Firma de Paz y Salvos Gestión de Pagaduría y Tesorería

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. Objetivo y Alcance Definir las actividades y criterios necesarios para la Firma de Paz y Salvos modalidad presencial en la Oficina de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de Pamplona. Comprende desde la Recepción del FBA-19 Paz y Salvo expedido por Biblioteca hasta la Firma del Formato de Paz y Salvo. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento es el(la) Director(a) de la Oficina de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Paz y Salvo Es documento que soporta la situación contractual o financiera de no deuda por ningún concepto con la entidad que se genera un compromiso educativo o laboral. 3.2 Deuda Cantidad de dinero o bienes que una persona, empresa o país debe a otra y que constituyen obligaciones que se deben saldar en un plazo determinado. Por su origen la deuda puede clasificarse en interna y externa; en tanto que por su destino puede ser pública o privada. Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Recepción del FBA-19 Paz y Salvo expedido por Biblioteca Responsable: Técnico de Tesorería- Los estudiantes se presentan en la oficina de Pagaduría y Tesorería con el FBA-19 Paz y Salvo. Elaboró Aprobó Validó Firma Amparo Serveleón Rivera Firma Alexandra Vargas Staper Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 05 de Abril de 2011 Fecha 07 de Abril de 2011 Fecha 29 de abril de 2011

2 Página 2 de Verificación de Deuda Financiera del Responsable: Técnico de Tesorería- Estudiante Se verifica que el estudiante este a Paz y Salvo financieramente en el sistema Academusoft y en un archivo de Excel donde reposan deudas de años anteriores al mismo. Se ingresa al aplicativo Academusoft como se muestra a continuación. Se digita el usuario la contraseña y se le da ingresar Clic en el icono académico administrador

3 Página 3 de 7 Se da clic en el icono registro académico Clic en liquidaciones. Clic en liquidación individual. Clic en datos personales

4 Página 4 de 7 Clic buscar por datos personales. Se digita el código, cedula o nombre del estudiante, se selecciona el estudiante y el programa al que esta adscrito y damos clic en continuar.

5 Página 5 de 7 En esta imagen aparecen iconos donde podemos verificar si el estudiante esta Paz y Salvo o si tiene deuda Consultar Liquidación Seleccionamos la matricula del estudiante y le damos continuar

6 Página 6 de 7 Verificamos que en la casilla deudas, que el estudiante se encuentre a Paz y Salvo. Si el estudiante presenta una deuda en el sistema o en los archivos de deuda de Excel se procede según la actividad 4.3 Deuda del Estudiante del presente documento, en caso de no encontrarse deuda en ningún archivo se procede según la actividad 4.4 Firma del Formato de Paz y Salvo.

7 Página 7 de 7 Responsable: Técnico de Tesorería- 4.3 Deuda del Estudiante Si el estudiante presenta deuda en el sistema o en los archivos de Excel se procede a informar al estudiante para que se dirija a una entidad bancaria y cancele el valor de la deuda, la cual debe traer luego a la oficina de pagaduría la origina con una fotocopia para el recibido. Luego se procede a cargar el pago efectuado en el sistema Academusoft o en el Archivo de Excel según lo descrito en la Actividad 4.2 del presente documento y continua la actividad 4.4 Firma del Formato de Paz y Salvo. Responsable: Técnico de Tesorería- 4.4 Firma del Formato de Paz y Salvo Al no encontrarse deudas relacionadas en los archivos de Excel y en el sistema Academusoft, se procede a firmar y sellar el FBA-19 Paz y Salvo, se le devuelve al estudiante para los fines pertinentes. 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. - NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos. - NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. - MECI Modelo Estándar de Control Interno. 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación 7. Administración de Formatos Código. Nombre Responsable Almacenamiento Acceso FBA-19 Paz y Salvo Líder del Proceso Gestión de Recursos Bibliográficos Oficina de Recursos Bibliográficos Personal Autorizado de la Oficina de Recursos Bibliográficos Tiempo de Retención Según las TRD Disposición Final Archivo Central Universidad de Pamplona 8. Anexos No Aplica.