Universidad Veracruzana

Transcripción

1 Universidad Veracruzana Procedimiento de Contratación de Telefonía Fija e DGTI-ST-P-01 1 / 13

2 Contenido 1. Objetivo 3 2. Alcance 3 3. Definiciones 3 4. Responsabilidades y Autoridad 3 5. Políticas 4 6. Desarrollo 4 7. Diagrama de Flujo 7 8. Referencias 9 9. Formatos Anexos 9 a. Anexo 1: Formato DGTI-ST-F b. Anexo 2: Instructivo de llenado del formato 11 DGTI-ST-F Revisiones Históricas Firmas de Autorización 13 2 / 13

3 I. Objetivo. Establecer el proceso de contratación de los servicios de telefonía fija como internet en la Universidad Veracruzana por parte de la Dirección General de Tecnología de Información. II. Alcance. Este procedimiento aplica a toda la comunidad académica y administrativa de la Universidad Veracruzana. III. Definiciones. DGTI. DAST. Usuario. Departamento de Administración de Servicio de Telefonía. Se entenderá para este proceso a la entidad o dependencia de la UV. IV. Responsabilidades y Autoridad. DGTI. Será la responsable de autorizar la contratación del servicio de telefonía fija e internet dentro de la Universidad Veracruzana. DAST Será la responsable de revisar y darle seguimiento a la solicitud de contratación de los servicios de Telefonía Fija como. Será la responsable de dar el visto bueno de la contratación del servicio de telefonía fija e internet y llevar su administración de las erogaciones que se den por estos servicios Será el responsable de realizar la gestión ante el proveedor del servicio de telefonía fija e internet que se contraten. 3 / 13

4 V. Políticas. Para la autorización de la DGTI de cualquier petición y/o solicitud presentada por la entidad o dependencia para los servicios de telefonía fija e internet, debe de apegarse a las siguientes políticas: El usuario debe presentar el formato de solicitud: DGTI-ST-F-01 debidamente llenado y firmado por el responsable de la entidad o dependencia adscrita y que se encuentra disponible en línea: El formato de solicitud de telefonía móvil, fija e internet DGTI-ST-F-01 deberá presentarse por triplicado a la, donde la original la conservará la DGTI para su control, la segunda copia será para la Departamento de Administración de Servicio de Telefonía para su atención y seguimiento y la última para resguardo de la dependencia como antecedente de que fue recibida su petición. La solicitud será válida únicamente si viene firmada por el titular de la entidad o dependencia solicitante. Deberá anexar a la solicitud una copia del avance presupuestal autorizado. VI. Desarrollo. Usuario. 1. Define las características del servicio a contratar 2. Elabora formato DGTI-ST-F-01 y lo turna a la DGTI para su seguimiento y contratación en caso de que proceda. El formato lo deberá de realizar por triplicado y anexando avance presupuestal: Original para la DGTI, para su control 1ª copia para DAST para su seguimiento 2ª copia para el usuario DGTI. 3. Recibe el formato DGTI-ST-F-01 de solicitud de autorización de servicio de telefonía móvil, fija e internet por parte del usuario y lo turna a DAST para su seguimiento. DAST. 4. Recibe de la DGTI el formato DGTI-ST-F-01 solicitud para su validación. 4 / 13

5 5. Valida que los datos estén completos y correctos, firmado la solicitud por el titular de la entidad o dependencia y corroborando que venga anexo avance presupuestal. 6. Información completa y datos correctos 6.1. Si la respuesta es sí, pasa al punto Si la respuesta es no, informa al usuario vía correo electrónico que la información está incompleta y pasa al punto Valida que cuenta con presupuesto para el pago del servicio Si la respuesta es sí, pasa al punto Si la respuesta es no, pasa al punto siguiente. 8. Elabora oficio informando al usuario que la solicitud no fue autorizada, detallando los motivos, anexando copia a la DGTI y a DEST para su conocimiento. 9. Turna el oficio al usuario. USUARIO. 10. Recibe informe de avance de solicitud por parte de DAST. 11. Valida si la solicitud fue rechazada Si la respuesta es sí. Termina el proceso Si la respuesta es no, revisa y recaba información faltante 12. Actualiza formato DGTI-ST-F01 y lo regresa a DAS, pasa al punto 6. DAST. 13. Busca alternativas de contratación con proveedores del servicio solicitado. 14. Turna propuesta viable de contratación al usuario del servicio solicitado, e informa a la DGTI y a la DEST para su conocimiento. Usuario. 15. Recibe oficio de propuestas de contratación. 16. Valida propuesta y selecciona propuesta. 17. Autoriza propuesta seleccionada Si la respuesta es sí, turna autorización de contratación a DAST y pasa al punto Si la respuesta es no, termina proceso. DAST. 18. Recibe la autorización mediante oficio por parte del usuario para realizar la contratación. 19. Realiza la gestión de contratación ante proveedor e informa a la DGTI como a la DEST para su conocimiento. 20. Recibe por parte del proveedor fecha de instalación del servicio. 21. Informa al usuario fecha de instalación del servicio por parte del proveedor 5 / 13

