C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 Versión vigente No. 01 Fecha: 16/11/10 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos 9. Revisión histórica 1/13

2 1. PROPÓSITO Asegurar el pago correcto y oportuno de las becas otorgadas a través de la UAEM. 2. ALCANCE Este procedimiento deberá ser observado y aplicado por: Planteles de la Escuela Preparatoria, organismos académicos, centros universitarios y unidades academicas profesionales, Instancias de la UAEM que realicen pago de becas. Alumno beneficiado Dirección de Recursos Financieros Tesorería de la UAEM 3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Titular del Además de las siguientes, todas aquellas asignadas por el titular de la Dirección de Servicios al Universitario. 1. Autorizar la forma de pago de las becas. 2. Contar con un registro del personal habilitado para recoger las nóminas y pago de cheques de becas. 3. Informar a las instancias correspondientes las irregularidades presentadas en el procedimiento. 4. Remitir nóminas, talones y cheques no cobrados o cancelados a la Tesorería de la UAEM. 5. Remitir contratos, NIP y tarjetas bancarias de los becarios (entregados, cancelados o no reclamados) a la institución bancaria. Responsable del pago de becas en el Además de las siguientes, todas aquellas asignadas por el titular del Departamento de Becas. a) Informar y entregar a los responsables de los espacios académicos que cuentan con nómina y cheques. b) Entregar cheques al público en general. c) Recibir, revisar y dar seguimiento a la adecuada entrega de contratos, NIP y tarjetas bancarias de los becarios (entregados, cancelados o no reclamados) entre los responsables de becas de los espacios académicos foráneos y la institución bancaria. 2/13

3 d) Recibir y revisar la adecuada entrega de nóminas, talones y cheques no cobrados para su devolución a Tesorería. e) Integrar, revisar, dar seguimiento al archivo de nominas y cheques. Responsable del pago de las becas en Espacios y Dependencias Académicas Además de las siguientes, todas aquellas asignadas por el titular del espacio universitario al que pertenece: a) Recoger la nómina y cheques en el. b) Informar al alumno la fecha, lugar y hora para el pago de la beca o bien para recoger su tarjeta bancaria. c) Entregar los cheques a los alumnos beneficiados de su espacio académico. d) Resguardar las nóminas, talones y cheques e) Informar al de cualquier anomalía presentada en el procedimiento. f) Devolver en tiempo y forma las nóminas al. Dirección de Recursos Financieros a) Recabar la firma de los integrantes del Comité Técnico del Fideicomiso para solicitar al fiduciario. Tesorería de la UAEM a) Resguardar la nómina y cheques de becas. b) Entregar los cheques a los alumnos beneficiados que acudan a la Tesorería. c) Solicitar la dispersión de recursos a la institución financiera que corresponda. d) Remitir la base de datos con extensión TXT a la institución financiera para que realice la dispersión a todos los becarios. 4. NORMATIVIDAD APLICABLE Ley de la UAEM Estatuto Universitario Reglamento de Becas de la Universidad Autónoma del Estado de México. Convocatoria de la modalidad correspondiente. Procedimiento SGC: Pagos en Tesorería 3/13

4 Convenios generales, específicos y operativos relacionados con el pago de becas a través de la UAEM. Proceso SGC: Presupuestación Proceso SGC: Control presupuestal 5. POLÍTICAS 1. Las becas que se otorgan en la UAEM con financiamiento externo, mediante convenio se pagarán a través de tarjeta bancaria. 2. El responsable del pago de becas por parte del espacio universitario deberá presentar un oficio de habilitación firmado por el Director o Encargado, anexando una copia de su identificación oficial (IFE). 3. Cuando el pago de la beca se realice en una sola exhibición se realizará a través de cheque, cuando el pago de la beca se realice en seis o más exhibiciones se realizará a través de tarjeta bancaria, siempre y cuando la solicitud de beca se realice en el periodo marcado en la convocatoria. Para el pago de la beca mediante cheque: 4. Se establecerá un plazo máximo de 15 días para que el alumno beneficiado con una beca pueda recoger su cheque en su espacio académico, de no ser así, será remitido al en donde permanecerá otros 15 días antes de su devolución a Tesorería. 5. El entregará la nómina de la quincena siguiente al espacio universitario, cuando éste, regrese la nómina de la quincena anterior. 6. Aún cuando el beneficiario sea quien realice el cobro de la beca, independientemente del monto, el pago de éste, se realizará solamente mediante la presentación de una identificación oficial. 7. Se tomara como identificación oficial la credencial vigente de estudiante de la UAEM, pasaporte, cédula profesional o cartilla del servicio militar. 8. Cuando no sea el beneficiario quien realice el cobro de la beca independientemente del monto, éste deberá presentar carta poder simple en original firmada por el otorgante, con copia de identificación de ambos. Documentación que se debe de anexar a la nómina correspondiente. Para el pago de la beca mediante tarjeta bancaria: 9. Para la entrega del contrato, NIP y tarjeta bancaria la institución bancaria es la instancia responsable de establecer las políticas y requisitos. 4/13

