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1 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 1 de INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la gestión del (incluye el predictivo) y correctivo de los s de los s de la Universidad de Colombia. ALCANCE: Aplica para el y/o correctivo de todos los s de los s, desde el momento de su adquisición hasta que el es dado de baja. DEFINICIONES: 1. Mantenimiento: combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión realizadas durante el ciclo de vida de un elemento, destinadas a conservarlo o devolverlo a un estado en el cual pueda desarrollar la función requerida". (Norma UNEEN 13306:2011) 2. Mantenimiento correctivo: que se realiza después del reconocimiento de una avería y que está destinado a poner a un elemento en un estado en que pueda realizar una función requerida. [Norma UNEEN13306] 3. Mantenimiento : es el que se realiza a intervalos predeterminados o de acuerdo con criterios establecidos, y que está destinado a reducir la probabilidad de fallo o la degradación del funcionamiento de un elemento. [Norma UNEEN13306: Mantenimiento. Terminología del ]. 4. Equipo: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan para realizar operaciones tecnológicas o mediciones. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Norma NTC/GP 1000:2009/ Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. 2. Norma NTC ISO/IEC 17025:2005/Cor 1:2006 Requisitos generales para la competencia de los s de ensayo y calibración. 3. Norma NTC ISO 9001:2008 / Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 4. Norma NTC ISO 15189:2014 s clínicos. Requisitos Generales para la Calidad y la Competencia. 5. Resolución del 8 de mayo del Por la cual se definen las funciones de la Entidad Acreditadora y se adoptan otras disposiciones. Manual de Estándares de Acreditación para los s Clínicos. 6. Manuales de operación de s. Instrucciones de del fabricante. 7. Instructivo para el uso de aplicativo para la gestión del de s y gestión metrológica en el sistema HERMES. 8. Políticas del Sistema de s de la Universidad de Colombia. 9. Políticas vigentes de Gestión Ambiental de la Universidad. de Colombia. 10. Políticas vigentes de Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad. de Colombia.

2 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 2 de Resolución RG 015 de 2012 de Rectoría. Por la cual se reglamenta la adquisición, instalación y sostenibilidad de s de investigación en la Universidad de Colombia. 12. Manual de Convenios y Contratos de la Universidad de Colombia. 13. Macroproceso Gestión Administrativa y Financiera. Documentos relacionados con la gestión de los proveedores y la gestión de s. CONDICIONES GENERALES: 1. Es responsabilidad de cada coordinador de establecer anualmente los planes de de los s a su cargo y gestionar los recursos requeridos. 2. Es responsabilidad de cada coordinador de hacer cumplir el Reglamento de los s, las disposiciones relacionadas con la seguridad y salud en el trabajo; y con la gestión ambiental durante todas las actividades relacionadas con la gestión del, incluyendo los s realizados en sitio. 3. El personal interno a cargo del debe tener un entrenamiento formal para realizar dichas actividades. 4. El personal que utiliza los s debe haber sido entrenado en la operación segura de las mismos, reconocer su mal funcionamiento y conocer cómo gestionar un. 5. Todos los s utilizados en los ensayos clínicos deben ser descontaminados antes de su. Los s de los s clínicos que son reparados, cuentan con un proceso de descontaminación previo a su uso, si la situación lo amerita. En el caso de los s de los otros tipos de s, esta descontaminación se hará a criterio del encargado del. 6. Es responsabilidad de cada coordinador de para los ensayos que están acreditados garantizar que las instrucciones actualizadas sobre el uso y de los s esté disponible para ser utilizada por el personal de s. 7. Es responsabilidad de los líderes del sistema de los diferentes niveles, gestionar la consecución de los recursos necesarios para garantizar la ejecución de los programas de y de las reparaciones requeridas cuando se presentan fallas o daños en los s. 8. Es competencia del responsable del velar por el uso adecuado y buen funcionamiento de éste y reportar las fallas o daños en los s al coordinador del en el momento en el que se presentan. Los s del se deben mantener en condiciones de trabajo seguras y en adecuado estado de funcionamiento. 9. Anualmente la Dirección de Investigación y s, solicita un informe a las Direcciones de s de Sede y coordinaciones de s de Sede de presencia nacional, sobre el seguimiento al cumplimiento de los planes de formulados, su eficacia y eficiencia por cada uno de los s y las acciones implementadas de acuerdo al procedimiento establecido. 10. Es responsabilidad del coordinador del, hacer el levantamiento de las hojas de vida de los s y su correspondiente registro y seguimiento en el.

