GESTIÓN ADMINISTRATIVA - ALMACÉN GUÍA DE MANEJO DE ACTIVOS Y BIENES DE CONSUMO. Código: GA-AL-GU-001 Versión: 1 Vigencia: 19/12/2014 Página 1 de 16

Transcripción

1 Página 1 de 16 La presente guía recoge, unifica y sienta los lineamientos de carácter general a ser observados en la adecuada administración, control y manejo de bienes muebles e inmuebles, Activos, reintegros por inservibles, obsoletos, caso fortuito o fuerza mayor, pérdida o hurto, traslados y bajas por obsolescencia a cargo del Almacén de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores y aquellos que reciba o tenga en custodia que sean de propiedad de terceros. La guía permite a los funcionarios responsables del manejo de bienes e inventarios, conocer las actividades, operaciones y actuaciones que debe realizar para asegurar la oportunidad y confiabilidad de sus registros y de la información que deben producir. Por tal motivo, se ha estructurado teniendo en cuenta los procedimientos que debe cumplir el encargado del almacén. Por consiguiente, su aplicación será de obligatorio cumplimiento por los cuentadantes y/o por las personas que custodien, administren, o manejen bienes de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores. 1. OBJETIVO GENERAL Establecer el manejo y guía para la administración del almacén y manejo de activos, bienes muebles e inmuebles y de consumo de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, conforme a las normas legales vigentes, al igual que los lineamientos emanados de los organismos de control y vigilancia OBJETIVOS ESPECÍFICOS Unificar procedimientos para el recibo, almacenamiento, entrega, uso, control y registro de bienes Establecer los responsables en el manejo y custodia de los activos y bienes de Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; preservando su buen uso el cual es asignado para el desarrollo de sus funciones Mantener el principio de la entidad en la transparencia en el manejo de bienes. Obtener una adecuada administración de los bienes en poder de Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, bajo criterios de racionalidad, simplificación y modernización. Adecuar los procesos a la normatividad vigente. Determinar de manera ágil y transparente el destino y baja más pertinente de aquellos bienes muebles que por su estado de conservación ya no les resulten útiles para los fines a los que se encontraban.

2 Página 2 de 16 Unificar los formatos utilizados para el procedimiento de entradas y salidas de almacén, responsabilidad de activos y constancia de elementos a cargo. Contribuir al fortalecimiento del Sistema de Control Interno, mediante la fijación, estandarización y adopción de mecanismos que permitan responsabilizar a cada uno de los funcionarios y/o contratistas por prestación de servicios; por el adecuado uso y custodia de los bienes a su cargo. 2. ALCANCE Aplica a los activos y bienes muebles, inmuebles y de consumo; que estén registrados en el inventario general de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores. Debe existir un inventario actualizado con el fin de realizar una fácil revisión de su estado y ubicación. 3. DEFINICIONES 3.1. ACTIVOS: Se define como las pertenencias o propiedades reconocibles y numerables de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, representadas en bienes y derechos controlados ACTIVOS FIJOS: Corresponde a un bien tangible de propiedad de la entidad, que son utilizados para su funcionamiento y no se destinan a la venta. Entre los que se destacan bienes muebles e inmuebles, maquinaria, equipos de cómputo y comunicaciones, transporte, etc ACTIVOS INTANGIBLES: Son aquellos que no pueden ser tocados materialmente, tales como software, derechos de patente, concesiones, y otros 3.4. ACTIVOS EN USO: Son aquellos activos que se encuentran siendo utilizados por el personal de la entidad, para el desarrollo de sus labores asignadas. Estos activos deben encontrarse en buen estado ACTIVOS EN CUSTODIA DE ALMACEN: Son aquellos activos que no están siendo usados y se deben encontrar bajo estricta responsabilidad del Almacén de la entidad; debidamente seguros para evitar su pérdida y/o deterioro BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA: Es el retiro definitivo del patrimonio de la Entidad de aquellos bienes muebles que estando en buenas condiciones de funcionamiento presentan una tecnología inadecuada a las circunstancias actuales, generando altos costos de mantenimiento o que estos no se justifiquen en relación con el servicio que prestan o que las condiciones tecnológicas del bien no garanticen la idónea prestación del servicio.

