Procedimiento de Logística.

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO Este documento establece las actividades para el procedimiento de Logística de CR Ingeniería. 2. ALCANCE Este procedimiento debe ser atendido por el área de Logística perteneciente a la Gerencia general de CR Ingeniería. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente General 3.2 Jefe de Adquisiciones 3.3 Asistente de adquisiciones y logística 3.4 Bodeguero 3.5 Chofer o transportista. 3.6 Encargado de recepción en obra. 4. DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Norma ISO 9001: Procedimiento de Compras. (PO-LOG-12). 4.3 Procedimiento de Administración de obras (PS-ADO-15) 4.4 Procedimiento para el servicio de mantención (PS-SMA-17) 4.5 Procedimiento para el control de producto o proceso no conforme. (PC-PPN- 04) 5. TERMINOLOGÍA 5.1 Logística: Proceso que origina una gestión, enfocada a satisfacer solicitudes (despachos, movimientos, entregas, entre otros) en el tiempo, lugar y destinatario correcto, considerando constantemente la eficiencia como criterio base. 5.2 Solicitud de Producto/Servicio: Planilla que contiene datos relevantes para solicitud del servicio. 5.3 Solicitud de producto crítico: Planilla que contiene datos relevantes para comprar productos que cuenten con características técnicas específicas.

2 Página 2 de EQUIPOS Y HERRAMIENTAS No aplica. 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Control de Inventario. El asistente de adquisiciones es la persona encargada de llevar el inventario de las materias primas y/o insumos que se encuentran en la bodega de la casa matriz de CR Ingeniería. El inventario se realiza periódicamente, en este proceso se contabilizan los productos que hay en stock a la fecha, para posteriormente cuadrarlo con el stock inicial del mes teniendo presente las cantidades de productos que han entrado y salido de bodega. El inventario se lleva Manual en la planilla Cuadratura Bodega CR Stock 7.2 Ingresos a bodega. Las materias primas o insumos tienen tres opciones de ingreso a bodega, que se describen a continuación Compras para mantener Stock. El asistente de adquisiciones debe llevar el control de los productos que tiene en stock. Con esta información ya rebajada él realiza las compras necesarias para mantener el stock. Dichas compras se efectúan según lo dispuesto en el Procedimiento de Compras su ingreso es revisado con la OC emitida por CR (REG- 024), el REG-031 Factura o guía de proveedor, para temas de control de inventarios el registro de ingreso es la Factura de Proveedor. Para verificar la conformidad de las compras realizadas, el asistente, bodeguero y/o jefe de adquisiciones deben controlar las características dimensiónales o técnicas de todos los productos que podrían afectar la calidad del servicio entregado al cliente, el control es aleatorio y debe quedar evidenciado en los ítems establecidos en el REG-035 hoja de recorrido, para el caso de las compras identificadas como criticas se controla el ingreso de materiales con certificado de calidad cuando sea necesario Saldos de obra. Al finalizar cualquier obra desarrollada por la organización es común que queden materias primas o insumos (saldos) que no fueron utilizaron durante los trabajos, el supervisor de obra es la persona encargada de devolver a bodega todos estos saldos para que posteriormente el personal de logística defina su disposición final. El supervisor de obra con al menos cinco días hábiles de anticipación debe avisar al jefe o asistente de adquisiciones el término de los trabajos en obra, para coordinar con el personal responsable el retiro de todas las maquinarias, mermas y todo lo

