MINISTERIO DE CULTURA SECRETARÍA GENERAL GRUPO DE GESTIÓN HUMANA PLAN ESTRATÉGICO 2015 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA

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1 MINISTERIO DE CULTURA SECRETARÍA GENERAL GRUPO DE GESTIÓN HUMANA PLAN ESTRATÉGICO 2015 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA Bogotá, D.C. Marzo 27 de 2015

2 CONTENIDO 1. Justificación 2. Objetivos 3. Objetivos específicos 4. Políticas 5. Estrategias 6. Planes por temáticas 7. Anexos i. Plan anual de vacantes ii. Plan de registro y seguimiento del SIGEP iii. Plan de evaluación de desempeño iv. Plan de inducción y reinducción v. Plan de bienestar vi. Plan de salud ocupacional vii. Plan de capacitación viii. Plan de nómina, registro y control ix. Plan de mejoramiento del clima organizacional i. Resoluciones 1325 de 2008 y 0425 de 2009 ii. Plan anual de vacantes iii. Plan de registro y seguimiento del SIGEP iv. Plan de evaluación de desempeño v. Plan de inducción y reinducción vi. Plan de bienestar

3 vii. Plan de seguridad y salud en el trabajo viii. Plan de capacitación ix. Plan de nómina, registro y control x. Plan de mejoramiento del clima organizacional

4 PLAN ESTRATÉGICO 2015 GRUPO DE GESTIÓN HUMANA 1. Justificación Es necesario, dado el avance en la conceptualización teórica actual, que las propuestas de gestión humana reflejen una nueva concepción que supere la visión estrictamente asistencialista e incorpore la problemática de Modernización del Estado que se focaliza desde la Constitución de 1991; pues el nuevo estatuto básico de organización y funcionamiento de la Administración Pública y las políticas de reestructuración y modernización que se derivan a partir de éste, exigen abordar integralmente el tema en este nuevo panorama. La gestión institucional relacionada con el desarrollo del talento humano a su servicio debe entonces redefinir su perfil, adoptar una visión alternativa que supere los enfoques bajo los que se ha aplicado y por los que se ha caracterizado. Es necesario, entonces, replantear las concepciones tradicionales ligadas únicamente a servicios asistenciales, y a actividades ocasionales ofrecidas al trabajador en forma individualizada y en las que el empleado aparece como sujeto pasivo o receptor de servicios. El mejoramiento de la calidad de vida laboral se concibe como parte integrante de la gerencia de recursos humanos y su objetivo se orienta a garantizar el desarrollo integral de los funcionarios y de la entidad, teniendo en cuenta que el conocimiento y el factor humano son los principales activos de una organización y que la eficiencia, eficacia y efectividad de ella dependen, en gran medida, de la contribución de las políticas de gerencia del recurso humano para el logro de los objetivos propuestos. En la conceptualización de los programas de gestión humana resulta fundamental definir claramente la interrelación entre satisfacción, motivación y productividad. Puede afirmarse, por ejemplo, que el aumento de la satisfacción laboral podría reducir la rotación del personal, el ausentismo y los motivos de queja, pero esto no necesariamente se traduce en incremento de la productividad. La satisfacción y el desempeño laboral suelen estar relacionados, pero el efecto de uno y otro depende en gran medida del clima laboral y del recurso humano involucrado. Si bien no es posible establecer con certeza total el vínculo entre satisfacción y motivación, el nexo entre motivación y desempeño es más claro; puede decirse que la mayor