3 Página 3 de BIEN o ACTIVO: Artículo inventariable de cualquier clase, incluyendo el efectivo, activos fijos, los materiales y artículos en proceso de producción BIEN MUEBLE: Son aquellos bienes (elemento) de fácil movilidad, ejemplo: sillas, escritorios, maquinas, etc BIEN INMUEBLE: Son los que no se pueden mover; son edificaciones al cual se le pueden aplicar mejoras o destrucción del mismo. Ejemplo, casa, apartamento, edificios VIDA ÚTIL: La vida útil de los bienes muebles e inmuebles, será determinada únicamente por el área de Contabilidad de la entidad; de acuerdo a las especificaciones técnicas y características de los bienes, y en todo caso basándose en la normatividad vigente sobre la materia y demás disposiciones PRESTAMO O COMODATO: Es la entrega de un bien o activo de propiedad de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, a una entidad estatal para su uso y beneficio específico, el cual debe quedar plenamente detallado mediante un contrato de comodato o préstamo FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO: Se llama fuerza mayor ó caso fortuito, el imprevisto á que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto; La fuerza mayor o caso fortuito, por lo general libera a una o a todas las partes de un contrato, de pagar o responder por daños causados por el incumplimiento de una obligación REINTEGRO: Es la devolución Al Almacén de activos o bienes que no se requieren en una dependencia determinada para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados RECUPERACIÓN: Es la reaparición física de los elementos, una vez han sido descargados de los registros físicos de inventario y de contabilidad y cuya pérdida fue asumida COMPENSACION: Es un medio de extinción de las obligaciones en general, y entre ellas de la obligación esta forma de extinción de las obligaciones con un pago recíproco por un activo o bien CUSTODIA: Es salvaguardar los activos y bienes de propiedad de terceras personas, que se encuentren en las instalaciones de la entidad y están para uso de alguna actividad o labor que preste una empresa externa. 4. IDENTIFICACION DE RESPONSABILIDAD DE ACTIVOS

4 Página 4 de GENERALIDADES El fin de identificar la responsabilidad de activos, en conocer con claridad la(s) persona(s) responsable del uso, estado y custodia de los activos y bienes de propiedad de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; manteniendo un control de los mismos, preservando su estado y manejo. Es responsabilidad de todos los funcionarios y contratistas de prestación de servicios; responder y hacer buen uso de los bienes asignados IDENTIFICACION DE ACTIVOS Para efectos de la contabilización de los activos que son adquiridos por la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, estos deben cumplir con unos requisitos mínimos para proceder a su ingreso al software que sea utilizado para tal fin. En todo caso la codificación contable requerida será únicamente asignada por el área de contabilidad CLASIFICACION CONTABLE Y VIDA ÚTIL DE LOS ACTIVOS Teniendo en cuenta la necesidad en el ingreso de cada activo, se debe asignar una clasificación contable que esté definida en el Régimen de Contabilidad Pública, la que debe cumplir con la normatividad legal vigente y la que estime el área de contabilidad de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores. Esta clasificación aplica para los siguientes activos, los cuales quedan sujetos a modificaciones según las adquisiciones que realice la entidad a futuros requerimientos para desarrollar su actividad. ACTIVOS DEPRECIABLES EDIFICACIONES REDES, LINEAS Y CABLES MAQUINARIA Y EQUIPO MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA EQUIPOS DE TRANSPORTE, TRACCIÓN Y ELEVACIÓN EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERÍA EQUIPOS DE COMUNICACIÓN

