ACOMPAÑAMIENTOENLAIMPLEMENTACIÓN DE LAESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA EN EL ESTADO

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1 ACOMPAÑAMIENTOENLAIMPLEMENTACIÓN DE LAESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA EN EL ESTADO PLAN DE AJUSTE TECNOLÓGICO ALCALDÍA DE TÁMARA CASANARE V1.0 DICIEMBRE DE

2 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS DE LA ENTIDAD PLANES DE ACCIÓN PLAN DE ACCIÓN MAPA DE RUTA ANEXOS

3 ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Fases del Plan de Acción... 6 Tabla 2 Nombre del proyecto... 8 Tabla 3 Mapa de Ruta

4 ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Planes de Acción

5 1. INTRODUCCIÓN Este documento presenta un conjunto de sugerencias y recomendaciones que la Alcaldía Municipal podrá tener en cuenta para el desarrollo de su Plan de ajuste tecnológico. Teniendo en cuenta la situación actual en tecnologías de información y comunicación de la alcaldía municipal, se hace el ajuste tecnológico necesario según los requerimientos presentes en cada una de las dependencias para lograr encontrar faltantes de tecnología los cuales serán puestos a consideración de quien sea pertinente para su implementación. 2. OBJETIVOS DE LA ENTIDAD Determinar la situación actual en tecnologías de información y comunicaciones, específicamente a nivel de hardware, software, redes y comunicaciones, sistemas de información y seguridad informática de la Entidad Definir los planes de acción según las acciones que se garantizarán el ajuste tecnológico de la tecnología. 3. PLANES DE ACCIÓN Los planes de acción que soportan el ajuste de tecnología según la matriz desarrollada en el taller pueden ser discriminados en Hardware y software (íncluido redes y comunicación), Seguridad informática (aunque puede definirse un plan de Seguridad de la información) y Sistemas de información Figura 1. Planes de Acción Plataforma SW y HW Seguridad de la información Sistemas de Información 5

6 Cada uno de los planes de acción, contiene los proyectos que lo soportan, su prioridad está definida en el mapa de ruta. El horizonte de tiempo estimado para los proyectos, se categoriza de la siguiente manera: Corto Plazo: Proyectos a ejecutarse en un periodo no superior a seis (6) meses. Mediano Plazo: Proyectos con ejecución mayor a 6 meses y menor a un año y medio. Largo Plazo: Proyectos que su ejecutan en periodos mayor a un año y medio. 3.1 PLAN DE ACCIÓN Por cada Plan de acción a definir se recomienda los siguientes ítems: nombre y objetivo del plan, descripción del plan NOMBRE DEL PLAN DE ACCIÓN: Definición de la plataforma de Hardware y Software de la Entidad OBJETIVO DEL PLAN DE ACCIÓN Dotar a la Alcaldía Municipal de Támara de la infraestructura de tecnología de información y comunicaciones con proyección al futuro, escalable, gestionada, que proporcione el soporte adecuado necesario para el que hacer misional y de apoyo de la Entidad, a costos razonables DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Se requiere un Centro de Cómputo, la plataforma de conectividad y la adquisición de hardware y software son los temas abordados por este plan que enmarcan la infraestructura a desarrollar por parte de la Alcaldía Municipal. Tabla 1 Fases del Plan de Acción Fases del plan de acción Objetivo Resultado esperado Diagnóstico Determinar el estado actual de la entidad e identificar la brecha tecnológica para llevar a cabo las accion es conducentes al cierre del plan. Matriz tecnológica con la situación actual de la entidad 6

