Criterios Específicos de Organización y Conservación de los Archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica

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1 Criterios Específicos de Organización y Conservación de los Archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica NOVIEMBRE 2005 Autorizados en la Vigésima Sesión Ordinaria del Comité de Información de Pemex Gas y Petroquímica Básica del 24 de noviembre de 2005

2 ÍNDICE Página Antecedentes 5 Marco Legal y Normativo 6 1. Disposiciones Generales Objeto Ámbito de aplicación Definiciones Unidades Administrativas Responsables Criterios genéricos para la organización, conservación y custodia de los archivos Disposiciones Específicas De la organización de los archivos Sistema Integral de Archivos Del Comité de Información Del Área Coordinadora de Archivos De las Áreas de Control de Gestión Documental De los Archivos de Trámite Del Archivo de Concentración Del Archivo Histórico De la estructura documental del Sistema de Archivo De las características de un documento de archivo De los papeles de trabajo que no constituyen un documento de archivo De los documentos electrónicos De los expedientes de archivo. 36 Página 2 de 111

3 De los instrumentos de consulta y control archivísticos Del Cuadro General de Clasificación Archivística Del Catálogo de Disposición Documental De los Inventarios Documentales Del Inventario General De la Guía Simple de Archivos De los Responsables de Archivo De la revisión y actualización de los instrumentos de consulta y control archivísticos De la administración de documentos De la recepción de documentos Del seguimiento y control de documentos en trámite Del despacho de la documentación De la producción y reproducción de documentos Del archivo de documentos activos o en trámite De las transferencias primarias y la conservación de expedientes semiactivos De la valoración documental, bajas documentales y transferencias secundarias De la conservación de los archivos De la regulación básica para la conservación de los documentos de archivo De las vigencias documentales para archivos De la guarda y custodia de los archivos De la clasificación y desclasificación de la información contenida en los documentos de archivo. 79 Página 3 de 111

4 De la clasificación de la información De la versión pública de expedientes. y documentos clasificados como reservados Del registro de servidores públicos que tienen acceso a los expedientes y documentos reservados De la leyenda de clasificación de los documentos reservados o confidenciales De la leyenda de clasificación de los expedientes Reservados o confidenciales De la desclasificación de la información De la información reservada Del periodo de reserva De la ampliación del periodo de reserva Del Índice de Expedientes Reservados De la información confidencial. 85 Transitorios 87 Anexos: Ficha de Préstamo de Expedientes Públicos Ficha de Préstamo de Expedientes Clasificados como Reservados o Confidenciales Formato de Transferencia Primaria Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal expedido por la Dirección del Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación. 93 Página 4 de 111

5 Antecedentes La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 12 de junio de 2002, descansa en el principio de acceso a la información pública gubernamental, contenida en los expedientes y documentos, que registran el ejercicio de las atribuciones de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. El derecho de acceso a la información, está vinculado con la organización documental, la cual tendrá que ser realizada con criterios uniformes para la localización expedita, disponibilidad, integridad, conservación y custodia de los expedientes y documentos que constituyen el medio que permitirá el acceso a la información y a la rendición de cuentas. Es responsabilidad del Titular del Organismo, asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual se deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la Ley, su Reglamento y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos. Por lo anterior, el Comité de Información de Pemex Gas y Petroquímica Básica, en coordinación con el Responsable de los Archivo de Concentración e Histórico, elaboró los presentes Criterios que tienen por objeto establecer el marco general para la organización, conservación y custodia de los archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica. Página 5 de 111