5 Página 5 de 16 EQUIPOS DE COMPUTACIÓN GRUPOS CONTABLES PARA INGRESO Y Por normatividad contable, se requiere que cada activo o bien de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; este plenamente clasificado en un grupo contable para su respectivo control de entradas, salidas y manejo de saldos. Es por ello que se hace necesario y obligatorio la aplicación de estos de acuerdo a la siguiente codificación que se encuentra establecida en el software que se maneja en el módulo de almacén. 1 ASEO 2 CAFETERIA 3 PAPELERIA 4 GRUPO CONTABLE APROVECHAMIENTO Y RECICLAJE 5 ACTIVOS 6 SEGURIDAD INDUSTRIAL 7 DOTACION 8 VEHICULOS 9 FERRETERÍA 10 LICENCIAS UNIDAD DE MEDIDA Para cada uno de los elementos o bienes será requisito indispensable identificar la Unidad de Medida. Para todos los efectos de contratación, recibo, registro, conversión, manejo y entrega de elementos o bienes se adoptará el Sistema Internacional de Unidades. Los siguientes códigos y unidades de medida serán utilizados en la entidad, en la medida que se ingresen nuevos artículos estos pueden incrementarse. 1. Metros 2. Paquete 3. Gramos 4. Centímetro Cuadrado

6 Página 6 de Centímetro Cúbico 6 Unidad. 7 Caja 8. Bulto 9. Lona 10. Resma 11. Metro cuadrado 12. Kilo 13. Rollo 14. Metro cúbico 15. Rollo ENTRADAS DE ACTIVOS Y BIENES DE Las entradas de bienes o activos deben contar con documentos básicos necesarios para su registro y verificación; para el recibido, se puede con la factura y solo con excepción acta de recibido únicamente para el contrato de reciclaje, con el fin de efectuar la verificación con el contrato suscrito. Para efectos de su ingreso al software de activos e inventarios, únicamente es aceptada la factura, si el bien o activo cumple con todas las especificaciones requeridas se puede dar su aceptación. Con acta de recibido únicamente para el contrato de reciclaje. De esta manera se legaliza y aprueba su ingreso. Los activos y bienes que lleguen averiados o incompletos no se recibirán. En el contrato que especifique la compra, adquisición, comodato, recibido o similar de activos y bienes para la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; es de obligatoriedad que el supervisor del mismo y los funcionarios y/o contratista de prestación de servicios designados para apoyo a la supervisión, se encuentren presentes para su recibido y verificación de las especificaciones técnicas y es quienes deberán responder por la debida aceptación del bien o activo que ingrese. Se hace necesario de un documento que soporte el ingreso del activo o bien en el almacén y que sea generado por el software que utilice la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; el cual debe contener como mínimo los siguientes datos: fecha de entrada, No de Factura, datos del proveedor, descripción del bien o activo, consecutivo, clasificación contable, cantidad, unidad de medida, valor unitario, valor total ENTRADAS DE ACTIVOS POR REINTEGRO O RECIBIDO EN COMODATO Cuando la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, autoriza dar en préstamo sin retribución económica se denomina un COMODATO, el cual debe contar con una autorización la cual queda sustentada en un contrato de comodato, el cual debe detallar los activos, referencias, números de placas, clase de activo, códigos contables según su clase, cantidades, entidad, tiempo

