ICATVER. Manual Específico de Procedimientos. Departamento de Control, Seguimiento y Calidad

Transcripción

1 Manual Específico de Procedimientos Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ICATVER Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz XALAPA, VER. AGOSTO

2 I N D I C E Presentación... Organigrama... Simbología.. Descripción de Procedimientos ÁREA DE STAFF DE LA DIRECCIÓN GENERAL Departamento de Control, Seguimiento y Calidad: Supervisión a la Dirección General y Unidades de Capacitación.. Recepción y Atención de Quejas 7 11 Auditoría Interna, Revisión por la Dirección y Supervisión del Sistema de Gestión de la Calidad en las Unidades de Capacitación. Auditoría Interna del Sistema de Gestión de la Calidad en la Dirección General. Integración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y Revisión por la Dirección General.. Directorio Firmas de Autorización. 31 1

3 P R E S E N T A C I Ó N El Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz (ICATVER), es un Organismo Público Descentralizado con personalidad jurídica y patrimonio propio, el cual tiene como propósito impartir e impulsar capacitación con calidad. La Misión de este Instituto es la de Impartir e impulsar la capacitación para el trabajo en la Entidad preparando mano de obra calificada a nivel operativo y con calidad, sistematizando la vinculación del servicio con el sector productivo coadyuvando a la satisfacción de las necesidades de desarrollo regional. El Instituto ha venido contribuyendo de manera importante en el desarrollo educativo en el Estado, atendiendo un alto porcentaje de la demanda actual del mercado laboral adaptando la educación y formación de recursos humanos impulsando e impartiendo la capacitación formal con calidad para y en el trabajo a nivel regional, apoyado con una adecuada normatividad que permite fortalecer e integrar una educación con calidad, desarrollada con base en criterios de competencia ocupacional, producto de la vinculación estrecha y permanente con los sectores productivo de bienes y servicios. El presente documento servirá como un instrumento de consulta para que los servidores públicos contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que demanda la sociedad en la actualidad. De acuerdo con el cumplimiento a la normatividad establecida en el Decreto de Creación del Instituto de Capacitación para el Trabajo del Estado de Veracruz, publicado en la Gaceta Oficial del Estado de Veracruz-Llave, el 2 de septiembre de 1993, la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz y el Reglamento Interior de la Contraloría General, se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos. Este documento es un instrumento de información y consulta en el desarrollo de los procedimientos administrativos del Instituto. Describe en forma detallada los procedimientos sustantivos de acuerdo con las funciones establecidas en el Manual General de Organización del área específica. Está integrado por índice, presentación, organigrama, simbología, descripción de los procedimientos con sus respectivos diagramas de flujo, directorio de funcionarios y firmas de autorización de la H. Junta Directiva, como lo establece la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, emitida por la Contraloría General. El presente Manual de Procedimientos tiene vigencia a partir de la autorización de la Honorable Junta Directiva, asimismo, tiene información actualizada que atiende en tiempo y circunstancia al Instituto para que continúe proporcionando los servicios educativos en capacitación de manera eficaz fundamentados en una guía de acción. 2

4 ORGANIGRAMA H. JUNTA DIRECTIVA DIRECCIÓN GENERAL DEPARTAMENTO DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y CALIDAD DEPARTAMENTO NORMATIVO DIRECCIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE PLANES Y PROGRAMAS DE ESTUDIO DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ACADÉMICOS DEPARTAMENTO DE NORMAS TÉCNICAS DE COMPETENCIA LABORAL DEPARTAMENTO DE ENLACE CON EL SECTOR SOCIAL Y PRODUCTIVO DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICA Y CONTROL ESCOLAR DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN, PROGRAMACIÓN Y EVALUACIÓN DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN DE UNIDAD JEFE DE ÁREA DE CAPACITACIÓN JEFE DE ÁREA DE VINCULACIÓN JEFE DE ÁREA ADMINISTRATIVA VALIDADO POR LA SECRETARIA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN Y LA CONTRALORIA GENERAL, MEDIANTE OFICIO Nº AEO/033/2008 DE FECHA 6 DE JUNIO DE

5 SIMBOLOGÍA Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pregunta o verificaciones de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, el cual puede identificarse anotando en el interior del símbolo, la clave o nombre correspondiente, así como el número de copias. Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo Documento y se le puede agregar en su interior, las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico Archivo provisional Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. 4