6 Marco Legal y Normativo 1. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, Diario Oficial de la Federación, 4 de enero de 2000, reformada el 31 de junio de Artículo Ley de Fiscalización Superior de la Federación, Diario Oficial de la Federación, 29 de diciembre de Artículos 12 y Ley Federal de Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas, Diario Oficial de la Federación, 6 de mayo de 1972 y reformada el 31 de junio de Artículo 214, fracción IV. 4. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, Diario Oficial de la Federación, 13 de marzo de Artículo 8, fracciones IV y V. Artículo 8.- Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones: Inciso V.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad, e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidos. 5. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de Ley General de Bienes Nacionales, Diario Oficial de la Federación, 20 de mayo de Artículo 6, fracciones VII, XV y XVIII. 1 a) Artículo 4, fracción V. (Objetivo de la Ley: mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos). b) Artículo 29, fracciones V y VI (Funciones del Comité de Información: Establecer y supervisar la aplicación de Criterios Específicos para la Clasificación y Conservación de los documentos; así como la organización de los archivos, de conformidad con los lineamientos expedidos por el IFAI y el AGN, y elaborar un programa para facilitar la obtención de información, que deberá ser actualizado periódicamente y que incluya las medidas necesarias para la organización de los archivos). c) Artículo 32 (Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos. Asimismo, deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo). d) Artículo 37 fracción IV (Atribuciones del IFAI: Coadyuvar con el AGN en la elaboración y aplicación de los criterios para catalogación y conservación de los documentos; así como la organización de los archivos de las dependencias y entidades). e) Artículo Décimo Transitorio (Los sujetos obligados deberán, a más tardar el 1 de enero de 2005, completar la organización y funcionamiento de sus archivos administrativos, así como la publicación de la guía a la que se refiere el artículo 32). Página 6 de 111

7 7. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 29 de diciembre de 1976 y reformado el 21 de mayo de Artículo 37, fracción XXV. 8. Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos, Diario Oficial de la Federación, 8 de octubre de Artículos 4 fracción LVII, 7 fracción XVIII, 34 y Código Penal Federal. Diario Oficial de la Federación, 14 de agosto de 1931, reformado el 26 de mayo de Artículo 214, fracción IV. 10. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de Artículos del 42 al Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, Diario Oficial de la Federación, 18 de agosto de Acuerdo presidencial que establece los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental, Diario Oficial de la Federación, 25 de agosto de Disposiciones aplicables al Archivo Contable Gubernamental, Secretaría de Hacienda y Crédito Público, 25 de Agosto de 1998, actualizado al 1 de enero de Donde se enfatiza el establecimiento de un sistema de archivos que incluya las fases activa, semiactiva e histórica del ciclo vital de los documentos. Página 7 de 111

8 15. Instructivo para el Trámite y Control de Bajas de Documentación del Gobierno Federal, Dirección del Sistema Nacional de Archivos del AGN, Acuerdo 1.1./O/24/06/ Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal, Archivo General de la Nación, noviembre de Norma Oficial Mexicana NOM 168 SSA del expediente clínico. Normatividad interna: 18. Bases Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria para Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios durante el Ejercicio Fiscal 2004, Dirección Corporativa de Administración, I-BASESXX , 11 de febrero de Criterio para dar a conocer las técnicas y procedimientos para la conservación de los archivos contables, Dirección Corporativa de Finanzas-Subdirección de Sistemas de Información Financiera, I-CRITEXX , 26 de febrero de Criterio sobre los Archivos Contables, Dirección Corporativa de Finanzas- Subdirección de Sistemas de Información Financiera, I-CRITEXX , 25 de marzo de Criterios para la Administración del Régimen Fiscal de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. Dirección Corporativa de Finanzas. Gerencia Fiscal, Icritexx , 16 de mayo de Lineamientos para el Uso del Correo Electrónico de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios, Dirección Corporativa de Administración-Gerencia de Ingeniería de Telecomunicaciones, -LINEAXX , 01 de julio de Página 8 de 111

9 1. Disposiciones Generales 1.1. Objeto. Los presentes Criterios tienen por objeto establecer el marco general relativo a los Criterios Específicos de Organización y Conservación de los Archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica, en congruencia con los Criterios en la materia aplicables en Petróleos Mexicanos y demás organismos subsidiarios Ámbito de aplicación. Estos Criterios son de observancia obligatoria para Pemex Gas y Petroquímica Básica, en cuanto no contradigan las disposiciones marcadas por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Publica Gubernamental, su Reglamento y los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Definiciones. Para efectos del presente documento se entenderá por: Administración de documentos: Conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las Unidades Administrativas de Pemex Gas y Petroquímica Básica (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Página 9 de 111

