Lista de chequeo para identificar oportunidades de mejoramiento en un proceso de administración de nómina

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1 Lista de chequeo para identificar oportunidades de mejoramiento en un proceso de administración de nómina 15/11/2009

2 LISTA DE CHEQUEO PARA IDENTIFICAR OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO EN UN PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA Esta lista de chequeo está dirigida a Gerentes, Contralores, Directores de Control Interno, Auditores y Revisores Fiscales entre otros y su objetivo es proveer de un punto de partida para la implementación de buenas prácticas en la administración de Nómina Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones, simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el mejoramiento de las prácticas en el proceso de nómina.

3 Generales Existen y están implementados los manuales de procedimientos dentro del proceso Se han identificado los riesgos del proceso y han implementado controles para mitigarlos El funcionamiento de los controles es monitoreado de forma permanente Se han definido políticas de nómina que permiten mitigar riesgos del proceso tales como: Que se efectúen pagos a empleados ficticios Que los pagos no sean exactos Que no se realicen los descuentos de nómina Por lo menos una vez al año se elabora un presupuesto de gastos de nómina y mensualmente se le hace seguimiento a su cumplimiento, se analizan las variaciones y se toman acciones Se lleva un Back up de la información del sistema de nómina periódico, que permita reconstruir la información en caso de pérdida Se cuenta con planes de contingencia ante posibles fallas en el proceso de nómina, ejemplo: pérdida de datos, enfermedad de alguno de los funcionarios clave, daños en el sistema de nómina, caídas del internet, desastres, atentados terroristas, inundaciones, etc.

4 Se realizan capacitaciones al personal que participa en el proceso de acuerdo con las necesidades de entrenamiento Se realizan evaluaciones de desempeño a los empleados que participan dentro del proceso El reconocimiento salarial está amarrado con el resultado de la evaluación de desempeño (Ej. Cumplimiento de presupuesto) Se han implementado mediciones dentro del proceso en las que se especifica qué, cómo, cuando, donde y para qué medir y contra que comparar Se consideran las sugerencias de los empleados para el mejoramiento del proceso Se realizan encuestas de satisfacción con los clientes del proceso (compras, producción, ventas, etc.) y los resultados son tenidos en cuenta para implementar mejoras en el proceso Se tiene establecido el perfil autorizado en el sistema, para registrar el ingreso como retiro de empleados La documentación soporte, así como el sistema en donde se registra la nómina cuenta con seguridad física. Se tiene acceso restringido, para los archivos de nómina, como para su modificación. Se tienen identificados los funcionarios con acceso al sistema, en cada módulo

5 El sistema de nómina es sencillo, permitiendo la consolidación, seguimiento y consulta de la información de forma fácil Se ha realizado un análisis al proceso de nómina, identificando las oportunidades de mejora, que permiten ser más eficientes Se ha analizado el costo beneficio entre el procesamiento de la nómina directamente y por tercerización Se tiene establecido la periodicidad del pago, de tal forma que operativamente sea más eficiente, realizando solo uno o dos pagos al mes Se tienen definido los canales de comunicación y reclamos para los empleados Se utiliza una base de datos común para que el sistema de la nómina de pago y del recurso humano reduzca al mínimo el riesgo de inconsistencias en datos del empleado. La compañía cuenta con asesores legales a los que se les consultan temas complejos (despidos de empleados, liquidaciones, indemnizaciones, demandas de los empleados, etc.)

6 Segregación de funciones Los tiempos laborados son revisados y aprobados por individuos que no preparan, no desembolsan, ni reconcilian la nómina de pago Los individuos que calculan la nómina de pago no aprueban tiempo, no procesan la nómina de pago, no firman ni desembolsan cheques, o no reconcilian la nómina de pago La persona que autoriza la nómina, no participa en su elaboración La persona contabiliza la nómina, no la elabora ni la autoriza. El personal encargado de la conciliación de la nómina, no participa en la autorización, así como en la elaboración y contabilización de la misma Los bonos de servicio (Ej. Sodexo), están en poder de la tesorería de la compañía. Los pagos de nómina son auditados con alguna periodicidad La configuración de los sistemas de información permiten una adecuada segregación de funciones