7 Página 7 de 16 que dure el comodato, motivo del comodato; el cual deberá estar plenamente ajustado a la normatividad legal y debe contar con la firma de los representante legales de cada entidad. Cuando un funcionario o contratista por prestación de servicios realiza un reintegro de un activo al Almacén que no se requieren en una labor o en el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados, pudiendo la administración optar por la redistribución o baja de los mismos según su estado. El Almacenista al recibir los bienes debe verificar su estado, clase, calidad, marca, modelo y demás características que se encuentren en el Formato de Responsabilidad de activos Funcionarios de la Unidad Administrativa especial Junta Central de contadores o el Formato de Constancia de Elementos a Cargo de Contratistas de Prestación de Servicios. Al encontrar conforme el bien, hará el correspondiente reintegro al Almacén; en el evento en que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan diferentes especificaciones, el almacenista se abstendrá de recibir el activo e informará por escrito al superior inmediato o supervisor del contrato de prestación de servicios, para que se investiguen los hechos y se establezcan las responsabilidades. Por ninguna razón el Almacenista debe aceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente, por otros diferentes, o aceptar bienes dañados, deteriorados, con roturas o averías sin haber determinado la causa del deterioro, salvo el desgaste normal por su uso SALIDAS DE BIENES DE El comprobante de salida es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por parte del Almacenista y quedando en poder del funcionario y o contratista por prestación de servicios destinatario. Debe contar con una solicitud formal según formato establecido (Formato Solicitud de Insumos), generada por el área o dependencia de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; que debe estar debidamente autorizada por los jefes de área o dependencia únicamente, las cantidades a entregar serán de potestad por parte del Almacenista de la entidad, de acuerdo a las existencias y rotación que estime para tal fin. Para efectos de soporte de la respectiva salida, debe ser generado por el software que utilice la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores en el módulo de inventarios. Este documento debe contar con los siguientes datos: fecha de salida, dependencia, consecutivo, responsable del área, solicitante, referencia del bien de consumo, cantidad, unidad de medida, valor unitario, valor total.

8 Página 8 de SALIDAS DE ACTIVOS La salida de activos solo aplica para los dados en préstamo u comodato a otras entidades para el desarrollo de una actividad específica y bajas de activos según las siguientes clasificaciones: bajas por inservibles u obsoletos en uso, bajas por hurto, caso fortuito o fuerza mayor; todo lo anterior previa autorización por parte del Comité de Altas y Bajas de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, mediante acta donde se detalle el tipo de baja o salida de los activos PRESTAMO U COMODATO Aplica cuando la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, transfiere de manera transitoria, un bien o activo a otra entidad para el desarrollo de una actividad determinada. El Almacenista debe recibir copia del respectivo convenio, contrato u autorización que soporte el préstamo o comodato. Con base en estos documentos se elabora el acta de entrega de los bienes o activos relacionando la descripción, cantidad, placa o código, valor unitario y valor total: la cual debe estar firmada por los siguientes funcionarios de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores (Director General, Asesor Administrativo, Almacenista, Contador) y el representante legal de la entidad que recibe el bien o activo o a quien este designe en el contrato o convenio suscrito. En caso de equipos de cómputo deberá llevar el concepto del área de sistemas. Con el acta anterior se remiten al Almacenista y el área de Contabilidad para que procedan a su respectivo asiento contable e inventarios BAJAS DE ACTIVOS Es mediante el cual la entidad decide retirar un activo o bien definitivamente del patrimonio de la entidad. La baja se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventario con el respectivo cumplimiento de los requisitos y normatividad legal vigente para cada caso BAJAS POR INSERVIBLES U OBSOLETOS EN USO Se entiende por activos y bienes inservibles u obsoletos en uso, todos los que por cualquier razón no presten un servicio a la entidad y que su reparación sea más costosa que adquirirlos de nuevo; cuando se encuentren en desuso y sus características técnicas no se ajustan con los requerimientos y funcionalidades que se utilice actualmente en la entidad. El procedimiento para Baja de bienes por Obsolescencia, se encuentra estipulado detalladamente en el área de Almacén.

