H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ. Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa

Transcripción

1 H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa Dirección de Calidad y Modernización Administrativa PROCEDIMIENTO EMISIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

2 1.- Objetivo. Establecer los lineamientos para controlar la información documentada, que integra el Sistema de Gestión de la Calidad del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, garantizando con ello la utilización de la documentación vigente. 2.- Alcance. Comprende toda la Estructura Documental, de origen interno y externo declarados en la Lista Maestra de Documentos. 3. Actividades. 3.1 Determinación de la información documentada aplicable al Sistema de Gestión de la Calidad. El H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, determina la información necesaria para el Sistema de Gestión de la Calidad, la cual se clasifica de la siguiente manera: Manual Documento Directriz Procedimiento de Soporte Procedimiento Operativo Plan de Calidad Instructivo Registro Descripción Documento que establece la manera en que el H. Ayuntamiento da cumplimiento a la Norma ISO 9001:2015. Documento que establece lineamientos para orientar los esfuerzos y aptitudes y criterios de las personas para el logro esperado. (Política de Calidad, Objetivos de calidad, etc.). Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales contribuyen al cumplimiento de los objetivos de los macroprocesos, transformando entradas en resultados. Contiene la forma específica para llevar a cabo una actividad de un procedimiento de soporte. Es el documento que establece el objetivo, resultados esperados, recursos y método para la operación de los macroprocesos. Muestra los pasos en forma resumida (escrita o por imágenes) la manera de hacer el trabajo o actividad. Documento que tiene información de las actividades realizadas, o de los servicios prestados. Un registro se usa como evidencia, para demostrar la realización de un proceso o de una actividad. 2/13

3 Documentos Externos. Normas, leyes, reglamentos, lineamientos, emitidos por la autoridad. 3.2 Creación y actualización. Los titulares responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte, identifican la necesidad de crear y actualizar los documentos internos del Sistema; de igual manera, tienen la responsabilidad de supervisar periódicamente la actualización de los documentos de origen externo aplicables; para lo cual, documentan en la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02, la siguiente información: Tipo de movimiento: (alta, baja o modificación). Motivo del alta, modificación o baja: (descripción). Identificación y descripción: (Nombre, procedimiento de soporte, tipo de documento, revisión, código, fecha de creación o modificación. Control de la información: (Confidencial: Si - No, preservación, almacenamiento, recuperación y macroproceso al que pertenece). Elaboró: (nombre de la persona que elabora el documento tomando en consideración no interrumpir el cumplimiento legal, buscando la eficacia de la operación. Visto bueno del titular: (nombre del titular del área). Revisión criterios de elaboración/modificación: (nombre del responsable del Departamento de Control Documental, que revisa el cumplimiento de los criterios establecidos con el presente procedimiento). Aprueba para alta en el Sistema): (nombre de la persona de la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, que aprueba el Alta del documento en el Sistema de Gestión de la Calidad. Cuando las dependencias del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, tienen la necesidad de crear o actualizar un documento, acceden al Sistema digital de Calidad por medio del explorador Chrome mediante la cuenta /calidad, ingresando con el usuario y contraseña asignada al área, en donde podrán verificar la información de su área que se encuentra en el Sistema mediante la carpeta Listado de documentos, podrán verificar sus documento obsoletos y los rechazados en la carpeta Archivo de documentos y la carpeta Formato de alta, para desplegar la ventana Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR Actualización y mantenimiento de la información documentada. 3/13

4 Los titulares responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte, tienen la responsabilidad de realizar las revisiones periódicas a los documentos, de acuerdo a los siguientes criterios: a) Cada año para los siguientes documentos: Reglamentación, Análisis de Riesgo y Control Operacional. b) Mínimo cada 4 años para el resto de los documentos. c) Según lo acuerde la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa. d) Si es detectado algún cambio dentro del macroproceso o procedimiento de soporte antes de los 4 años. La Dirección de Calidad y Modernización, informa al Comité del Sistema de Gestión de la Calidad en su reunión trimestral, sobre los cambios realizados a la documentación del SGC (altas, bajas, modificaciones o cambios al Sistema de Gestión de Calidad), quedando asentado dentro de la minuta de esta reunión. 3.3 Identificación y elaboración de los documentos. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, se codifican de acuerdo con las siguientes reglas: 1) 3 letras código del Procedimiento de Soporte. Consta de tres letras mayúsculas, haciendo referencia al Procedimiento de Soporte del que se trate. (Ver Manual del Sistema de Gestión de la Calidad). Ejemplo D Z OP-01 1) 2) 3) 2) 1 letra tipo de documento. Es la letra que identifica el tipo de documento determinado para la información del Sistema de Gestión de la Calidad, por ejemplo: M = Manual D = Directriz P = Procedimiento operativo I = Instructivo R = Registro 3) 2 dígitos número progresivo. Es el número consecutivo de los documentos generados por procedimiento de soporte. Para los casos donde sea utilizado un formato como base para desarrollar el documento final, se identifica mediante el término Anexo y un número consecutivo, el cual se colocará debajo de la codificación del documento. 4/13