3 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 3 de INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Elaborar programa de Definir quién realiza el El coordinador de o encargado, junto con su de trabajo, define fechas y frecuencias para el de los s del, de acuerdo con las recomendaciones establecidas en los manuales de operación expedidos por los fabricantes y a la frecuencia de uso entre otras, registrando esta información junto con el costo aproximado en el módulo de del aplicativo HERMES o en archivo físico del. En caso que el deba realizarse por proveedores externos se hace una estimación del presupuesto requerido con base en cotizaciones solicitadas a estos proveedores. El coordinador del o encargado revisa si en la Sede se presta el servicio de requerido por el, para lo cual se realiza el correspondiente trámite administrativo para acceder al mismo; e informa a quien tenga la autoridad para la disposición de este recurso. En caso de que la Universidad no preste este DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIÓN s de Sede o coordinación de s en las Sedes de RESPONSABLE CARGO O PUESTO DE TRABAJO Coordinador de o encargado Coordinador de o encargado DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Programa de Acta Documento Oficio SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS (módulo de )

4 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 4 de Definir proveedor externo del Aprobar programa de servicio se continúa con la actividad 3. El coordinador del revisa la base de datos de proveedores autorizados (oficinas financieras de cada sede) para el servicio de requerido por el. Si existe proveedor aprobado solicita una cotización del servicio, si no realiza la gestión para la consecución del proveedor de acuerdo al procedimiento establecido, cuando esté aprobado le solicita la cotización. La Facultad, el Dirección de Instituto, s de Sede o de, revisa el programa propuesto por cada y procede a autorizar su ejecución con base en los recursos disponibles y en la prioridad de cada. El encargado del ingresa la información del plan de aprobado en el Sistema de. Coordinador de o encargado, el Instituto, s de Sede o de El Instituto, la Facultad, s de Sede o de Jefe de Instituto. Decano o s de Sede Oficio cotización Acta Oficio Programa de aprobado de s (Mantenimiento). 5. Elaborar ODS Si el debe ser realizado por un proveedor externo, se realiza el proceso de contratación para la emisión de la orden de servicios, de acuerdo al manual de convenios y contratos, adoptado por la Universidad y se define el interventor. Unidad Administrativa del departamento o quien haga sus veces Asistente Administrativo ODS QUIPU

5 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 5 de Ejecutar Verificar el Entregar informe de realizado Se realiza el del con base en los instructivos establecidos y a la programación definida en el plan de. Se verifica la ejecución del de acuerdo a lo planificado y se valida el funcionamiento correcto del. En el caso del de los s de los ensayos acreditados, se debe verificar su estado de calibración antes de ser puesto en servicio. En caso de que el no cumpla con lo especificado se procede a identificar el como fuera de servicio, el coordinador de o encargado con su de trabajo revisa el caso y toma las acciones requeridas. El responsable de realizar el entrega el informe de las actividades efectuadas al coordinador del o encargado. Empresa proveedora, unidad encargada en la Universidad o Empresa proveedora, unidad encargada en la Universidad o Empresa proveedora, unidad encargada en la Universidad o Proveedor Externo o del Proveedor del e interventor (cuando aplique) Proveedor del Registro de verificación y validación Informe de Mantenimiento Preventivo de s (Mantenimiento) de s (Mantenimiento)

6 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 6 de Registrar en hoja de vida del el realizado El responsable del procede a realizar el registro del efectuado en la hoja de vida del en módulo administración de s. del Equipo de s (Mantenimiento) 3. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO ID ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN 1. 2 Reportar uso inadecuado del Verificar funcionamiento correcto del El encargado del reporta cualquier uso o manipulación inadecuada del que pueda poner en duda su correcto funcionamiento. El encargado del revisa que funcione correctamente, de lo contrario continuar con la actividad 4. DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIÓN RESPONSABLE CARGO O PUESTO DE TRABAJO DOCUMENTOS Y/O REGISTROS Reporte de falla Reporte de falla SISTEMAS DE INFORMACIÓN O APLICATIVOS de s de s (Mantenimiento)

7 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 7 de 13 3 Detectar falla Reportar Falla o Avería Analizar Falla o Avería El usuario del detecta una falla o mal funcionamiento del y le informa al encargado del. El encargado del reporta la falla o avería encontrada al coordinador de o encargado. El coordinador de o encargado acuerda con el personal técnico la revisión de la falla para determinar si el es susceptible de ser reparado. Si se puede reparar pasar a la actividad 8, si no es así continuar con la actividad 6. Coordinador de o encargado Reporte de falla Reporte de falla Reporte de falla módulo de s (Mantenimiento) módulo de s (Mantenimiento) módulo de s (Mantenimiento)

