ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

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1 PÁGINA: 1 DE 8 REVISÓ JEFE DE OFICINA DE CONTROL INTERNO APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

2 PÁGINA: 2 DE 8 1. OBJETIVO Definir las actividades para la identificación, análisis, valoración y calificación de los asociados a cada uno de los procesos de la Gobernación del Meta y establecer las directrices para su administración. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a la administración de los que afecten los procesos de la administración central de la Gobernación del Meta. Aplica a todos los procesos de la Gobernación del Meta. 3. DEFINICIONES ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse, permiten a la Entidad Pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. ANÁLISIS DEL RIESGO: Elemento de control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptación y manejo. CAUSAS: Son los medios, circunstancias y agentes generadores de. CONSECUENCIA: El resultado de un evento expresado cualitativa o cuantitativamente, sea este una pérdida, perjuicio, desventaja o ganancia, frente a la consecución de los objetivos de la entidad o el proceso. CONSECUENCIAS: Efectos de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad. EVALUACIÓN DEL RIESGO: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la administración del riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un estándar determinado. EVENTO: Incidente o situación que ocurre en un lugar determinado durante un periodo de tiempo determinado. Este puede ser cierto o incierto y su ocurrencia puede ser única o ser parte de una serie.

3 PÁGINA: 3 DE 8 PROBABILIDAD E IMPACTO: La probabilidad es la posibilidad de ocurrencia del riesgo y puede ser de Frecuencia o Factibilidad, por frecuencia se entiende que el riesgo se ha manifestado con anterioridad y es posible establecer número de veces en que se presento y por factibilidad se entiende que aunque el riesgo no se ha manifestado todas las circunstancias que rodean el proceso propician que este se manifieste. Impacto son las consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo. PROBABILIDAD: Grado en el cual es probable que ocurra de un evento, que se debe medir a través de la relación entre los hechos ocurridos realmente y la cantidad de eventos que pudieron ocurrir. RIESGO: Riesgo es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá Un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias. 4. RESPONSABLE Responsable del Proceso Representante de la Dirección Gerente de Bienestar Laboral, Calidad y Desarrollo Organizacional Oficina de Control Interno 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Representante de la Dirección - Gerencia de Bienestar Laboral, Calidad y DO Programar la actualización o reformulación del mapa de, organizar al equipo MECI calidad para realizar acompañamiento Programar la actualización o reformulación del mapa Programa de actividades 2 Equipo MECI - Calidad Realizar acompañamiento en las diferentes áreas organizacionales Realizar análisis de Contexto Estratégico

4 PÁGINA: 4 DE 8 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Realizar análisis de contexto estratégico del proceso, Realizar análisis determinando las causas o de Contexto hechos generadores de. Estratégico 3 Líderes de proceso. Se puede utilizar como herramienta el flujo de procesos que analiza las entradas, actividades y salidas de los procesos con los eventos que pueden suceder. 4 Responsable del proceso Identificar los factores de riesgo que pueden afectar el desempeño de los procesos. Una vez identificados se debe registrar en el la siguiente información: Riesgo: registrar el riesgo identificado. Factor Generador: Identificar si el factor generador del riesgo es interno o externo. Causas: Describir las causas que generan el riesgo identificado. Consecuencias: Describir las consecuencias o impacto del riesgo identificado. Identificar los factores de riesgo 5 Responsable del proceso Analizar los identificados, calificándolos a través de la estimación de la probabilidad de su ocurrencia y el impacto que puede causar su materialización. Registrar los valores de calificación en el en las casillas de Impacto y Probabilidad. Analizar y calificar los