5 Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que se creen o actualicen, deben tener un encabezado, indicando de esta manera, el Código, Área, Nombre del Documento, Emisión y Revisión, por lo que es utilizado el Formato para Elaborar Documentos DCMR-01. Encabezado: Asimismo, deben llevar al calce de cada página la leyenda: Los elementos que contiene cada documento corresponden al tipo de documento generado: a) Manual del Sistema: Documento que establece el Sistema de Gestión de la Calidad del H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez. b) Manual de Macroproceso: Es el documento que contiene la documentación de soporte, identificada desde la planificación del macroproceso y necesarias para su operación. c) Directriz: Para este documento, se podrá considerar el encabezado del Sistema y el pie de página con la leyenda (DOCUMENTO PROPIEDAD DEL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE ACAPULCO DE JUÁREZ / PROHIBIDO SU USO EXTERNO SIN ). d) Procedimiento operativo: Para este documento, se deben considerar los siguientes puntos: 1 Encabezado. 2. Objetivo. 3. Alcance. 4. Actividades. 5/13

6 5. Referencias. 6. Control de Cambios. 7. Flujograma. 8. Pie de página (Leyenda) y núm. de página. En los procedimientos operativos se describe la manera de realizar las actividades de las etapas identificadas en el Mapeo de Procedimiento de Soporte POPR-05, contestando las preguntas qué, quién, cuándo, cómo y dónde. e) Instructivo: Para este documento, se deben los siguientes puntos: 1. Encabezado. 2. Objetivo. 3. Alcance. 4. Actividades. 5. Control de Cambios. 7. Pie de página (Leyenda) y núm. de página. * Las referencias y flujograma pueden o no ser incluidos. f) Registro: Para este documento, se consideran los siguientes puntos: 1. Nombre 2. Código 3. Revisión NOTAS: Los registros son documentos que tienen información documentada de las actividades realizadas, o de los servicios prestados de un macroproceso o procedimiento de soporte, el diseño lo lleva a cabo cada uno de los procedimientos de soporte; por lo que NO es necesario utilizar el encabezado ni el pie de página. Asimismo, la información documentada por las áreas a través de software ejemplo: (programas, bases de datos, etc.) considerada como Registros, que no puedan codificarse ni colocar revisión, se identificarán únicamente con el Nombre y para darlos de Alta en el Sistema, se proporcionará una copia del mismo. Para los casos en que se tengan que hacer oficios, índices, catálogos, listados, etc., se utilizará el formato libre de acuerdo a las características y actividad a expresar, los cuales no les aplica lo establecido en el presente procedimiento. 3.4 Control de la información documentada. 6/13

7 El Sistema de Gestión de la Calidad del H. Ayuntamiento Constitucional de Acapulco, controla la información documentada de origen interno y externo, por medio del Sistema digital de Calidad, en donde se visualiza la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04, definiendo el tipo de control de acuerdo a los siguientes campos: Fecha de (aprobación, modificación, baja) Nombre de la persona que elaboró Nombre del titular que otorgó el Vo. Bo. Nombre del que revisó los criterios. Nombre del que aprobó el alta Descripción / Motivo del (alta, modificación o baja). Área. Macroproceso. Código del procedimiento de soporte. Procedimiento de soporte. Tipo de Documento N/P Código del documento. Nombre del documento. Revisión Fecha de creación. Fecha de revisión. Período de revisión. Preservación. Almacenamiento. Acceso. Recuperación. Tiempo de retención. Confidencialidad. Estado. Adjuntar archivo. Observaciones. Acciones Documentos en retención y obsoletos. Los titulares responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte, definen el tiempo de retención de los registros que se encuentran en cada una de las áreas, proporcionando esta información al departamento de Control Documental, al momento de llenar la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02; la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, a través del Departamento de Control Documental, es responsable de controlar los documentos obsoletos que se encuentran registrados en la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04, los cuales serán enviados a una archivo temporal, mediante una carpeta con el nombre EN ARCHIVO; esto para cumplir con su período de retención y disposición Disponibilidad y conservación. Cuando la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa da de Alta un documento en el Sistema, los titulares responsables de los macroprocesos y de los procedimientos de soporte, se aseguran a través del Enlace de Calidad, que éstos se encuentren disponibles en los puntos de uso, de forma electrónica, conservando como evidencia la Lista de Propietario DCMR-05 o minuta de reunión. En cada una de las áreas del H. Ayuntamiento, conservan una copia de manera digital de la información del Sistema de Gestión de la Calidad, teniendo como responsabilidad de mantener los registros de acuerdo a lo requisitado en la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02. Para los casos de copias impresas, éstas serán consideradas como copias no controladas para efectos de consulta, siendo responsabilidad del interesado, verificar que sea la última revisión. 7/13

