Solicitudes. El responsable de la revisión y finalización del presente procedimiento es la Secretaria General de la Universidad de Pamplona.

Transcripción

1 Página 1 de 7 1. Objetivo y Alcance Describir el proceso para atender las solicitudes de: autenticación de contenidos programáticos, autenticaciones documentos institucionales, autenticación diploma y/o acta de grado individual y fondos negros, constancia de egresado y registro de diploma, constancias de permanencia, copia original de acta individual corrección de diploma y/o acta de grado individual, duplicado de diploma, anulación diplomas, lista chequeo ascenso escalafón, verificación de títulos, presentadas en la Secretaría General de la Universidad de Pamplona. El presente procedimiento inicia con la autenticación de contenidos programáticos hasta el envío de listado de egresados a consejos profesionales 2. Responsable El responsable de la revisión y finalización del presente procedimiento es la Secretaria General de la Universidad de Pamplona. 3. Definiciones 3.1 Contenido Programático: Es un documento Académico que contiene la descripción (objetivos, contenidos, intensidad horaria y creditaje, bibliografía; entre otros) de cada uno de los cursos del respectivo plan de estudios Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido N DE ACTIVIDAD 1 ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS AUTENTICACIÓN DE CONTENIDOS PROGRAMÁTICOS 1.1 debe disponer del extendido de notas que debe descargar de su campus TI. Realiza las consignaciones respectivas según lo establecido en la Resolución 614 de Mayo de 2005, a nombre de la Universidad de Pamplona por el valor (según salario mínimo legal vigente) establecido de acuerdo a los semestres así: - Consignar a Rentas Departamentales el Debe dirigirse a la Oficina de Colecturía de Rentas Departamentales (Carrera 6 N 4-82 Pamplona) Interesado - Hospital Erasmo Meoz, esta consignación debe ser cambiada por estampillas en la Alcaldía Municipal y pegarse al respaldo de la copia de la constancia expedida por el Director de Elaboró Aprobó Validó Firma Yajaira Torres Cañas Firma Yanet Carime Rodriguez Rodrigez Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 20 de Enero 2017 Fecha 20 de Enero 2017 Fecha 30 de Enero de 2017

2 Página 2 de 7 Departamento al cual pertenece el Programa Académico ESTAMPILLAS Consignar a Rentas Departamentales Banco Bogotá Cuenta Corriente Consignar a Hospital Erasmo Meoz Bancolombia Cuenta Corriente Las personas que viven en el Departamento Norte de Santander, pueden dirigirse a la Oficina de Rentas Departamentales ESTUDIANTES ACTIVOS SE EXCEPTUAN DEL PAGO ESTAMPILLA HOSPITAL ERASMO MEOZ El valor anual de las estampillas son los establecidos en la Secretaría de Hacienda de la Gobernación de Norte de Santander y Hospital Erasmo Meoz. Presenta al Director de Departamento el registro extendido de notas y solicita mediante comunicación la expedición de los contenidos correspondientes a los semestres y asignaturas cursadas. 1.2 En el caso de los Programas ofertados bajo la metodología a distancia la solicitud escrita se presenta ante la Dirección del CREAD quien remite los documentos inmediatamente a la sede principal. El Director de Departamento hace entrega de los contenidos programáticos diligenciando el FGA-23 Contenidos Programáticos aprobado para este trámite. Tiempo estimado en el Departamento Interesado Director de Departamento o Programa Director de CREAD FGA-23 Contenidos Programáticos En el FGA-23 Contenidos Programáticos es necesario incluir toda la información requerida: (objetivos, créditos temas, intensidad horaria etc.). Los contenidos programáticos deben ser impresos por ambos lados de la hoja y foliar cada una de las páginas impresas. La Dirección de Departamento o Programa expide una carta remisora a la Secretaría de la Universidad de Pamplona, diligenciando el FGT-14 Carta, en la cual se especifica: a. Nombre y Cedula de Ciudadanía de la persona Interesada b. Programa académico c. Semestres Cursados d. Folios Anexos Se propone un modelo de comunicación Los contenidos deben ser compilados como se describe a continuación: 10 minutos Director de programa o Departamento FGT-14 Carta FGT-14 Carta Registro de Notas