10 Archivo de concentración: Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las Unidades Administrativas de Pemex Gas y Petroquímica Básica, y que permanecen en él hasta su destino final (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Archivo de trámite: Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Archivo histórico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Asunto: Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa (Guía para la organización y control del expediente de archivo. Archivo General de la Nación - AGN). Baja documental: Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos y que no contenga valores históricos (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Calendario de caducidades: Programa de actividades elaborado por el responsable del Archivo de Concentración en el que se registran las fechas de conclusión de la guarda precautoria de todos los expedientes transferidos por los Archivos de Trámite de Página 10 de 111

11 Pemex Gas y Petroquímica Básica, a efecto de detectar oportunamente la documentación susceptible de baja o transferencia secundaria. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Ciclo Vital de los documentos: Etapas en las que se divide el documento de archivo conforme a su uso, valor y ubicación: etapa activa (uso constante por el área generadora, valores primarios, Archivo de Trámite), etapa semiactiva (uso esporádico por el área generadora, con valores primarios, Archivo de Concentración), etapa histórica (valores permanentes, uso público Archivo Histórico). Clasificación: El acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial (Art. 2 Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de Pemex Gas y Petroquímica Básica. (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de los documentos de archivo (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Conservación precaucional o guarda precautoria: Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el Archivo de Concentración antes de proceder Página 11 de 111

12 a la selección y valoración histórica para su conservación permanente o baja definitiva. Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de Pemex Gas y Petroquímica Básica. Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística). Dependencias y entidades: Las señaladas en la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, incluidas la Presidencia de la República, los organismos administrativos desconcentrados, así como la Procuraduría General de la República (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Depuración: Se entiende como el proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente, de aquellos que por su irrelevancia deben de eliminarse. Descripción Archivística: Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de transferirlos a un archivo histórico o darlos de baja para su reciclado para el aprovechamiento del valor, a fin de apoyar el compromiso institucional de sustentabilidad. Página 12 de 111

13 Disposición: Producto final de la valoración y vigencia de los documentos: transferencia primaria o secundaria, conservación precautoria o permanente o baja documental para su reciclaje. Documentación activa: Aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de Pemex Gas y Petroquímica Básica, por lo que debe conservarse permanentemente (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Documentación semiactiva: Aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales, contables o técnicas en el archivo de concentración (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Documento de archivo: cualquier registro que documente un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal, contable o técnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las Unidades Administrativas de Pemex Gas y Petroquímica Básica, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier tipo documental y medio o soporte sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico Documento electrónico: Información que puede constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Página 13 de 111

14 Documento original: Todo registro implicado en los procesos sustantivos de cada Unidad Administrativa generado, recibido, transformado o usado que cuente con firmas autógrafas, sellos de recibido, o sean copias que con carácter de original reciban las Unidades Administrativas de Pemex Gas y Petroquímica Básica, así como las autorizadas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, conforme a los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. Se define para diferenciarlo de las fotocopias simples que son repeticiones de la información que suelen conservar las áreas. Expediente de archivo: 1. Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). 2. Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o bien durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística). Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos de archivo repetidos o inútiles, materiales (grapas, broches, clips, etcétera) contenidos en un expediente determinado, durante la formación previa a su transferencia al Archivo de Concentración (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Grupo documental conjunto de documentos, (generalmente expedientes) que reflejan una función administrativa de manera continúa como resultado de una actividad concreta y específica. Página 14 de 111

15 Guía simple de archivo: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y sus datos generales (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Índice de Expedientes Reservados: relación de los expedientes clasificados como reservados por los titulares de las unidades administrativas de Pemex Gas y Petroquímica Básica, y que deberá contener al menos: el rubro temático respectivo, los números de expediente o la identificación de los expedientes que forman parte de dichos rubros (sin necesidad de especificar, en su caso, las partes o secciones del mismo que se consideran reservadas), la unidad administrativa que clasifica la información, la fecha de clasificación, su fundamento legal y el plazo de reserva (Artículo 2, Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados, Diario Oficial de la Federación 9 de diciembre de 2003). Información: La contenida en los documentos que las Unidades Administrativas de Pemex Gas y Petroquímica Básica, generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Información confidencial. Como información confidencial se considerará: I. La entregada con tal carácter por los particulares a Pemex Gas y Petroquímica Básica, de conformidad con lo establecido en el Artículo 19 de la Ley, y II. Los datos personales que requieran consentimiento de los individuos para su difusión, distribución y comercialización en los términos de la Ley, Página 15 de 111