8 3.4.3 Protección, almacenamiento y preservación. El H. Ayuntamiento de Acapulco de Juárez, a través del Departamento de Control Documental de la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, se asegura de proteger la información documentada al incluirla en el Sistema en formato PDF, para eliminar cualquier uso inadecuado y sea visible a todo el personal, a excepción de los documentos confidenciales y registros; asimismo, los titulares responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte, definen la forma de almacenar y preservar la información, por alguno de los siguientes medios de acuerdo al tipo de formato: protectores plásticos, fólders, carpetas leforts, memoria externa, CD (disco compacto), DVD, o cualquier otro dispositivo que se requiera de acuerdo a la tecnología utilizada; y esta información queda documenta en el Sistema digital de Calidad mediante la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04, a través de la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02, una vez que haya sido aprobada. En el caso de los registros, los titulares de los procedimientos de soporte, se aseguran, de la legibilidad de la información documentada impresa; por lo que, deberán tomar en cuenta las siguientes especificaciones: Queda prohibido, realizar cualquier tipo de tachaduras, enmendaduras, anotaciones, dobleces, maltratos, etc. a los documentos, que pudieran dificultar la lectura. Cuando se sellen y firmen los documentos, se deberá tener cuidado de no perder la visibilidad de los textos. Para ver la información catalogada como confidencial, se procede de acuerdo a lo señalado en el Procedimiento de Soporte "Atención de solicitudes de acceso a la información", de la Dirección de Políticas Públicas y Transparencia, de la Contraloría General, Transparencia y Modernización Administrativa. Los registros, por ser un documento que contiene la información de los servicios prestados que realizan los procedimientos de soporte, éstos se distribuyen en su formato original; para poder ser utilizados por el personal que realiza las actividades cotidianas Distribución, acceso y recuperación. Cuando se crea o actualiza un documento por los titulares responsables de los procedimientos de soporte; y se da de Alta en el Sistema, la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, distribuye la información en forma digital, a través del 8/13

9 Sistema digital de Calidad, correo electrónico o proporcionando la información mediante una USB, al Enlace de Calidad de la dependencia que controla el procedimiento de soporte al que pertenece el documento, teniendo en este último como evidencia la Lista de Propietario DCMR-05. Los formatos digitales del Sistema de Gestión de la Calidad, emitidos por la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, deben ser utilizados por todas las áreas que integran el Sistema, con la finalidad de que sean uniformes. La forma de acceder a esta información es a través de los titulares y enlaces de calidad, generadores de la documentación de los macroprocesos o procedimientos de soporte. La información del Sistema de Gestión de la Calidad que mantiene en poder el Departamento de Control Documental, es documentación controlada, por lo que, para entregar copia de dicha información, debe ser únicamente, previa autorización del Director de Calidad y Modernización Administrativa, y esta información debe solicitarse por medio de un oficio firmado por el Titular del área solicitante especificando las razones para su uso, registrando su entrega en el formato Control de la Información digital entregada DCMR-03. El Departamento de Control Documental de la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, conserva un respaldo digital para recuperar la información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad, en el archivo Dropbox por medio de carpetas con el código de cada procedimiento de soporte; así como, de acuerdo a las necesidades de uso y mantenimiento de la información. Los titulares de los procedimientos de soporte, determinan la forma de recuperar, mantener y respaldar la información, de acuerdo a su uso; registrando esta información el responsable del Departamento de Control Documental en la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04, una vez aprobada la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02. La información documentada de origen externo, que el H. Ayuntamiento Constitucional de Acapulco, determina como necesaria para el Sistema de Gestión de la Calidad, se identifica por medio de la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04. El Sistema de Gestión de la Calidad del H. Ayuntamiento de Acapulco, mantiene el control de cambios de la información documentada en la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR-04. 9/13

