencias. - Prevención de riesgos. - Relaciones laborales. 2. Análisis y recomendaciones sobre la documentación producida 1. RÉGIMEN INTERIOR 1.1. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Gestión de Personal Correspondencia: Se considera como tal sólo aquellas comunicaciones no incursas en un procedimiento administrativo. Se abrirá una carpeta anual Estudios e informes de personal: los que formen parte de un procedimiento gestionado por el Servicio, se conservarán en el expediente correspondiente; los que tengan un destinatario externo (Alcaldía, Intervención, Tesorería), se enviarán a su destinatario, conservándose copia o duplicado en una carpeta abierta al efecto. Estos duplicados se destruirán a los dos años Expedientes personales: - En ellos se incluye toda la documentación relativa al nombramiento, toma de posesión, altas y bajas en la Seguridad Social, situaciones, clasificación del puesto de trabajo, infracciones y cese o jubilación de un empleado. - Sólo habrá un expediente personal por individuo. Para evitar duplicidades, cada vez que una persona entre a trabajar en el Ayuntamiento, se consultará al Archivo la existencia de un expediente

2 personal anterior. En caso afirmativo, se solicitará su envío para reincorporarle al Archivo de Gestión de Personal, dándolo de baja en los ficheros del Archivo Central. - Se deben instalar en armarios con acceso restringido y ciertas medidas de seguridad, ordenándolos alfabéticamente en carpetas colgantes. - Anualmente, se debe hacer una limpieza de esta sección, transfiriendo al Archivo los expedientes personales de aquellos trabajadores cuya relación con el Ayuntamiento haya cesado hace más de dos años Libros de registro de personal: existe una duplicidad de libros, uno en papel y otro en soporte informático. Se podría dar validez al fichero informático y suprimir el registro en papel Expedientes disciplinarios: - Sólo se individualizarán como tales los procedimientos que afecten a más de un trabajador. - Los expedientes individuales se conservarán separadamente en una carpeta durante su tramitación. Cuando ésta haya concluido totalmente, se agregará al expediente personal del trabajador Plantillas: - El Servicio de Personal sólo conserva copias y duplicados de los documentos que sirven de base a la aprobación de la plantilla presupuestaria que, junto con el presupuesto, tramita la Intervención de Fondos, quien conserva los documentos originales. - Se conservará durante el año en curso y mientras sirva de apoyo para la elaboración de la plantilla del siguiente ejercicio. Una vez enviada a la Intervención la nueva documentación, se eliminará la del año anterior Expedientes de establecimiento del calendario laboral: - Expediente anual que se ordenará cronológicamente. - Se conserva en la oficina el año en curso y el anterior Control de horarios: - El control de horarios se realiza de forma mecanizada en todas las dependencias del Ayuntamiento, por lo que deberá arbitrarse una fórmula para su conservación en soporte electrónico. - Se conserva un resumen anual en papel Certificados de Servicios Prestados: - Son duplicados, por lo que nunca se transferirán agrupados en serie al Archivo.

3 - Para facilitar la elaboración de posteriores certificados se utilizará el borrador electrónico conservado, no siendo necesario para ello conservar copia en el expediente personal RETRIBUCIONES Nóminas: - La documentación que conserva el Servicio de Personal es copia o duplicado de la documentación justificativa del informe y del informe mismo, cuyos originales se incorporan al Mandamiento de Pago correspondiente. - Se puede eliminar transcurrido un año desde su producción Gratificaciones: - Se tramitan expedientes mensuales para el reconocimiento y abono que se remunera en la nómina. - Se conservarán en la oficina el año en curso Dietas y kilometrajes: - Se tramitan expedientes mensuales para el reconocimiento y abono que se remunera en la nómina. - Se conservarán en la oficina el año en curso Expedientes de aumento de sueldo: - Se tramitan expedientes mensuales para el reconocimiento y abono que se remunera en la nómina. - Se conservarán en la oficina el año en curso Jornadas, cursos, congresos, etc.: - Se tramita un expediente por cada asistencia. - Se ordenarán cronológicamente en la oficina. - A los dos años de concluida su tramitación se enviarán al Archivo Ayudas y becas al estudio: - Es un expediente anual. - A los dos años de concluida su tramitación se enviará al Archivo Retribuciones judiciales: - Es un expediente individual. - Tiene valor administrativo mientras esté vigente la retención. Una vez que ésta ha concluido debe enviarse al Archivo. - Se recomienda para la oficina una ordenación onomástica.

