Este procedimiento establece las actividades relativas al Control de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Diaterm Ltda.

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1 Página: 1 de OBJETIVO Este procedimiento establece las actividades relativas al Control de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa Diaterm Ltda. 2.-ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los documentos controlados del Sistema de Gestión de Calidad: Política y Objetivos de Calidad, Manual de Calidad, Procedimientos, Documentos Externos y Documentos Internos. 3.- RESPONSABILIDADES 3.1. Gerente General 3.2. Dueños de procesos 3.3. Gerencia 4.- DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 Manual de Calidad 4.2 Procedimientos 4.3 Normas Externas 5.- TERMINOLOGÍA Documento Controlado: Documento cuya emisión, distribución y uso está sujeta a lo establecido en el presente procedimiento. Todo documento controlado posee un número de revisión y es registrado en el Listado Maestro de documentos. Toda nueva versión es revisada y aprobada antes de su uso a través de la firma del Gerencia y/o dueño del proceso a partir del cual se genera. Copia controlada: Copia de documentos controlados del Sistema de Calidad obtenida a través de medios impresos o electrónicos. Las copias controladas impresas se identifican con un timbre indicando el número de copia correspondiente. Documentos no controlados: Documentos cuya emisión, distribución y uso no están sujetas a lo establecido en el Procedimiento de Control de Documentos. Dueños de procesos: s principales de cada uno de los procesos que conforman el Sistema de Gestión de Calidad. 6.- EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

2 Página: 2 de 7 No aplicable 7.- ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PROCESO DOCUMENTOS ACTIVIDADES RESPONSABLES Inicio Confeccinar documento controlado. Emitir documento controlado Remitir documento al encargado de la revisión Oficializar versión del documento controlado. DOCUMENTO CONTROLADO: - PROCEDIMIENTO - MANUAL DE CALIDAD - DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN - LISTADOS DE CONTROL 7.1 El dueño de proceso o quien él designe confecciona y emite el documento controlado y procede a revisarlo registrando la fecha y cargo en el encabezado del documento. 7.2 El dueño del proceso o quien él designe, remite el documento al encargado de la revisión. 7.3 Una vez revisado y aprobado el documento controlado es enviado al Gerencia o responsable por él quien imprime el timbre ORIGINAL en el encabezado de todas las páginas del documento en el caso de los procedimientos. El manual de calidad se controla de acuerdo a lo establecido en el propio manual. Dueño del proceso o quien él Gerencia o responsable. Informar al usuario FIN DOCUMENTO CONTROLADO OFICIAL 7.4 El documento controlado impreso es válido como oficial sólo cuando ha sido firmado por el responsable de la aprobación y timbrado de acuerdo a lo detallado en el punto 7.3. Gerencia u otro Cargo responsable de la aprobación. 7.5 Existe una única versión impresa de cada documento controlado, en caso de requerir nuevas copias impresas, estas

3 Página: 3 de 7 últimas llevan el timbre que indica que se trata de una COPIA CONTROLADA, registrando en él, la siguiente información: - Nº DE COPIA CONTROLADA - FECHA DE ENTREGA - NOMBRE O ÁREA DE DESTINO. 7.6 El designe, mantiene un Listado maestro de documentos que incluye toda la documentación vigente utilizada en el Sistema de Calidad. 7.8 La modificación de un documento controlado del sistema de calidad, genera una nueva revisión, la cual se identifica registrando el número correspondiente en el recuadro Nº Revisión en todas las páginas del documento. En el caso de los procedimientos, la identificación del cambio se registra en la sección 10 MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO, según se indica en el procedimiento Confección y Emisión de Documentos e Instrucciones de Trabajo. En el caso de los instructivos, estos deben registrar las modificaciones por lo que si bien su formato es libre, deben incorporar el punto MODIFICACIONES AL DOCUMENTO al final

4 Página: 4 de 7 del instructivo, lo cual debe aplicarse para toda versión emitida con posterioridad al día El designe, recepciona la nueva versión del procedimiento en formato electrónico, imprime un ejemplar y lo entrega al dueño del proceso y/o encargado de aprobación, quien firma en todas las páginas del documento. Dueño del proceso. Nueva versión del documento controlado 7.10 La versión original impresa es almacenada por el Gerencia en el archivador destinado a la Norma ISO 9001:2008 y una copia es impresa, timbrada de acuerdo a lo señalado en el punto 7.5 y entregada al dueño del proceso Normas Externas: El control de las normas externas emitidas por organismos externos es responsabilidad de los jefes o encargados de las áreas usuarias de las normas externas. Para el caso de Diaterm, la norma externa aplicable corresponde a la NORMA ISO 9001:2008, la cual es adquirida, actualizada y distribuida por el Gerencia o por él Listados de Control: Los listados de control de registros y/o normas externas se mantienen en forma separada para cada una de las áreas emisoras, por lo que cada cargo emisor es responsable de su revisión, aprobación y designación del responsable de su mantención en versiones originales. 8.- REGISTROS 8.1 Listado maestro de documentos 8.2 Listado de Normas externas 9.0 ANEXOS 9.1 ANEXO 1: Matriz de responsabilidades para el control de Documentos.

5 Página: 5 de ANEXO 2: Listado maestro de documentos. 9.3 ANEXO 3: Listado de Normas Externas. 10. MODIFICACIONES AL DOCUMENTO VERSION FECHA CAMBIOS REALIZADOS REVISION 00 Junio 2010 Cambio redacción punto 5 del documento Se incorpora lo siguiente en actividades del procedimiento: En el caso de los instructivos, estos deben registrar las modificaciones por lo que si bien su formato es libre, deben incorporar el punto MODIFICACIONES AL DOCUMENTO al final del instructivo, lo cual debe aplicarse para toda versión emitida con posterioridad al día REALIZADO POR: Coordinador de Calidad Coordinador de Calidad APROBADO POR: Gerente General Gerente General

6 Página: 6 de 7 ANEXOS 9.1 ANEXO 1: Matriz de Responsabilidades para el Control de documentos. DOCUMENTOS Cargo que revisa Cargo que aprueba PROCEDIMIENTOS GA/EA/JA GA/EA Cargo que distribuye Cargo responsable de mantener originales Cargo responsable de actualizar normas externas. NORMAS EXTERNAS OE OE LISTADOS DE CONTROL CE ó RD CE ó RD CE ó RD CE ó RD Nomenclatura: CE: Cargo emisor GA. Gerente de Área JA: Jefes de área EA: Encargados de área OE: Organismo externo RG: Gerencia. RD:

7 Página: 1 de ANEXO 2: Ejemplo Listado Maestro de Documentos