Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) República de Costa Rica. Bariloche - 6 al 10 de diciembre de 2004

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1 Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) República de Costa Rica Bariloche - 6 al 10 de diciembre de 2004

2 Marco Jurídico Su desarrollo se encuentra establecido en el Artículo 125 de la nueva Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos (LAF-8131), publicada el 16 de Octubre del 2001; el cual dispone lo siguiente: El Ministerio de Hacienda promoverá y apoyará el desarrollo y buen funcionamiento de un Sistema Integrado de Información de la Administración Financiera, como elemento facilitador del cumplimiento de los objetivos de esta Ley.

3 Agenda 1 Misión y Objetivos del Proyecto 2 Gerencia del Cambio 3 Organigrama 4 Situación Actual

4 Agenda 1 Misión y Objetivos del Proyecto 2 Gerencia del Cambio 3 Organigrama 4 Situación Actual

5 Misión Modernizar las gestión n administrativa y financiera del Gobierno Central, integrando y optimizando sus procesos por medio de la implementación n del Software mysap,, con la finalidad de mejorar la gestión n de los recursos públicos asignados y generar información homogénea, confiable y oportuna que apoye el proceso de toma de decisiones de las autoridades gubernamentales

6 Objetivos Generales Implementar el software mysap conforme los requerimientos técnicos t y funcionales de las áreas rectoras, gestoras y fiscalizadoras de la Administración n Financiera del Gobierno Central

7 Objetivos Generales ORGANIZACIÓN Orientar la organización a un esquema de trabajo por procesos

8 Objetivos Generales SISTEMAS Y PROCESOS Implantar mysap.com en las áreas financieras y logísticas contemplando las mejores prácticas de negocio

9 Objetivos Generales COMUNICACIÓN Difundir el proyecto a los involucrados de forma directa e indirecta, utilizando los canales de comunicación más apropiados

10 Objetivos Generales FORMACIÓN Capacitar al personal del Equipo de Proyecto y Usuario Final sobre la nueva herramienta de trabajo

11 Agenda 1 Misión y Objetivos del Proyecto 2 Gerencia del Cambio 3 Organigrama 4 Situación Actual

12 Gerencia del Cambio FASES DE GESTIÓN N DEL CAMBIO Plan Plan Comunicacional Comunicacional Capacitación Capacitación y Desarrollo Desarrollo Cambio Cambio Organizacional Organizacional

13 Agenda 1 Misión y Objetivos del Proyecto 2 Gerencia del Cambio 3 Organigrama 4 Situación Actual

14 Organigrama Comité de Dirección Gerencia de Proyecto Gerencia de Cambio Líder Funcional Líder Técnico Organización Gest. de Eq. Comunicación Tesorería y Pagos Contabilidad Patrimonial Ejecución del Presupuesto Compras y Almacén Admón. de Sistema

15 Agenda 1 Misión y Objetivos del Proyecto 2 Gerencia del Cambio 3 Organigrama 4 Situación Actual

16 Situación n Anterior Presupuesto Contabilidad Compras Sistemas heterogéneos, interfaces excesivas y falta de integración en tiempo real. Almacenes Tributación Recursos Humanos

17 Situación n Actual Integración n y concentración n en los procesos Control presupuestal descentralizado Dependencias con más m s autonomía Reducción n de costos en procesos administrativos

18 Situación n Actual : Reducción n de tiempo en procesos Registros únicos Estados financieros al día. d Información n confiable y oportuna para toma de decisiones Eliminación n de controles manuales

19 MODELO CONCEPTUAL DEL SIGAF Pendiente Consolidación Consolidación Cifras Cifras Gestión de la Gestión de la Deuda Deuda FORMULACIÓN PRESUPUESTO Rec. Humanos Rec. Humanos y Planillas y Planillas Contratación Contratación Electrónica Electrónica PRESUPUESTO PRESUPUESTO EGRESOS EGRESOS CONTABILIDAD CONTABILIDAD ECONÓMICA Y ECONÓMICA Y PATRIMONIAL PATRIMONIAL PRESUPUESTO PRESUPUESTO INGRESOS INGRESOS Bienes Bienes Nacionales Nacionales SINPE SINPE Títulos Valores Títulos Valores CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA GESTIÓN DE GESTIÓN DE TESORERÍA TESORERÍA Sistemas de los Sistemas de los Poderes Poderes

20 MODELO DE OPERACIÓN Órganos Rectores de la Administración Financiera Información homogénea, confiable y oportuna para la toma de decisiones Reglas de ejecución y control Información sistematizada, coherente y auditable SIGAF Datos de gestión Responsables del Control Interno y Externo Información para la gestión Órganos Gestores de la Administración Financiera Desconcentración operativa y centralización normativa

21 ALCANCE INSTITUCIONAL Ministerios del Gobierno Central y Tribunal Supremo de Elecciones Tesorería Nacional Proveeduría Nacional Contabilidad Nacional Dirección de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Contraloría General de la República

22 ALCANCE FUNCIONAL Subsistema de Presupuesto de Egresos Registro y control de la ejecución del presupuesto. Programación de cuotas de compromiso y devengado. Registro y control de la ejecución de compromisos pendientes y de los saldos revalidados. Administración y mantenimiento de los clasificadores presupuestarios. Generación de información estadística, histórica y agregada sobre la ejecución del presupuesto. Liquidación y cierre del ejercicio presupuestario.