9 Página 9 de 16 Cuando un activo o bien objeto de baja, por obsolescencia, deterioro, avería, rotura o cualquier otro hecho que impida su venta, donación o no lo haga aconsejable, se procederá a su destrucción, para lo cual se levantará con un acta por parte del Comité de Altas y Bajas de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores y en caso de equipos de cómputo deberá llevar el concepto del área de sistemas con la presencia del Jefe de control Interno de la entidad BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR Cuando por fuerza mayor o caso fortuito sea necesario dar de baja activos o bienes de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, se debe realizar una inspección ocular, realizar en lo posible un registro fotográfico y levantar un acta donde se relacione el hecho con fecha del día de ocurrido y el que se realiza la inspección; se detalle el suceso que lo generó, la lista de activos y bienes afectados, especificando el valor en libros, datos de inventario, descripción del activo o bien, cantidad y valor total. Con lo anterior se procede a levantar un acta por parte del Comité de Altas y Bajas de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, en caso de equipos de cómputo deberá llevar el concepto del área de sistemas y remitir a la compañía aseguradora, con los respectivos soportes fotográficos BAJA POR DONACIÓN Los bienes o activos de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores que no estén en uso y se encuentren en buen estado; pueden ser dados en donación según las necesidades de la entidad que lo requiera. El proceso de donación debe cumplir con la normatividad legal vigente para el sector público. Se debe procede a levantar un acta por parte del Comité de Altas y Bajas de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores, en caso de equipos de cómputo deberá llevar el concepto del área de sistemas, con los respectivos soportes fotográficos BAJAS POR PERDIDA O HURTO Cuando se presenten faltantes de activos deben informar al Almacenista por parte del funcionario y/o contratista de prestación de servicio; debiendo realizar la denuncia respectiva ante autoridad competente, dentro de las veinticuatro (24) horas al percatarse del hecho. Este documento debe presentarse al Almacenista de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, con el respectivo informe que detalle lo sucedido. Con estos documentos se debe proceder a realizar un acta por parte del Almacenista de la entidad, con los respectivos soportes e informar a la Oficina de control Interno de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

10 Página 10 de 16 Con dicho informe se adjuntan los soportes y se remiten a la respectiva compañía de seguros, con los siguientes documentos: Informe del responsable del activo Copia de la denuncia del activo Factura de compra, avaluó o certificación del almacén del activo que tenga la entidad Cotización del activo con similares características En caso de declararse responsabilidad por la pérdida del activo tanto administrativa como fiscal por la pérdida el responsable deberá: Reintegrar el activo por uno de iguales o mejores características, o Cancelar el valor del activo a precio en libros, comercial o precio de avalúo. Cuando el activo es devuelto al almacén se entiende como un activo recuperado y se debe proceder al ingreso nuevamente al inventario de la entidad. Esto aplica que en caso de pérdida es recuperado ya sea por las autoridades, aseguradora o reposición del mismo. Se realiza un ingreso sin necesidad de factura y puede ser utilizado con un oficio o comunicación por escrito, que se asimila una remisión por parte de quien reintegra el activo a la entidad. De los hechos que se presenten por este concepto, se debe proceder a informar al Comité de Altas y Bajas de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores VENTA POR MARTILLO O REMATE Una vez establecido el carácter de la baja de los bienes por el procedimiento de subasta pública, deberá tramitarse con la entidad financiera, aprobada por la Superintendencia Financiera, la realización de la venta de los bienes por el sistema de martillo. Se rematarán a través del sistema de martillo todos aquellos Bienes inservibles, previo informe técnico el cual describa el estado actual de los mismos, dicho informe será practicado por el almacenista de la UAE - Junta Central de Contadores y cuando se traten de equipos de cómputo deberá emitir un concepto el área de sistemas; sustentado el estado actual de los activos e inventarios. La Dirección Administrativa enviará a la correspondiente entidad financiera, previa contratación que realice el martillo la relación de los bienes por lotes, con los respectivos precios base del remate, junto con los siguientes documentos: El acta de inservibles y avalúo estará debidamente numerada y para cada Bien el Almacenista describirá los elementos, teniendo en cuenta su agrupación, características y valor descritos en