6 SIMBOLOGÍA Dirección de flujo o Líneas de unión Conecta los símbolos, señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. 5

7 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 6

8 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad Procedimiento Nombre: Objetivo: Supervisión a la Dirección General y Unidades de Capacitación. Supervisar que la Dirección General y las Unidades de Capacitación realicen sus actividades conforme a la Normatividad, Lineamientos y Leyes para prevenir acciones correctivas. Frecuencia: Periódica. Normas 1. Los documentos que consultará este Departamento para llevar a cabo las supervisiones a las Unidades de Capacitación y Dirección General de este Instituto son: Manual de General de Organización. Normatividades de los Cursos de Capacitación Acelerada Específica, de Extensión, Regulares y Exámenes de Reconocimiento Oficial de la competencia Ocupacional. Normatividades correspondientes a cada Dirección de Área y Departamentos de la Dirección General. 2. Si la falta, situación o hecho en el que se ha incurrido se considera de manera grave o que dañe el patrimonio o prestigio de este Instituto se turnará al Departamento Normativo y se hará de conocimiento al Órgano Interno de Control de la SEV. Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Dirección Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto

9 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad A 2A Realiza Cronograma de supervisión para las Unidades de Capacitación y la Dirección General y envía para su aprobación al Director General del Instituto. Asiste al área que corresponda según el Cronograma de supervisión, revisa de manera aleatoria algunas de las actividades y verifica que se realicen conforme lo marca la normatividad. Cumple con la normatividad? En caso de que si cumpla: Realiza Escrito de resultados de supervisión y firma en original y copia para conocimiento de la información obtenida y envía el original al área supervisada, y recaba acuse en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en Expediente Supervisiones. Realiza Informe ejecutivo, firma en original y copia para conocimiento de resultados obtenidos, envía el original a la Dirección General y recaba acuse en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en Expediente resultados de supervisiones Dirección General. Fin. En caso de que no cumpla: Realiza Escrito de resultados de supervisión y firma en original y copia, notifica la(s) falta(s) en que se ha incurrido para que sea(n) corregida(s) a la brevedad y propone medidas correctivas y/o preventivas para que se tomen en cuenta para solventar dicha falta, envía original de Escrito de resultados de supervisión al área supervisada, y recaba acuse de recibo en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en Expediente supervisiones. Elabora Informe ejecutivo, firma en original y copia para conocimiento de resultados obtenidos, envía el original a la Dirección General y recaba acuse en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en Expediente resultados de supervisiones Dirección General. Elabora Escrito de solicitud de informe de acciones tomadas al área supervisada para solventar la falta, a la brevedad posible, firma en original y copia, envía original al área supervisada y recaba acuse en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en Expediente de supervisiones. 8

10 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad. 6 Pasa el tiempo. Recibe Informe de acciones tomadas por parte del área supervisada y archiva de manera cronológica permanente en Expediente supervisiones. Pasa el tiempo. 7 Consulta el Informe de acciones y corrobora de manera personal, que se haya llevado correctamente las medidas tomadas tal como lo indican en dicho Informe. FIN DE PROCEDIMIENTO. 9

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12 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad Procedimiento Nombre: Objetivo: Frecuencia: Recepción y Atención de Quejas Dar respuesta de manera oportuna a las quejas que se reciben en este Departamento. Eventual Normas 3. Los documentos que le sirven de consulta a este Departamento para la resolución de una queja son: Manual de Organización Contrato Colectivo de Trabajo Ley Federal del Trabajo Normatividades de los Cursos CAE, de Extensión, Regulares y Exámenes R.O.C.O. La Constitución Política del Estado de Veracruz. 4. Requisitos que deberá contener una queja para que se le de seguimiento: Presentarse de manera escrita. Contar con cualquiera de los siguientes medios de comunicación: Teléfono y/o fax, celular, domicilio o correo electrónico. 5. Las formas para atender la queja se darán de la siguiente manera: Personalmente: Asiste al lugar de los hechos para indagar e investigar al respecto. Mediante oficio de solicitud de información sobre la queja a persona (s) que estuvieron presentes o que puedan constatar los hechos. Por careo: asiste el Jefe del Departamento con el quejoso y el probable infractor, En caso de que nadie haya constatado los hechos para llegar a la solución o a la toma de medidas pertinentes. 6. La queja se tomará como fundamentada o no fundamentada posterior a la investigación: Fundamentada: Se confirme que los hechos son verdaderos. No Fundamentada: Se confirme que no cuenta con elementos suficientes para que tenga razón de ser, no procede. Cuando se presente una queja de carácter administrativo con personal que labora en este Instituto, se deberá turnar copia al Órgano Interno de Control de la SEV para su conocimiento, de acuerdo a la artículos 21, 22 y 23 Fracciones VI y VIII del Reglamento Interior de la Contraloría General del Estado. Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Dirección Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto

13 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad 1 1A 2 3 3A 4 Recibe Escrito de queja en original del quejoso, analiza para ver si procede y dar seguimiento. Procede Escrito de queja? En caso de que no proceda: Archiva el Escrito de queja original de manera cronológica permanente en Expediente de quejas. Fin. En caso de que si proceda Atiende la queja de manera personal, por careo ó elabora Escrito de solicitud de información de los hechos y firma en original y dos copias para la toma de medidas pertinentes, envía el original al testigo, la primera copia a la Dirección General para su conocimiento y recaba acuse en la segunda copia y archiva de manera cronológica permanente en Expediente de quejas Pasa el tiempo Recibe del testigo el Escrito de respuesta en original y verifica que la queja esté fundamentada para proceder a la resolución. Está fundamentada la queja? En caso de que no tenga fundamento. Elabora Escrito de respuesta y firma en original y tres copias, para informar al quejoso que no cuenta con los elementos necesarios para ser atendida, envía el original al quejoso, envía la primer copia a la Dirección General para su conocimiento, envía la segunda copia a quien corresponda y recaba acuse en la tercera copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de quejas. Fin. En caso de que tenga fundamento. Elabora Escrito de respuesta y firma en original y tres copias para darle a conocer al quejoso la resolución de la queja, envía el original al quejoso, envía la primera copia a la Dirección General para su conocimiento, envía la segunda copia a quien corresponda para su conocimiento y recaba acuse en la tercera copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de quejas. 12

14 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad 5 Pasa el tiempo. Realiza llamada telefónica, vía correo electrónico o de manera personal al área correspondiente y corrobora que se lleven a cabo las medidas tomadas según el caso. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 13

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16 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad Procedimiento Nombre: Objetivo: Auditoría Interna, Revisión por la Dirección y Supervisión del Sistema de Gestión de la Calidad en las Unidades de Capacitación. Apoyar a las Unidades de Capacitación en el desarrollo e implantación del Sistema de Gestión de la Calidad a través de auditorías internas y revisiones por la Dirección, a fin de controlar sus procesos e incrementar su competitividad Frecuencia: Semestral. Normas La Auditoría Interna, la Revisión por la Dirección y la Supervisión del Sistema de Gestión de la Calidad en la Unidades de Capacitación se basa en la aplicación de los siguientes documentos: 1. Procedimiento de auditoría interna: ICT.PGC.04.R0 Auditoría interna. 2. Plan de la calidad del proceso de Revisión por la Dirección de las Unidades: ICT.**.PCP.01.R0 Plan de la Calidad del Proceso de Revisión por la Dirección. 3. Plan de la calidad del proceso de Coordinación de la Calidad de las Unidades: ICT.**.PCP.02.R0 Plan de la Calidad del Proceso de Coordinación de la Calidad. 4. Manual de Gestión de la Calidad del ICATVER: ICT.MGC.01.R0 - Manual de Gestión de la Calidad. 5. Norma ISO 9000: Norma ISO 9001:2008. El Departamento de Control, Seguimiento y Calidad enviará anualmente el Programa del Sistema de Gestión de la Calidad (Programa del SGC) a las Unidades de Capacitación, el cual contendrá las fechas tentativas de auditorías internas y las revisiones por la Dirección. El Departamento de Control, Seguimiento y Calidad aplicará trimestralmente las Encuestas de Satisfacción del Cliente Externo en las Unidades de Capacitación. Los Informes Finales de Revisión por la Dirección contendrán toda la información respectiva del Sistema de Gestión de la Calidad de las Unidades de Capacitación durante el semestre respectivo, e incluye los resultados finales de las auditorías internas de las mismas. La Minuta de Revisión por la Dirección contendrá las firmas de los asistentes, en la que avalan su compromiso para la mejora continua de sus respectivos procesos respecto a la satisfacción de sus clientes, requisitos de sus productos y requerimientos futuros de recursos humanos y materiales. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Dirección Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto

17 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad Elabora el Programa del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) del año respectivo en original y la Circular de notificación en original para el envío del Programa del SGC a las Unidades de Capacitación. Firma y envía por fax la Circular y por correo electrónico a las Unidades de Capacitación. Recaba acuse de recibido en la copia de la Circular vía fax, anexa la original a dicha copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios del Departamento; y el original del Programa del SGC lo archiva de manera numérica permanente en la Carpeta de control de los registros de la calidad. Pasa el tiempo Recibe por correo electrónico el Programa del SGC con los datos solicitados de las Unidades de Capacitación, concentra en el archivo electrónico del Programa del SGC e imprime un tanto para el control interno del Departamento. Pasa el tiempo Elabora Circular para aplicación de la encuesta de satisfacción del cliente en original en la que solicita la aplicación de la encuesta de satisfacción del cliente del primer trimestre, firma, envía vía fax a las Unidades de Capacitación, recaba acuse de recibido en la copia de la Circular vía fax, anexa la original en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Pasa el tiempo Elabora Circular para solicitar fechas de auditoría interna y revisión por la Dirección en original, en donde solicita a cada Director de Unidad las fechas programadas en que deben realizar la auditoría interna de la calidad y la revisión por la Dirección de la Unidad de acuerdo al periodo mensual al que se deben ajustar, firma, envía vía fax a las Unidades de Capacitación, recaba acuse de recibido en la copia de la Circular vía fax, anexa el original a la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Pasa el tiempo Recibe y verifica la Notificación de fechas de auditoría interna de la calidad y revisión por la Dirección de cada una de las Unidades de Capacitación en original y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. 16

18 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad. 5A Procede la notificación? En caso de no proceder la notificación: Selecciona nuevas fechas para realizar la auditoría interna y revisión por la Dirección, de acuerdo a lo indicado por el Director General. Continúa con la actividad número 5. En caso de proceder la notificación: Elabora Circular en donde solicita la aplicación de la encuesta de satisfacción del cliente del segundo trimestre, firma y envía por fax la Circular a las Unidades de Capacitación, recaba acuse de recibido en la copia de la Circular vía fax, anexa la original a la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Elabora Circular de solicitud de resultados semestrales del Sistema de Gestión de la Calidad en original, donde solicita los Resultados del Estudio Estadístico de las Encuestas de Satisfacción del Cliente de los dos trimestres y los Informes Finales de Revisión por la Dirección a cada Director de Unidad, firma y envía por fax la Circular a las Unidades de Capacitación, recaba acuse de recibido en la copia de la Circular vía fax, anexa la original a la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Pasa el tiempo Recibe los Resultados del Estudio Estadístico e informes finales de revisión por la Dirección de las Unidades de Capacitación a través de correo electrónico, así como el Oficio de envío de encuestas de satisfacción del cliente e Informes finales de revisión por la Dirección en original vía fax, analiza ambos documentos y archiva el Oficio de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Integración de Documentos y Revisión por la Dirección General del Departamento de Control Seguimiento y Calidad. 17

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20 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad Procedimiento Nombre: Objetivo: Auditoría Interna del Sistema de Gestión de la Calidad en la Dirección General. Coordinar las actividades para el desarrollo e implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Dirección General a través de la auditoría interna y el Informe Final de Auditoría Frecuencia: Semestral. Normas La coordinación de la auditoría interna y la elaboración de su Informe final se fundamentan en la aplicación de los siguientes documentos: 7. Procedimiento de auditoría interna: ICT.PGC.04.R0 Auditoría interna. 8. Plan de la calidad del proceso de Coordinación de la Calidad de la Dirección General: ICT.PCP.03.R0 Plan de la Calidad del Proceso de Coordinación de la Calidad 9. Manual de Gestión de la Calidad del ICATVER: ICT.MGC.01.R0 - Manual de Gestión de la Calidad 10. Norma ISO 9000: Norma ISO 9001:2008 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Dirección Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto

21 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad. 1 2 Elabora el Programa anual de auditorías de la Dirección General en original y el Oficio de notificación de entrega en original y copia, en el que solicita la aprobación del Director General e informa las fechas en que se llevarán a cabo las auditorías internas, firma, entrega los originales al Director General y recaba acuse de recibido en la copia del Oficio de notificación y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Recibe del Director General el original firmado del Programa anual de auditorías que indica la aprobación y lo archiva de manera numérica permanente en el Expediente de auditorías internas y externas de la calidad. 3 3A 4 Pasa el tiempo Elabora Oficio de notificación de auditoría en original y copia, en el que notifica al Director General la aplicación semestral de la auditoría interna de la calidad e indica qué personas conformarán el equipo auditor, la fecha, el tiempo requerido para la auditoría a fin de verificar su aceptación. Firma el documento, lo entrega en la oficina del Director General, recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y lo archiva de manera numérica permanente en el Expediente de auditorías internas y externas de la calidad. Pasa el tiempo Procede la notificación? En caso de no proceder la notificación: Selecciona nuevas fechas, o en su caso, otros auditores, de acuerdo a lo indicado por el Director General. Continúa con la actividad número 3: En caso de proceder la notificación: Elabora el Oficio del plan y agenda de auditoría en original y copia, el Plan de auditoría y la Agenda de auditoría, ambos en original y copia, en donde se identifica claramente, la fecha, el horario, el equipo auditor, la secuencia de actividades con la cual se llevará a cabo la auditoría, y en donde solicita la firma de autorización del Director General en los documentos respectivos. Firma el Oficio, entrega los documentos originales al Director General, recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Archiva una copia del Plan de auditoría y de la Agenda de auditoría en el Expediente de auditorías internas y externas de la calidad de manera numérica permanente. 20

22 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad. Pasa el tiempo Fueron autorizados el Plan y/o Agenda de auditoría? 5 En caso de no haber sido autorizado: Propone un nuevo Plan y Agenda de auditoría. Continúa con la actividad número 4. 6 En caso de haber sido autorizado el Plan y/o Agenda: Recibe del Director General los originales del Plan de auditoría y Agenda de auditoría, ambos firmados y avalados. Obtiene una copia del Plan de auditoría y de la Agenda de Auditoría y la entrega al auditor líder para que ellos realicen la auditoría y los originales los archiva de manera numérica permanente en el Expediente de auditorías internas y externas de la calidad. Pasa el tiempo 7 Coordina la auditoría interna de la calidad en las oficinas de la Dirección General en la fecha programada que consulta en el Plan de auditoría y en la Agenda de auditoría originales Elabora el Reporte de auditoría en original, donde se indican las conclusiones generales de la auditoría, recaba las firmas de los auditados, fotocopia el Reporte de auditoría, entrega el original al Director General, y archiva la copia de manera numérica permanente en el Expediente de auditorías internas y externas de la calidad. Pasa el tiempo Elabora Circular en original y copia para entregar el Resultado de auditoría y el Calendario de auditorías próximas en original, firma Circular, entrega los originales a cada uno de los responsables de proceso auditados en un plazo no mayor de 10 días hábiles, recaba acuse de recibido en la copia de la Circular y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Elabora Oficio de entrega de informe final en original y copia, e integra en tres tantos los documentos de: Oficio de notificación, Plan de auditoría, Agenda de auditoría, Resultados de auditoría y el Calendario de auditoría, a fin de conformar Informe final de auditoría interna. Firma los Oficios y los entrega con los tantos 21

23 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad. respectivos de Informes finales al Director General y al Auditor líder interno. Recaba acuses de recibido en la copia del Oficio y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios, y un tanto de Informe final de auditoría interna la archiva de manera numérica permanente en el Expediente de auditorías internas y externas de la calidad. 11 Recibe de la Dirección General la Tarjeta original de entrega de Informes de revisión por la Dirección de los procesos en original, y archiva los originales de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. FIN DEL PROCEDIMIENTO Conecta con el procedimiento: -Integración de Documentos y Revisión por la Dirección General del Departamento de Control, Seguimiento y Calidad. 22