5 motivación podría traducirse en más esfuerzo y mejor desempeño. También puede hablarse de motivación y capacidad: el nivel de capacidad afectará no sólo el desempeño sino también la satisfacción laboral y el deseo de perseverar en el trabajo. En consecuencia, una política de Gestión Humana debe responder a la satisfacción de las necesidades tanto organizacionales como individuales del funcionario dentro del contexto laboral, asumiendo los nuevos retos de los cambios organizacionales, políticos, culturales y haciendo partícipes a los servidores públicos en la implementación de los planes, programas y proyectos, de tal manera que se combinen los fines de desarrollo de la entidad y los del Estado, con sus fines de desarrollo como persona. Para responder de forma efectiva a esta necesidad, las entidades del Estado tienen la responsabilidad de diseñar un sistema organizacional que permita mantener elevados niveles de productividad y responder a la satisfacción de necesidades de los ciudadanos, para lo cual se requiere articular las acciones de capacitación, bienestar social, salud ocupacional y demás dirigidas a mejorar la calidad de vida laboral de los servidores públicos, de tal forma que se integren e interactúen en un todo cuyo resultado final apunte a lograr la identidad del funcionario con los fines del Estado como fines nobles que deben hacer parte de la cultura corporativa. Con base en lo anterior, es pertinente diseñar un Plan de Acción que apunte a generar metodologías que propicien la construcción permanente de una cultura organizacional en la que se destaquen la motivación y la actitud de servicio. De allí que es importante analizar todo el proceso de Gestión Humana a partir de la revisión del ciclo de vida del individuo en la institución: - Selección y Enganche - Inducción y Capacitación - Evaluación del desempeño - Compensación y beneficios - Desarrollo - Rotación interna - Retiro

6 Descrito lo anterior, se llega a la conclusión de que para realizar un Plan, Proyecto o Programa sobre Gestión Humana, indiscutiblemente tendría que identificarse qué tipo de necesidades habría que satisfacer, qué programas o actividades podrían responder a tales propósitos y con cuáles recursos económicos, técnicos y humanos con que se cuenta para los mismos. Las necesidades pueden empezar a satisfacerse desde el comienzo y durante todo el proceso de desarrollo; lo que se desea es que la satisfacción de las necesidades no sea la meta, sino el motor mismo de desarrollo. Para identificar estas necesidades y expectativas ha sido necesario hacer uso de diferentes herramientas diagnósticas que nos permitan conocer de una manera objetiva y técnica los aspectos más relevantes de la población que integra el Ministerio de Cultura, con el fin de construir una clasificación de los puntos más importantes que sirva como parámetro, donde se jerarquicen las prioridades y se enfoquen los programas a largo plazo y las actividades a corto y mediano plazo. 2. Objetivo: Proveer el recurso humano requerido por el ministerio y mantener su competencia, contribuyendo al logro de los objetivos organizacionales bajo criterios de eficiencia, eficacia y efectividad, a través de la planificación, la implementación, la ejecución y el seguimiento de las actividades descritas en el plan estratégico de Gestión Humana.. 3. Objetivos específicos: Mejoramiento del clima organizacional y del logro de resultados: promover el desarrollo de competencias de los servidores públicos del Ministerio de cultura, mediante la realización de actividades de formación y desarrollo con el fin de facilitar su crecimiento personal y profesional contribuyendo así al mejoramiento de los procesos organizacionales y la productividad. Cubrimiento oportuno de vacantes Cubrimiento de necesidades de capacitación detectadas