3 Página 3 de 7 1. Carta remisoria expedida por el Director del Departamento en los términos anteriormente descritos. 2. Seguidamente copia de las notas expedidas por Registro y Control Académico. FGA-23 Contenidos Programáticos Los contenidos programáticos se entregan a la para su autenticación empastados así: Al momento de realizar la entrega de los contenidos para la autenticación en Secretaria General se debe anexar: a. Consignación realizada a una de las cuentas de la Universidad. b. Recibo o consignación a nombre de Rentas Departamentales. c. Estampilla Pro Hospitalaria Hospital Erasmo Meoz. 1.5 d. Carta remisoria expedida por el Director del Departamento. Una vez son entregados los contenidos programáticos a, el trámite de autenticación se realiza en un término de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha de recepción de los documentos en la dependencia. El funcionario(a) de la dependencia saca copia de la carta de solicitud y anexa los recibos de consignación y el pago de estampillas; Al hacer entrega de los documentos autenticados, el solicitante firma el recibido a conformidad en la misma solicitud. Este documento se archiva en la dependencia AUTENTICACION DOCUMENTOS INSTITUCIONALES Si el interesado es externo a la institución, presenta la solicitud junto con el recibo de consignación original, por el valor establecido en la Resolución 614 del 19 de Mayo de 2005 por el cual se establecen las tarifas de algunos solicitudes

4 Página 4 de 7 servicios que ofrece la Universidad. El auxiliar tramita la autenticación del documento con la y se entrega en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha del recibido. En el caso que el solicitante sea una dependencia de la Institución, el trámite no genera ningún costo. Hace entrega de la documentación firmada y realiza la autenticación de la firma en la Notaria si es necesario 3. AUTENTICACIÓN DIPLOMA Y/O ACTA DE GRADO INDIVIDUAL Y FONDOS NEGROS presenta su solicitud de autenticación de diploma, acta o fondo negro junto con el recibo de consignación por el valor correspondiente establecido en la Resolución 614 del 19 de Mayo de 2005 por el cual se establecen las tarifas de algunos servicios que ofrece la Universidad. 3.1 El auxiliar verifica en los libros de registro la información y procede a presentar a la los documentos junto con la consignación para su firma. Solicitudes Hace entrega de la documentación firmada por medio del formato Solicitudes realiza la autenticación de la firma en la Notaria respectiva. 4 CONSTANCIA DE EGRESADO 4.1 presenta la solicitud por escrito junto con el recibo de consignación por el valor correspondiente establecido en la Resolución 614 del 19 de Mayo de 2005 por el cual se establecen las tarifas de algunos servicios que ofrece la Universidad y sus datos correspondientes. El auxiliar verifica en los libros de registro la información y procede a presentar a la el documento para su firma con la respectiva consignación. Solicitudes Hace entrega de la documentación firmada por medio del formato Solicitudes 5 COPIA ORIGINAL DE ACTA INDIVIDUAL 5.1 presenta solicitud por escrito junto con el recibo de consignación original por el valor establecido en la Resolución 614 del 19 de Mayo de 2005 por el cual se establecen las tarifas de algunos servicios que ofrece la Universidad y se diligencia el formato Solicitudes. El auxiliar administrativo verifica en los libros de registro la información y procede a elaborar la copia original de acta individual y la presenta a la para su aprobación. Solicitudes Hace entrega de la documentación firmada por medio del formato Solicitudes