8 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 8 de Dar de baja el Gestionar Recursos para Reposición Definir quién realizará el correctivo El coordinador de o encargado sigue los pasos para dar de baja el, establecidos en el documento UIN Instructivo: Gestionar solicitud de recomendación para dar de baja de bienes muebles y de consumo, en este proceso se deben tener en cuenta los impactos ambientales relacionados. Adicionalmente registra la baja del en el módulo de del HERMES En caso de ser necesaria la reposición del, el coordinador del solicita las cotizaciones y radica la propuesta de compra en el Instituto o s de Sede, con el fin de gestionar los recursos necesarios para la reposición de acuerdo al procedimiento establecido para este fin. El coordinador del o encargado verificará si en la Universidad se presta el servicio de requerido por el, para lo cual solicitará a la unidad administrativa que corresponda el trámite para acceder al mismo. En caso de que la Universidad no preste este servicio se adelantará el paso 9., Facultad, Instituto, s de Sede o de Coordinador de o encargado Coordinador de o encargado y Jefe de Instituto o s de Sede Jefe de Instituto, s de Sede o de Propuesta de reposición de Oficio módulo de s (Mantenimiento)

9 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 9 de 13 9 Definir proveedor externo del correctivo 10 Elaborar ODS El coordinador del revisa la base de datos de proveedores autorizados para el servicio de requerido por el. Si existe proveedor aprobado solicita una cotización del servicio, si no realiza la gestión para la consecución del proveedor de acuerdo al procedimiento establecido, cuando esté aprobado le solicita la cotización. Si el debe ser realizado por un proveedor externo, se realiza el proceso de contratación para la emisión de la orden de servicios, de acuerdo al manual de convenios y contratos, adoptado por la Universidad. El Facultad, Instituto, s de Sede o de presencia nacional Unidad Administrativa del Facultad, Instituto o s de Sede o de Jefe de Instituto, s de Sede o de Asistente Administrativo Oficio ODS QUIPU El proveedor o el personal asignado proceden a efectuar la labor de con base en lo establecido en la documentación del Proveedor Ejecutar Empresa. Externo o 11. proveedora o En estas actividades se deben cumplir de s Correctivo las disposiciones vigentes de Gestión del (Mantenimiento) Ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional de la Universidad. de Colombia. 12. Verificar el Se verifica la ejecución del Empresa Proveedor Registro de

10 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 10 de 13 Correctivo y se valida el funcionamiento correcto del y el cumplimiento de las actividades de definidas. En el caso del de los s de los ensayos acreditados, se debe verificar su estado de calibración antes de ser puesto en servicio. proveedora, unidad encargada en la Universidad o del e interventor (cuando aplique) verificación y validación de s (Mantenimiento) Entregar informe de Correctivo realizado Registrar en hoja de vida del el Correctivo realizado En caso de que el no cumpla con lo especificado se procede a identificar el como fuera de servicio, el coordinador de o encargado con su de trabajo revisa el caso y toma las acciones requeridas. El responsable de realizar el correctivo entregará el informe de las actividades efectuadas al coordinador del. El responsable del procede a realizar el registro del efectuado en la hoja de vida del. Empresa proveedora o Proveedor Externo o del del Informe de Mantenimiento correctivo Equipo de s (Mantenimiento) módulo de s

11 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 11 de 13 (Mantenimiento)

12 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 12 de FLUJOGRAMA Inicio Define tipo de Reporta falla Mantenimiento correctivo Correctivo o Preventivo Mantenimiento Preventivo Realiza Programación 2 Analiza la falla Se va a reparar No Concepto técnico 1 Solicitud de servicio Interno Externo o Interno 3 Externo Existe proveedor aprobado? Si Gestiona cotización No Gestión de proveedores 1 Interno Si Externo o Interno Se da de baja Confirmación servicio Evaluación la oferta Gestión de proveedores No Externo Existe proveedor aprobado? No Reposición? 4 Si Factible? No ODS Gestionar cotización No Fin Si 2 Correctivo o Correctivo Preventivo 3 Preventivo? Se aprueba cotización? Gestión Reposición 4 Si ODS Realización del Mantenimiento Emisión del informe Registro en hoja de vida Inicio

13 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE LABORATORIO Página 13 de 13 ELABORÓ CARGO Personal Vinculado a las Áreas De s Directores, Asesores y Profesionales REVISÓ Dirección de Investigación y s, Sedes o quien haga sus veces. Equipo del sistema de Gestión de Calidad UN APROBÓ Dirección de Investigación y s CARGO Directores, Asesores y Profesionales CARGO Directora FECHA 22 de agosto de 2016 FECHA 22 de agosto de 2016 FECHA 22 de agosto de 2016