MANUAL DE Y AUTORIDADES MANUAL DE RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Transcripción

1 Página 1 de 11 MANUAL DE EDICION QUE CAMBIA 03 DESCRIPCION Y CAUSA DEL CAMBIO Se incluyó en la portada del procedimiento: DESCRIPCION Y CAUSA DEL CAMBIO donde se describe y se explica la causa del cambio, junto con la edición que cambia y la fecha. Se hizo revisión de la descripción del procedimiento el cual se implementa como este lo indica. FECHA Septiembre 20/2011 REVISADO POR APROBADO POR Cargo: Representante de la Gerencia Cargo: Gerente Fecha: Septiembre 20/2011 Fecha: Septiembre 20/2011

2 Página 2 de OBJETIVO El objetivo del presente manual es establecer las responsabilidades y autoridades que posee cada empleado de DCI Colombia. 2. ALCANCE El presente manual se aplica a todos los niveles que componen a DCI Colombia. 3. RESPONSABILIDAD La contadora es responsable del manejo del recurso humano, realizará la emisión y difusión del presente manual entre los empleados de DCI COLOMBIA. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Organigrama (D5/5.5.1/01) Perfiles de Cargos (D6/6.2.1/01).

3 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Página 3 de 11 GERENTE GENERAL PERFIL OCUPACIONAL: Hombre o mujer, mayor de 30 años. Profesional en Arquitectura o profesional en Ingeniería Industrial o civil con especialización en una de las áreas técnicas del servicio de Valuación con excelente presentación personal. Acreditar mínimo 6 años de experiencia en Valuación de Activos y experiencia laboral y/o formación administrativa. Habilidad para el manejo de personal, capacidad de análisis, percepción. FUNCIONES: Realizar el diagnostico de la organización con sus colaboradores con el fin de diseñar las estrategias administrativas y de mercadeo necesarias para el cumplimiento de los objetivos. Establecer la Misión y Visión de la empresa con el concurso de todos los empleados. Establecer las políticas de calidad en la prestación del servicio. Difundir la Misión, Visión, Políticas de Calidad, Objetivos de Calidad y velar por su cumplimiento por todos los miembros de la empresa. Velar por el mantenimiento de un recurso humano capacitado e idóneo mediante la efectiva administración del talento humano, en cooperación con la contadora. Realizar la selección, desarrollo y formación del recurso humano en cooperación con la contadora. Establecer y mantener los contactos con los clientes externos y proveedores necesarios para la prestación de un servicio efectivo. Establecer las directrices para la evaluación de proveedores de servicios de valuación de activos Vigilar la utilización racional de los recursos disponibles. Cumplir y hacer cumplir las normas disciplinarias y demás reglamentos de la organización. Asignar la distribución del trabajo de acuerdo con las necesidades y el grado de capacitación que ha recibido cada miembro de DCI Colombia. Ejecutar las demás funciones que sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

4 : MANUAL DE Página 4 de 11 Mantener vigentes los registros requeridos por la ley para la prestación de servicio. Revisar en reunión de comité la elaboración de los informes de avalúos, realizando su aprobación con la firma del mismo. Fijar tarifas para la prestación de los servicios de valuación. Manejo de los recursos financieros de la empresa. Mantener contacto y control permanente de los prestadores de servicios de valuación mediante las alianzas. Guardar reserva y confidencialidad sobre la información de DCI COLOMBIA. y la de los clientes. DECISIONES QUE TOMA AUTONOMAMENTE: Todas las relacionadas con la adquisición y suministros para la prestación de un buen servicio. Sobre todas las decisiones relacionadas con la administración de Recurso Humano. Contratos con clientes y manejo de las alianzas comerciales de Valuación de Activos. DECISIONES QUE DEBE CONSULTAR: Relacionadas con el manejo financiero contable, tributario y jurídico.

