PROCEDIMIENTO GESTION COMERCIAL

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Pascual Herrera Escobar
hace 8 años
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1 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 1 de 11 PROCEDIMIENTO GESTION COMERCIAL Nota importante: El presente documento es de exclusiva propiedad de LUTROMO INDUSTRIAS LTDA. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del Representante de la Gerencia. Fecha de Vigencia: Revisión N : 04 Elaborado por: Pamela Ampuero Saavedra Encargada de Calidad Aprobado por: Javier Troncoso Anderson Representante de la Gerencia

El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceras personas sin la expresa autorización del

2 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 2 de 11 INDICE 0. TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES 5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE 6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO 7. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 8. REGISTROS 9. ANEXOS

RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES 5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE 6.

3 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 3 de TABLA DE CONTROL DE CAMBIOS Rev. Nº Fecha Alcance de la Modificación Nº Página Aprobado por Versión inicial Representante Gerencia 01 11/04/08 Modificación en la definición de responsabilidades 02 10/07/08 Modificación al flujograma, se establece como registro la cotización Representante Gerencia 5 Representante Gerencia 03 14/01/10 Cambio de Logo corporativo y nombre de la empresa Representante Gerencia 04 25/06/2012 Modificación en cargos y definición de responsabilidades 4 Representante Gerencia

definición de responsabilidades 02 10/07/08 Modificación al flujograma, se establece como registro la cotización Representante Gerencia 5

4 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 4 de OBJETIVO Definir los procesos relacionados con el, de tal modo de asegurar la correcta determinación de los requisitos relacionados con el producto, y establecer disposiciones eficaces para la comunicación con los s. 2.- ALCANCE Aplica a todas las ventas realizadas por Lutromo Group. 2. RESPONSABILIDADES La mayoría de las responsabilidades se encuentran señaladas en los puntos 3.3 a) y 3.3 b) del presente documento. Vendedores: son responsables de mantener actualizada la información relacionada con sus s asignados. También son responsables de programar semanalmente en el calendario Outlook las visitas a s y de actualizar dicha información. Asistente de División: responsable de tomar los requerimientos de los s cuando uno o varios vendedores no se encuentren disponibles en las sucursales, oficinas o puntos de venta. Recepcionista: responsable de tomar reemplazo de las funciones de la Asistente de División, durante su ausencia. Área de Abastecimiento: responsable de cooperar en la verificación de la fecha de llegada de una o más mercaderías, cuando la información no pueda ser obtenida mediante Enterprise. Área de Logística: es responsable de verificar que correspondan los requisitos de los productos ofrecidos a s con los requisitos de los productos almacenados en stock.

comunicación con los s. 2.- ALCANCE Aplica a todas las ventas realizadas por Lutromo Group. 2. RESPONSABILIDADES La mayoría de las responsabilidades se encuentran señaladas en los puntos 3.3 a) y 3.

5 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 5 de DEFINICIONES APLICA. 5. DOCUMENTACIÓN APLICABLE ISO 9001:2008. Software Enterprise. Contrato compras. Ficha técnica de producto. HDS de producto. Procedimiento Despacho. Red Lutromo. 6. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

Software Enterprise. Contrato compras. Ficha técnica de producto.

6 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 6 de 11 Cliente Verificación del Cliente Ofrecer productos alternativos Autoasignación de Vendedor Cliente Nuevo? Alternativas satisfacen al? Ingreso de datos en Enterprise Necesidad de Compra del Cliente Fin Verificación Stock Producto bajo contrato? Existe Stock? Retiro o Entrega Cotización Emisión de factura y/o guía de despacho Verificar fecha de arribo de productos vía Enterprise y/o Asistente Abastecimiento Aprobación Cotización Requisitos OK? Nota de Venta Comunicar fecha a Satisface la fecha al Revisión de requisitos del producto (Logística) Vendedores comunican al Formulario solicitud crédito y documentación adjunta Validación de Crédito del Revisión de situación por Administración y Finanzas Crédito OK?

Retiro o Entrega Cotización Emisión de factura y/o guía de despacho Verificar fecha de arribo de productos vía Enterprise y/o Asistente Abastecimiento Aprobación Cotización Requisitos OK?