16 No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público (Art. 18 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Información reservada: Aquella información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los Artículos 13 y 14 de la Ley (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Instituto: El Instituto Federal de Acceso a la Información establecido en el Artículo 33 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Instrumento de descripción: Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística). Inventario: Instrumento de consulta que describe de manera exacta y precisa la documentación de un archivo y permite su localización. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental), (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Ley: La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2002). Página 16 de 111

17 Lineamientos de Archivo: Los Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la Federación, 20 de febrero de 2004). Lineamientos para la clasificación y desclasificación de información: Los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la Federación, 18 de agosto de 2003). Número de expediente: El número que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes (Art. Decimoquinto, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Número de hojas útiles al cierre del expediente: Número total de hojas contenidas en los documentos del expediente (Art. Decimoquinto, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Organización documental: Conjunto de actividades destinadas a ordenar y clasificar grupos o secciones, subgrupos o series documentales. Papeles de trabajo: Información impresa que se genera, recibe, maneja o usa y se conserva en oficina y que se constituye por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad reside en los datos que contiene para apoyar las tareas administrativas. Portada o guarda exterior: Frente del expediente donde se establecerán los elementos para describir su contenido, considerando el Cuadro General de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental. Página 17 de 111

18 Plazos de conservación: Periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite, concentración e histórico. Consiste en la combinación de la vigencia documental, el término precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos adicionales establecidos en los Lineamientos (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Principio de procedencia: Fundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben de mezclarse con otros (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). Principio de orden original: principio básico de la archivonomía que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). Propietarios de los expedientes: son aquellos que de acuerdo a sus atribuciones y funciones, tienen a su cargo los expedientes en los archivos de trámite y en los archivos de concentración e histórico. Publicación: La reproducción en medios electrónicos o impresos de información contenida en documentos para su conocimiento público (Art. 2 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Reciclado: Transformación de los residuos a través de distintos procesos que permiten restituir su valor económico, evitando así su disposición final, siempre y cuando esta restitución favorezca un ahorro de energía y materias primas sin perjuicio para la salud, los ecosistemas o sus elementos (Artículo 5, Ley General para la Prevención y Gestión Integral de los Residuos). Página 18 de 111

19 Reglamento: Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (Diario Oficial de la Federación, 11 de junio de 2003). Rubro temático: Corresponde a las series documentales, es decir la materia o asunto específico que deriva del desarrollo de una atribución general de una Unidad Administrativa (Artículo 2, Lineamientos que deberán observar las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para notificar al Instituto Federal de Acceso a la Información Pública los índices de expedientes reservados). Sección: Cada una de las divisiones del Fondo, basada en las atribuciones de la Dirección General y las Subdirecciones de PGPB, de conformidad con las disposiciones legales aplicables (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Seguridad Nacional: Acciones destinadas a proteger la integridad, estabilidad y permanencia del Estado Mexicano, la gobernabilidad democrática, la defensa exterior y la seguridad interior de la Federación, orientadas al bienestar general de la sociedad que permitan el cumplimiento de los fines del Estado constitucional (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Serie: 1. División de cada sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico (Art. Decimocuarto, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). 2. Conjunto de expedientes de estructura y contenido homogéneo emanado de una misma Unidad Administrativa, son el resultado del ejercicio de sus atribuciones o funciones específicas (Archivo General de la Nación). Página 19 de 111

20 Series documentales: Corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico. Servidores públicos: Los mencionados en el párrafo primero del Artículo 108 Constitucional y todas aquellas personas que manejen o apliquen recursos públicos federales (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Soporte: Materia física, en la que se contiene o soporta la información registrada (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística). Subfondo: Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que la origina: Subdirecciones o equivalente (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística). Tipo documental: Clase de documentos que se distingue por la semejanza de sus características físicas (ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística). Transferencia: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (transferencia secundaria) (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Unidad Administrativa: Las que de acuerdo con la normatividad de cada uno de los sujetos obligados tengan la información de conformidad con las facultades que les Página 20 de 111