6 22. Archiva información (formato, contratos, etc.). 23. Termina el proceso. 6 / 13

7 VII. Diagrama de Flujo. 7 / 13

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9 VIII. Referencias. Manual para Documentar Sistemas de Gestión de la Calidad Guía: Elaboración de Procedimientos Id. UOM-GE-GI-01 IX. Formatos. Formato de solicitud de servicios de telefonía móvil, fija e internet: DGTI-ST-F-01 X. Anexos. Formato: DGTI-ST-F-01 Instructivo de llenado del formato DGTI-ST-F-01 9 /13

10 Anexo 1 10 /13

11 Anexo 2 Apartado Descripción 1 Anotar el nombre del titular de la Dirección General de Tecnología de Información. 2 Debe marcar el tipo de servicio requerido para la cual está haciendo la solicitud. 3 Escribir la fecha de cuando se está realizando la solicitud de autorización ante la DGTI. 4 Seleccionar el tipo de solicitud a realizar. 5 Escribir el número de personal del usuario a quien se le asignará el servicio solicitado. 6 Escribir el nombre completo del usuario a quien se le asignará el servicio. 7 Escribir el nombre del puesto que ocupa el usuario a quien se le asignará el servicio. 8 Escribir el correo electrónico del usuario a quien se le asignará el servicio. 9 Escribir el número telefónico y/o extensión donde se podrá localizar al usuario que se le asignará el servicio. 10 Escribir la región donde se encuentra ubicado el usuario a quien se le asignará el servicio. 11 Se debe escribir la clave programática de la entidad académica o dependencia que está realizando la solicitud de telefonía móvil. 12 Escribir el nombre completo de la entidad o dependencia que está realizando la solicitud de telefonía móvil. 13 Escribir la clave programática y partida presupuestal del proyecto donde se tomaran los recursos para el pago del servicio solicitado. 14 Escribir la partida a afectar para el pago del servicio contratado. 15 Describir el tipo de fondo que se afectará para cubrir el gasto por el servicio contratado. 11 /13

12 Apartado Descripción 16 Escribir el monto total anual autorizado para el pago del servicio solicitado 17 Describir cuales son los motivos de peso por la cual requiere el servicio de telefonía móvil o fija o internet y autorización por parte de la DGTI para la asignación del servicio, si la solicitud fuese contratación de telefonía móvil e internet, deberá especificar la dirección completa de la dependencia donde se instalará el servicio. Y de igual forma si la solicitud es el servicio de internet debe especificar si lo requiere inalámbrico, alámbrico o ambos. 18 Escribir el número de contrato que firmó la UV con la compañía X 19 Escribir el nombre de la compañía con la que se tiene el contrato firmado. 20 Escribir la fecha de inicio del contrato. 21 Escribir la fecha de término del contrato. 22 Escribir el nombre del responsable de la entidad académica o dependencia que está solicitando la autorización del servicio de telefonía móvil. 23 Este apartado será exclusivo para la DGTI. 12 /13

13 XI. Historio de Revisiones. No. DE REVISION FECHA REVISIÓN O MODIFICACIÓN SECCIÓN O PAGINA MODIFICADA DESCRIPCIÓN DE LA REVISIÓN O MODIFICACIÓN XII. Firmas de Autorización. PROPONE M. en C. Patsy Liliana Sánchez Flores AUTORIZA M. en A. Elsa Ortega Rodríguez AUTORIZACION FECHA ENTRADA EN VIGOR Directora de Extensión de Servicios Tecnológicos Directora General de Tecnología de Información 13 /13