3 Página 3 de 18 utilizado por CR Ingeniaría, este proceso se efectúa preferentemente durante el día de entrega de obra, o como máximo tres días hábiles después. El ingreso a bodega para este tipo de productos se debe generar bajo el REG-032 Vale de ingreso por saldo de obra o una guía de despacho REG-026. Todos los ítems se disponen (clasifican, guardan o desechan), según corresponda en un plazo no mayor a dos semanas, desde que el saldo llega a la bodega Producto no conforme. Corresponden a productos que por alguna de las siguientes razones pueden ser rechazados: - Disconformidad con algún requisito físico o técnico solicitado en la SPC o SPS, esto nos indica que no se atendieron todas las especificaciones descritas para la compra, o que el supervisor de obra no generó la solicitud como corresponde. - Deterioro en la integridad del producto durante el traslado o despacho. - Falla en el funcionamiento del producto adquirido, detectado una vez instalado o utilizado en obra, por lo que se devuelve a la bodega de CR para que se comuniquen con el proveedor y se haga valida la garantía. Si el producto ingresa a la bodega de CR Ingeniería por alguna de las razones antes mencionadas se debe generar el REG-033 Formulario de Producto no conforme. Este tipo de productos debe ser debidamente identificado y segregado en la Zona de producto no conforme que se ha dispuesto en la bodega, para evitar que se mezcle con los productos de stock que no presentan fallas. Posteriormente el REG-033 Formulario de Producto no conforme es gestionado por el área o la persona responsable. 7.3 Acopio. Cada vez que ingrese un producto a bodega, después de ser revisado el bodeguero es el encargado de efectuar el almacenamiento o acopio en los lugares definidos e identificados dentro de la bodega, esto para evitar hacer despachos de productos en mal estado que podrían afectar la calidad del servicio entregado a los clientes. El proceso de almacenamiento se efectúa preferentemente durante el mismo día de ingreso en el menor tiempo posible y siempre cuidando la integridad del producto. En la bodega también se estableció e identificó un área de producto no conforme, donde se debe almacenar TODO aquel producto que sea cuestionado por algún área

4 Página 4 de 18 de la empresa. El bodeguero debe identificar todos los productos que estén en esta zona para no perder la trazabilidad. En la identificación debe estar la OT, área y fecha de ingreso a bodega (rotulo adhesivo). Con esta información genera y actualiza la lista maestra de producto no conforme presente en bodega. Cuando ingrese a bodega cualquier equipo, parte de equipo o material en general que sea de propiedad del cliente, debe ser identificado con su respectiva OT, el nombre del cliente y responsable del área técnica de CR Ingeniería, esto con la finalidad de mantener la trazabilidad y ubicación dentro de la bodega. Es necesario que este tipo de materiales sean almacenados en lugares donde se conserve su integridad y no sean manipulados irresponsablemente. El orden y limpieza de la bodega es responsabilidad del asistente de logística y bodeguero. 7.4 Solicitud de producto. Las solicitud de productos tales como SPS (REG-023 solicitud de producto/servicio) o SPC (REG-29 Solicitud de producto crítico.) ingresan directamente al área de compras Esta área debe consultar de inmediato al asistente de adquisiciones o bodeguero si alguno de los productos solicitados se encuentran en el stock de CR. Cuando el producto está en stock se da aviso inmediato para su correspondiente identificación y segregación previa al despacho. En los casos en que los productos solicitados no están en el stock, se procede a la compra según lo establecido en el procedimiento de compras. En el REG-034 Movimientos físicos Bodega se evidencian todas las entradas y salidas de productos desde y hacia bodega y que tiene por objetivo * Controlar las entradas y salidas, quedando un respaldo de ello. * El ajuste del inventario. También se pueden solicitar materiales de stock u otros que estén disponibles en la bodega registrando la salida del insumo en un REG-026 Guía de despacho. 7.5 Control de despacho. Los despachos son supervisados directamente por el jefe de adquisiciones, asistente de adquisiciones y/o bodeguero. Los conductores son responsables de completar el REG-035 Hoja de recorrido, el cual es obligatorio para cada uno de los recorridos que efectúen incluidos los fines de semana y despachos a regiones. En este registro se definen las compras por retirar y las solicitudes por entregar en los distintos especificados, así como también el kilometraje inicial y final del vehiculo, este último ítem no es obligatorio para recorridos efectuados por transportistas externos. El jefe de área revisa el cumplimiento de éste según la hoja entregada, la documentación adjunta y la valida. El encargado del primer control de facturas y guías, recepcionará la hoja de recorrido solo con la validación del jefe de área o su asistente. El jefe de adquisiciones en conjunto con el asistente y el bodeguero preparan los despachos de grandes proporciones, ejemplo un despacho para el inicio de una obra,

