Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

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1 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 1 de 9 Fecha de Vigencia: 08/06/2016 HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO 1. Adopción del procedimiento CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA VÍCTOR ALFONSO ARIAS GARCIA 08/06/2016 REVISÓ CARGO FECHA LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional 08/06/2016 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional 08/06/2016

2 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades requeridas para realizar seguimiento al cumplimiento de metas y ejecución de recursos de los proyectos de inversión del Sector de Relaciones Exteriores. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la solicitud de la información a los responsables de seguimiento a los proyectos de inversión y finaliza con el reporte de avance entregado a los gerentes, formuladores y responsables de seguimiento de cada proyecto de inversión y a la alta dirección, cuando sea necesario. El procedimiento aplica para los proyectos de inversión del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores y la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia. 3. BASE LEGAL Constitución Política de Colombia Ley 819 de 2003, por la cual se dictan normas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Ley 489 de 1998, Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Ley 179 de 1994, por el cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989, Orgánica de Presupuesto. Ley 152 de 1994, por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo Ley 38 de 1989 Estatuto Orgánico del Presupuesto General de la Nación Disposiciones generales del Presupuesto General de la Nación-PGN (Decreto de Liquidación Vigente) Decreto 1082 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

3 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 3 de 9 Decreto 1068 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público Decreto 4836 de 2011, Por el cual se reglamentan normas orgánicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996, 4730 de 2005, 1957 de 2007 y 2844 de 2010, y se dictan otras disposiciones en la materia. Artículo 4. Decreto 2844 de 2010, por el cual se reglamentan normas orgánicas de presupuesto y del Plan Nacional de Desarrollo. Decreto No 3286 de 2004, por el cual se crea el Sistema de Información de Seguimiento a los Proyectos de Inversión Pública. Circular 10-4 de Recomendaciones proyectos dirigidos población víctima del conflicto armado. Departamento Nacional de Planeación. Circular 07-4 de Consideraciones para la asignación de recursos, redistribución presupuestal, proyectos de inversión y seguimiento de acciones para grupos étnicos. Departamento Nacional de Planeación. 4. DEFINICIONES AVANCE FÍSICO DEL PRODUCTO: Corresponde al porcentaje de ejecución registrado de los productos, ponderado por el peso que cada uno tiene en el costo total del proyecto. AVANCE GESTIÓN: Es el porcentaje de avance de los indicadores de gestión, de acuerdo con la ponderación registrada en el SUIFP. AVANCE FINANCIERO: Corresponde a las obligaciones/apropiación BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE INVERSIÓN NACIONAL-BPIN: es la instancia que articula la planeación con la programación y el seguimiento de programas y proyectos de inversión pública, por medio de sus componentes y funciones. El BPIN es administrado y coordinado por el Departamento Nacional de Planeación. FICHA DE ESTADÍSTICAS BÁSICAS DE INVERSIÓN-EBI: es el formato de salida del BPIN en el cual se resumen las características centrales de cualquier proyecto de inversión.

4 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 4 de 9 PROYECTO: unidad operacional del desarrollo que vincula recursos, actividades y productos durante un período determinado y con una ubicación definida para resolver problemas o necesidades de la población. SISTEMA DE SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIÓN PÚBLICA-SPI: Conjunto integrado de procesos automatizados que permite visualizar los logros y analizar la gestión del Estado en materia de inversión pública. Su liderazgo y coordinación se ejerce por parte del Departamento Nacional de Planeación- DNP. SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PÚBLICAS-SUIFP: Es un sistema de información que integra los procesos asociados a cada una de las fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de gobierno y las políticas públicas. Garantiza a su vez la consistencia de la información (formulación, programación, ejecución y seguimiento a proyectos de inversión) y la interoperabilidad entre los sistemas existentes para la administración del presupuesto público nacional, es decir, entre el Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional-BPIN, el Sistema Integrado de Información Financiera-SIIF, el Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión-SPI y el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno- SISMEG. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS DE-PT-10. Formular, inscribir y actualizar los proyectos de inversión Guía de registro de seguimiento mensual SPI. Departamento Nacional de Planeación. Guía para la elaboración de resúmenes ejecutivos de proyectos de inversión. Departamento Nacional de Planeación. Manual de la Inversión Pública Nacional Departamento Nacional de Planeación 6. REGISTROS Reportes de avance dentro del SPI Informes de seguimiento de los proyectos de inversión

5 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 5 de 9 7. POLITICAS DE OPERACION El seguimiento a los proyectos de inversión esta a cargo del Departamento Nacional de Planeación DNP y se basa en los indicadores y metas de gestión y de producto, en el cronograma y en la regionalización (de conformidad con la información contenida en el Banco Nacional de Programas y Proyectos BPIN) y en la información de ejecución presupuestal registrada en el SIIF. Además, se tiene a disposición de las entidades el Sistema de Información de Seguimiento a los Proyectos de Inversión Pública SPI (Artículo 27 del Decreto 2844 de 2010) El seguimiento a los proyectos de inversión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia se realizará de acuerdo a los procedimientos definidos internamente por esta Entidad de acuerdo a los lineamientos del Departamento Nacional de Planeación y la Oficina a de Planeación del Ministerio de Relaciones Exteriores. Mensualmente, la Oficina a de Planeación de la Unidad Administrativa Migración Colombia enviará un informe con la ejecución financiera y física de los proyectos de inversión de la Entidad. Para los proyectos de inversión del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, el gerente del proyecto de inversión debe determinar un responsable del rol de seguimiento y solicitar por escrito a la Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional asignar a una cuenta de usuario SPI. Una vez se cambie el responsable del rol de seguimiento, el gerente del proyecto de inversión debe informar por escrito a la Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional con el fin de que se realice el proceso de inactivación de dicho usuario. Para los proyectos de inversión del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, la actualización de la información en el Sistema de Información de Seguimiento a los Proyectos de Inversión Pública deberá realizarse los cinco primeros días hábiles de cada mes, con el fin de que la Oficina a de Planeación puede realizar la revisión de la información reportada, sin prejuicio del calendario establecido por el DNP para cada vigencia en ejecución. La Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional es la responsable de verificar la oportunidad y calidad de la información registrada en el Sistema, con base en los datos provistos por el formulador y el gerente del proyecto.