7 Contratación de personal Se tiene políticas de contratación Se han definido perfiles para cada uno de los cargos de la compañía. Se han definido procedimientos de selección del personal. Cada empleado cuenta con una carpeta en donde se archiva su hoja de vida, el contrato de trabajo, las afiliaciones de ley, cartas de aumento, cartas de llamados de atención, evaluaciones. Se han realizado consultas jurídicas que garanticen la contratación y pago de acuerdo a lo establecido en la norma Preparación de la nómina El personal de planta debe diligenciar o timbrar una tarjeta de asistencia en el que indica la hora de inicio y finalización del trabajo (Ejemplo: Tarjeta de tiempo o lectores de identificación de tarjetas ) Las tarjetas de asistencia se comparan contra la lista activa de empleados y se investigan las diferencias. Las horas extras deben ser autorizadas por la persona a cargo de los empleados. Ej. Supervisor. Con base en el registro de tiempo laborado se procede a la elaboración de la nómina.

8 Los porcentajes de descuento, por aportes legales, están parametrizados en el sistema de acuerdo a lo establecido por la norma Se tienen controles, tanto físicos como en el sistema, para identificar los adelantos de nómina y pagos en efectivo, al momento de liquidar la nómina Se tiene establecidos procesos de validación de los descuentos aplicados y los pagos realizados por cada funcionario Los descuentos extraordinarios deben ser autorizados por el empleado La nómina final es revisada y autorizada por un nivel adecuado. Pago de la nómina Existe una cuenta de nómina rotatoria, es decir, una cuenta exclusiva para los traslados de la nómina y retiro a las cuentas de los empleados. En esta cuenta normalmente se mantiene un pequeño saldo fijo. Se tiene establecido dentro de las políticas la realización de pagos, por transferencia bancaria y para aquellas excepciones, se cuenta con niveles de autorización y soporte del pago. Todos los empleados tienen su cuenta de nómina en el mismo banco. Se verifica que los pagos de nómina correspondan con los empleados activos

9 Se verifica que el valor autorizado a cada empleado, sea el mismo registrado por el banco Se genera un recibo de pago de nómina por empleado en el que se discrimina lo devengado y lo descontado Se realiza el pago puntal y exacto de nómina Para aquellos pagos de nómina realizados con cheques, se cuentan con controles de custodia de cheques, autorización para elaborar el cheque, firmas autorizadas para los cheques, soporte de recibido del cheque. Se tiene asignado un funcionario responsable que supervise el adecuado pago de las obligaciones legales y su registro contable Todos los pagos especiales como bonificaciones y primas entre otros, tienen un nivel de aprobación autorización, así como cuentan con un adecuado soporte Los pagos por las deducciones son canceladas de forma oportuna de acuerdo con los requerimientos legales Registro contable de la nómina Los cambios en la información salarial de los funcionarios, requiere autorización por escrito Se cuenta con documentación soporte de los cambios solicitados para los empleados Se deja registro impreso de los cambios realizados en el sistema, antes y después del cambio

10 Se válida que la información registra en el sistema, es igual a la información registrada en la carpeta de cada empleado El acceso al sistema restringe el ingreso de personal no autorizado, a la información de los funcionarios Los cambios por retiro de empleados o terminación de contrato son informados y actualizados de forma oportuna Mensualmente se provisionan los aportes de nómina y las prestaciones legales y extralegales de los empleados Mantenimiento La información del sistema de nómina se concilia con lo registrado en contabilidad. Los estados bancarios (relacionados con la actividad de la nómina) se concilian mensualmente con el mayor general. La conciliación de los estados y la solución de las partidas extraordinarias se hacen oportunamente. Se efectúa regularmente un análisis que compara el presupuesto con los resultados reales y se efectúa un seguimiento oportuno de las variaciones y las partidas extraordinarias. Se informa a los funcionarios anualmente, el valor de retenciones realizadas

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