5 Página 5 de 7 6 DUPLICADO DE DIPLOMA debe solicitar el duplicado al Consejo Académico mediante comunicación escrita, explicando el motivo del duplicado, por deterioro, pérdida o cambio de nombre, con la respectiva consignación por el valor establecido en la Resolución 614 del 19 de Mayo de 2005 por el cual se establecen las tarifas de algunos servicios que ofrece la Universidad y relacionando los siguientes datos: Nombre completo Documento de identidad Programa en el que se graduó grado Para el caso de deterioro debe presentar el Diploma en el estado en que se encuentre, si es por pérdida presenta el denuncio ante la Inspección de Policía. Cuando es por cambio de nombre debe adjuntar el nuevo registro civil, escritura pública, fotocopia del documento de identidad y Diploma y Acta Original. Esta solicitud debe presentarse de la siguiente manera en la Secretaría General: 6.1 La comunicación escrita. Original del recibo de consignación por el valor de la solicitud. Duplicado o denuncia si es por pérdida. El Consejo Académico en su sesión aprueba la expedición del duplicado mediante Acuerdo. 1 mes FDE.SG-07 Acta General de Grados Una vez aprobado por el Consejo Académico, el auxiliar administrativo verifica la información en el FDE.SG-07 Acta General de Grados y en el Libro de Registros de Diplomas. Posteriormente se asigna el número de registro y se procede a hacer el duplicado de Diploma, el cual lleva la palabra DUPLICADO al lado izquierdo del diploma con la fecha en que fue aprobado por el Consejo Académico. De igualmente se anula el registro de diploma anterior. Se hace entrega al solicitante cuando se presente en la Secretaría General, quien da su recibido a satisfacción en la misma solicitud que allegó a la Secretaría General. Si la solicitud es de los CREAD, se envía por Correo certificado, dejando el soporte del envío según las directrices de la Oficina de Gestión Documental. 7 VERIFICACION DE TITULOS 7.1 Para las entidades interesadas en vincular personal egresado de la Institución solicita verificación del título otorgado, mediante correo electrónico verificaciones.titulos@unipamplona.edu.co Secretaría General FDE.SG-07 Acta General de Grados FGT-14 Carta

6 Página 6 de 7 ó por escrito aportando Nombres completos, documento de identificación, titulo otorgado, fecha exacta de graduación, número de acta, libro, folio. Esta misma debe presentarse en papel oficial ó membretado con la respectiva consignación original por el valor de constancias establecido en la Resolución No. 614 del 19 de Mayo de Formato Externo Libro de Registros Para las anteriores solicitudes el auxiliar administrativo se remite al Libro de Registros o al FDE.SG-07 Acta General de Grados, verifica la información solicitada y emite la respuesta previa verificación de la mediante FGT-14 Carta a través del correo electrónico o medio físico según sea el caso, con el numero consecutivo. Por protección a los datos personales, esta información sólo se otorga a instituciones o empresas y de ninguna manera se otorgará información por vía telefónica. ENVIO DE LISTADO DE EGRESADOS A CONSEJOS PROFESIONALES La Universidad de Pamplona una vez otorgado el título profesional a los estudiantes egresados de las carreras que cuentan con consejos profesionales, envía a los mismos la información correspondiente, sin que esto genere costo alguno. Secretaría General FGT-14 Carta 5. Documentos de Referencia - NTC ISO 9000:2005. Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario - NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública. - Modelo Estándar de Control Interno MECI: Resolución 614 de Mayo de Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Modificación de la actividad 4.1 según lo descrito en el acta de reunión Nº 018 del 11 de febrero de 2011 Actualización del PDE.SG-05 según acta de reunión Nº 008 del 20 de junio de 2012 Aprobación 10 de febrero de de junio de 2012 Validación 11 de febrero de de junio de 2012

7 Página 7 de 7 Versión Naturaleza del Cambio Actualización de la actividad 4.1 acorde a lo establecido en el acta de reunión N 118 del 24 de agosto de 2012 y Acta 001 del 1 de abril de 2013 De acuerdo a lo establecido en el FAC-08 Acta de Reunión No. 11 del 14 de Octubre de 2015 Modificación de los procedimientos de la Secretaría General según acta de reunión No. 003 del 20 de Enero de 2017 Aprobación 1 de abril de de Octubre de de Enero de 2017 Validación 4 de abril de de Enero de de Enero de Anexos No aplica