Buenas Prácticas en el Proceso Contable.

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1 Buenas Prácticas en el Proceso Contable Esta lista de chequeo está dirigida a gerentes, contralores, auditores y revisores fiscales y su objetivo es proveer de un punto de partida para implementar, evaluar o modificar prácticas en el proceso contable. Esta lista de chequeo no pretende abarcar todas las situaciones, simplemente pretendemos que sea un punto de partida para el mejoramiento de las prácticas en un proceso contable.

2 Mejores Prácticas en el Proceso Contable Práctica SI NO Lineamientos Se tienen definidos y formalizados los objetivos del área de contabilidad y los mismos están alineados con los objetivos estratégicos de la compañía Se han definido políticas para el área contable, que permiten cumplir con los objetivos planteados Las políticas establecidas por el área de contabilidad para la recepción de información han sido adecuadamente divulgadas a todas las áreas de la compañía Las políticas y procedimientos son evaluados periódicamente propendiendo por la entrega oportuna de la información. Se cuenta con un cronograma definido para la recepción de la información y cierre contable, el cual ha sido divulgado en la organización. Se cuenta con programas de capacitación a los funcionarios, que les permitan mejorar sus resultados en el desempeño de su trabajo Se cuenta con indicadores dentro del área que permitan identificar los problemas más recurrentes en la operación o el nivel de cumplimiento entre otros. Se ha definido la periodicidad de la elaboración de las conciliaciones, así como se cuentan con niveles de elaboración, revisión y aprobación Se tiene establecido consultar al área contable antes de realizar el lanzamiento de un nuevo proyecto para a los clientes internos como externos de la compañía, validando el adecuado registro contable de dicho proyecto.

3 Tecnología El software se ajusta a las necesidades de la compañía de tal forma que el nivel de ajustes manuales es mínimo y dichos ajustes se encuentran debidamente autorizados y documentados. Se tienen convenios vigentes y formalizados con el proveedor del software contable, que garantice el oportuno soporte. El software cuenta con copias de soporte, las cuales puedan ser restituidas en caso de un siniestro. Se cuenta con protocolos de asignación de usuarios y perfiles, que incluye entre otros: - No tener usuarios genéricos - Verificación periódica de los perfiles - Niveles de autorización para la creación de usuarios El sistema tiene parametrizada la generación de los reportes financieros requeridos por la organización. Ejecución Todo registro contable cuenta con su correspondiente documentación soporte. Se han definido niveles de aprobación para las transacciones realizadas entre filiales. La información contable actualiza en línea el presupuesto de la compañía o en caso contrario dicha información se concilia periódicamente. Cuando se deben realizar cambios en los registros del sistema, se verifica que sean aprobados por un nivel adecuado, así como el que tengan los correspondientes soportes

4 Se verifica la asignación ación y manejo de la clave Master, en los cambios que son ejecutados en el sistema Se cuenta con una adecuada segregación de funciones entre el funcionario que ingresa, concilia, revisa y modifica la información en el sistema Para la creación y cierre de cuentas bancarias contablemente, se solicita la aprobación del funcionario de nivel adecuado, así como la certificación del banco donde se ejecuta la operación. Se realiza y documenta el análisis de variación de cuentas, identificando aquellas que presentan movimientos o saldos inusuales El registro contable de las contingencias cuenta con el soporte de los asesores jurídicos Previo a la presentación de los impuestos se tienen una adecuada segregación de funciones entre el funcionario que elabora y aprueba la presentación de los mismos La documentación soporte de los registros contables se encuentra debidamente custodiada Cierre contable El proceso de cierre así como cualquier cambio en el mismo, se encuentra alineado con la operación de la compañía, y es divulgado oportunamente.. Se tiene un registro formal de todos los informes a generar en la etapa de cierre. Se lleva un registro de las áreas o funcionarios que presentan demoras en la entrega de la información, junto con su correspondiente plan de acción para mejor los tiempos de entrega y así cumplir con las políticas establecidas.

5 El proceso de cierre incluye la información requerida para la generación de reportes a entes del externos Se realiza el cierre contable de forma periódica y regular (mensual, semestral), antes del cierre final Se han identificado los ajustes a realizar en el cierre, así como dichos ajustes se encuentran documentados y soportados. Se realiza un seguimiento en cada cierre a las cuentas que no presentan saldo, validando que no tuvieron ningún tipo de movimiento y dicha validación se encuentra documentada. Se elaboran las conciliaciones y el correspondiente análisis de la información. Se realizan análisis de variabilidad comparativos, identificando los rubros con variaciones inusuales. Reportes La información financiera es entregada de forma oportuna, permitiendo tomar decisiones estratégicas a la compañía de acuerdo a los resultados. Los reportes solicitados por entes externos son entregados de forma oportuna Se reportan los ajustes realizados en el cierre.

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