PLAN DE ACCION 2015 ALMACEN

Transcripción

1 PLAN DE ACCION 2015 ALMACEN ACCION BENEFICIO A LA ENTIDAD INDICADOR META ACTIVIDADES RESPONSABLES RECURSOS TIEMPO PLAN DE COMPRAS Con la realización de este plan se estandarizan las actividades relacionadas a las compras de la alcaldía municipal Necesidades cumplidas / Necesidades detectadas 90% Recopilar información por dependencias de acuerdo a las necesidades de cada una de ellas. Registrar la información recopilada en el plan de compras después de esto se pone a consideración el plan de compras para su aprobación., Contador y Secretario de Planeación y Alcalde Anual INVENTARIO DE BIENES Permite establecer cantidades reales y su estado de los bienes o que pertenecen a la administración. el / existentes Verificación de cantidades y estado de los bienes existentes. Registro y actualización permanente de municipal CLASIFICACION DE BIENES Tener una clasificación adecuada clasificar de los bienes muebles e inmuebles que posee el municipio. Clasificados / existentes Identificación adecuada de bienes muebles e inmuebles

2 VALORIZACIONES FALTANTES DAÑO O DETERIORO DE BIENES ADMINISTRACION O CONTROL DE BIENES Ayuda a la administración a Conocer los valores reales de los bienes o que posee la administración. Facilita la gestión de la dependencia ya que se conoce la relación de los bienes dañados o deteriorados y o faltantes, con el fin de facilitar el proceso de. Es el mecanismo adecuado para la consecución de los objetivos institucionales y de la dependencia dado que organiza y controla adecuadamente la gestión de los bienes y /o municipio. o Valorizados / o registrados en el Registro de bienes o faltantes, dañados o deteriorados / Clasificación de bienes o faltantes dañados o deteriorados el. Novedades Reportadas / Novedades registradas en el Realización de un peritaje a los diferentes bienes muebles e inmuebles por una persona especializada en el tema. Luego se registra el valor real en el municipio Registrar los bienes dañados y/o deteriorados, faltantes de acuerdo a la novedad que se presente. Mantener actualizada la información para el proceso contable Ejercer control general de los diferentes bienes y que posee el municipio. Conocer cantidades, características y estado de los mismos. Velar por la conservación de ellos. Económico: Certificado de Disponibilidad Presupuestal De acuerdo a la necesidad

3 SALIDAS DE ALMACEN Tener un control de las salidas de los que se encuentran a cargo de la oficina de almacén. Saber la disponibilidad de los para su préstamo. bienes salientes / salientes registrados en Registrar todos los devolutivos que salen almacén. Registrar los de consumo que son entregados a las dependencias. ALTAS O BAJAS POR MOTIVOS NO COMUNES Legalizar toda alta o baja de de consumo o devolutivos que ocurra por cualquiera de los motivos no comunes. bienes dadas de baja o alta / bienes de baja o alta el Registrar las bajas de los de consumo o devolutivos por motivos deferentes a los comunes de almacén, ingreso, egreso o enajenación de inmuebles nacionales en caso como: Salida por hurto, caso fortuito, por fuerza mayor, bajas por perdida de bienes en poder personal, baja por perdida de bienes en poder de los transportadores, bajar por merma rotura deshuso o vencimiento, bajas de bienes inservibles en uso, baja de bienes para premios en concurso, exposiciones, competencias, trabajos labores o similares, baja de bienes para donaciones con destino al fomento o ayuda a la educación agricultura, ganadería, industrias etc., bajas por Desmantelamiento de máquinas equipos aparatos, bajas por destrucción de inservibles.

4 ARCHIVO DE GESTION NORMALIZACION DE LA DOCUMENTACION Conservar adecuadamente la documentación que se produce y se recibe en la dependencia Estandarizar la documentación producida de acuerdo a los formatos producidos / archivados producidos normalizados / Formatos normalizados establecidos por ley 80% Llevar un consecutivo de la información de los documentos producidos y recibidos. Organizar de acuerdo de la naturaleza de la documentación. Almacenar en el archivo de gestión de la dependencia de acuerdo a la normatividad de gestión documental actual. Producir cada documento de acuerdo a las guías y formatos establecidos en el manual de procesos y procedimientos de la entidad. Material de Archivo. Jurídico: Ley nacional de Archivo Manual Procesos y procedimiento s, NTCGP1000 MANEJO DE RIESGOS Minimizar la materialización de los riesgos que se puedan presentar en cada proceso generando control preventivo y correctivo sobres las actividades realizadas. Plan de manejo de riesgos = Número de riesgos con plan de manejo / Total de riesgos detectados en el proceso Identificar, clasificar y evaluar los riesgos inherentes y residuales que se pueden materializar en cada proceso con el fin de poder establecer controles preventivos y correctivos para elaborar posteriormente los planes de mejoramiento correspondientes a los procesos propios a la dependencia. y Control Interno Administración Riesgo MECI 1000: 2005 Trimestral.

5 REALIZACIÓN DE COPIA DE SEGURIDAD Conservar y custodiar la información producida a través tiempo Copias de seguridad realizadas / Copias de seguridad programadas Coordinar con el Web master la hora y fecha de elaboración backup correspondiente al periodo programado. y Ing. Sistemas Bimensual