5 Página 5 de 11 PERITO VALUADOR CATEGORIA 1 PERFIL OCUPACIONAL: Hombre o mujer, mayor de 25 años, con facilidad de expresión, fluidez verbal. Profesional en Arquitectura, Ingeniería Civil, Ingeniería Industrial, Contaduría, Administración de Empresas con conocimientos y formación en actividades de Valuación. Acreditar mínimo 4 años de experiencia en la actividad de valuación de activos. Poseer RNA Habilidad para la atención al público, percepción, capacidad de análisis para la elaboración de informes de avalúos. FUNCIONES: Coordinar visitas para realización de la actividad valuatoria. Realizar inspección técnica. Digitar informe. Entregar informe al área administrativa. Asistir a la reunión de comité. : Manejar y responder por los documentos suministrados de los clientes para la realización del avalúo. Cumplir con la cita acordada con el cliente. Realizar el informe de acuerdo a los datos obtenidos en la visita de avalúo. Entregar el informe de avalúo dentro del plazo estipulado. Entregar informe al área administrativa. Asistir a la reunión de comité. Guardar reserva y confidencialidad sobre la información de DCI COLOMBIA y la de los clientes. Diligenciar los registros de prestación de servicios que hacen parte del sistema de gestión de calidad Determinar las condiciones óptimas para la realización de la actividad de valuación. Rechazar o aceptar la documentación requerida para la realización del avalúo. Para Cancelar la visita de avalúo en casos de fuerza mayor.

6 Página 6 de 11 PERITO CATEGORIA 2 PERFIL OCUPACIONAL: Hombre o mujer, mayor de 25 años, con facilidad de expresión, fluidez verbal. Profesional en Arquitectura, Ingeniería Civil, Ingeniería Industrial, Contaduría, Administración de Empresas con conocimientos y formación en actividades de Valuación. Acreditar mínimo 2 años de experiencia en la actividad de valuación de activos. Poseer RNA Habilidad para la atención al público, percepción, capacidad de análisis para la elaboración de informes de avalúos. FUNCIONES: Coordinar visitas para realización de la actividad valuatoria. Realizar inspección técnica. Digitar informe bajo la supervisón de un perito categoría 2 Entregar informe al área administrativa. : Manejar y responder por los documentos suministrados de los clientes para la realización del avalúo. Cumplir con la cita acordada con el cliente. Realizar el informe de acuerdo a los datos obtenidos en la visita de avalúo. Entregar el informe de avalúo dentro del plazo estipulado. Entregar informe al área administrativa. Guardar reserva y confidencialidad sobre la información de DCI COLOMBIA y la de los clientes. Diligenciar los registros de prestación de servicios que hacen parte del sistema de gestión de calidad Determinar las condiciones óptimas para la realización de la actividad de valuación.

7 Página 7 de 11 REPRESENTANTE DE LA GERENCIA PERFIL OCUPACIONAL: Empleado de la empresa de nivel directivo, con autoridad suficiente otorgada por la gerencia para el manejo de las actividades de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad : Documentar el Sistema de Gestión de la Calidad Diseñar los procesos de apoyo y de prestación del servicio Diseñar indicadores de gestión para los procesos Diseñar la documentación de salud ocupacional de la empresa. Presentar informes a la gerencia sobre el Sistema de Gestión de la Calidad. Realizar las planificaciones requeridas en el Sistema de Gestión de Calidad. Realizar la implementación del Sistema junto con los asesores. Convocar y realizar reunión con el comité de calidad. Revisar y aprobar los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad

8 Página 8 de 11 COORDINADOR DE CALIDAD PERFIL OCUPACIONAL: Hombre o mujer, profesional de cualquier área, con estudios de formación en el Sistema de Gestión de la Calidad, competencia de auditor interno de calidad, experiencia de mínimo 1 año en implementación de la NTC ISO 9001:2008 con autoridad suficiente otorgada por la gerencia para el manejo de las actividades de la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad : Documentar el Sistema de Gestión de la Calidad Diseñar los procesos de apoyo y de prestación del servicio Diseñar indicadores de gestión para los procesos Presentar informes a la gerencia sobre el Sistema de Gestión de la Calidad junto con el representante de la gerencia. Servir de apoyo a todo el personal en el cumplimiento de acciones. Realizar análisis de datos de los indicadores del sistema. Participar en el análisis de acciones correctivas, preventivas. Participar en las auditorias internas. Del manejo del recurso humano Realizar evaluación y seguimiento a los proveedores Velar por las actividades concernientes con el recurso humano y salud ocupacional Convocar y realizar reunión con el comité de calidad. Convocar y realizar reunión con el gerente o el representante de la gerencia para revisar y tomar correctivos que se requieran en el sistema de gestión de la calidad Establecer las acciones correctivas y preventivas necesarias para subsanar no conformidades en acuerdo con el representante de la gerencia Realizar auditorías internas de calidad