5 Página 5 de 18 así se tiene el tiempo suficiente para contabilizar, chequear especificaciones técnicas, revisar el embalaje y hacer todas las gestiones necesarias para cumplir con todo lo requerido en la solicitud. Una vez definida la ruta a seguir, el chofer con la supervisión y ayuda del bodeguero carga el camión, siempre verificando que la disposición de los productos resguarde la integridad de estos durante su traslado. También en esta verificación se contabilizan los productos y se chequea alguna requisición específica de embalaje u otros. Lo descrito anteriormente se registra en la guía de despacho REG-026, mediante un timbre control de despacho que lleva la validación de carga de los asistentes y/o el jefe de área, el responsable de recibir debe validar el despacho en la hoja de recorrido. Todas las cantidades y productos despachados quedan registrados en el REG-026 Guía de despacho de CR, para control del asistente de adquisiciones y logística las guías emitidas se ingresan a la planillas Excel que lleva por nombre Despachos 7.6 Despacho a Regiones En el caso de despachos fuera de Santiago, los asistentes y/o jefe de adquisiciones coordina el cuándo, dónde y destinatario. Para la conformidad de la recepción a distancia, el asistente de adquisiciones, debe confirmarla vía teléfono y registrar en planilla de control guía despacho, columnas asociadas. Para cada despacho fuera de Santiago, el asistente de adquisiciones adjunta un Cartel para despacho a regiones (ver anexo 9.10), el cual contiene la siguiente información: - Origen (Quién Envía) - Destino (Lugar) - Avisar (Nombre y Teléfono del destinatario). Su aplicación dependerá de la situación propiamente tal. Si ocurre algún problema en la entrega, como que no esté la persona, alguna urgencia, retraso, etc., se soluciona a la brevedad con la información disponible y gestión adecuada. 8. Registros. Orden de compra. REG-024 Factura de proveedor REG-031 (formato abierto) Vale de ingreso por saldo de obra. REG-032 Formulario Producto no conforme. REG-033 Solicitud de producto critico REG-029 Solicitud de Producto/Servicio REG-023 Movimientos Físicos Bodega. REG-034

6 Página 6 de 18 Hoja de recorrido REG-035 Guía de despacho CR. REG-026 Guía de despacho proveedor. REG-037 (formato abierto) 9. Anexos. 9.1 Orden de compra. REG-024 CR INGENIERIA LIMITADA RUT: GIRO: INGENIERIA E INSTALACIONES TERMICAS VISTA HERMOSA 55, EST. CENTRAL TEL: (56 02) FAX: (56 02) SANTIAGO CHILE. ORDEN DE COMPRA NRO: FECHA: PROVEEDOR: DIRECCION: FORMA DE PAGO: ATENCION A: PLAZO ENTREGA: OBSERVACIONES: CARGO CONTABLE: DESTINO: RUT: TELEFONO: FAX: COMUNA: CHEQUE: ITEM CANT UNIT DCTO TOTAL NETO IVA TOTAL A PAGAR CREADO POR AUTORIZADO POR RECIBI CONFORME

7 Página 7 de Vale de ingreso por saldo de obra. REG-032 Vale de Ingreso por Saldo de Obra REG-032 REV:01 Fecha de Ingreso: / / OT Asociada: Responsable bodega : Firma Responsable Obra: Firma DETALLE Cantidad Unidad Descripción de producto Estado Disposicion final

8 Página 8 de Formulario Producto no conforme. REG-033 FORMULARIO DE REGISTRO DE PRODUCTO NO CONFORME Sección I: Identificación del Producto (Servicio) No Conforme Fecha detección: Producto /Servicio: Cantidad Total: Cantidad con Problemas: Sección II: Descripción de la no conformidad. Nº de Registro Nº de Acción Correctiva Asociada Persona que detecta: Área detección: Etapa: REG-033 REV:00 Sección III: Disposición del Producto No Conforme (Marque con una X según corresponda) Reproceso Rediseño Modificar parcialmente Modificar Totalmente Nueva Ejecución Total Descartado Reparar Aceptado por concesión sin reparación/modificación Recalificado para aplicaciones alternativas Devolución a proveedor por garantía. Nueva Ejecución Parcial Otro (Especificar) Observaciones: Responsable Disposición: (Nombre y Cargo) Firma Fecha Verificación efectividad disposición: OK NO OK Responsable Verificación disposición (Nombre y Cargo Firma Fecha