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27 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad Procedimiento Nombre: Objetivo: Integración de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad y Revisión por la Dirección General. Entregar un informe final de revisión para la toma de decisiones de la Dirección General. Frecuencia: Semestral. Normas La integración de documentos y la revisión por la Dirección General se basa en la aplicación de los siguientes documentos: 12. Plan de la calidad del proceso de Revisión por la Dirección de la Dirección General: ICT.PCP.01.R0 Plan de la Calidad del Proceso de Revisión por la Dirección. 13. Plan de la calidad del proceso de Coordinación de la Calidad de la Dirección General: ICT.PCP.03.R0 Plan de la Calidad del Proceso de Coordinación de la Calidad. 14. Manual de Gestión de la Calidad del ICATVER: ICT.MGC.01.R0 - Manual de Gestión de la Calidad. 15. Norma ISO 9000: Norma ISO 9001:2008. El Informe Final de Revisión por la Dirección General deberá contener: Minuta Informe Ejecutivo Calendario de Revisiones por la Dirección General Resultado Global de Encuestas Evaluación de la conformidad de los procesos La Minuta de Revisión por la Dirección contendrá las firmas de los asistentes, en la que avalan su compromiso para la mejora continua de sus respectivos procesos respecto a la satisfacción de sus clientes, requisitos de sus productos y requerimientos futuros de recursos humanos y materiales Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Dirección Administrativa Dirección General H. Junta Directiva 09-Agosto

28 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad. 1 Integra y sintetiza los Informes de revisión por la Dirección de los procesos de la Dirección General, los Informes finales de revisión por la Dirección semestrales de cada Unidad de Capacitación y el Resultado global de encuestas, todo en original. Elabora el Informe de revisión por la Dirección del propio proceso de Revisión por la Dirección en original y un Informe Ejecutivo en original, en donde sintetiza dichos Informes a fin de tenerlos preparados para presentarlos en la Reunión de Revisión por la Dirección. Resguarda los Informes de revisión y el Resultado global de encuestas. 2 Elabora Oficio de notificación para la Reunión de Revisión por la Dirección en original y copia, en donde solicita la aprobación del Director General, del lugar, la fecha y la hora en que se llevará a cabo la Reunión de la Revisión por la Dirección, firma y entrega al Director General, recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Pasa el tiempo Se aprueba la notificación? 2A En caso de no aprobar la notificación: Propone otra fecha para la Reunión de la Revisión por la Dirección. Continúa con la actividad En caso de proceder la notificación: Elabora una Tarjeta informativa para la realización de la Reunión para la Revisión por la Dirección en original y copia, la firma y la entrega al Director General con el Informe ejecutivo, el cual consiste en una síntesis de todos los informes del ICATVER, tanto de los Informes Finales de Revisión por la Dirección de las Unidades, los Informes de los procesos de la Dirección General y el del Resultado Global de Encuestas. Recaba el acuse de recibido en la copia de la Tarjeta y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Elabora, firma para cada responsable de proceso de la Dirección General una Tarjeta informativa, a fin de comunicar la realización de la Reunión para la Revisión por la Dirección, en original y copia, en la cual indica el lugar, la fecha y la hora en que se llevará a cabo 27

29 Departamento de Control, Seguimiento y Calidad ÁREA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Departamento de Control, Seguimiento y Calidad. la misma. Entrega la original a cada responsable de proceso de la Dirección General, recaba acuse de recibido en la copia y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. 5 6 Participa con los responsables de los procesos de la Dirección General en la Reunión de Revisión por la Dirección, la cual contempla el desempeño de las Unidades durante el periodo semestral respecto a la gestión de la calidad. Recopila la información contemplada en la Reunión de la Revisión por la Dirección en la Minuta de Revisión por la Dirección en original y copias, elabora la Circular de entrega de Minuta en original y copia. Firma la Circular, y entrega la original a cada responsable de proceso con una copia de la Minuta, la original de la Minuta la archiva de manera numérica permanente en el Expediente de revisiones por la Dirección. Recaba acuse de recibido en la copia de la Circular y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. Pasa el tiempo 7 Elabora el Oficio de entrega de Informe final de la Revisión por la Dirección en original y copia, firma y lo entrega con el Informe final de revisión por la Dirección al Director General en original. La copia del Informe la archiva de manera numérica permanente en el Expediente de revisiones por la Dirección; recaba acuse de recibido en la copia del Oficio y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de oficios. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 28

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31 DIRECTORIO INSTITUTO DE CAPACITACION PARA EL TRABAJO DEL ESTADO DE VERACRUZ. LIC. IRESINE CALZADA RIVERA DIRECTORA GENERAL PROFRA. GERARDINA LARA GONZÁLEZ DIRECTORA ACADÉMICA PROFRA. MARTHA SILVIA SÁNCHEZ GONZÁLEZ DIRECTORA DE VINCULACIÓN C.P. CARLOS ABDALÁ CÁRCAMO DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN MTRO. MIGUEL ÁNGEL MARTÍNEZ POCEROS DIRECTOR ADMINISTRATIVO 30

32 FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 31

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