9 Página 9 de 11 SECRETARIA PERFIL OCUPACIONAL: Mujer, mayor de 18 años, con excelente presentación personal, estudios de análisis y programación de Computadores y/o secretariado. Con habilidades en el manejo de sistemas de computo. Con excelente manejo de atención al cliente y fluidez verbal. FUNCIONES: Cumplir con las normas disciplinarias y demás reglamentos de la empresa. Cumplir con el horario asignado por el Gerente General Proporcionar la información requerida por el público y concertar las entrevistas correspondientes. Realizar atención telefónica. Transcribir, organizar y archivar la documentación de la empresa que se le asigne. Responder por el material a su cargo. Recepcionar correspondencia y demás documentos que lleguen a la empresa. Ejercer las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza del cargo; es decir, labores que exigen el desarrollo de procesos y la aplicación de técnicas en el proceso de atención al usuario, en la política de servicio. : Tener el archivo organizado. Atender al público y suministrar información requerida. Guardar reserva y confidencialidad sobre la información de DCI COLOMBIA y la de los clientes. Recepcionar y revisar las solicitudes de avalúos. Coordinar con los peritos externos las solicitudes de otras ciudades y realizar la respectiva asignación de número de folio. Asistir al gerente en medio de reuniones y de visitantes a la empresa. Servir de apoyo a la gerencia en la búsqueda de información y realización de llamadas telefónicas. Para llamar al celular al gerente o algún miembro de la organización con autoridad para atender asuntos relacionados con los clientes o en caso de que se presentes problemas con los mismos. Acceso al sistema de control de avalúos

10 Página 10 de 11 AUXILIAR CONTABLE PERFIL OCUPACIONAL: Mujer- hombre, mayor de 18 años, con estudios y experiencia específica en contabilidad. Habilidad en manejo de software Controlplus, sistemas informáticos, documentos contables, equipos de oficina en general. FUNCIONES: Cumplir con las normas disciplinarias y demás reglamentos de la empresa. Cumplir con el horario Seguir instrucciones precisas del contador Diligenciamiento de cheques, recibos de caja comprobantes de egreso y demás documentos contables Realizar conciliaciones bancarias, notas débito y crédito Ingresar al sistema la información contable Ejercer las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza del cargo; es decir, labores que exigen el desarrollo de procesos y la aplicación de técnicas en el proceso de atención al usuario, en la política de servicio. : Mantener al día el sistema contable utilizado por la empresa. Mantener organizado el archivo contable Mantener actualizado el control de la lista maestra de documentos del sistema de gestión de calidad. Mantener el control de los documentos de origen externo, control de registros de calidad y realizar control de obsoletos, cambios y revisiones. Acceso al software contable, realizar ingreso de información, realizar modificaciones y correcciones de movimientos contables.

11 Página 11 de 11 MENSAJERO PERFIL OCUPACIONAL: Hombre, mayor de 25 años, no requiere educación o formación específica, habilidades en atención al publico y para ubicar direcciones, 1 año de experiencia. FUNCIONES Cumplir con las normas disciplinarias y demás reglamentos de la empresa. Cumplir con el horario asignado por el Gerente General Utilizar correctamente el material de trabajo. Responder por los elementos y equipo a su cargo. Ejecutar labores de mensajería. Realizar aseo y limpieza de la oficina. Ejercer las demás funciones que le sean asignados de acuerdo con la naturaleza del cargo. : Guardar reserva y confidencialidad sobre la información de DCI COLOMBIA. y la de los clientes. Responder por los dineros que le sean entregados para realizar pagos, compras y consignaciones. Responder por la correcta y puntual entrega de los informes de avalúos. Para llamar al celular al gerente o algún miembro de la organización con autoridad para atender asuntos relacionados con los clientes o en caso de que se presentes problemas con los mismos. 6. REGISTROS: N.A. 7. ANEXOS: Organigrama (D5/5.5.1/01) Perfiles de Cargos (D6/6.2.1/01). 8. CONDICIONES ESPECIALES: el perfil ocupacional, las responsabilidades y autoridades descritas para los peritos son aplicables a los peritos externos (subcontratados), excluyendo únicamente el asistir a la reunión de comités que sólo es aplicable a los peritos categoría 1 internos.