INFORME DE JUNTA DIRECTIVA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS DE BANCOOMEVA S.A.
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- Aurora Alcaraz Álvarez
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1 INFORME DE JUNTA DIRECTIVA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS DE BANCOOMEVA S.A. El presente informe es dirigido a la Asamblea General de Accionistas de Bancoomeva para dar cumplimiento a lo establecido en la Circular Básica Jurídica emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia en su numeral , Título I, Capitulo IV, de la parte I, que se refiere al funcionamiento del Sistema de Control Interno. Las políticas principales establecidas para fortalecer el Sistema de Control Interno del Banco son: Valores que comprometen a todos los colaboradores y administradores. La orientación y supervisión de las políticas están en cabeza de los órganos de control Junta Directiva, Comité de Auditoría, Representante Legal, Auditoría Interna y Revisoría fiscal. Principios de Autocontrol, Autorregulación y Autogestión, que comprometen a todos los colaboradores y administradores. Determinar un sistema de información y comunicación robusto acorde a las necesidades. Continuar con el fortalecimiento del equipo que administra la Gestión de Riesgos. SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Auditoría Interna de Bancoomeva, realizó una evaluación sobre la efectividad y adecuación del Sistema de Control Interno. El propósito de esta evaluación fue establecer una base de confianza en el Sistema de Control Interno adoptado. Con base en las auditorías realizadas durante el primer semestre del año 2015, la Auditoría Interna estableció que el Sistema de Control Interno de Bancoomeva asegura razonablemente la prevención o detección de deficiencias importantes en el logro de los objetivos de Banco Coomeva S. A., garantizando además el fiel cumplimiento de las leyes y normas establecidas. Al 30 de junio de 2015, se da cumplimiento satisfactorio de todos los requisitos normativos establecidos en la Circular Básica Jurídica numeral de la parte I, Título I, Capitulo IV, emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia. GESTIÓN DE RIESGOS El Comité recibió informes periódicos de la Revisoría Fiscal, la Vicepresidencia de Riesgos y Auditoría Interna, que permitieron verificar la existencia de controles adecuados para cada uno de los riesgos Crediticio, Operativo, de Liquidez y Mercado, Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, Continuidad del negocio y Seguridad de la información. En el primer semestre del año 2015, la gestión integral de riesgos se sigue madurando como un aspecto fundamental de cultura para el Banco, vital para la sostenibilidad
2 financiera y el cumplimiento de metas. La Administración del Banco concentró sus esfuerzos en el fortalecimiento de la cultura del riesgo y las metodologías de medición y seguimiento. La gestión de riesgo crediticio del Banco se desarrolló dentro del marco de actuación, políticas y procedimientos establecidos para las etapas de originación, seguimiento, recuperación de cartera, garantías y cobertura de provisiones. Estas aseguran un adecuado desempeño de la cartera. En el Sistema de Administración de Riesgo Operativo, se continuó fortaleciendo la administración del riesgo, realizando acompañamiento permanente a los líderes de procesos en cuanto a la revisión y actualización de las matrices, el registro de eventos y en la implementación de acciones para el tratamiento de los controles que permitan mitigar el riesgo Operativo. En lo relacionado con Continuidad del Negocio, en el primer semestre del 2015 el Banco ha seguido realizando pruebas en el sitio alterno de operación nacional, además se realizaron pruebas de contingencia en las oficinas para asegurar la continuidad en las telecomunicaciones. Se realizó la prueba de continuidad de tecnología que apoya los procesos críticos. En lo relacionado con Seguridad de la Información, el Banco avanzó en el cumplimiento de la Circular Básica Jurídica numeral de la parte I, Título II, Capitulo I, emitida por la Superintendencia Financiera de Colombia sobre los requerimientos mínimos de seguridad y calidad para la realización de operaciones, y la Ley 1581 de 2013 que aplica en materia de protección de datos personales. Sistema de Administración de Riesgos de Liquidez, las políticas de administración de este riesgo aprobadas por la Junta Directiva, garantizan que el Banco cumpla con sus obligaciones financieras cuando sean exigibles, asegurar las operaciones del Banco y continuar con los planes de expansión de activos. En cuanto al Sistema de Administración de Riesgos de Mercado, la administración del riesgo en el primer semestre del año 2015 estuvo enfocada a proteger los recursos del Banco invertidos en el mercado de capitales de manera que se logre la combinación más eficiente posible de rentabilidad y riesgo, asumiendo un perfil de riesgo conservador. Se dio estricto control y aplicación de los límites establecidos por la Junta Directiva. En cuanto al SARLAFT, la gestión se enfocó en: Fortalecimiento de la cultura de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. Seguir trabajando en la integridad de la base única de clientes. Depurar las bases con respecto a los clientes públicamente expuestos (PEP S). Alinear los procesos del Banco con la normatividad del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