21 correspondan (Art. 3 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental). Valor administrativo: Es aquel que posee un documento, serie o sección documental para el área productora, relacionada con un trámite, asunto o tema. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos y recibidos por una institución u organismo, responden a procesos y actividades administrativas. Valor contable o fiscal: Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras, o sirven de testimonio de obligaciones tributarias. Valor documental: Condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios) (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente primaria para la historia (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). Valor legal: Aquel que pueden tener todos los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. También es el plazo durante el cual los documentos de archivo se conservarán en la institución para su posible uso y así certificar derechos u obligaciones de la administración pública. Valor primario: Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción, puede ser legal, jurídico, administrativo y contable (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). Página 21 de 111

22 Valor secundario: Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y tiene una utilidad histórica y social (Guía para la organización y control del expediente de archivo. AGN). Valor técnico: 1. Valor de los documentos que sirven de explicación, justificación y comprobación de un conjunto de operaciones, procedimientos y métodos de una ciencia, oficio o actividad sustantiva, relacionados con la Industria Petrolera Estatal. 2. Es aquel que evidencia las acciones de aquellas áreas sustantivas a través de los documentos técnicos como los estudios, programas, investigaciones, proyectos, etcétera. Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos). Valoración secundaria: Es la identificación y aplicación de los usos que los documentos tendrán para la investigación científica y social en todos sus campos, así como su utilidad como fuentes de información de carácter único o permanente. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo se mantiene con sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables (Art. Segundo, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos) 1.4. Unidades Administrativas Responsables. Para la organización, conservación y custodia de los archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica, los Titulares de las Unidades Administrativas, son el Director General, Subdirectores, Gerentes y homologados que reportan al Director General y Página 22 de 111

23 Subdirectores de PGPB. El criterio queda abierto para casos de tratamiento especial, mismos que en su momento serán sometidos a consideración del Comité de Información. Los titulares de las Unidades Administrativas serán responsables de autorizar con su firma las modificaciones y cambios a las series documentales, así como mantener bajo su responsabilidad los expedientes reservados y confidenciales. El Comité de Información será el responsable de autorizar las modificaciones y cambios a los instrumentos de control archivístico Criterios genéricos para la organización, conservación y custodia de los archivos. 1. Existirá un solo canal para proporcionar la información: exclusivamente la Unidad Administrativa Responsable. 2. Se establecerá una taxonomía homogénea, es decir, definir conceptos básicos, con el fin de lograr un lenguaje común en materia de archivo a nivel de Pemex Gas y Petroquímica Básica. 3. En una primera etapa la organización documental se enfocará a los expedientes activos contenidos en los archivos de trámite. 4. En caso de duda, las propuestas sobre los plazos de conservación de los expedientes en los Archivos de Trámite y en el Archivo de Concentración, que determinen las Unidades Administrativas, en el Catálogo de Disposición Documental serán consultadas al Responsable del Archivo de Concentración de Pemex Gas y Petroquímica Básica. 5. Se dará capacitación a todo el personal que esté involucrado en la integración y guarda de expedientes con programas que brinden uniformidad en materia de organización, conservación y custodia de archivos. Página 23 de 111

24 6. El reciclado será el destino final de los papeles y materiales (grapas, broches, clips, etcétera) retirados de los expedientes durante el proceso de expurgo en los Archivos de Trámite, así como los que resulten del proceso de valoración secundaria y baja documental llevada a cabo por el Archivo de Concentración; conforme a las disposiciones emitidas por la Comisión Asesora Interorganismos para el Manejo Ambiental en Oficinas Administrativas de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios y en cumplimiento a la Ley General para la Prevención y Gestión integral de los Residuos.. 2. Disposiciones Específicas 2.1. De la organización de los archivos Sistema Integral de Archivos. El Sistema Integral de Archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica está compuesto por: El Comité de Información. Área Coordinadora de Archivos. Las áreas de control de gestión documental. Los archivos de Trámite. El Archivo de Concentración. El Archivo Histórico Del Comité de Información. Establecerá y supervisará la aplicación de los criterios específicos en materia de clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la Página 24 de 111