10 3.5 Contenido del Documento. El Enlace de Calidad es el responsable de elaborar la información documentada para los macroprocesos y procedimientos de soporte requerida para el Sistema, proporcionada por los titulares, registrando su nombre en el recuadro "Elaboró" de la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02. Una vez que esta información fue elaborada, los titulares de los macroprocesos y procedimientos de soporte, son los responsables de verificar que el contenido y forma de los documentos, sean acordes con las actividades requeridas para el otorgamiento de los servicios determinados en los macroprocesos, concediendo su Visto Bueno registrando su nombre en la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02. Las observaciones serán incluidas en la Matriz Acumulada de No Conformidades, Corrección y Acción Correctiva CSNR-01, para su seguimiento y corrección. 3.6 Entrega de la información documentada a la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa. El Departamento de Control Documental, es el encargado de controlar de manera digital, la totalidad de la información documentada generada por los macroprocesos y procedimientos de soporte que integran estos macroprocesos del Sistema de Gestión de la Calidad. Una vez que la documentación fue generada y/o modificada, los titulares responsables de los macroprocesos y procedimientos de soporte, deberán entregar esta información, en un tiempo no mayor a 5 días hábiles a través de su Enlace de Calidad, al Departamento de Control Documental de la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, para su Alta en el Sistema, enviando la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02 y los archivos digitales correspondientes, a través del Sistema digital de Calidad. 3.6 Revisión de los criterios. Los Enlaces de Calidad responsables de los macroprocesos y/o procedimientos de soporte envían la información al responsable del Departamento de Control 10/13

11 Documental, quien revisa que la información, cumpla con los criterios establecidos en el presente procedimiento y sea acorde a los requisitos de la Norma ISO 9001:2015. Si el documento cumple con los criterios establecidos, el responsable del Departamento de Control Documental, registra su nombre en la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02. Cuando el documento No cumpla con los criterios establecidos, el responsable del Departamento de Control Documental hace del conocimiento del motivo del rechazo de la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos DCMR-02, haciendo las anotaciones en el campo observaciones. 3.7 Periodo de adecuación y prueba. Con la finalidad de no interrumpir la operatividad de las Secretarías, Subsecretarías, Coordinaciones Generales, Direcciones Generales y/o cualquier otra unidad administrativa involucrada en el alcance del SGC, y a su vez lograr una adecuada revisión y aprobación de la información documentada y asegurar que sea idónea para su uso; de considerarse necesario, se podrán poner en práctica las actividades descritas en el documento para observar durante un periodo de prueba su adecuación para el fin que fue creado y posteriormente proceder a la alta en el SGC. 3.8 Aprobación y Alta en el Sistema. Una vez que el responsable del Departamento de Control Documental, revisó la información y si ésta cumple con los criterios establecidos, la Dirección de Calidad y Modernización Administrativa, autoriza el Alta en el Sistema, registrando el nombre de la persona que aprueba en la Solicitud de Alta, Modificación o Baja de documentos DCMR-02. Posteriormente, el responsable del Departamento de Control Documental, procede a enviar la aprobación y actualizar los cambios en el Sistema digital de Calidad, para que quede registrado en la Lista Maestra de Documentos del SGC DCMR /13

12 3.9 Control de los registros que se derivan de la operación de los macroprocesos. Los registros derivados de la operación de los servicios citados en los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, tales como: tercer párrafo; 8.1 e); incisos a) y b); tercer párrafo; tercer párrafo; segundo párrafo; y, 8.6, se identifican y se describen a través de los procedimientos operativos correspondientes a las actividades dentro del alcance de los macroprocesos. NOTA: Los documentos establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, NO deberán tener impreso el Logo ISO. 4. Referencias. Procedimiento de Soporte: Atención de Solicitudes de Acceso a la Información. S/C Manual del Sistema de Gestión de la Calidad. DCMR-01 Formato para Elaborar Documentos DCMR-02 Solicitud de Alta, Modificación o Baja de Documentos. DCMR-03 Control de la Información Digital Entregada. DCMR-04 Lista Maestra de Documentos del SGC. DCMR-05 Lista de Propietario. POPR-05 Mapeo de Procedimiento de Soporte CSNR-01 Matriz Acumulada de No Conformidades, Corrección y Acción Correctiva. 5. Control de Cambios. Revisión Fecha /13

13 6. Flujograma. INICIO a Elaboración y/o actualización de los documentos para el control de la información documentada Recepción de la información documentada de los macroprocesos y procedimientos de soporte y para dar de Alta en el Sistema Recepción de los procedimientos y formatos generados para el Sistema Revisión Cumple con requisitos No Revisión Cumple con requisitos No Sí El titular de la Dirección de Calidad aprueba el Alta en el Sistema Sí El titular autoriza el Alta en el Sistema Distribución de la información documentada por Lista de Propietario Se elabora solicitud de alta, modificación o baja de documentos FIN Integración de los procedimientos generales y formatos del Sistema Distribución de los procedimientos y formatos del Sistema a las áreas con procedimientos de soporte que integran los macroprocesos a 13/13