GESTION DOCUMENTAL CARACTERIZACIONDEL PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Transcripción

1 Página: 1 1. NOMBRE DEL PROCESO: Gestión documental. 3. ALCANCE: Aplica para todas las dependencias o unidades administrativas de la entidad. 2. OBJETIVO: Facilitar la administración y conservación de la documentación producida y recibida por la entidad en sus distintas fases de archivo: de gestión, central e histórico, a través de actividades administrativas y técnicas orientadas a su planificación, manejo y organización. 4. RECURSOS NECESARIOS: Humanos: Servidores públicos (Apoyo Administrativo CAD). Físicos: Hardware y software, medios de transporte, equipos de oficina y comunicaciones. Financieros: Recursos presupuestales. 5. PROVEEDORES 6. ENTRADAS 7. ACTIVIDADES 8. SALIDAS 9. CLIENTES - Entidades gubernamentales - Todos los procesos. - Todos los procesos. - Todos los procesos y dependencias. - Normas Constitucionales y legales vigentes. - Jurisprudencia y doctrina. - Tablas de retención documental - Tipo de contratación. - Recursos requeridos. - Disponibilidad presupuestal. P H Planear, definir criterios para la gestión documental, identificar los recursos necesarios Recepcionar y/o producir. Radicar o registrar. Distribuir. Tramitar. Conservar en archivo de gestión. Transferir. Almacenar. Conservar. Disponer finalmente. - Directrices para la gestión documental. - Necesidades de recursos. - Necesidades de contratación. - Documentos controlados. - Todos los procesos. - Entes externos.

2 Página: 2 5. PROVEEDORES 6. ENTRADAS 7. ACTIVIDADES 8. SALIDAS 9. CLIENTES - Proceso de evaluación. - Informe de resultados - Informes analizados y -. - Auditores internos de del proceso. evaluados. - Equipo de trabajo Realizar seguimiento calidad. - Informes de auditoría. - Determinar, recopilar y (cliente interno). V y medición al - Organismos de control. - Autocontrol. analizar los datos. proceso - Cliente interno y externo. - Nivel de Satisfacción del - Alta dirección. -. cliente o usuario. - Revisión por la alta dirección. - Informes e indicadores analizados. A Tomar acciones para la mejora - Correcciones o ajustes - Acciones correctivas - Acciones Preventivas - Acciones de Mejora - Partes Interesadas

3 Página: RESPONSABILIDAD DEL PROCESO: - Auxiliar administrativo CAD 11. PROCESOS CON LOS QUE INTERACTÚA: - Todos los Procesos (Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación). 12. PROCESOS DE APOYO: - (Financiero). - (Recursos físicos). 13. DOCUMENTOS RELACIONADOS - Jurisprudencia y doctrina sobre temas relacionados con el sector al que pertenece la entidad. - Tablas de retención documental. - Tablas de valoración documental. 14. REQUISITOS NTCGP Control de registros Seguimiento y medición de los procesos Análisis de datos Mejora 15. OTROS REQUISITOS - Constitución política y normas legales vigentes. - Ley general de archivo y su reglamentación. - Necesidades y requerimientos del cliente o público interno y externo. 16. MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO: INDICADOR FORMULA FRECUENCIA RESPONSABLE Efectividad en aplicación de tablas de retención documental No. carpetas o expedientes en el archivo de gestión acordes con las TRD revisadas aleatoriamente / No. de carpetas o expedientes que se encuentran en el archivo de gestión revisados..

4 Página: 4 Satisfacción usuarios consulta documental No. de consultas documentales atendidas satisfactoriamente / No. de consultas documentales requeridas en el periodo * 100 Deterioro documental. Medir la eficacia y confiabilidad de los sistemas y dispositivos establecidos por la organización para garantizar la conservación de sus documentos

5 Página: GESTIÓN DEL RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN VALORACIÓN Sanciones legales por vencimiento de términos para el trámite de documentos. Acumulación de archivos de gestión Desorganización en archivo central Demora para la respuesta de documentación recibida. Exceder términos para transferencias Archivo sin cumplimiento de la tabla de retención documental Probabilidad = 3 Baja. Impacto = 4 Extremo. Probabilidad = 3 Posible. Impacto = 3 Moderado. Probabilidad = 3 posible. Impacto = 4 Mayor aplican y son efectivos, entonces (60-15) disminuye la probabilidad 2. Zona de Riesgo Alta- aplican y no son efectivo. Zona de Riesgo Alto- aplican y son efectivos, entonces (60-15) disminuye la probabilidad a 2 Zona de Riesgo Alta- ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: MONICA GOMEZ BERRIO BEATIZ OSORIO LOAIZA JUAN DE JESUS ARROYAVE OCAMPO. Cargo: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CAD Cargo: COORDINADORA DE CALIDAD Cargo: GERENTE