ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A

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1 ARTESANIAS DE COLOMBIA S.A Sistema integrado de Gestión de Calidad ISO 9001 NTCGP 1000 MECI 1000 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO DE GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

2 CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Código: PROGAF01 Versión: 6 Vigente desde: 05/07/2012 Responsable: Subgerente Administrativo y financiero Objetivo: Administrar todos los recursos financieros de la entidad y lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico. Alcance: Registros presupuestales, contables y de tesorería. Mantenimiento a la infraestructura de la Entidad. PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE S Requerimientos de Elaborar el plan anual de Compras de Profesional infraestructura física. bienes y servicios Servicios Generales MinHacienda MinComercio; Procesos de Comercialización, Gestión y Desarrollo de Proyectos, información y documentación. Proceso de contratación, Gestión del talento humano, Gestión administrativa y financiera (Servicios Generales) y Comercialización (compras). Interventor o responsables de contratos, beneficiario del avance Gestión administrativa y financiera (presupuesto y contabilidad). Subgerente Requerimientos de tecnología e infraestructura TIC Resolución del Confis. Anexo decreto de liquidación del presupuesto. Orden de pago (OAT), Facturas, Boletines de venta, memorandos, recibos de consignación ó transferencia electrónica. Notificación bancaria reintegros moneda extranjera Solicitud de disponibilidad Orden de compra, orden de servicios, convenios, contratos, facturas de servicios públicos, nomina, solicitud de avances. Ver procedimiento Expedición de órdenes de pago. Ver procedimiento formalización de legalizaciones de avances. Órdenes de pago, avances, memorandos de pagos a terceros. P H Elaborar el plan de Recursos Informáticos y comunicaciones Codificación presupuestal Recaudo de ingresos Creación ó modificación de disponibilidades presupuestales Expedición del registro presupuestal. Expedición de avance. Generación de órdenes de pagos parciales o totales. Pagos Profesional sistemas Profesional Presupuesto Profesional de Tesorería Profesional de Presupuesto Profesionales de Presupuesto Profesional de presupuesto Profesional y técnico de tesorería SALIDAS CLIENTES Plan de compras de bienes y servicios Plan de recursos informáticos Resolución de desagregación Comprobantes de ingresos a caja o bancos. (Boletín diario de tesorería). Disponibilidad presupuestal Registro presupuestal de compromiso. Avance. Orden de pago Cheques, transferencia bancaria. Junta Directiva, Gerente General Contabilidad Contabilidad Tesorería Artesanos, funcionarios, proveedores de

3 administrativo y financiero. Gestión del talento humano, Comercialización, Gestión administrativa y financiera (presupuesto, tesorería, servicios generales) Sistema Contable, Charry Sistema Charry, Interventor Servicios Generales Nomina, Boletines de venta, facturas de ventas especiales y de exportación, boletines de servicios generales y de almacén general, orden de pago, extractos bancarios. Información contabilizada, información generada por el sistema de presupuesto y contabilidad. Relación de saldos de compromisos, orden de pago, Agotamiento PAC de la vigencia. Recibido del bien o servicio. Plan de compras de bienes y servicios Contabilización de operaciones (Nóminas de Personal, entradas y salidas de elementos de consumo, devolutivos y otros, inventarios de productos de almacén general, y otros pagos.) Elaboración de estados financieros e informes presupuestales Constitución de reservas presupuestales y cuentas por pagar. Ejecución del plan anual de compras de bienes y servicios Oficina de sistemas Plan de recursos informáticos Ejecución plan de Recursos Informáticos y comunicaciones procesos Clientes internos y externos de la entidad Proceso GAF Requerimientos de solicitud del servicio Quejas, reclamos y derechos de petición Procedimientos de evaluación de proveedores V Recepción y atención de solicitudes de servicio Administración de quejas, reclamos y derechos de petición. Evaluación de proveedores de bienes y servicios Profesional de Contabilidad Profesionales de contabilidad y presupuesto Profesional de Presupuesto Profesional Servicios Generales Profesional sistemas Profesionales sistemas TICS Profesional Unidad Central de Información (UCI) Profesionales de Servicios (Boletín diario de tesorería). Comprobantes de contabilidad, estados financieros, conciliaciones bancarias, certificados de retención en la fuente, certificaciones a socios. Estados financieros, informes presupuestales. Informe de relación de cuentas por pagar y de reservas Plan de compras ejecutado Plan de compras ejecutado Solicitudes atendidas de infraestructura y tecnología Quejas, reclamos y derechos de petición atendidos. Acciones correctivas. Proveedores evaluados y bienes y servicios, empresas de servicios públicos. Contabilidad. Junta directiva, Gerencia General, Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación, accionistas. MCIT Junta directiva, Gerencia General, Órganos de control. MCIT, Presupuesto, contabilidad y tesorería. procesos Clientes internos y externos de la entidad Proveedores del proceso.