11 Página 11 de 16 inventarios indicando además el valor base del remate; previa valoración por parte de la entidad que realice el remate. En el avalúo se debe tener en cuenta el estado actual y real del Bien. Si se trata de un elemento recuperable el valor base debe ser razonable considerando que el bien prestará nuevamente un servicio. Si se trata de un Bien convertido en chatarra o desecho, es necesario desprender o borrar sus series de identificación y su valor base debe ser razonable considerando que sus partes serán utilizadas solamente como repuestos o para efectuar refacciones. El Almacenista deberá anexar fotocopia del ingreso al almacén. El comprador de un Bien a través del Martillo, presentará al Almacenista el acta de adjudicación expedida por el Banco. Con base en este documento, el Almacenista expedirá una constancia firmada por el Director General, para los trámites a que haya lugar y posterior entrega. 5. CONTROLES DE ALMACEN MÓDULO DE ACTIVOS E INVENTARIOS DE ALMACÉN La Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, controla los activos del almacén mediante el módulo del sistema utilizado en la entidad y maneja el Sistema de Promedio para el control de sus inventarios. Actualmente se cuenta con el Software HELISA GW módulo de activos e inventarios de almacén, el cual permite un control en el manejo de los activos y bienes de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores. Estos módulos permiten un registro actualizado de los activos y bienes de la entidad donde se pueden obtener diferentes informes de acuerdo a las necesidades para un control tanto para el almacén y contabilidad. Debe ser actualizado diariamente con el fin de mantener una información verídica y actualizada en caso de controles que se lleguen a requerir INVENTARIOS DE ALMACÉN FÍSICO DE ACTIVOS El inventario físico es el conteo de todos los activos en depósito y custodia, de este se deberá dejar un listado clasificado por grupos, activos o bienes con las cantidades existentes en el momento del conteo. El Almacenista hará inventario físico de los bienes en depósito, la última semana del mes de Junio y Diciembre de cada año.

12 Página 12 de 16 A. La toma eficiente del inventario físico requiere de una cuidadosa planeación mediante cronograma, la cooperación entre el encargado de hacer el inventario y el personal de apoyo al almacén para establecer los procedimientos a seguir, para evitar confusión y asegurar un recuento completo y bien controlado. La planeación de un inventario físico incluirá por lo menos los siguientes pasos: 1) Seleccionar las fechas más indicadas para toma de inventario, el cual debe ser como mínimo uno al año, y no deben exceder los términos fiscales. (31 de diciembre). 2) Programar las operaciones para minimizar la cantidad de inventario a verificar. 3) Listado con los datos actualizados del inventario generado por el módulo de activos del software que cuente la entidad. 3) Separar previamente los activos obsoletos y defectuosos. 4) Identificar los bienes de consumo para su fácil conteo del inventario B. La persona encargada del almacén debe tener una póliza de seguros para amparar los activos que se encuentran en bodega bajo su custodia. C. Los activos de la entidad, deberán contar con una plaqueta u código alfanumérico que permita su fácil identificación y con el cual se llevara su respectivo control tanto en el software en su módulo de activos o en otro medio de control, el que por su estado así lo amerite. Este aplica también para las responsabilidades de cada funcionario o contratista de prestación de servicios; que los utilicen. C. El almacén llevará un inventario permanente, con el fin de obtener información precisa y actualizada sobre la disponibilidad de cada clase de bienes, su identificación, ubicación y valor. El almacén elaborará un inventario valorizado de los bienes en depósito, clasificado por grupos, descripción del elemento o bien, cantidad, valor unitario, valor total, total por grupo, total de los bienes muebles en bodega, también incluirá observaciones de sobrantes, faltantes, estado de conservación y otras a que haya lugar. Deberá conciliarse las cantidades del inventario físico y las existentes en el sistema, con base en esta información se podrán elaborar ajustes, conciliación o compensaciones según el caso INVENTARIOS FÍSICO DE BIENES DE