3 En cumplimiento con lo estipulado en la Circular Básica Jurídica numeral de la parte I, Título I, Capitulo IV, el Comité de Auditoría ha desarrollado sus funciones: 1. Número de sesiones realizadas Durante el primer semestre del año 2015, se desarrollaron dos reuniones del Comité de Auditoría, el Comité apoyó la gestión de la Administración en la implementación y supervisión del Control Interno del Banco, en velar por la transparencia de la información financiera y en verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias en el desarrollo del objeto social de Bancoomeva. 2. Integrantes La Junta Directiva de Bancoomeva, designó los miembros del Comité de Auditoría así: Luis Fernando Escobar Ramírez, Eduardo José Victoria Ruiz y José Luis Blanco Saenz. 3. Las principales actividades desarrolladas por el Comité durante el primer semestre del año 2015 fueron las siguientes: 3.1 Función de Cumplimiento Se realizó seguimiento al desarrollo del cumplimiento de las normas de conducta, como de la situación de operaciones por cuenta propia de empleados y aspectos relacionados con los conflictos de interés, situaciones consideradas de normalidad dentro del Banco. Con el propósito de fortalecer la adecuada comprensión e interpretación de las normas de Código de Buen Gobierno, Continuidad del Negocio, SARLAFT y SARO, estuvo atento a la evolución de la ejecución de las estrategias de capacitación para afianzar aún más la cultura. 3.2 Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo El Comité supervisó la funcionalidad del Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo (SARLAFT), conforme a la normativa expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, así mismo, veló por la existencia de controles necesarios para evitar que el Banco fuera utilizado como instrumento para la realización de actividades vinculadas al lavado de activos y financiación del terrorismo. Analizó los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento, entre los aspectos analizados se pueden citar: Las gestiones realizadas por el Oficial de Cumplimiento, niveles de cumplimiento de aspectos relacionados a la divulgación de información a las autoridades, la gestión de riesgo y sistemas de monitoreo, las operaciones sospechosas más relevantes; la ejecución del plan de formación sobre el tema y los proyectos de mejora del SARLAFT.
4 3.3 Auditoría Interna En desarrollo de las funciones de supervisión, el Comité realizó seguimiento al Plan de Auditoría Interna para el año 2015 verificando su ejecución e implementación. La Gerencia Nacional Auditoría, intervino en las reuniones del Comité y presentó los respectivos informes de los avances, hallazgos y recomendaciones en la ejecución del Plan, así mismo, el Comité formuló recomendaciones sobre los asuntos puestos en su conocimiento. 3.4 Revisoría Fiscal La Revisoría Fiscal ha presentado informes a la Alta Gerencia y al Comité de Auditoría sobre las operaciones del Banco. En ellos ha registrado sus hallazgos y recomendaciones. El Comité realizó estricto seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones. 3.5 Auditoría al Proceso de Tesorería Los hallazgos identificados en la auditoría de cumplimiento a los procesos del Front, Middle y Back Office se informaron al Comité, confirmando que estos no representan alto riesgo para el Banco y que la Administración aplicó las acciones correctivas. 3.7 Evaluaciones de Cartera El Comité conoció los resultados de la evaluación y calificación de la cartera, de conformidad con lo establecido por la Superintendencia Financiera de Colombia, quedando conforme con lo actuado. 3.8 Observancias Superintendencia Financiera de Colombia El Comité revisó las observaciones de la Superintendencia Financiera de Colombia con las respuestas emitidas por Bancoomeva, quedando conforme con las acciones desarrolladas. Respecto al proceso de implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, el Banco tiene un plan de trabajo que tiene como propósito corregir las debilidades informadas por la Revisoría Fiscal y la Auditoría interna, como también dar cumplimiento al Decreto 2784 de 2012 y las instrucciones contables emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia en las Circulares 033, 036, 037 y 039 de Al cierre del primer semestre del año 2015, con excepción de lo mencionado en el párrafo anterior sobre la implementación de las NIIF y tomando en cuenta los planes de acción que se están realizando, no se detectaron debilidades materiales o significativas relacionadas con el Sistema de Control Interno por parte de la Administración ni los Órganos de Control internos y externos del Banco ni el Comité de Auditoría, que pongan en riesgo la efectividad del mismo. Tampoco se tuvo conocimiento de fraudes, errores malintencionados o manipulaciones en la información financiera preparada y revelada por el Banco.
