MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 1. Nombre: Cobertura de eventos institucionales.

Transcripción

1 Página: 1 de 7 1. Nombre: Cobertura de eventos institucionales. 2. Objetivo: Mantener información veraz y oportuna sobre los testimonios de las actividades realizadas en el TESE, mediante la cobertura de eventos institucionales. 3. Alcance: Aplica al personal adscrito a la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión, encargado de la cobertura informativa de los eventos institucionales, así como a las unidades administrativas del TESE responsables de los eventos institucionales. 4. Referencias: Manual General de Organización del Tecnológico de Estudios Superiores de Ecatepec, publicado en Gaceta de Gobierno el jueves 31 de marzo de Sección VII. Objetivo y funciones por unidad administrativa, 205D10400 Unidad de Relaciones Públicas y Difusión (Pág. 10). 5. Responsabilidades: La Unidad de Relaciones Públicas y Difusión será la unidad administrativa responsable de coordinar todas las acciones para llevar a cabo la cobertura de los eventos. El Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión deberá: Notificar al Reportero de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión para que realice la cobertura de eventos institucionales. Revisar el contenido de las notas informativas. El Reportero de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión deberá: Realizar la cobertura del evento institucional. Realizar la nota informativa y registrar en el formato FO-TESE-URP-02 Bitácora de Eventos. La Unidad Administrativa Responsable del evento deberá: Solicitar mediante oficio a la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión la cobertura del evento institucional, indicando el lugar, hora y fecha del mismo. 6. Definiciones: Cobertura de eventos: Actividad periodística que consiste en asistir a un acto o evento de carácter institucional, a fin de recabar la información e imágenes necesarias para realizar la nota informativa. Fotografía: La palabra fotografía viene de dos antiguas palabras griegas: foto, para "luz," y grafía, para "escritura." "Escribiendo con la luz" es una manera de describir la fotografía. Cuando una fotografía se realiza, iluminándola o con alguna otra forma de energía radiante, tal como los rayos X, se usa para registrar un cuadro de un objeto o la escena sobre una superficie sensible a la luz. Nota informativa: Género periodístico cuyo propósito es dar a conocer los hechos de interés colectivo. Su redacción debe ser clara y responder a las siguientes preguntas: qué?, cómo?, cuándo?, Dónde?, Por qué? y Para qué?

2 Página: 2 de 7 Video: Técnica que permite grabar la imagen y el sonido en un soporte magnético, mediante una cámara de videograbación, y reproducir esta grabación en un televisor. Videocinta: Cinta que graba la imagen y el sonido de un evento. 7. Insumos: Oficio de solicitud de cobertura. 8. Resultados: Nota informativa y testimonio gráfico del evento. 9. Interacción con otros Procedimientos: Elaboración de la Gaceta del TESE. 10. Políticas: La unidad administrativa responsable deberá solicitar mediante oficio a la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión, en un lapso no menor a 48 horas la cobertura del evento. El reportero de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión será el responsable del uso correcto del equipo de video y/o fotográfico para realizar la cobertura informativa del evento. El reportero de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión deberá generar una carpeta en la computadora por cada evento institucional, en la cual guardará las fotos digitales, imágenes e información relacionada con el mismo.

3 Página: 3 de Desarrollo: No Unidad Administrativa / Puesto Unidad Administrativa responsable del evento. Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión Reportero de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión Reportero de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión Actividad Solicita mediante oficio (Original y copia) la cobertura del evento a la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión. Obtiene acuse. Recibe oficio de solicitud y firma acuse. Se entera y notifica al Reportero de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión que se encargue de la cobertura del evento. Recibe la notificación, realiza la cobertura (escrita y gráfica) y registra en el formato FO-TESE-URP-02 Bitácora de Eventos. Elabora la nota informativa y envía para su validación al Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión. Recibe la nota informativa y verifica contenido. Determina Está correcta? No está correcta Turna la nota informativa al Reportero de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión para realizar las correcciones. Recibe la nota informativa, corrige y envía al Jefe de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión. Regresa a la actividad No.4. Si está correcta Archiva la nota informativa en el folder correspondiente a las actividades del mes. Se conecta con el procedimiento 205D10400/02 Elaboración de La Gaceta del TESE.

4 Página: 4 de Diagramación:

5 Página: 5 de Medición: Indicador para medir la capacidad de respuesta: Número de eventos cubiertos Total de eventos solicitados Registro de Evidencias: X 100 = Porcentaje de cobertura de eventos institucionales. El total de eventos solicitados queda registrado mediante el oficio de solicitud de cobertura de eventos en el archivo de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión. El total de eventos cubiertos queda registrado en el formato FO-TESE-URP-02 Bitácora de Eventos. 14. Formatos e Instructivos: FO-TESE-URP-02 Bitácora de Eventos.

6 Página: 6 de 7 Formato Bitácora de Eventos (2) (1) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

7 Página: 7 de 7 Instructivo de llenado del formato Bitácora de Eventos Objetivo: Mantener el registro de Registrar de la cobertura de eventos institucionales. Distribución y Destinatario: El formato se genera solo en original para control interno y se archiva en el expediente Bitácora de eventos de la Unidad de Relaciones Públicas y Difusión. No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. AÑO Anotar el año correspondiente en el formato AAAA. 2. FECHA Anotar el día, mes y año en que se realizó el evento en el formato DD/MM/AAAA. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA Anotar el nombre de la unidad administrativa que SOLICITANTE solicita la cobertura del evento. 4. DESCRIPCIÓN DEL EVENTO Anotar el nombre del evento, lugar y participantes. 5. PERSONA QUE CUBRE EL Anotar el nombre y firma de la persona que cubrirá el EVENTO evento. 6. FOTO Marcar con una X si se tomaron fotos del evento. 7. VIDEO Marcar con una X si se filmó del evento. 8. UBICACIÓN DEL ARCHIVO Anotar la ubicación de las fotografías (equipo, carpeta y archivo) y/o el número del casete donde se localiza la filmación. 9. OBSERVACIONES Registrar alguna situación que altero el desarrollo o la cancelación del evento.