A-CA-002 GESTIÓN DOCUMENTAL. Versión 5 acta de mejoramiento 20 de abril 30 de 2013 Proceso A-CA-002

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1 CÓDIGO NOMBRE A-CA-002 GESTIÓN GENERALIDADES OBJETIVO ALCANCE Administrar, custodiar y preservar la memoria y el patrimonio documental de la SDP y facilitar su acceso y consulta, con el fin de garantizar la información como un activo institucional y un derecho de la comunidad. Desde la determinación de las políticas y directrices para aprobar, actualizar los documentos, administrar y controlar el flujo documental, asegurando el acceso y la consulta, pasando por la organización, almacenamiento y preservación, hasta la disposición final de todos los materiales documentales. TEMA POLÍTICA (S) DE OPERACIÓN El proceso de gestión documental se operacionaliza a través de los componentes del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, SIGA, el cual esta conformado por los archivos de gestión, el Archivo de Manzanas y Urbanismos, el Archivo Central, la Biblioteca, la Planoteca y la Ventanilla Única de Radicaciones, que son las unidades de información de apoyo para el cumplimiento misional de la SDP, y que forma parte del Sistema de Información Administrativa del Distrito Capital, y esta integrado al Sistema de Gestión de la Calidad y al Modelo Estándar de Control Interno, además de operacionalizar los lineamientos y las políticas del Subsistema de Gestión de Seguridad de la

2 Información. Las siguientes políticas institucionales aplican para la operación efectiva del proceso de gestión documental: A-IN-013 Normas de Seguridad de la Información de la SDP A-LE-004 Políticas para la Administración y el Control de las Comunicaciones Oficiales A-LE-007 Políticas y Directrices de Gestión Documental E-LE-026 Política de Impresión E-LE-027 Política de Gestión de Carpetas Públicas y Privadas E-LE-028 Políticas de Seguridad de la Información PALABRAS CLAVES ARCHIVOS, BIBLIOTECA, DOCUMENTOS, EXPEDIENTE, GESTIÓN, INFORMACIÓN, INTERVENCIÓN, PLANOS, PLANOTECA, RADICACIONES, REGISTRO, SEGURIDAD, SISTEMA, TRANSFERENCIA. LÍDER DE PROCESO ELEMENTOS TECNOLÓGICOS (Aplicaciones, Servidores, Equipos de Red, Equipos de Seguridad de Red, Etc.) Y GRADOS DE IMPLEMENTACIÓN ESTADO DE AUTOMATIZACIÓN REEMPLAZO DE DOCUMENTOS EN PAPEL POR ELECTRÓNICOS Responsable: Subsecretario/Subsecretaria de Gestión Corporativa. Corresponsable: Director/Directora de Recursos Físicos y Gestión Documental. Sistemas de información y/o aplicaciones (SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS, SIAR: para expedientes misionales del Archivo Central; SISTEMA DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS DE PREDIOS, IAP: para licencias de construcción en expedientes de ON (Obras Nuevas) y en expedientes de urbanismo; SISTEMA DE INFORMACIÓN BIBLIOGRÁFICO DOCUMANAGER: catálogo digital para publicaciones y material bibliográfico conservado en la Biblioteca; SISTEMA DE INFORMACIÓN CARTOGRÁFICA: para planos topográficos y urbanísticos de Planoteca; SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS AUTOMÁTICOS, SIPA: para comunicaciones oficiales y para SIG. Servicios Web (Bus de Servicios Empresarial) Infraestructura tecnológica: Servidores, Las comunicaciones oficiales se encuentran digitalizadas, para las certificaciones documentales radicadas desde noviembre 8 de 2011 a la fecha, a través del Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA. En el Sistema de Información Bibliográfico, El Programa de Oficina sin Papel, pretende minimizar el consumo de papel y digitalizar e indexar los expedientes análogos, para aumentar la seguridad documental, preservar el expediente análogo y ampliar la disponibilidad y el uso documental masivo en línea las 24 horas del día, los 365 días del año. Con el módulo de correspondencia del aplicativo SIPA, se administran y controlan las comunicaciones oficiales. Todo documento textual recibido, las comunicaciones internas, los documentos textuales complementarios y las comunicaciones que generan las dependencias, ya sea como adicionales para atender las peticiones o las mismas respuestas parciales o definitivas, se producen digitalmente.