5 10. Cuando la ubicación geográfica del espacio universitario no permita al alumno acudir a la sucursal bancaria encargada de distribuir las tarjetas se solicitará al personal responsable del pago de las becas entregar el contrato, NIP y tarjeta bancaría al alumno, conforme a las políticas y requisitos que establezca la institución bancaria correspondiente. 11. La cuenta bancaria de un becario, permanecerá vigente en el Sistema de Becas, siempre y cuando el alumno conserve la beca en periodos escolares continuos, de no ser así, se solicitará, una nueva cuenta a la institución bancaria, después de un periodo escolar inactivo. 6. DIAGRAMA DE BLOQUE DEL PROCEDIMIENTO 5/13

6 Departamento de becas Espacio universitario Alumno / Beneficiario Inicio 1 Recoge los cheques y nóminas o los contratos y tarjetas bancarias, según corresponda e informa fecha, lugar y hora para la entrega correspondiente. Beca con cheque: Entrega al personal responsable del pago de las becas las nóminas y cheques conforme a los formatos A y B en las fechas establecidas por la convocatoria de becas. Beca con tarjeta bancaria: Entrega al personal responsable los contratos y tarjetas bancarias. Nota: La tesorería define institución encargada de pagar la beca (cheque Banamex o Santander). 2 Beca con cheque: Entrega beca conforme a las políticas de pago mediante cheque. Beca con tarjeta bancaria: Informa el domicilio y horario de atención de la institución bancaria encargada de distribuir las tarjetas o bien entrega la tarjeta bancaria conforme a los criterios emitidos por la institución bancaria. 3 Revisa No Si 4 A Beca con cheque: Recibe cheque, firma nómina y registra nombre, firma y fecha en el talón de cheque, mismo que regresa. Beca con tarjeta bancaria: Entrega documentos soportes requeridos por la institución bancaria, firma contrato y acuse de recibido de la tarjeta. B 6/13

7 Departamento de becas Espacio universitario A 5 Registra error e informa para su corrección, modificación o autorización del producto no conforme. No Aplican correcciones? Si 7 6 Informar y describir al beneficiario los motivos por los cuales no se aplicaron los cambios Realizar correcciones para eliminar el servicio de producto no conforme 8 C Beca con cheque: Ordena por número de folio los talones, e integra la nómina firmada y cheques no cobrados o cancelados. Beca con tarjeta bancaria: Cuando aplique, integra copia de contratos firmados, acuses de recibido, documentos soportes, contratos cancelados o no reclamados. 9 E Beca con cheque: Remite por oficio nóminas firmadas, talones, cheques no cobrado o cancelados. Beca con tarjeta bancaria: Entrega copia de contratos firmados, acuses de recibido, documentos soportes, contratos cancelados o no reclamados. Para ambos casos: Informa los servicios o productos no conformes presentados, para su corrección en su caso. 10 Beca con cheque: Revisa que las firmas en la nómina coincidan con el número de talones de cheques entregados y cuenta los cheques no entregados o cancelados. Beca con tarjeta bancaria: Revisa que los contratos, acuses y documentos soportes cumplan con los requisitos establecidos por la institución bancaria y registra los contratos no reclamados o cancelados. Para ambos casos: Registra los servicios o productos no conformes presentados y conecta con el procedimiento de servicios no conformes D 7/13