7 Promover la integración de los servidores públicos de la Entidad y de su familia, estimulando el sentido de pertenencia y el compromiso institucional, a través de la realización de programas en las áreas recreativa, cultural, deportiva y social. Mejoramiento de la calidad de vida laboral reflejado en las evaluaciones de clima organizacional: desarrollar un programa integral orientado a la prevención y disminución de la incidencia de los factores de riesgo ocupacional y el mejoramiento de los indicadores de salud y bienestar de los servidores públicos de la entidad. Consolidar, actualizar y mejorar los procesos, procedimientos e indicadores de gestión humana con el fin de fortalecer la capacidad de ejecución administrativa y de manejo de personal brindando una adecuada y oportuna atención a las solicitudes realizadas por los clientes internos. Promover equipos de trabajo, liderazgo y desarrollo de valores institucionales. 4. Política La política de Gestión Humana del Ministerio de Cultura se basa en los valores humanos con énfasis en el trabajo con calidad, espíritu de equipo, profesionalismo, responsabilidad, transparencia, respeto, justicia, pasión por el servicio e innovación constante. El Ministerio busca permanentemente la integración del funcionario a la vida y actividades de la Entidad por medio de informaciones frecuentes, planes de acción, desarrollo y mejoramiento de las funciones individuales mediante la capacitación para mejorar las competencias de las personas y los resultados de la organización. Estamos convencidos de que lo más valioso para el Ministerio es nuestra gente, lo que nos motiva a: Fortalecer una cultura organizacional que permita mantener un clima laboral gratificante y lograr los objetivos estratégicos trazados.

8 Promover y apoyar su desarrollo integral en sus dimensiones intelectual, social y física (salud). Desarrollar las competencias que requieren para el desempeño eficiente y eficaz de sus cargos. Promover y propiciar comunicaciones abiertas, sinceras y constructivas. Promover y reconocer su desempeño laboral, iniciativas y creatividad El éxito de nuestras actividades está garantizado cuando todos los colaboradores somos conscientes de que con responsabilidad, respeto, compromiso, ética y excelencia, podemos obtener resultados que impacten en la comunidad. La vocación de servicio orientada al cliente y al mejoramiento continuo está desarrollada en todas las personas que participamos de los procesos. El bienestar social lo realizamos convencidos de los beneficios que se extienden al grupo familiar y a la comunidad. Nuestra Política en Gestión Humana está orientada a generar las mejores oportunidades de desarrollo personal y profesional en todos nuestros colaboradores, propiciando espacios sanos y educativos que generen mayor grado de capacitación para enfrentar los retos de competitividad del mundo de hoy. Adicionalmente, continuamos implementando las políticas establecidas mediante las resoluciones 1325 de 2008 y 0425 de 2009, cuyo marco define las orientaciones a aplicar en desarrollo de las actividades del Grupo de Gestión Humana. 5. Estrategias 1. Revisión de fuentes diagnósticas y de información: 1. Resultados de la evaluación de desempeño Resultados de la encuesta de satisfacción de actividades de Bienestar y Capacitación 2013 Detección de necesidades Estado de las competencias comportamentales de acuerdo con la evaluación de desempeño. 4. Resultados de las Auditorías Internas y de Certificación del Sistema de Gestión de Calidad. 5. Cambios normativos, institucionales o tecnológicos recientes que impliquen actualizaciones.

9 6. Resultados de la aplicación de la encuesta para identificación y valoración de Riesgo Psicosocial adelantado en el año Resultados del estudio de clima organizacional adelantado en el año Otros requerimientos institucionales pertinentes (ESAP, CNSC, Contraloría, etc.). 9. Diagnóstico de Oferta de capacitación Interna. 2. Promoción del Talento Humano: De conformidad con los objetivos de Gestión Humana, el fortalecimiento de una cultura y clima adecuados se debe caracterizar por la calidad profesional y humana de sus integrantes. Con base en la aplicación de las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil, se propiciarán las oportunidades que genera la aplicación de los principios de la carrera administrativa en el Ministerio. 3. Programa de Salud Ocupacional: Consolidar un Plan de Salud Ocupacional 4. Bienestar Laboral e Incentivos: Consolidar un Plan de Bienestar laboral e incentivos 5. Educación no Formal para los funcionarios del Ministerio: Consolidar el sistema de Educación No Formal como parte del Plan de Capacitación permanente para los empleados del Ministerio de Cultura 6. Inducción y Reinducción: Consolidar el proyecto de inducción y reinducción que permita implementar una cultura de sentido de pertenencia en el Ministerio. 7. Vinculación y Evaluación del Desempeño:

10 Consolidar directrices claras y mecanismos eficientes de vinculación, promoción e evaluación del personal. 8. Comunicación e integración: Promover la interacción y favorecer la adecuada comunicación entre las diversas áreas que componen el Ministerio 9. Clima organizacional: Diagnosticar, valorar y propiciar las ideas de los empleados a través de instrumentos adecuados y generar canales de información que permitan a los empleados estar informados de datos relevantes sobre la organización, mediante diferentes mecanismos de carácter informativo.