3 ENTRADAS Insumos Plan de Desarrollo Distrital Plan Estratégico SDP. Planes, Programas y Proyectos Internos. Normatividad y jurisprudencia en gestión documental Comunicaciones oficiales, documentos archivísticos, bibliográficos y cartográficos. Expedientes de licencias de urbanismo Informe de monitoreo del Sistema Integral de Conservación Recursos Proveedor Alcaldía Mayor de Bogotá. Secretaria Distrital de Planeación. Todas las áreas de la SDP Órganos legislativos, ejecutivos, Altas cortes, Archivo General de la Nación y Archivo de Bogotá. Todos los procesos, autoridades judiciales, entes de control, ciudadanía, entidades oficiales y organizaciones particulares. Curadores urbanos. Archivo de Bogotá Procesos de Apoyo de la SDP CICLO PHVA ACTIVIDADES DEL PLANEAR Determinar las Políticas y Directrices de Gestión Documental Formular el Programa de Gestión Documental Diseñar el Programa de Oficina sin Papel Diseñar los servicios de gestión documental Formular los indicadores documentales Proyectar el calendario de transferencias documentales Formular las Tablas de Retención Documental Prever las contingencias y riegos del proceso Establecer los flujos documentales por series documentales

4 Diseñar el historial de la actuación documental por dependencia Establecer el Programa de Conservación Documental Formular los planes de acción del proceso ACTIVIDADES DEL HACER Institucionalizar y socializar las Políticas y Directrices de Gestión Documental Desarrollar el Programa de Gestión Documental Desarrollar el Programa de Oficina sin Papel Atender los servicios de gestión documental Ejecutar el calendario de transferencias documentales Actualizar las Tablas de Retención Documental y acompañar su aplicación Administrar las contingencias y riesgos del proceso Acompañar la conformación de los expedientes archivísticos Diligenciar el historial de la actuación documental por dependencia Desarrollar el Programa de Conservación Documental ACTIVIDADES DEL VERIFICAR Chequear la institucionalización, la socialización y la aplicación de las Políticas y Directrices de Gestión Documental Realizar el monitoreo y el seguimiento al desarrollo del Programa de Gestión Documental Realizar el monitoreo y el seguimiento al Programa de Oficina sin Papel Evaluar los servicios de gestión documental. Medir y analizar los indicadores documentales Verificar el cumplimiento del calendario de transferencias documentales Verificar la aplicación de las Tablas de Retención Documental

5 Controlar las contingencias y riesgos del proceso Evaluar la conformación de los expedientes archivísticos Verificar la actualización del historial de la actuación documental por dependencia Realizar el monitoreo y el seguimiento al desarrollo del Programa de Conservación Documental. Medir el nivel de satisfacción y percepción del servicio de los usuarios del proceso. ACTIVIDADES DEL AJUSTAR Implementar acciones preventivas, correctivas y de mejora y/o planes de mejoramiento SALIDAS PRODUCTO/SERVICIO/SALIDA CLIENTE/USUARIO REQUISITOS/CARACTERISTICAS ÁREA QUE LÍDERA ESPECIFICADO NECESARIO LEGAL ADICIONAL Servicios documentales Todos los procesos, autoridades judiciales, entes de control, ciudadanía, entidades oficiales y organizaciones particulares. Disponibilidad y oportunidad del suministro de documentación archivística, bibliográfica y cartográfica, según los requerimientos de los procesos, las autoridades judiciales, los entes de control, la ciudadanía, las entidades oficiales y las organizacione Accesibilidad documental mediante uso de campos de datos e información para identificar y describir la documentación archivística, bibliográfica y cartográfica disponible. A-LE-004, A-LE-007, E- LE-026 Normograma del proceso No aplica Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental

6 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Normatividad y jurisprudencia en gestión documental X Órganos legislativos, ejecutivos, Altas cortes, Archivo General de la Nación y Archivo de Bogotá. Orientar la gestión documental Vía electrónica Irregular Ley 594 de 2000 y normatividad reglamentaria Plan de Desarrollo Distrital X Alcaldía Mayor de Bogotá. Determinar las metas distritales Vía electrónica Cuatrienal Plan de Desarrollo : Bogotá humana Plan Estratégico SDP. X Secretaria Distrital de Planeación. Determinar las metas institucionales Vía electrónica Cuatrienal DocManager Plan estratégico Planes, Programas y Proyectos Internos X Todas las áreas de la SDP Determinar acciones de gestión documental Vía electrónica Anual Sistema Integrado de Información para la Planeación, SIIP Programa Operativo Anual Expedientes de licencias de urbanismo X Curadores urbanos. Transferir expedientes de licencias de urbanismo Vía electrónica Anual Bases de datos documentales Inventarios documentales y Actas de transferencias documentales

7 MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA P TIPO S FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Informe de monitoreo del Sistema Integral de Conservación X Archivo de Bogotá Diagnosticar conservación documental SIPA Anual Documento digital Informe de monitoreo del Sistema Integral de Conservación Comunicaciones oficiales, documentos archivísticos, bibliográficos y cartográficos. X Todos los procesos, autoridades judiciales, entes de control, ciudadanía, entidades oficiales y organizaciones particulares. Testimoniar el quehacer institucional y proteger el patrimonio documental SIPA, Correo electrónico Diaria Impreso y/o digital Inventarios documentales, documentos archivísticos, bibliográficos y cartográficos. INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA Bases de datos de inventarios documentales Todos los procesos Sistema de Información de Archivos, SIAR. Sistema de Información de Archivos de Predios, IAP. Sistema de Información Bibliográfico, Documanager. Sistema de Información Cartográfica. Calendario de transferencias documentales Todos los procesos Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Comunicaciones oficiales Todos los procesos, autoridades judiciales, entes de control, ciudadanía, entidades oficiales y organizaciones particulares. Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA

8 INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA Control de acompañamientos, transferencias y eliminaciones documentales Controles de procedimientos Todos los procesos Procesos: Evaluación y Control, Direccionamiento Estratégico y Mejoramiento Continuo Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA12 Documentación organizada y almacenada. Todos los procesos Bases de datos de inventarios documentales Historial de la actuación documental por dependencia Todos los procesos Historial en Excel Informe de medición de indicadores de gestión Proceso de Direccionamiento Estratégico Proceso de Evaluación y Control Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP Informe de gestión de las comunicaciones oficiales Todos los procesos Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Informe de satisfacción y percepción del cliente del proceso Procesos: Evaluación y Control, Direccionamiento Estratégico, Mejoramiento Continuo y Participación y Comunicación Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Matriz de monitoreo y seguimiento de la Gestión Documental Planes de acción del proceso Procesos: Evaluación y Control, Direccionamiento Estratégico y Mejoramiento Continuo Proceso de Gestión Documental, para aplicación en todos los procesos. Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Documento electrónico Políticas y Directrices de Gestión Documental Todos los procesos Sistema Integrado de Gestión Programa de Conservación Documental Todos los procesos Sistema Integrado de Gestión Programa de Gestión Documental Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos. Sistema Integrado de Gestión Programa de Oficina sin Papel Todos los procesos Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA Riesgos del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Sistema Integrado de Gestión Tablas de Retención Documental Todos los procesos Sistema Integrado de Gestión

9 REQUISITOS SIG CALIDAD X X X X 4. X X X X X 4.1. X X X 4.1.a X SEG. INFORM X 4.1.b. X X X 4.1.c. X a 8.1 X X 4.1.d. X b 8.2 X X 4.1.e. X c X 3.1. X X X 4.1.f. X d X X 47 X 4.2. X f X X X 49 X g X X a X b. 6 X 8.4 X X c. X 6.1 X 8.5 X 3.3. X X RESP. SOCIAL d. X X X e. 6.3 X X X X X a. 7 MECI AMBIENTAL b. X c. X X a X b c d X 4.4 X e X SALUD OCUP A 10 X f X g X X X X X 5.1 X X X 15 A X X X X X X 5.4 X X X X X X X X X X X X X

10 1 INDICADORES Link al Indicadores OTRAS VARIABLES DOCUMENTOS TRAMITES Y SERVICIOS ASOCIADOS NORMAS GLOSARIO VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER NORMOGRAMA A- LE-012 VER GLOSARIO A-LE-011 RIESGOS RECURSOS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO VER MAPA DE RIESGOS E-LE-007 VER MATRIZ DE RECURSOS A- LE-013 VER PROGRAMACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SIG E- PD-008 Y EVALUACIONES INDEPENDIENTES REALIZADOS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO S-PD-001 ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN REGISTROS PLAN DE GESTIÓN VER TABLAS DE RETENCIÓN A-IN-002 VER NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LA SDP A- IN-013 VER TABLAS DE RETENCIÓN A-IN-002 VER POLITICAS Y DIRECTRICES DE GESTION A-LE-007 TRAZABILIDAD

11 VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO Versiones ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR 1 SIN CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN ACTA COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 SIN ASOCIADO A PRIMER MAPA DE LA ENTIDAD DESPACHO COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 COMITÉ SGC NOV 24 DE A-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN RESOLUCIÓN 0838 DE OCTUBRE 02 DE 2008 SIN ASOCIADO MAPA DE LA ENTIDAD APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN 555 DE 2008 DESPACHO TODAS LAS ÁREAS DE LA ENTIDAD COMITÉ SIG DE SEPTIEMBRE 29 DE A-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN RESOLUCIÓN 1821 DE OCTUBRE 06 DE 2010 SIN AJUSTA TODO EL DOCUMENTO E INCLUYE NUEVAS VARIABLES DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN NELSON MOSQUERA, HERNANDO MARIN ANGELICA MARÍA ACUÑA PORRAS 4 A-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN ACTA DE MEJORAMIENTO 0085 DE MAYO 29 DE 2012 SIN AJUSTÓ NOMBRES DE ALGUNOS INDICADORES DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN NELSON MOSQUERA, GUIOMAR GIL ANGÉLICA MARÍA ACUÑA PORRAS 5 A-CA-002 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN ACTA DE MEJORAMIENTO 0020 DE ABRIL 30 DE 2013 SIN SE MODIFICAN TODOS LOS CONTENIDOS DEL PROCESO Y SE INCLUYEN INDICADORES Y CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO. DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN GUIOMAR PATRICIA GIL ÁRDILA - NELSON ALFONSO MOSQUERA - GONZÁLEZ - LOURDES VIVAS PAVAJEAU LUIS MIGUEL DOMÍNGUEZ GARCÍA - ANGÉLICA MARÍA ACUÑA PORRAS

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