13 Página 13 de 16 El inventario físico es el conteo de todos los bienes en depósito y custodia, de este se deberá dejar un listado clasificado por grupos, con las cantidades existentes en el momento del conteo. El Almacenista deberá realizar un inventario físico total de los bienes en depósito, como mínimo dos (2) veces al año en la última semana del mes de Junio y Diciembre de cada año. Cada mes c se deben realizar inventarios aleatorios, que permitan un control constante de los bienes de consumo de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. La toma eficiente del inventario físico de los bienes de consumo, se requiere de planearlo en los días que no interfieran con la actividad del área, la cual preferiblemente realizarlos al final de cada mes para detectar las inconsistencias y proceder a su verificación y ajustes a que haya lugar, se debe contar con un listado generado por el módulo de inventarios para la respectiva revisión física. La persona encargada del almacén debe tener una póliza de seguros para amparar los bienes que se encuentran en bodega bajo su custodia. El almacén debe contar con un inventario valorizado de los bienes en depósito, clasificado por grupos, descripción del bien, cantidad, valor unitario, valor total, total por grupo, total de los bienes muebles en bodega, también incluirá observaciones de sobrantes, faltantes, estado de conservación y otras a que haya lugar. Deberá conciliarse las cantidades del inventario físico y las existentes en el sistema, con base en esta información se podrán elaborar ajustes, conciliación o compensaciones; para presentar los respectivos informes a contabilidad INVENTARIOS EN SERVICIO A. El inventario estará bajo la responsabilidad de cada funcionario o contratista de prestación de servicios, quien responderá por los activos y bienes suministrados. B. En relación con las pérdidas y daños, los usuarios cumplirán la reglamentación legal vigente, para obtener la respectiva exoneración de responsabilidad fiscal, Administrativa y Penal, si esta no se cumple se deberá cumplir con la respectiva normatividad legal según sea necesario para la recuperación o asumir el valor establecido por el activo o bienes dados bajo su responsabilidad. C. Se debe llevar un control individual a cada responsable de los elementos devolutivos en servicio; manejándose un registro de las observaciones que se tengan por cada activo entregado, se mantendrán permanentemente actualizado con todo despacho, devolución, incorporación y baja que se produzca por cualquier motivo. Para ellos existen los debidos en el Formato de Responsabilidad de activos Funcionarios de la Unidad Administrativa especial Junta Central de contadores o el Formato de Constancia de Elementos a Cargo de Contratistas de Prestación de Servicios, donde debe quedar plasmado estos cambios.

14 Página 14 de INVENTARIOS ACTUALIZADOS 1. El almacenista de la entidad, deberá enviar por lo menos una vez al año a cada responsable, el inventario valorizado con la relación de los bienes que tiene bajo su responsabilidad, quienes los devolverán debidamente firmados o con las aclaraciones pertinentes. 2. El almacenista, debe conciliar como mínimo una vez al año el inventario que tengan físico, por sistema y datos de contabilidad; para que los mismos coincidan, en caso de presentarse diferencias, deberán revisar y proceder a los respectivos ajustes, debidamente soportados. Esta información ya depurada, conciliada y consolidada deberá ser remitida al área de contabilidad para sus respectivos trámites. La cual no puede exceder al 31 de enero del año siguiente. 3. Cada responsable en la Entidad, debe tener en su archivo personal los soportes con el inventario de activos y bienes a su cargo, con sus respectivos soportes si se requieren RENDICION DEL INVENTARIO FINAL DE ACTIVOS Y BIENES EN SERVICIO El propósito del inventario de fin de año es la verificación física de los elementos devolutivos en servicio para determinar su existencia y comparar sus resultados con los saldos valorizados de los registros del inventario permanente y libros contables y efectuar los ajustes del caso. Para tal efecto el almacenista con corte al 31 de diciembre de cada año, someterá a consideración de los funcionarios una verificación de los activos a cargo. Para el caso de los contratistas de prestación de servicios, el inventario correspondiente, quienes deben devolverlo, deben realizarlo debidamente aprobado mediante su firma y con las aclaraciones pertinentes a más tardar el último día hábil en que termine su contrato de servicios con la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Para la elaboración y presentación de los inventarios se deben tener en cuenta los siguientes requisitos: - Que el almacenista haga corte de cuentas al 31 de diciembre de cada año. Una vez culminada esta etapa, el almacenista procederá a efectuar la aprobación y legalización de los mismos mediante su respectiva firma, en el evento de presentarse novedades por pérdida, daño o deterioro de los bienes solicitará la respectiva investigación administrativa, en el caso de presentarse sobrantes solicitará al almacenista la elaboración del comprobante de entrada INVENTARIO DE INMUEBLES

