Procedimiento para el Control de Documentos

Transcripción

1 Página 1 de OBJETIVO Este documento establece el mecanismo para controlar la documentación del Sistema de Calidad de CR INGENIERÍA LTDA. 2. ALCANCE Este procedimiento debe ser atendido por todas las áreas de la organización e incluye el control de los siguientes documentos: Manual de calidad. Procedimientos e Instructivos de Trabajo Registros de calidad. y registros externos 3. RESPONSABILIDADES Los responsables se indican en el Anexo DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Procedimiento Confección y Emisión de e Instrucciones de Trabajo (PC-CDI-01). 4.2 Norma ISO TERMINOLOGÍA 5.1 Documento Original: Es la versión Original de los documentos, está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes, se deben actualizar los archivos correspondientes en el sistema computacional y eliminar los originales impresos obsoletos. Los documentos serán controlados en el sistema

2 Página 2 de 12 computacional, en la sección ISO 9001 del sistema SIA. 5.2 Documento Externo: Se consideran documentos externos las normas, leyes, manuales y/o formatos cuyo origen sea externo a CR Ingeniería, y que sean utilizados para el correcto funcionamiento de los procedimientos y del sistema de gestión de calidad implementado en la empresa. 5.3 Copia Controlada: Copia destinada a los departamentos operativos, sometida a un procedimiento de distribución controlado de modo que asegura que es la última versión del documento, mediante documento de recibo, eliminación de copias obsoletas, edición periódica de revisión en vigor, procedimiento informático. 5.4 SIA: Sistema de información Administrativa. 6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS Archivadores oficiales de documentos. SIA 7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 7.1 Manual de Calidad. Este documento es difundido a toda la organización a través del SIA. El control se realiza mediante codificación, según el anexo N 9.1 de este documento. Y sus modificaciones se registran en la planilla Control de Modificaciones incluida en el último punto de cada documento. 7.2 Emisión, Aprobación y validación de documentos. Para la emisión de cualquier documento los autores designados confeccionan y emiten el documento, de acuerdo a las pautas establecidas en el procedimiento para la

3 Página 3 de 12 Confección y Emisión de e Instrucciones de Trabajo (PC-CDI-01). El encargado de la revisión registra la fecha y cargo firmando el procedimiento y remite el documento al responsable de la aprobación, quien procede a registrar fecha y cargo. Una vez revisado y aprobado el procedimiento es remitido al departamento de Gestión de calidad, donde el coordinador procede a realizar la identificación correspondiente y a estampar en todas las páginas del documento, el timbre original. El procedimiento es válido cuando ha sido firmado por el responsable de la emisión, revisión y Aprobación y cuente con timbre Original en versión impresa. 7.3 Identificación de. Una vez emitido, revisado y aprobado el documento, es remitido al departamento de Gestión de calidad, donde el coordinador procede a realizar la identificación, para esto estampará un timbre en la portada, con la leyenda ORIGINAL. Posteriormente procede al la codificación del mismo, según el anexo N 1 de este documento. 7.4 Control y Emisión de. Para llevar el control de todos los documentos utilizados en el sistema de gestión, el coordinador de calidad mantiene los siguientes listados, - Listado maestro de documentos - Listado maestro de documentos externos - Listado maestro de registros de calidad El control incluye la revisión, aprobación, distribución y mantención de los ejemplares originales. Existe una única copia impresa de cada documento, la cual permanece archivada en el departamento de calidad. Toda otra copia impresa no es válida como oficial sin la firma del representante de gerencia o coordinador de calidad y el timbre Copia controlada. Toda la empresa accede a los procedimientos a través del sistema digital SIA. 7.5 Modificación de. Toda modificación necesaria en un documento debe ser efectuada mediante una petición de modificación, ocupando el REG-003 Solicitud de generación o modificación de documentos, el cual podrá ser enviado por las jefaturas de cada

