PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS
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- Cristián Ojeda Quiroga
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2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE.... DEFINICIONES.... CONTENIDO CONTROL DE REGISTROS: CONTROL DE CAMBIOS
3 1. OBJETIVO Garantizar la prestación oportuna del servicio, con el fin de dar respuesta objetiva y oportuna a las solicitudes y requerimiento de los clientes internos y externos de la Gobernación del Putumayo. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción de los documentos y termina dando respuesta a los requerimientos realizados por los usuarios.. DEFINICIONES DOCUMENTO: Medio escrito o magnético donde se consigna cualquier tipo de información relevante para el objeto social de la Gobernación del Putumayo. DOCUMENTOS EXTERNOS: Documentos recibidos de terceras compañías o enviados a terceras. DOCUMENTOS INTERNOS: Documentos generados, recibidos y enviados de y a dependencias dentro de la Gobernación del Putumayo.
4 . CONTENIDO No. FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO 0 Inicio Inicio 1 Recibe el documento La dependencia recibe el documento a través de la ventanilla única. Ventanilla única 2 Amerita trámite? No El documento amerita trámite? Si Tramite documento del El jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el trámite, las anotaciones de chequeo y control. funcionario competente Ubica el documento No Se ubica el documento en la carpeta de la serie documental correspondiente aplicando el procedimiento de organización de documentos PT-GD-001 funcionario competente Amerita respuesta? 2 5 Si A El documento amerita respuesta?
5 6 A Recibe el documento El coordinador de la dependencia recibe el documento y lo entrega al funcionario competente para que se proyecte la respuesta. Coordinador de la dependencia 7 Proyección de la respuesta Se realiza la proyección de la respuesta Funcionario competente proyección de la respuesta 8 Revisión de la respuesta La proyección de la respuesta es revisada y analizada por el coordinador del área Coordinador del área proyección de la respuesta No 9 Es clara? Es clara la respuesta? Si 10 Firma y se entrega la respuesta Se firmara y se entregara a la ventanilla única para ser la respectiva distribución basada en el derecho de turno y los tiempos de respuesta. Aplicando el procedimiento de distribución de documentos PT-GD-002 Ventanilla única Oficio de respuesta 11 Realiza correcciones B El funcionario realizara las respectivas correcciones y se entrega nuevamente al coordinador de área para su nueva revisión. Funcionario competente proyección de la respuesta 5
6 12 B Se archiva El documento será archivado en la serie documental correspondiente aplicando el procedimiento de organización de documentos PT-GD-00 Funcionario competente 1 Fin Fin 6
7 5. CONTROL DE REGISTROS: Nombre Código Tipo Almacenamiento Recuperación Protección Responsable Oficio de respuesta Físico Área correspondiente Carpeta de oficios enviados carpeta Líder de cada proceso 6. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA 01 Creación del documento 18 de Diciembre de 201 7
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