PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR CRÉDITOS A ESTUDIANTES COD. AF-P-05. María Eugenia Rodríguez Técnico Administrativo APROBADO:

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1 COD. AF-P Documento inicial María Eugenia Rodríguez Técnico Administrativo Comité del SIGUG Carlos A. Robles J. Rector REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA APROBADO: AF-P-05 Página 1 de 6

2 CONTENIDO Pág. 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES PROCEDIMIENTO GENERALIDADES POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DETALLADA AUTORIDAD FORMATOS... 6 AF-P-05 Página 2 de 6

3 1. OBJETO Establecer y estandarizar los lineamientos y requisitos para otorgar créditos a estudiantes de acuerdo a las modalidades establecidas en la Universidad de La Guajira. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para otorgar créditos a estudiantes y otras partes interesadas. Inicia con la solicitud de información referente a los créditos por parte de estudiantes y termina con el envío de relación y copia de los soportes de los créditos a la oficina de contabilidad. 3. REFERENCIAS Resolución 0359:2010, Por medio de la cual se crea el sistema integrado de gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y, se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0770:2011, Por medio de la cual se modifica la Resolución 0359:2010, que crea el sistema integrado de gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira SIGUG y, se regula su funcionamiento y operatividad. Ley 30:1992, por la cual se organiza el sistema de educación superior en Colombia, Ley 594:2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones, Ley 87:1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado, Ley 872:2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad, Resolución 0898 de Créditos de matrículas en la Universidad de La Guajira, NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Requisitos, MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno. Manual de la calidad del Sistema Integrado de Gestión SIGUG. Estatuto General de la Universidad de La Guajira. 4. DEFINICIONES Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. AF-P-05 Página 3 de 6

4 SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad de La Guajira. UG. Sigla de Universidad de La Guajira. Presupuesto. Plan financiero que sirve como estimación y control sobre las operaciones futuras. Crédito. Cantidad de dinero, o cosa equivalente, que alguien debe a una persona o entidad, y que el acreedor tiene derecho de exigir y cobrar. En este caso corresponde al valor de la matrícula, el cual se constituye en un apoyo para el estudiante.. Conjunto de obligaciones por cobrar a favor de la institución. Comprobante de cuentas por cobrar. Documento contable donde se recopila la información tanto interna como externa de las transacciones realizadas por los estudiantes. Comprobante de ingresos. Documento contable donde se refleja las partidas relacionadas con los pagos de los estudiantes por servicios prestados por la universidad. Cuadre de cartera estudiantil. Revisar y analizar todas las transacciones realizadas en el mes, tanto en el sistema de cartera como en el contable, para unificar saldos. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. GENERALIDADES La Vicerrectoría Administrativa y Financiera es responsable por la divulgación e implementación de este documento al personal que corresponda en la Universidad de La Guajira, para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los lineamientos especificados en éste POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los créditos se otorgarán de conformidad con las modalidades establecidas en la resolución 0898 de AF-P-05 Página 4 de 6

5 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA TAREA DESCRIPCION RESPONSABLE PERIODO/TIEMPO 1. Solicitud y entrega de información 2. Recepción, verificación de solicitud y soportes 3. Revisión y viabilidad Se recibe la solicitud de información referente a los créditos, por parte de estudiantes y otras partes interesadas. La encargada de crédito y cartera da información detalla e inmediata de las diferentes modalidades de crédito y de los requisitos exigidos para acceder al crédito. Se reciben los documentos entregados por la parte interesada y se verifica el cumplimiento de los requisitos. Estos documentos son el formato de solicitud de crédito diligenciado y los soportes respectivos para aprobación del crédito. En caso de no ser aprobada la solicitud, la documentación es devuelve al interesado. Crédito y cartera da el visto bueno o viabilidad del crédito y lo pasa para la firma del Vicerrector (a) Administrativo y Financiero DOCUMENTO SOPORTE Solicitud de crédito diligenciada Soportes Documento o solicitud viabilizada PUNTO DE CONTROL 4. Legalización y entrega del soporte de crédito 5. Retroalimentación a crédito y cartera 6. Validación de matrícula académica 7. Registro en base de datos 8. Envío de soportes Una vez aprobado el crédito se remite a tesorería para su legalización y se entrega el soporte de crédito aprobado y legalizado al estudiante. Se relacionan los estudiantes con créditos legalizados y se envía esta información a crédito y cartera. Se relaciona el estudiante que accede al crédito y se envía a admisiones y registros para validar matrícula académica. Registra estudiantes en base de datos de cartera y en Academusoft, en cuentas por cobrar. Envía relación y copia de los soportes de los créditos a la oficina de contabilidad. Tesorera Cajera Cajera Tesorera Documento legalizado Relación de estudiantes Base de datos Academusoft Soportes AF-P-05 Página 5 de 6

6 PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR CRÉDITOS A ESTUDIANTES 6. AUTORIDAD El Vicerrector Administrativo y Financiero tiene la potestad de verificar el cumplimiento de este procedimiento. El Vicerrector Administrativo y Financiero y el personal del proceso son responsables directos de la aplicación de este procedimiento. 7. FORMATOS Solicitud de crédito AF-P-05 Página 6 de 6

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