7 Planeación y sensibilización Alinear los proyectos con los objetivos estratégicos de la entidad Definir los diferentes planes de proyecto. Socializar a los interesados de la Entidad los proyectos a ejecutar, sus alcances, el impacto a generar en la Entidad. Alinear los proyectos formulados, al plan estratégico de la entidad. Definición de cada proyecto con alcance, cronograma, presupuesto, recursos humanos, riesgos Personal comprometido y motivado con las responsabilidades y éxito para la implementación de los proyectos. Documentos de Proyectos ajustados y alineados al Plan Estratégico de la entidad Implementación Conformar los respectivos equipos de proyecto, conformar y definir los roles, funciones, responsabilidades y porcentajes de dedicación de los integrantes de cada equipo de proyecto. Comunicar lineamientos (procedimientos, formatos guías, estructura de la documentación) a los diferentes equipos de proyecto para el desarrollo de las actividades definidas en los planes de acción Establecer los requerimientos de cada proyecto según las necesidades de la Entidad. Realizar el diseño detallado de las soluciones que den respuesta a los requerimientos Realizar el proceso de adquisiciones y contratación de servicios requeridos para la ejecución de los proyectos Realizar control y seguimiento Documento que registre los equipos de proyecto conformados y definidos, integrados por personal responsables de las TIC y otras áreas de la Entidad. Plan de acción en ejecución y avance. Seguimiento y control a los compromisos y tareas asignadas. Documentos de especificación de requerimientos emitidos y aprobados. Documentos de diseño detallado de las soluciones, planos, tiempos de ejecución definición de los equipos, elementos, materiales y recurso humano y económico requerido para la implementación. Contratos de adquisición de bienes y servicios. Proyecto controlado de acuerdo con lo estipulado en el plan de proyecto 7

8 Capacitación Considerar como parte integral de cada uno de los procesos de contratación, la capacitación al personal especializado que designe la entidad, sobre los sistemas y servicios contratados. Capacitar al personal no especializado (en temas tecnológicos) que hará uso de la infraestructura contratada. Interventoría de contratos Ejecutar el proceso de contratación de Interventoría de los contratos generados por los proyectos. Personal capacitado en las plataformas contratadas y haciendo uso de la infraestructura para el desarrollo eficiente de sus actividades misionales y de apoyo. Resultado satisfactorio de los procesos de contratación. Verificación y Pruebas Cierre Evaluar el resultado de la implementación. Ejecución de pruebas. Realización de ajustes y optimizaciones. Control de calidad. Realizar recibo a satisfacción Realizar cierres administrativos Documentación: -Resultado de pruebas. -Registro de Ajustes y optimizaciones. -Informes de Control de Calidad. Actas de Cierre Documentación: -Informes -Planos -Manuales de Operación -Garantías -Manuales de soporte FORMULACIÓN DE PROYECTOS PARA EL PLAN DE ACCIÓN A continuación la entidad deberá llenar la siguiente matriz de formulación de proyectos para cada uno. La consolidación de los proyectos conforma el plan de acción de tecnología de la Entidad. Nombre del proyecto Temática del proyecto Código Justificación Objetivo y Alcance Estrategia de implementación Prioridad Recursos Tiempo de implementación Costo aproximado Tabla 2 Nombre del proyecto Diseño e implementación del centro de cómputo de la Entidad Componente Plataforma de Hardware y Software Por definir La alcaldía Municipal no cuenta con un centro de computo Adquirir el centro de cómputo. Optimizar procesos. Análisis planificación e implementación Alta Humanos, económicos, 24 meses Previo análisis y planificación para definir costos 8

9 4. MAPA DE RUTA En esta sección, se desarrolla el mapa de ruta que le permite la entidad, priorizar los proyectos formulados y desarrollarlos. El mapa contempla la propuesta de proyectos que se configuran a través de cada plan de acción, implementando al interior de la entidad el Plan de crecimiento tecnológico. Los tiempos definidos para el desarrollo de los proyectos son: CORTO PLAZO: Proyectos a ejecutarse en un periodo no superior a seis (6) meses. MEDIANO PLAZO: Proyectos con ejecución mayor a 6 meses y menor a un año y medio. LARGO PLAZO: Proyectos que su ejecutan en periodos mayor a un año y medio. La adopción y apropiación de Plan de ajuste tecnológico, está fundamentado en el cumplimiento y ejecución de todos los proyectos relacionados. Para ello se define un cronograma de los proyectos formulados en los planes de acción, en la siguiente tabla se puede definir ese plan. En esta tabla hay algunos ejemplos de proyectos, es solo descriptivo. Tabla 3 Mapa de Ruta Id Proyecto Duración T1 T2 T3 T4 T1 T2 T3 T4 1 Diseño de una intranet en la entidad 12 Meses 2 Mejoramiento de la infraestructura de la entidad y conectividad 3 12 Meses

10 5. ANEXOS Anexo 1 Matriz tecnológica de la situación actual en infraestructura de de la Entidad (MatrizTecnologica_v1_5.xlsx) 10

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