9 Página 9 de Solicitud de producto crítico REG SOLICITUD PRODUCTO CRITICO REG-029 REV: 00 Nº SPC FECHA SOLICITUD FECHA DESTINO RECEPCION EN OBRA (RESPONSABLE Y FECHA) / OT OBRA SOLICITANTE FIRMA VALIDACIÓN SOLICITANTE FIRMA VALIDACIÓN GERENCIA : CANTIDAD UNIDAD PRODUCTO DESCRIPCION TECNICA ESPECIFICA MARCAS RECOMENDADAS PROVEDOR RECOMENDADO OBSERVACIONES OBSERVACIONES

10 Página 10 de Solicitud de Producto/Servicio REG-023 SOLICITUD PRODUCTO / SERVICIO Nº SPS: REG- 023 REV:00 FECHA SOLICITUD FECHA DESTINO FECHA REAL DE ENTREGA DESTINATARIO OT OBRA SOLICITANTE FIRMA VALIDACIÓN CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACION STOCK PRIORIDAD OBSERVACION

11 Página 11 de Movimientos Físicos Bodega REG-034. MOVIMIENTOS FISICOS BODEGA REG-034 REV:00 FECHA ENTRADA SALIDA RESPONSABLE OT FIRMA CANTIDAD MATERIAL ESTADO STOCK

12 Página 12 de Hoja de Recorrido REG-035 KILOMETRAJE CLIMATIZACION INDUSTRIAL Y DE CONFORT INICIAL FINAL RECORRIDO FECHA : CORRELATIVO Nº: REG-035 REV:00 CONDUCTOR VEHÍCULO LISTA DE CHEQUEO PARA REVISION DE COMPRAS PRIO. O/C DESTINO PROVEEDOR FACT / GD MONTO $ CHEQUE CANTIDAD DESCRIPCION ESTADO OBSERVACIONES FIRMA CONDUCTOR FIRMA OBRA O LOG. Nombre:llllllllllllllllllll Nombre:llllllllllllllllllll Nombre:llllllllllllllllllll Nombre:llllllllllllllllllll º 9º 10º Nombre:llllllllllllllllllll Nombre:llllllllllllllllllll Nombre:llllllllllllllllllll Nombre:llllllllllllllllllll Nombre:llllllllllllllllllll Nombre:llllllllllllllllllll NOTA : Revisión jefe de compras

13 Página 13 de Guía de despacho CR. REG-026

14 Página 14 de Ejemplo de timbre Control de despacho

15 Página 15 de EJEMPLO CARTEL PARA DESPACHO A REGIONES ORIGEN: CR INGENIERIA LTDA. SANTIAGO DESTINO: GRANADEROS # 2871 LIT CARGO CALAMA AVISAR: SR. JUAN VIDAL

16 Página 16 de Modificaciones del documento. Fecha de Modificación Cambios realizados En el punto se define que los saldos de obra también pueden ingresar a bodega con la guías de despacho como registro de respaldo. Antes decía: El ingreso a bodega para este tipo de productos se 02/02/2011 debe generar bajo el REG-032 Vale de ingreso por saldo de obra. Ahora dice: El ingreso a bodega para este tipo de productos se debe generar bajo el REG-032 Vale de ingreso por saldo de obra o una guía de despacho REG-026. Se modifica el punto 7.1. Antes estaba definido que el inventario se desarrollaba en una planilla Excel Stock Nº2 REG- 16/06/ Tal planilla se elimina del proceso debido a que no se esta utilizando porque el inventario se realiza de manera manual en la planilla cuadratura Stock. En el segundo párrafo del punto 7.4 se establece que el REG-034 ya no puede ser solicitado por cualquier 16/06/2011 persona relacionada con el área de obra, sino que solo por los supervisores de mantención u obra, previa autorización del jefe o asistente de compras. Se modifica el punto 7.5 específicamente donde se 16/06/2011 definía que la hoja de recorrido la debía generar el jefe del área, ahora dice que los responsables de hacerla son los mismos choferes. En el punto 7.5 se elimina el REG-036 lista de chequeo, control despacho debido a que ahora el 16/06/2011 control de despacho se evidenciara con un timbre que ira en todas las guías, dicho timbre deberá ser implementado y validado por los asistes o el jefe del área. 16/06/2011 En los anexos se incluye un ejemplo del timbre que se utilizará en reemplazo del REG-036 Se agrega el siguiente párrafo en el punto del procedimiento, 05/12/2011 Todos los ítems se clasifican, guardan o desechan, según corresponda en un plazo no mayor a dos semanas, desde que el saldo llega a la bodega. Se corrige error de tipeo en el punto /07/2012 específicamente el número de anexo asociado al ejemplo cartel para despacho a regiones antes decía 9.13 ahora 9.10 Nº de Revisión Obsoleta Fecha de Revisión de versión obsoleta Fecha de Aprobación de versión obsoleta 00 07/06/ /06/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /02/ /06/ /06/ /12/ /12/2011