5 PÁGINA: 5 DE 8 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 6 equipo de trabajo. Evaluar el riesgo, el cual se obtiene de la ubicación del riesgo según su probabilidad e impacto, de esta forma es posible distinguir entre los asumibles, reducibles, evitables, compartibles, transferibles. Los resultados de la evaluación del riesgo se registran en el Mapa de Riesgos en la columna Evaluación y zona del Riesgo. Evaluar el riesgo 7 equipo de trabajo Identificar los mecanismos de control ejecutados para mitigar cada uno de los identificados y describirlos en el en la casilla de Controles Existentes. Identificar mecanismo de control 8 9 equipo de trabajo equipo de trabajo Valorar los, confrontando los resultados de la Evaluación del Riesgo con los Controles Existentes. (Consultar guía metodológica de Administración de Riesgo DAFP). Establecer el plan de manejo de, que incluye: a) Definir las posibles acciones a desarrollar, y registrarlas en el en la casilla de Acciones de Control; éstas deben ser factibles y eficaces. b) Identificar los responsables de ejecutar estas acciones, definiendo un cronograma de implementación, registrando la información en el Mapa de Riesgos. c) Definir indicadores para realizar seguimiento a las acciones formuladas, registrando el indicador definido en el Mapa de Riesgos en la casilla Indicadores. Valorar los Establecer plan de manejo de

6 PÁGINA: 6 DE 8 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 10 Equipo MECI - calidad Realizar la verificación a la formulación del mapa de, confrontando con la metodología utilizada Realizar la verificación a la formulación del mapa 11 equipo de trabajo Revisar y ajustar el Mapa de Riesgos, si se requiere, de acuerdo a los resultados de la aplicación de las acciones de control. Revisar y ajustar mapa de 12 Representante de la Dirección - Gerencia de Bienestar Laboral, Calidad y DO Consolidar el mapa de de la Gobernación y proyectar las políticas de cuando sea necesario su ajuste Consolidar el mapa de Consolidado 13 Oficina de Control Interno Realizar seguimiento al Mapa de Riesgos, y proponer acciones de mejoramiento. Realizar seguimiento a Mapa de Riesgos Informe de seguimiento FIN 6. TABLA DE ANÁLISIS Y CLASIFICACIÓN DE RIESGO. TABLA DE PROBABILIDAD TABLA DE IMPACTO NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN FRECUENCIA NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN 1 RARO El evento puede ocurrir solo en circunstancias excepcionales No se ha presentado en los últimos 5 años 1 INSIGNIFICANTE Consecuencias o efectos mínimos sobre la entidad 2 IMPROBABLE El evento puede ocurrir en algún momento Al menos de una vez en los últimos 5 años 2 MENOR Bajo impacto o efecto sobre la entidad

7 PÁGINA: 7 DE 8 TABLA DE PROBABILIDAD TABLA DE IMPACTO NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN FRECUENCIA NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN 3 MODERADO El evento podría ocurrir en algún momento Al menos de una vez en los últimos 2 años 3 MODERADO Medianas consecuencias o efectos sobre la entidad 4 PROBABLE El evento probablemente ocurrirá en la mayoría de las circunstancias Al menos de una vez en el último año 4 MAYOR Altas consecuencias o efectos sobre la entidad 5 CASI CERTEZA Se espera que el evento ocurra en la mayoría de las circunstancias Más de una vez e último año 5 CATASTRÓFICO Desastrosas consecuencias o efectos sobre la entidad

8 PÁGINA: 8 DE 8 7. REGISTROS Registro Responsable Como conservarlo Donde conservarlo Tiempo de conservación Disposición Final F ES 05 de Riesgos Mapa Responsable del Proceso Medio físico en carpetas Oficina de los Responsables del Proceso Según Tablas de Retención Documental Según Tablas de Retención Documental Informe seguimiento de Secretaria Medio Físico Archivo de Gestión Oficina de Control Interno Según Tablas de Retención Documental Según Tablas de Retención Documental 8. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos 03 15/04/2010 Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No del 15 febrero de Se incluyeron términos y 04 23/08/2013 definiciones; se relacionó la tabla para el análisis y la valoración de y se ajustaron las responsabilidades. Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.

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