11 PLANES ESPECÍFICOS Y ANEXOS ANEXO 1 Resoluciones 1325 de 2008 y 0425 de 2009: políticas de Gestión Humana y políticas de capacitación. Plan anual de vacantes ANEXO 2 El plan queda registrado en el SIGEP, que es actualizado permanentemente por Gestión Humana. Adicionalmente, se lleva un control a través del archivo anexo. ANEXO 3 Plan de registro y seguimiento del SIGEP: se encuentra en El registro de la información en el SIGEP se monitorea constantemente. Cada vez que ingresa un nuevo funcionario debe alimentar la información. En el mes de marzo se le informa a todos los funcionarios que deben actualizar la información y la declaración de bienes y rentas. Gestión Humana verifica las actualizaciones y hace el seguimiento correspondiente. ANEXO 4

12 Plan de evaluación de desempeño El ciclo de evaluación del desempeño va desde el primero de febrero hasta el treinta y uno de enero del año siguiente. En el marco de las directrices del Decreto 1227 de 2005 y del Acuerdo 137 de 2010 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, y para dar cumplimiento a las fechas establecidas, el Grupo de Gestión Humana tiene un procedimiento dentro del proceso en el Sistema de Gestión de Calidad, que describe la planificación a llevar a cabo para cada vigencia. El procedimiento se puede consultar en Isolución. ANEXO 5 Plan de inducción y reinducción En el marco de lo establecido por el Artículo 7 del Decreto 1567 de 1998, el Grupo de Gestión Humana tiene establecido un programa de inducción que se realiza dentro de los tres meses de la vinculación de nuevos funcionarios, y que incluye los contenidos relacionados en la Lista de Chequeo de Inducción que se puede encontrar en el listado maestro de documentos en Isolución. La reinducción se realiza máximo cada dos años con todos los funcionarios. La más reciente se realizó con dos actividades: un correo institucional enviado en diciembre de 2013 con la normatividad actualizada en materia de situaciones administrativas de personal y otros temas relevantes; y una jornada realizada el 20 de febrero de 2014 en la que participó todo el Ministerio y en la que se divulgaron los logros y las actividades de todas las áreas del Ministerio durante los últimos cuatro años. Los soportes de estas actividades reposan en los archivos del Grupo de Gestión Humana.

13 ANEXO 6 Plan institucional de bienestar Se anexa documento ANEXO 7 Plan institucional de seguridad y salud en el trabajo Se anexa documento ANEXO 8 Plan institucional de capacitación Se anexa documento proyectado, que se expedirá como acto administrativo en el mes de marzo, una vez finalice la vigencia del plan institucional de capacitación ANEXO 9 Plan de nómina, registro y control La elaboración de la nómina del Ministerio de Cultura sigue los parámetros establecidos en las directrices legales vigentes, en especial del Decreto que establece la escala salarial para la

14 vigencia La descripción de las actividades a realizar se encuentra en forma detallada en los procedimientos de Nómina, Vacaciones, Cesantías y otros que están documentados en Isolución. ANEXO 10 Plan de diagnóstico y mejoramiento del clima organizacional Durante el año 2015 se emprenderán las acciones resultantes de la medición del clima organizacional realizada en 2014, que buscará producir los avances necesarios de acuerdo con los objetivos propuestos por la firma asesora Great Place to Work. Los planes de capacitación y bienestar apuntan a mejorar el clima y serán enriquecidos con los resultados de esta medición.

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