4 procesos, proceso GAF No conformidades, riesgos, resultados de evaluación de proveedores. A Reprocesos, devolución a los responsables de proceso. Toma de decisiones a partir de los estados financieros e informes presupuestales. Acciones correctivas y preventivas Generales y sistemas Profesionales de presupuesto y contabilidad. Profesionales de servicios generales y sistemas reevaluados Acciones correctivas, preventivas documentadas e implementadas Mejoramiento SEGUIMIENTO Se realiza seguimiento permanente al presupuesto de ingresos y de gastos tanto de funcionamiento como de inversión, soportes de registros contables. Seguimiento al desempeño de los proveedores tanto de Servicios Generales como de Sistemas. Seguimiento mensual por rubro involucrado en cada proceso de compra. Seguimiento a la garantía de los productos comprados. Interventoria de los contratos aplicables al proceso. Seguimiento a los inventarios de activos fijos de la Entidad. Seguimiento a los procesos de compra específicos para los proyectos desde la solicitud al proveedor hasta la entrega final al asesor. Seguimiento a la caja menor de la Oficina de Servicios Generales. Seguimiento a las solicitudes de soporte y asistencia técnica TIC s. Monitoreo y seguimiento al canal de internet. Seguimiento al servicio de Hosting mediante medios digitales. RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS Subgerente Administrativo y Financiero. Oficina de contabilidad Presupuesto Aprobado para la entidad Profesionales Especializados de contabilidad, Oficina de presupuesto Funcionamiento PGN. presupuesto y tesorería. Oficina de tesorería Recursos Propios. Profesional UCI Oficina de servicios generales Profesionales Subgerencia Administrativa y Oficina de sistemas. Financiera. Oficina UCI Técnicos y Auxiliares Subgerencia Oficina Archivo Administrativa y Financiera. Hardware. Software (CHIP- Contaduría General de la Nación, SIRECI- Contraloría General de la República, SIIF II Nación, Ministerio de Hacienda y ZBOX- Aplicativo Interno). Internet.

5 REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO ISO 9001 NTCGP 1000 LEGALES MECI 1000 Plan General de la Contabilidad Pública, doctrina y normatividad, emitido por la Contaduría General de la Nación. Estatuto Tributario, compilación de las normas fiscales tributarias. SIIF NACION, normatividad emitida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Estatuto Orgánico De Presupuesto Resolución 036 de mayo 7 de 1998 normas presupuestales Decreto 115 de enero 15 de presupuesto EICE. Decreto 353 de febrero 19 de 1998 Decreto del ministerio de hacienda Liquidación ppto anual Anexo al decreto de liquidación del presupuesto general de la nación Resolución del CONFIS anual Decreto 4730 de diciembre 28 de 2005 normas orgánicas del presupuesto. Resolución 035 de julio 23 de 2009 plan de cuentas presupuestal. Demás Leyes, Decretos e Instructivos emitidos por Ministerio de Hacienda sobre manejo de recursos Provisión de recursos Infraestructura Ambiente de Trabajo. 8. Medición, análisis y mejora Acuerdos, compromisos y protocolos éticos Administración de riesgos Actividades de control Información secundaria Sistemas de información Plan de mejoramiento funcional Plan de mejoramiento individual