25 organización de los archivos, de conformidad con los Lineamientos expedidos por el Instituto y el Archivo General de la Nación, según corresponda Del Área Coordinadora de Archivos. Actualmente las funciones las lleva a cabo el Responsable del Archivo de Concentración. Por designación del Director General de Pemex Gas y Petroquímica Básica. Según oficio DG /2004, del 31 de marzo de 2004 y oficio PGPB-GCGD-163/2004 de 1 de abril de 2004, el Responsable del Archivo de Concentración es el titular del Centro de Documentación de PGPB. Sus funciones son: a. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización, conservación y custodia de archivos. b. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información. c. Elaborar y actualizar, en coordinación con los Responsables de los Archivos de Trámite el Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental, así como el Inventario General y Guía Simple. d. Coordinar las acciones de los Responsables de los Archivos de Trámite. e. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística. 3 Lineamiento Tercero, Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos. Página 25 de 111

26 f. Elaborar y Actualizar el registro de los Responsables de los archivos de trámite, concentración e histórico. g. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base en la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, procediéndose a su disposición final para su reciclado mediante la enajenación conforme a la normatividad establecida. h. Coordinar con el Área de Tecnologías de la Información del Centro de Competencia de PGPB, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos, atendiendo a lo dispuesto en el punto 7.5 de las Bases Generales en Materia de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestaria y a los Lineamientos para el Uso del Correo Electrónico de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios. i. Coordinar la capacitación para el personal de Pemex Gas y Petroquímica Básica, en materia de organización, conservación y custodia de los archivos. j. Integrar y actualizar periódicamente los instrumentos de consulta y control archivísticos De las áreas de control de gestión documental. Las áreas de control de gestión documental, determinadas por las Unidades Administrativas, son aquéllas dedicadas específicamente a las funciones de recepción, seguimiento y despacho de los documentos de archivo. Sus funciones son: a. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada. b. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida. c. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas. Página 26 de 111

27 d. Elaborar una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la Unidad Administrativa De los archivos de trámite. Son las áreas responsables de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa y son coordinados por el Responsable de los. Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular de cada Unidad Administrativa, quien definirá su nivel jerárquico. Sus funciones son: a. Integrar los expedientes en trámite en coordinación con las áreas propietarias de la documentación. b. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al Catálogo de Disposición Documental y al Índice de Expedientes Reservados. c. Coadyuvar, con el Responsable de los de su Unidad Administrativa, en la elaboración y actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General. d. Elaborar los inventarios de transferencia primaria y. e. Controlar los préstamos de los expedientes de archivo. f. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración de los expedientes, de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental y conforme a los procedimientos que se establezcan. Página 27 de 111

28 Del Archivo de Concentración. Es la unidad responsable de la administración de los documentos cuya consulta, por las Unidades Administrativas, es esporádica y donde se canalizan todos los expedientes de archivo que han concluido su vigencia operativa para su guarda precautoria, de acuerdo a las normas establecidas. Por designación del Director General de Pemex Gas y Petroquímica Básica, según oficio DG /2004, del 31 de marzo de 2004 y oficio PGPB-GCGD-163/2004 de 1 de abril de 2004, el Responsable del Archivo de Concentración es el titular del Centro de Documentación de PGPB. Sus Funciones son: a. Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración y actualización del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General. b. Recibir de los archivos de trámite, la documentación semiactiva y validar los expedientes transferidos. c. Organizar, inventariar los expedientes y dar seguimiento de las fechas de guarda precautoria, conforme al Catálogo de Disposición Documental y al Calendario de Caducidades. d. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental conforme al Catálogo de Disposición Documental, o al cumplir su periodo de reserva. e. Atender los servicios de préstamo de expedientes de archivo. f. Elaborar el programa de transferencias secundarias al Archivo Histórico de Pemex Gas y Petroquímica Básica y los inventarios de baja documental. Página 28 de 111