7 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 7 de 11 Cliente Necesidad de Compra del Cliente Verificación de Stock Comunicar fecha al Cliente Ofrecer productos alternativos Existe Stock? Verificar Fecha de arribo de productos con Asistente de Abastecimiento Satisface la fecha al Alternativas satisfacen al Fin Venta con Boleta(cash) Boleta Venta con Factura Validación crédito del Cliente Revisión situación por Administración y Finanzas Facturación Factura Crédito OK? Entrega de producto a Cliente Entrega producto al

Verificar Fecha de arribo de productos con Asistente de Abastecimiento Satisface la fecha al Alternativas satisfacen al Fin Venta con

8 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 8 de DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 7.1. Tipos de Clientes Clientes con contrato o licitación: Son aquellos que poseen un acuerdo con Lutromo, para entregas de productos en cantidades acordadas en lapsos de tiempo definidos y por un tiempo específico. No obstante lo anterior, estos s también pueden realizar compras sin contratos. Clientes sin contrato: Son aquellos con los cuales Lutromo no posee un acuerdo comercial formal. A este tipo de s se les debe reconfirmar la venta mediante el chequeo de stock y precio, 7.2 Tipos de vendedores: Existen dos tipos de vendedores, los de cartera, que se relacionan con una división comercial en particular; y los de punto de ventas, que atienden los requerimientos de los s directamente en las sucursales. 7.3 Tipos de venta: Las ventas se categorizan en Ventas por Cartera o en Ventas en Puntos de Venta. a) Ventas por Cartera Ver diagrama de flujo b) Ventas en Punto de Ventas Ver diagrama de flujo 7.4 Nota de Venta: En este registro quedan estipulados los datos del, según lo solicita el sistema Enterprise. Antes de emitir este documento, se confirma la existencia de stock en bodega.

Tipos de Clientes Clientes con contrato o licitación: Son aquellos que poseen un acuerdo con Lutromo, para entregas de productos en cantidades acordadas en lapsos de tiempo definidos y por un tiempo

9 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 9 de 11 La identificación del lote de producción, es un dato que está siempre presente en la nota de venta y/o en la factura, para s con contrato y/o según requerimiento del. En caso de ventas en punto de ventas, existe un plazo de siete (7) horas para emitir una boleta o factura. 7.5 Observaciones en la Nota de Venta: En los casos que corresponda, se indica en la Nota de Venta, si los productos vendidos requieren o se relacionan con los requisitos o documentos siguientes: Guía de despacho, Orden de Compra, Certificados de Análisis de Lote, Fichas Técnicas u Hojas de Seguridad. Indicar si el retira o se despachan los productos La dirección del despacho. Horarios de recepción de la mercadería en dependencias del. Si el requiere transporte de terceros, gestionar su retiro. 7.6 Documentos entregados al por concepto de ventas a) Boleta: Copia amarilla de duplicado, para que pueda retirar producto. El vendedor luego de las firmas correspondientes de aprobación, incluyendo la propia, conserva el duplicado control I. b) Factura: Original, triplicado control tributario y cuadruplicado Cobro Ejecutivo-Cedible (para el retiro de la mercadería en bodega) y registro Conformidad del (su utilización depende si el retira su compra en dependencias de Lutromo o si esta es enviada mediante despacho)

5 Observaciones en la Nota de Venta: En los casos que corresponda, se indica en la Nota de Venta, si los productos vendidos requieren o se relacionan con los requisitos o documentos siguientes: Guía

10 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 10 de De la forma de entrega o despacho de productos a s a) Stock Futuro: Corresponde a entregas parcializadas a s que mantienen contrato con Lutromo. Las fechas son establecidas y solicitadas por el y son posteriormente confirmadas. b) Stock disponible: Las entregas están sujetas a disponibilidad de los productos, el vendedor comunica al, previa recepción de la orden de compra, la capacidad de Lutromo Group de responder a esa solicitud, consultando la base de datos de Enterprise, solo en los casos que el stock informado por Enterprise sea inferior a 150 kg. Se solicitará confirmación específica al gerente de Operaciones y Logística. 7.8 De la política de fijación de precios Los vendedores establecerán los valores de venta de acuerdo al margen de utilidad que el Gerente Comercial les haya indicado, en caso que estimen necesario ofertar en un valor distinto a la franja establecida por el Gerente Comercial, deberán consultarlo con él y esperar su autorización.

Las fechas son establecidas y solicitadas por el y son posteriormente confirmadas.

11 STEMA DE GESTION DE CALIDAD Procedimiento GESTION COMERCIAL Página 11 de REGISTROS Identificación Cotización Formulario solicitud de crédito Factura de venta Guía de despacho Almacenamiento Red Lutromo Tiempo de retención Según modificaciones y acuerdo comercial Indexación Llenado Disposición Por Cliente Vendedor Se almacena en histórico anual Finanzas 1 año Por proveedor Vendedor Se elimina Sistema Enterprise Archivador Guías de Despacho Logística Boleta de venta Sistema Enterprise Indefinido 5 años Indefinido Por nombre de Por nombre de Por nombre de Vendedor Área de Logística Vendedor No aplica Se elimina No aplica Nota de venta Sistema Enterprise Indefinido Por nombre de Vendedor No aplica Conformidad del Recepción /Oficina Operaciones Logística Indefinido Por Cliente / Transportista No aplica 9. ANEXOS No aplica.

Indexación Llenado Disposición Por Cliente Vendedor Se almacena en histórico anual Finanzas 1 año Por proveedor Vendedor Se elimina Sistema Enterprise Archivador Guías de Despacho Logística Boleta de

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