6 TIPO NOMBRE FORMULA INDICADORES FRECUENCIA DE MEDICION TENDENCIA META Eficacia Cumplimiento en el servicio TIC Eficacia del sistema de gestión de calidad No. solicitudes resueltas / No. Total de solicitudes recibidas Acciones Cerradas / Acciones detectadas Semestral Creciente 95% Semestral Creciente 80%

7 GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar todos los recursos financieros de la entidad. Lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico. Riesgo Identificación de causas y efectos Perdida de información institucional Clasificación: Riesgo Operativo Probabilidad Nivel C Posible Análisis Calificación Evaluación Impacto Confidencialidad de la información. Nivel 5 (Reservada Institucional) E. Zona de riesgo extrema Evitar, reducir compartir ó transferir el riesgo Valoración Descripción Controles operativos Los controles existentes están documentados, se aplican en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior en probabilidad y continua ubicado en zona de riesgo Extremo. Evitar, reducir compartir ó transferir el riesgo La perdida de la información institucional afecta el buen funcionamiento de los procesos, generando desconocimiento, desgates administrativos en busca de la recuperación de la información y posibles sanciones por parte del archivo general de la nación. 1. Implementación del instructivo modulo de seguridad TIC s. 2. Procedimiento mantenimiento de los recursos TIC s. 3. Correos recordatorios permanentes para la realización de Backups. 4. Copias de seguridad de los servidores de la entidad. 5. Operación del comité de archivo.

8 Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Seguimiento a la actualización de las tablas de retención documental y Comité de archivo - todos los Permanente Tablas de retención documental Comités de archivo 19/Abril/2012 organización del archivo central procesos actualizadas Revisar y actualizar el procedimiento de entrega de puesto orientado hacia Profesional GTH Profesional 31/ Diciembre/ Procedimiento actualizado e Procedimiento publicado la protección de información sistemas 2012 implementado institucional por retiro ó traslado de los Profesional 19/Abril/2012 funcionarios subgerencia Iniciar el proceso de digitalización de la información histórica contable. administrativa Subgerente Administrativo y Financiero Comité de Archivo Profesional Subgerencia Administrativa y Financiera UCI 31/ Diciembre/ 2012 Avance de las acciones del proceso de digitalización de la información histórica contable. Comité de archivo 19/Abril/2012

9 GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar todos los recursos financieros de la entidad. Lograr que la infraestructura de la Entidad funcione, en su aspecto tecnológico y físico. Riesgo Identificación de causas y efectos Sistema de información contable desarticulado Clasificación: Riesgo Operativo Probabilidad Nivel E Raro Análisis Calificación Evaluación Impacto Confidencialidad de la información. Nivel 3 (Institucional) E. Zona de riesgo moderado Asumir, reducir el riesgo Valoración Descripción Controles operativos Los controles existentes están documentados, se aplican en la actualidad y han sido efectivos para minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior en impacto y se ubica en zona de riesgo Bajo. Asumir el riesgo. Dada la existencia de aplicativos independientes en cada una de las áreas que conforman el proceso financiero de la entidad se podrían generar inconsistencias en la información contable. 1. Análisis permanente de la información contable. 2. Sistemas centralizados y monitoreados en la oficina de sistemas.

10 Acción Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a Adquirir software contable Subgerencia Diciembre Software adquirido Software adquirido administrativa 2011 según fecha de Oficina de compra 19/Abril/2012 Sistemas Implementar el software adquirido Sistemas - Contabilidad Primer semestre 2012 Software implementado Según cronograma de implementación 19/Abril/2012 Elaborado/Actualizado por Revisado por Aprobado Equipo Subgerencia Administrativa y Financiera Leonardo Martin Profesional de Planeación Gustavo Adolfo Morales Subgerente Administrativo y Financiero