15 Página 15 de 16 Los Inmuebles representan el valor de los predios y las construcciones adquiridos a cualquier título de propiedad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. - El Contador Público de la entidad realizará el inventario físico y existencia de inmuebles de la UAE Junta Central de Contadores. - Los inmuebles que tengan debidamente legalizada la titularidad, deberán estar incorporados en los inventarios realizados al final del año fiscal. 6. PAZ Y SALVOS Y CONSTANCIA DE ELEMENTOS A CARGO 6.1. PAZ Y SALVOS Todo funcionario que en forma temporal o definitiva deje de laborar en la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; deberá estar a paz y salvo con el área de Almacén. Por lo tanto quienes hayan cesado en sus funciones, será requisito indispensable que el interesado entregue a satisfacción los activos y bienes que tenía a su cargo y responsabilidad. En caso que el funcionario, no haya entregado los activos y bienes, se procederá a su valoración e informará al área de Recursos Humanos de dicho hecho y se proceda a la restitución del activo en iguales o mejores condiciones o en su defecto cancelar el valor del activo según valor en libros o avalúo realizado vigente. Una vez cumplido dicho procedimiento se verifica dicha situación y si cumple con la entrega del activo o valor designado, el almacenista de la entidad puede proceder a la entrega de paz y salvo. Para el ingreso de activos o bienes que sean de propiedad del funcionario o entidades externas; deberá informar por escrito al Almacenista de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; donde especifique las características del activo o bien, su ubicación, cantidad y el tiempo que permanecerá en la entidad CONSTANCIA DE ELEMENTOS A CARGO En el caso de los contratistas por prestación de servicios que deje de prestar sus servicios a la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; deberá estar a paz y salvo con el área de Almacén. Por lo tanto quienes hayan cesado en sus funciones o labores encomendadas, será requisito indispensable que el interesado entregue a satisfacción los activos y bienes que tenía a su cargo y responsabilidad. En caso que el contratista por prestación de servicios, no haya entregado los activos y bienes, se procederá a su valoración e informar al área de Contratación de la entidad; de dicho hecho y se proceda a la restitución del activo en iguales o mejores condiciones o en su defecto cancelar el valor del activo según valor en libros o avalúo realizado vigente.

16 Página 16 de 16 Una vez cumplido dicho procedimiento se verifica dicha situación y si cumple con el activo o valor designado, el almacenista de la entidad puede proceder a la entrega de Constancia De Elementos A Cargo del contratista. Para el ingreso de activos o bienes que sean de propiedad del contratista por prestación de servicios; deberá informar por escrito al Almacenista de la Unidad Administrativa Especial - Junta Central de Contadores; donde especifique las características del activo o bien, su ubicación y el tiempo que permanecerá en la entidad. En los dos casos ya sea por el reintegro del activo por parte del funcionario o contratista de prestación de servicios, se debe cumplir con los requisitos estipulados en el numeral ( ) BAJAS POR PERDIDA O HURTO. 7. DOCUMENTOS ASOCIADOS 7.1. Formato de Responsabilidad de activos Funcionarios de la Unidad Administrativa especial Junta Central de contadores 7.2. Formato de Constancia de Elementos a Cargo de Contratistas de Prestación de Servicios 7.3. Procedimiento Baja De Bienes Por Obsolescencia 7.4. Procedimiento Entradas 7.5. Procedimiento Salidas 7.6. Procedimiento Responsabilidad de Activos