23 ALCANCE FUNCIONAL Subsistema de Presupuesto de Ingresos Registro y control de la ejecución del presupuesto de ingresos Registro y control de las fuentes de financiamiento revalidadas Administración y mantenimiento de los clasificadores presupuestarios del ingreso Generación de información estadística, histórica y agregada sobre la ejecución del presupuesto de ingreso Liquidación y cierre del ejercicio presupuestario.

24 ALCANCE FUNCIONAL Subsistema de Gestión de la Tesorería Programación del flujo de caja y asignación de cuotas de pago a Ministerios y Adscritas Conciliación bancaria de las cuentas que integran la Caja Única. Pago de obligaciones contraídas: (Proveedores, transferencias, alquileres, otros). Retención y anulación de órdenes de pago. Aplicación de embargos. Aplicación de cesiones de pago.

25 ALCANCE FUNCIONAL Subsistema de Contratación Administrativa Registro y control de proveedores nacionales y extranjeros. Mantenimiento y actualización del catálogo de mercancías. Generación y aprobación de solicitudes de mercancías y ordenes de compra. Seguimiento y control de trámites de contratación. Registro y control de: ofertas, garantías, muestras y adjudicaciones.

26 ALCANCE FUNCIONAL Subsistema de Contabilidad Patrimonial Registro automático y manual de movimientos en las cuentas de la Hacienda Pública. Mantenimiento y actualización de las cuentas del plan contable. Mantenimiento y actualización de auxiliares contables. Generación de estados financieros e informes contables. Liquidación y cierre del período contable.

27 Ministerios Gobierno Central Desconcentración Operativa y Centralización Normativa Desconcentración Operativa: Eliminación del registro y control previo en la Unidad de seguimiento Eliminación del control de la ejecución presupuestaria en la DGPN y Contraloría General de la República. Mayor celeridad en los procesos de la ejecución presupuestaria y la Contratación Administrativa. Fortalece las relaciones de coordinación, información y comunicación en cada Ministerio Facilita la obtención de mejores resultados en la gestión presupuestaria Respuesta efectiva y oportuna en los pagos a proveedores y acreedores Programación Financiera ( Mediante la programación de caja y asignación de cuotas de pago a Ministerios y Entes Adscritos y otros.

28 Ministerios Gobierno Central Desconcentración Operativa y Centralización Normativa Centralización Normativa : Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. Ley de Control Interno Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

29 PROCESOS SUSTANTIVOS DE LA GESTIÓN N FINANCIERA DEL GOBIERNO CENTRAL ADQUISICIÓN N DE RECURSOS: MM Pedido Entrada de Mercancías Entrada de Facturas Salida de Mercancías FI Registrar Cuenta por pagar Cancelar Cuenta por pagar Afectar Saldo del Proveedor TR Previsión de caja Efectuar pago PS Hay cuota de presupuesto?? Comprometo Presupuesto Ejecutado

30 Control Interno y Externo Auditorías Internas Contraloría General de la República

31 BENEFICIOS DEL SISTEMA: Solución mysap Formulación de Presupuesto Ejecución y Control Contratación Valida presupuesto Programac. Ingresos y Egresos Contabilidad Recursos Humanos

32 BENEFICIOS EN CONSOLIDACIÓN Integración n y optimización n de los procesos Control de gestión n presupuestal descentralizado Dependencias con más m s autonomía Disponibilidad de información n en línea l dentro de los módulos implantados - Registros únicos- Estados financieros al día. d Información n confiable y oportuna para la toma de decisiones Eliminar tareas tediosas sin valor agregado para evolucionar a un perfil de trabajo mas analítico, capacitando al personal

33 BENEFICIOS EN CONSOLIDACIÓN Utilizar información n integrada y consistente. Optimizar el servicio al cliente interno y externo. Incentivar el diseño o e implementación n de procesos eficientes y eficaces Adoptar tecnología a de avanzada con proyección a largo plazo.

34 EN RESUMEN El SIGAF constituye para el Gobierno Central de Costa Rica la concreción de un esfuerzo en procura del Gobierno Digital. Su desarrollo posibilita en el corto plazo una mejor rendición de cuentas y transparentar la gestión de los recursos públicos.

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