5 4. Área de Auditoría Interna Las actividades realizadas durante el primer semestre del año 2015 se adelantaron dando cumplimiento al plan anual de Auditoría aprobado por el Comité de Auditoría en diciembre de 2014, centrándose en evaluar y contribuir a la mejora del Sistema de Control Interno, Administración de Riesgos y Gobierno Corporativo de Bancoomeva. La responsabilidad de la Auditoría Interna, es señalar los hallazgos y recomendaciones establecidos en las revisiones realizadas con base en un desempeño independiente y objetivo y gracias a un enfoque sistemático y metódico, para ayudar al Banco a alcanzar sus objetivos. No se han impuesto limitaciones en cuanto al alcance del trabajo de Auditoría Interna durante el desarrollo de sus actividades, ni queda por resolver ninguna diferencia de opinión importante entre el área de Auditoría Interna y el personal de dirección del Banco. El área de Auditoría Interna, contó con los recursos necesarios para desarrollar sus actividades en el primer semestre del año 2015 dentro del presupuesto aprobado por el Comité de Auditoría. 5. Confirmación Funciones del Comité Con los resultados presentados al Comité, este Órgano de Dirección ha confirmado: Que los procedimientos y controles sobre niveles de autorización de las diferentes transacciones, han permitido proteger de forma razonable los activos del Banco. El seguimiento al desarrollo del Plan de Auditoría aprobado, nos confirma que se ha cubierto el alcance hasta la fecha, con la debida independencia de la Auditoría Interna. Los Estados Financieros revelan razonablemente la situación del Banco y el valor de sus activos, como también lo ha expresado el Revisor Fiscal en su dictamen. Existen los controles necesarios para evitar que el Banco sea utilizado en operaciones de lavado de activos, tal como lo evidencian los informes del Oficial de Cumplimiento presentados a la Junta Directiva, donde los tres miembros de este Comité tenemos asiento. Nos fueron compartidas las recomendaciones y observaciones emitidas en los informes de la Superintendencia Financiera de Colombia, la Revisoría Fiscal y la Auditoría Interna del Banco, las cuales se atendieron debidamente por la Administración. Queda confirmado el concepto de la Revisoría Fiscal frente al informe de suficiencia y adecuación de las medidas de control interno del Banco. Con respecto al cumplimiento de las normas establecidas en el Código de Conducta y de Ética, en el primer semestre del 2015 no se presentaron reclamaciones relacionadas con la observancia de las disposiciones contenidas en este Código.
6 En consecuencia, consideramos que la labor de control interno ha sido apropiada durante el primer semestre del año 2015 y se han atendido los lineamientos de la Junta Directiva y la Administración. Atentamente, Luis Fernando Escobar Ramírez Presidente Comité de Auditoría Eduardo José Victoría Ruíz Miembro Principal Comité de Auditoría José Luis Blanco Saenz Miembro Principal Comité de Auditoría Agosto 18 de 2015
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