17 Página 17 de 18 En el segundo párrafo del punto 7.4 se especifica que 23/07/2012 la salida de insumos o materiales de la bodega también se puede registrar en un REG-026 guía de 03 13/12/ /12/2011 despacho. 23/07/2012 Se incluye el cargo de bodeguero en los puntos /12/ /12/ /06/2013 Se elimina del procedimiento el cargo de asistente de logística y se reasignan las tareas de este cargo al 04 24/07/ /07/2012 bodeguero y el asistente de compras 25/06/2013 En el punto 7.1 se cambia el nombre a la planilla que se lleva el control del inventario. Cambia de 04 24/07/ /07/2012 Cuadratura stock a Bodega CR Stock. 25/06/2013 Se elimina el segundo párrafo del punto /07/ /07/ /06/ /06/ /06/ /07/ /07/ /09/2013 Se cambia el formato y nombre del REG-034, antes se llamaba vale de solicitud de detalle de stock ahora Movimientos físicos bodega. Se cambia también el ejemplo del anexo 9.6 En el punto solo se cambia el nombre. Antes decía Devoluciones de obra, ahora dice Producto no conforme Se modifica el segundo párrafo del punto 7.4. Dejando el siguiente En el REG-034 Movimientos físicos Bodega se evidencian todas las entradas y salidas de productos desde y hacia bodega y que tiene por objetivo * Controlar las entradas y salidas, quedando un respaldo de ello. * El ajuste del inventario. También se pueden solicitar materiales de stock u otros que estén disponibles en la bodega registrando la salida del insumo en un REG-026 Guía de despacho En el punto 7.5 segundo párrafo se define que los despachos de grandes proporciones son preparados por el jefe de logística en conjunto con el asistente y el bodeguero. Punto se cambia la primera frase: Antes decía: Corresponden a productos que no ingresan a obra por las siguientes razones. Ahora dice: Corresponden a productos que por alguna de las siguientes razones pueden ser rechazados: En el punto 7.5 se incluyen los siguientes párrafos. * (REG-035) El cual es obligatorio para cada uno de los recorridos que efectúen incluidos los fines de semana y despachos a regiones. * REG-035) Así como también el kilometraje inicial y final del vehiculo, este último ítem no es obligatorio para recorridos efectuados por transportistas externos. 13/08/2015 En el punto 3 se cambia el cargo de gerente de administración y finanzas por el de gerente general y 04 24/07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /07/ /06/ /06/ /06/ /06/ /07/ /07/ /09/ /09/2013

18 Página 18 de 18 los cargos de jefe y asistente de compras por jefe y asistente de adquisiciones. En el punto 7.1 se modifica la periodicidad del control 13/08/2015 de inventario, antes decía una vez al mes ahora se define que se hará periódicamente Se incluye el siguiente párrafo en el punto 7.3 : Cuando ingrese a bodega cualquier equipo, parte de equipo o material en general que sea de propiedad del cliente, debe ser identificado con su respectiva OT, el nombre del cliente y responsable del área técnica de 13/08/2015 CR Ingeniería, esto con la finalidad de mantener la trazabilidad y ubicación dentro de la bodega. Es necesario que este tipo de materiales sean almacenados en lugares donde se conserve su integridad y no sean manipulados irresponsablemente 13/08/2015 Se modifican el responsables de la revisión y aprobación del presente documento /09/ /09/ /09/ /09/ /09/ /09/2013