29 g. Coadyuvar con los responsables de los Archivos de Trámite y Unidades Administrativa en la valoración de los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al Catálogo de Disposición Documental. h. Solicitar el visto bueno de la Unidad Administrativa generadora, la liberación de los expedientes que hayan concluido su guarda precautoria para determinar su destino final, que podrá ser: baja para su reciclaje o conservación definitiva Del Archivo Histórico. Es la unidad de archivo que custodia los expedientes valorados como patrimonio documental de la Empresa y de la Nación. Por designación del Director General de Pemex Gas y Petroquímica Básica, según oficio DG /2004, del 31 de marzo de 2004 y oficio PGPB-GCGD-163/2004 de 1 de abril de 2004, el Responsable del Archivo Histórico es el responsable del Centro de Documentación de PGPB. En la conservación adecuada de los expedientes con carácter histórico generada por la Empresa culmina la labor desarrollada por el Sistema Integral de Archivos de Pemex Gas y Petroquímica Básica para la integración y organización de las fuentes de información producidas y utilizadas por la Institución en el curso de sus gestiones. En el archivo histórico se conservan los documentos públicos, que además de ser instrumentos indispensables para el correcto desarrollo de las actividades propias de la entidad, constituyen testimonios fundamentales de la gestión pública y, por lo tanto, recursos informativos valiosos no sólo para la administración pública, sino también para la sociedad en su conjunto. Así, la preservación y difusión del patrimonio histórico documental de la Empresa representa un compromiso y una obligación básica de Pemex Gas y Petroquímica Básica, que al auspiciar la investigación sobre la industria Página 29 de 111

30 más importante del país, promueve el fortalecimiento de la memoria colectiva de la sociedad. Sus Funciones son: a. Coadyuvar con el Área Coordinadora de Archivos en la elaboración del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General. b. Recibir, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico. c. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación. d. Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de concentración. e. Constatar que los expedientes históricos estén debidamente organizados. f. Elaborar y publicar la Guía General del Archivo, así como los inventarios y catálogos que se vayan elaborando, a efecto de difundir con la mayor amplitud posible los servicios ofrecidos por la Empresa para la investigación. g. Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos De la estructura documental del Sistema de Archivo. La estructura documental, con base en series de expedientes originales, se compone de: Documentos de archivo Papeles de trabajo que no constituyen un documento de archivo Documentos electrónicos Expedientes de archivo Página 30 de 111

31 De las características de un documento de archivo. Documento de archivo: Cualquier registro que documente un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal, contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las Unidades Administrativas de Pemex Gas y Petroquímica Básica, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier tipo documental y medio o soporte sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico. Además, está estructurado en conjunto de documentos organizados que se interrelacionan y son o pueden ser: patrimonio documental. Cumplida su vigencia administrativa pasan al Archivo de Concentración para su conservación precautoria por su vigencia fiscal o legal, posteriormente, previa valoración documental se envía al Archivo Histórico para su conservación permanente o se tramita su baja al Archivo General de la Nación, cuando carece de valores evidencial o testimonial. Los documentos de archivo tienen un triple carácter Carácter de unicidad: Su calidad de únicos, a diferencia de otros documentos múltiples, como libros o las revistas. Carácter orgánico: Los documentos son parte de un todo estructurado, deben su existencia a una persona o institución que los produjo, y solo alcanzan sentido al interrelacionarse. Carácter seriado: los documentos de archivo se producen uno a uno y se van acumulando de modo natural en los archivos, formando series documentales. Los documentos de archivo proporcionan la evidencia oficial de la actividad que registran por lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su Página 31 de 111

32 creación, al generador y a la autoridad que tienen para producirlo. También las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo. Como regla general, los comunicados oficiales que sean generados por las Unidades Administrativas de Pemex Gas y Petroquímica Básica, no emitirán copias para conocimiento, a menos que la comunicación involucre en el proceso a otra Unidad Administrativa, en tal caso, las copias formarán parte de su expediente respectivo. Los documentos originales deberán conservarse directamente en los expedientes de las áreas que los requieran, aun cuando hayan sido elaborados en una instancia diferente. Las unidades administrativas sólo conservarán para su archivo las copias emitidas de acuse de recibo, en caso de que no hayan sido integrados en el expediente original, documento que hacen las veces del original emitido. Deben ingresar sólo documentos de archivo definidos como sustantivos por la Unidad Administrativa o documentos oficiales en original o los que hagan las veces de original, como establecen las disposiciones contables, integrados en expedientes, en el momento y del modo adecuado, según los manuales de procedimientos y de acuerdo a la integración natural según los criterios archivísticos. A continuación se citan algunos documentos de archivo Se consideran documentos de archivo los libros de contabilidad, registros contables, documentos contables y de afectación contable, comprobatorios y justificatorios del ingreso y gasto público o autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que los sustituyan, catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad, instructivos de carácter contable, libros y registros sociales, diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar el sistema Página 32 de 111

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