MANUAL DE PROCESOS, CONTROLES, INDICADORES Y RIESGOS

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1 MANUAL DE PROCESOS, CONTROLES, INDICADORES Y RIESGOS Departamento del Meta Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en Administración, se destaca lo relativo a los PROCESOS, CONTROLES, INDICADORES Y RIESGOS ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionando la orientación precisa que requieren en las diferentes dependencias, fundamentalmente en el ámbito operativo o de y para que han de realizarse, a través del uso de ilustraciones basadas en diagramas de flujo, los cuales permiten un mejor entendimiento, monitoreo y control por parte del encargado de la realización de cada actividad. PROCESOS Un procesos se define como un conjunto de actividades o tareas que se relacionan entre si y que se representan gráficamente en el MAPA DE PROCESOS, Los procesos se clasifican en Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación.

2 Mapa de Procesos

3 CLASIFICACION DE LOS PROCESOS Departamento del Meta 1.- PROCESOS ESTRATEGICOS.- DIRECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD: Tiene como objetivo definir y planificar la implementación, el mantenimiento y la mejora continua del Sistema de Gestión de la calidad..- PLANIFICACION DEL DESARROLLO. El objetivo general del proceso es establecer directrices de desarrollo a través de a elaboración y el seguimiento de planes, programas y proyectos orientados a mejorar la calidad de vida de la población del Municipio. 2.- PROCESOS MISIONALES.- GESTION SOCIAL INTEGRAL. Tiene como objetivo establecer los lineamientos y directrices para brindar información, orientación e intervención a la comunidad, encaminadas a mejorar la calidad de vida de los habitantes. Este proceso tiene lineamientos trazadores, que afectan de manera positiva e integral la convivencia y el desarrollo de los habitantes del Municipio atraves de la prestación de servicios misionales. Cultura, recreación y deporte, salud, desarrollo comunitario programas sociales, bienestar educativo y desarrollo agrícola y ambiental.

4 RECUERDA: Los procesos y procedimientos Misionales constituyen la razón de ser de la Alcaldía Municipal, de ahí que en estos se presten los servicios que van dirigidos a nuestros ciudadanos representados en: población adulta, infantil, juvenil en condición de discapacidad, Mujeres cabeza de familia, agricultores, población desplazada entre otros. 3.- PROCESOS DE APOYO Gestion de Recurso Fisico: Su objetivo principal es proporcionar y mantener los recursos físicos necesarios para la buena prestación de los servicios a las diferentes dependencias de la administración ala comunidad en general y el sostenimiento del sistema. Gestión del Talento Humano. Tiene como objetivo facilitar el desarrollo integral delos empleados de la Administración Municipal,d e tal manera que se permite contar con herramientas para adquirir el conocimiento y las competencias para el desempeño laboral.

5 Contratación. Su objetivo principal es establecer las directrices para la contratación de bienes y servicios externos necesarios para el desarrollo económico y social del municipio, en procura de generar una mejor calidad de vida de sus habitantes. Administración de los ingresos. Su objetivo principal es implementar mecanismos y acciones que contribuyan a la administración y uso efectivo de los ingresos municipales generados por concepto de impuesto predial e industria y comercio, fomentando asi la sostenibilidad institucional y el bienestar social. Tramites Administrativos. Tiene como objetivo proporcionar las directrices para los tramites que realizan las personas de la comunidad ante la administración Municipal atraves de la implementación de procedimientos que agilicen los mismos. 4.- PROCESOS DE EVALUACION Auditorias. El objetivo principal es realizar evaluación periódica de los procesos del sistema de gestión de calidad que permite obtener oportunidades de mejora.

6 .- Evaluación Independiente. Tiene como objetivo analizar los datos de los procesos del sistema de gestión de la calidad. con el fin de realizar seguimiento, detectar no conformidades e implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora que nos permita lograr el mejoramiento continuo. CONTROLES: Elemento conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos. LA RAZON DE LOS CONTROLES Los controles efectivos reducen el riesgo, aumentan la probabilidad de la entrega de valor y aumentan la eficiencia, debido a que habrá menos errores y un enfoque de administración más consistente CLASIFICACION DE LOS CONTROLES. PREVENTIVOS. Sobre la causa y los agentes generadores con el fin de disminuir su posibilidad de ocurrencia.

7 DETECTIVOS: Alertan sobre la presencia riesgos y permiten tomar medidas inmediatas. de PROTECCION. Neutralizan los efectos de los eventos no deseables y el alcance de los daños que puedan producir, con el fin de minimizarlos o eliminarlos. CORRECTIVOS: Restablecen la actividad luego de ser detectado un evento no deseable. INDICADORES: Elemento conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión. TIPO DE INDICADORES INDICADOR DE CALIDAD: requiere de trabajo de campo) se refiere a la capacidad de la institución para responder en forma rápida y directa a las necesidades de los ciudadanos. Ejemplo: Tiempo de espera promedio para atención en consulta. INDICADOR DE DESEMPEÑO PRESUPUESTAL:

8 Define la capacidad de una entidad para generar y aplicar adecuadamente los recursos financieros para el cumplimiento de sus objetivos. Ejemplo: valor de la obra ejecutada / valor del a obra programada. INDICADOR DE EFICIENCIA: describe la relación entre la producción física de un bien o servicio y los insumos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de producto. Ejemplo. Ejecución del gasto / cantidad de menores atendidos. INDICADOR DE EFICACIA: Mide el grado de cumplimiento de las metas establecidas, sin considerar necesariamente los recursos asignados para ello. Ejemplo Reuniones con asociación de vecinos / total asociaciones INDICADOR DE EFECTIVIDAD. Contempla la integración entre indicadores de eficiencia y eficacia.

9 Ejemplo. Grado de cumplimiento de las metas institucionales. INDICADOR DE GESTION. Determinan el cumplimiento de compromisos adquiridos por el talento humano o la entidad en general. Ejemplo. Grado de cumplimiento de objetivos concertados. RIESGO QUE ES UN RIESGO: evento que puede entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad afectando el logro de los objetivos, para lo cual la administración Municipal deberá elaborar y mantener controlado el Mapa de Riesgos.

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11 IMPACTO O CONSECUENCIA DEL RIESGO Departamento del Meta CATASTROFICO: Si el hecho llegara a presentarse, tendría alto impacto o efecto. MODERADO: si el hecho llegará a presentarse tendría lato impacto o efecto. LEVE: si el hecho llegara a presentarse tendría bajo impacto ó efecto. POLITICAS PARA LA ADMINISTRACION DEL RIESGO EVITAR EL RIESGO: será la primera alternativa a considerar, implementando cambios sustanciales en los procesos, como por ejemplo el control de calidad, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnológico etc. REDUCIR EL RIESGO: Es probablemente el método mas sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas mas costosas y difíciles. Se consigue mediante planes contingencia. TRANSFERIR EL RIESGO: se comparte con otra entidad o dependencia parte del riesgo, como por ejemplo tomar pólizas de seguro o trasladarlos físicamente a otro lugar. ASUMIR EL RIESGO: después de haber aplicado las alternativas anteriores, en este caso se deben elaborar planes de contingencia para su manejo.

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