4 Licencias por descanso anual: - En una carpeta se incluirá toda la documentación producida por la elaboración y aprobación del Plan anual de vacaciones y de sus modificaciones. ES un expediente anual. - Se transferirá al Archivo una vez transcurridos dos años desde el ejercicio al que el expediente hace referencia Permisos: - Son expedientes mensuales, por lo que se ordenarán cronológicamente. - Se enviarán al Archivo los expedientes con dos años de antigüedad Ofertas Públicas de Empleo: - Son expedientes que están vigentes hasta que todas las plazas ofertadas son convocadas o amortizadas, como consecuencia no se enviarán al Archivo mientras estén vigentes. - Se ordenarán cronológicamente Expedientes de selección del personal: - Estos expedientes incluirán toda la documentación generada en el procedimiento de selección correspondiente, desde que se inicia a solicitud de un servicio hasta la propuesta de nombramiento, incluyendo todas las solicitudes, currícula, exámenes y, en caso de haber sido recurrido, toda la documentación generada en el procedimiento correspondiente. - Una vez concluida su tramitación, se conservará en la oficina durante los cinco años siguientes Solicitudes de puestos de trabajo: - Se agruparán en una carpeta anual todas las solicitudes extemporáneas. - Se enviarán al Archivo dos años después Licencias por enfermedad: - Todas las bajas por enfermedad se agrupan en un expediente anual. - Se enviarán al Archivo a los dos años Altas y bajas en la Seguridad Social: - Se conservan en el expediente personal Liquidaciones de seguros sociales:

5 - Los originales (TC1 y TC2) se conservan en la Intervención. - En el Servicio de Personal se conservarán las copias durante dos años y, luego, se destruirán Libros de visitas de la Seguridad Social: - Son registros de inspecciones de tomos. - Cuando se abra un nuevo tomo, el anterior se enviará al Archivo Expedientes de prevención de riesgos: - La tramitación correspondiente a la contratación de la gestión de los servicios de prevención se agrupará en un expediente, con sus correspondientes adendas y se clasificará como un expediente de contratación ( ). - Los expedientes de prevención reunirán toda la documentación relativa a una evaluación de un centro de trabajo y las acciones derivadas de esa evaluación: establecimiento de medidas de prevención, control,... - Se transferirán al Archivo Central después de 5 años de haber concluido su tramitación Expedientes de elecciones sindicales: - Se incluirá en un expediente toda la documentación generada en el procedimiento electoral, tanto para funcionarios como para personal laboral, desde la comunicación de inicio del procedimiento, hasta la proclamación de los candidatos, incluyendo, en su caso, la documentación generada por las reclamaciones y recursos a que hubiere lugar. - A los dos años se transferirá al Archivo Actas de Comisiones y Comités: - Se abrirá una carpeta por cada una de las Comisiones y Comités. - En cada una de esas carpetas se incluirá, para cada sesión: Minuta de la convocatoria con el orden del día. Informes originales que se puedan aportar para el debate de los asuntos. Actas Convenios laborales: - El expediente está constituido por todos los documentos generados en el procedimiento de negociación, incluidas las actas y la tramitación de la aprobación del acuerdo por el Pleno. - Están vigentes hasta la entrada en vigor de un nuevo acuerdo, momento en el que se transferirán al Archivo.

6 Reclamaciones laborales: - Expediente individual. - Ordenación onomástica. - Puede derivar en un procedimiento laboral o administrativo y, en este caso, incluiría también toda documentación generada por dicho procedimiento. - Se enviará al Archivo a los dos años de concluida su tramitación PATRIMONIO Bienes Expedientes de contratación de servicios y suministros: - Todas las oficinas del Ayuntamiento gestionan la tramitación de contratos menores. Así mismo, este Servicio tramita la contratación de la gestión de los servicios de prevención de riesgos laborales. - Se debe conservar en una carpeta toda la documentación relativa al suministro, excepto la relativa al pago. - Se conservarán en la oficina en orden cronológico durante el año en curso y el siguiente. 4. GESTIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS 4.1. TESORERÍA Habilitación Indemnizaciones por cargos concejiles: - El Servicio de Personal tramita las indemnizaciones correspondientes al Alcalde y al Secretario, y la Tesorería las de los vocales. - Son expedientes mensuales que se ordenan cronológicamente. Cada carpeta debe contener toda la documentación relativa a las indemnizaciones que se van a retribuir en el mes de referencia. - A los dos años se debe enviar al Archivo Central.