6 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 6 de 9 Cuando se presentan vacíos en el reporte de la información, la Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional reportará tanto al responsable del seguimiento como al gerente del proyecto la información que debe ajustarse. Anualmente, el formulador del proyecto deberá elaborar un informe final del proyecto de inversión, con base en las consideraciones expuestas en la Guía para la Elaboración de Resúmenes Ejecutivos de Proyectos de Inversión, ajustándose a la información reportada en SPI. Este informe deberá ser elaborado por el formulador en el SPI a más tardar el 15 de Enero de cada año y se publicará por la Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional en la página web a más tardar el 30 de Enero de cada año. Los reportes de seguimiento mensuales de los proyectos de inversión de la entidad servirán como insumo para la elaboración de los informes trimestrales diagnósticos de los proyectos de inversión del sector, y darán insumos sobre el nivel de ejecución de los proyectos de inversión. En el caso del Proyecto de Inversión Fortalecimiento de política públicas para la vinculación y atención de colombianos en el exterior a nivel internacional, se establecerá como fecha de corte, para definir los proyectos a financiar con los recursos producto de los diferenciales cambiarios o de posibles devoluciones, el 15 de octubre de la vigencia, logrando de esta forma alcanzar un mayor nivel de ejecución. Para el seguimiento a los proyectos de inversión, deberán tenerse en cuenta los siguientes criterios: En cada seguimiento realizado se debe actualizar la información de los siguientes módulos: Básica, Actividad, Producto, Presupuestal y Gestión. En la actualización del proyecto, si la cadena de valor está incompleta en alguno de sus eslabones, deberá actualizar el proyecto en el SUIFP-BPIN. La ejecución financiera del proyecto es actualizada automáticamente del sistema y corresponde a la información que se encuentra en el SIIF.

7 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 7 de 9 En la actualización de la información financiera del proyecto, Si lo apropiado y/o ejecutado por el proyecto no concuerda con lo distribuido, el sistema mostrará rectángulos rojos alrededor de los ítems donde se encuentra el descuadre En la actualización de los avances del producto el sistema permite incluir una observación mensual al cumplimiento de las metas definidas, en donde se registran los avances logrados o no logrados. En caso de ser necesario más de 3 líneas para realizar dicha descripción, se deberá incluir un documento anexo. En este campo se debe registrar una observación en caso que el avance sea mayor que la meta. En la opción resumen ejecutivo no se deben incluir documentos anexos del seguimiento del proyecto. La suma del registro de las obligaciones de todas las actividades del proyecto debe ser igual al total de la obligación. El SPI a través de la opción completitud le permite visualizar si se ha registrado correctamente la información en cada uno de los módulos del SPI, si este se encuentra en verde el registro habrá sido correcto y si está en rojo puede que no se haya registrado información o el registro es incorrecto. Los anexos a incluir en el SPI sólo puede tener extensión.pdf o.zip En el caso que se presente un manejo inadecuado de los resultados del seguimiento y la evaluación de los proyectos de inversión, la Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional realizará mesas de trabajo con el gerente del proyecto con el fin de determinar las acciones correctivas necesarias y los ajustes a realizar al proyecto de inversión.

8 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 8 de 9 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL SEGUIMIENTO A TODOS LOS PROCESOS REGISTROS Inicio OBSERVACIONES 1. Realizar avance mensual en el Sistema de Seguimiento a los Proyectos de Inversión (SPI) Funcionario asignado Reportes de avance dentro del SPI En el avance se debe revisar la ejecución presupuestal y el cumplimiento del cronograma establecido en la formulación del proyecto. 2. Revisar y analizar el avance y cumplimiento del proyecto en el SPI En el avance se debe revisar la ejecución presupuestal y el cumplimiento del cronograma establecido en la formulación del proyecto. la información es correcta? NO SI 3. Solicitar aclaraciones 4. Realizar aclaraciones Funcionario asignado 5. Elaborar reporte de seguimiento Informes de seguimiento de los proyectos de inversión 6. Revisar reporte de seguimiento Jefe Oficina a de Planeación y Desarrollo Organizacional Son correctas las recomendaciones? SI NO 7. Realizar correcciones 8. Entregar reporte de sequimiento al gerente del proyecto Jefe Oficina a de Planeación / Fin

9 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL Página 9 de 9 9. PUNTOS DE CONTROL PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO 1 No realizar el avance Recordatorios de envió de la información Cada vez que se requiera Correos electrónicos