4 Página 4 de 12 área o el representante de la gerencia, al coordinador de calidad, Quien debe verificar la revisión y posterior aprobación o rechazo de la propuesta, por parte de la gerencia correspondiente. Si dicha solicitud es ACEPTADA el coordinador del SGC procederá a generar el cambio, y a retirar las copias obsoletas remplazándolas por la nueva versión. Si dicha solicitud es RECHAZADA el coordinador del SGC comunica vía memorando interno las causas del rechazo, al solicitante. La modificación de un procedimiento genera una nueva revisión, la cual se identifica registrando el número correspondiente en el recuadro de identificación de cada documento en todas las páginas de este. La descripción del cambio se registra en el ítem MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO, según se indica en el Procedimiento Confección y Emisión de e Instructivos de Trabajo (PC-CDI-01) El coordinador de calidad recepciona la nueva versión del procedimiento en formato electrónico, luego imprime un ejemplar, el cual entrega al área emisora donde el encargado de revisión y/o aprobación otorga su visto bueno a través de la firma en todas las páginas del documento. Asimismo una vez firmado el ejemplar del nuevo procedimiento, el coordinador de calidad valida la versión impresa oficial estampando el timbre ORIGINAL en todas las paginas del documento. Cuando la copia impresa se encuentra archivada, el coordinador de calidad envía la nueva revisión del procedimiento en formato electrónico al representante de la gerencia, quien procede a revisarla y publicarla en el Sistema Interno de Administración (SIA). Debido a que las modificaciones aprobadas quedan identificadas en el último ítem de cada documento, no se hace necesario mantener documentación obsoleta en el SGC. 7.6 Externos: Para la identificación de los documentos de origen externo se utilizará un timbre en la portada de estos, con la leyenda DOCUMENTO EXTERNO. Además se mantendrá una Lista Maestra de Externos (REG-002). El control de los documentos emitidos por entidades externas es responsabilidad de los jefes o encargados de las áreas usuarias (adquisición, actualización y distribución). 8. REGISTROS 8.1 Lista maestra de documentos REG-001

5 Página 5 de Lista maestra de documentos externos. REG Solicitud de generación o modificación de documento. REG ANEXOS CODIFICACiÓN DE MANUAL DE CALIDAD xxx(1)-xxx(2)-xx(3) Donde la numeración significa: 1. Tipo de documento MAN: Manual de Calidad 2. Corresponde a las iniciales del nombre de la organización. 3. Número de revisión vigente CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS xx(1)-xxx(2)-xx(3) Donde la numeración significa: 1. Tipo de documento PC: Procedimiento de Calidad. PO: Procedimiento Operativo. PS: Procedimiento de Servicio. IT: Instructivo de Trabajo.

6 Página 6 de 12 DE: Documento Externo. 2. Corresponde a las iniciales del nombre que lleva el documento. 3. Numero correlativo de documento designado para la lista maestra de documentos. 9.2 RESPOSABILIDADES Matriz de Responsabilidades para el Control de Cargo que revisa Cargo que aprueba Cargo que distribuye Cargo Responsable de mantener los registros Cargo Responsable de actualizar las normas externas Procedimientos GA, JA, CC, RG,GG GA, JA, RG, GG, RG CC CC, RG, JA. Instructivos de trabajo GA, JA, CC, RG,GG GA, JA, RG, GG, RG CC CC, RG, JA. Externos OE OE JA JA OE, GA, JA, RG Listados CE CE CE CE. NOMENCLATURA GG GA JA CC OE Gerente General Gerente de Área Jefes/Encargados de Área Coordinador de Calidad Organismo Externo

7 Página 7 de 12 CE RG Cargo Emisor Representante de Gerencia 9.3 MODELO DE TIMBRES -Timbre leyenda ORIGINAL ORIGINAL - Timbre leyenda DOCUMENTO EXTERNO DOCUMENTO EXTERNO - Timbre leyenda COPIA CONTROLADA COPIA CONTROLADA

8 Página 8 de Lista maestra de documentos REG-001 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS REG-001 REV: 00 Ref. Nombre del Documento Código Rev. Control interno En Confección Borrador Emitido Revisado Aprobado Publicado

9 Página 9 de Lista maestra de documentos externos. REG-002 REG-002 REV: 00 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS Número Área Nombre del Documento Código Rev. Responsable Ubicación Identificación Copias

10 Página 10 de Solicitud de generación o modificación de documento. REG-003 SOLICITUD DE GENERACIÓN O MODIFICACIÓN DE DOCUMENTO Nombre del Solicitante : Área o Departamento : Cargo : Fecha de Solicitud : Nombre : Código : Tipo de Documento : DATOS DEL DOCUMENTO DESCRIPCIONES DEL CAMBIO Firma del Jefe de Área Firma del Solicitante ESTADO FINAL DE LA SOLICITUD Aceptada Rechazada Firma del C. de Calidad

11 Página 11 de MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO. Fecha de Modificación Cambios realizados Nº de Revisión Obsoleta Fecha de Revisión de versión obsoleta Fecha de Aprobación de versión obsoleta 15/07/2010 Se modifica el punto 7.5 Donde se señala que Debido a que las modificaciones aprobadas quedan identificadas en el último ítem de cada documento, no se hace necesario mantener documentación obsoleta en el SGC /06/ /06/ /12/2010 Corrección en el punto 9.3 Modelos de timbres. Se corrige el primer modelo ya que se establecía el timbre de leyenda COPIA CONTROLADA dando un ejemplo del timbre ORIGINAL 01 19/07/ /07/ /09/ /09/2013 Se elimina del ítem 2 el punto listados maestros y de control. Se actualiza completo el cuadro de responsabilidades del anexo /12/ /12/ /12/ /12/2010

12 Página 12 de 12 12/08/2015 Se modifican el responsables de la revisión y aprobación del presente documento /09/ /09/2013