8 Departamento de becas Espacio universitario D Cumple No Si Beca con cheque: Entrega becas no cobradas en los espacios académicos conforme a las políticas de pago mediante cheque. Beca con tarjeta bancaria: Entrega tarjeta bancaria no reclamada conforme a los criterios emitidos por la institución bancaria. Realiza acciones para cumplir con lo requerido. Conecta con la actividad 9. E 13 Beca con cheque: Remite por oficio (O 2) nóminas, talones, cheques no cobrados o cancelados. Beca con tarjeta bancaria: Remite por oficio (O 1) copia de contratos firmados, acuses de recibido, documentos soportes, contratos cancelados o no reclamados. F 8/13

9 Institución bancaria Departamento de becas Tesorería F Tarjeta bancaria Cheque Forma de pago Resguarda nómina, talones y cheques no cobrados o cancelados, y documentos soportes, según corresponda. Después de tres meses cancela las cuentas de los contratos no reclamados. 16 C Conecta con el procedimiento del proceso certificado Pagos en Tesorería de la Dirección de Recursos Financieros. B Fin 9/13

10 7. GLOSARIO Procedimiento: Pago de becas Versión vigente No. 00 Alumno Beneficiado: Alumno que le ha sido otorgada una beca. Alumno: A quien se encuentra inscrito en uno o más de los organismos académicos, plantel de la Escuela Preparatoria, centros universitarios o dependencias académicas de la Universidad y conserva dicha condición en los términos previstos por la legislación universitaria. Beca: Apoyo económico que da la Universidad a quienes resulten con el otorgamiento de una beca. Becario: A quien recibe cualquier modalidad de beca que otorga la Universidad. Beneficiario: Persona que sin tener la condición de alumno recibe una beca de la Universidad. Ciclo escolar: A cada uno de los periodos de duración de los estudios que integran el Plan correspondiente. Lapso oficial en el que se realizan las actividades escolares de un grado en el sistema educativo nacional. Convocatoria: A la invitación pública a participar en el concurso para el otorgamiento de una beca, y donde se establecen las bases respectivas. Espacio Universitario: Integrado por organismos académicos, planteles de la Escuela Preparatoria, centros universitarios, dependencias académicas y de la Administración Central. Espacio Académico: Recinto dedicado al menos, a una de las funciones sustantivas de la Universidad (Docencia, Investigación, Difusión y Extensión). Periodo escolar: Porción de tiempo que duran los cursos de un plan de estudios; los periodos mas comunes son anuales, semestrales, cuatrimestrales o trimestrales. Reglamento: El Reglamento de Becas de la Universidad Autónoma del Estado de México. 8. ANEXOS 1. Formato: Concentrado de firmas de entrega de nóminas (SANTANDER o BANAMEX). 2. Formato: Entrega de nóminas. 10/13

11 Versión vigente No. 00 Fecha: 05/10/09 ANEXO 1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO CONCENTRADO DE FIRMAS DE ENTREGA DE NÓMINAS SANTANDER LISTADO DE BECAS 1ª. QUINCENA DE JULIO DEL 2009 ORGANISMO ACADÉMICO DEL CHEQUE No. AL CHEQUE AL No. TOTAL DE CHEQUES MONTO RESPONSABLE DE RECOGER NÓMINA FIRMA Y FECHA PLANTEL DEL CHEQUE No. AL CHEQUE AL No. TOTAL DE CHEQUES MONTO RESPONSABLE DE RECOGER NÓMINA FIRMA Y FECHA CENTRO UNIVERSITARIO/UNI DAD ACADÉMICA PROFESIONA DEL CHEQUE No. AL CHEQUE AL No. TOTAL DE CHEQUES MONTO RESPONSABLE DE RECOGER NÓMINA FIRMA Y FECHA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO CONCENTRADO DE FIRMAS DE ENTREGA DE NÓMINAS BANAMEX LISTADO DE BECAS 1ª. QUINCENA DE JULIO DEL 2009 ESPACIO ACADÉMICO DEL CHEQUE No. AL CHEQUE No. TOTAL DE CHEQUES MONTO RESPONSABLE DE RECOGER NÓMINA FIRMA Y FECHA 11/13

12 Versión vigente No. 00 Fecha: 05/10/09 ANEXO 2 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO ENTREGA DE NÓMINA ESPACIO ACADÉMICO CENTRO UNIVERSITARIO UAEM TEXCOCO DEL CHEQUE TOTAL DE CHEQUES FECHA DE DEVOLUCIÓN /VIII/09 12/13

13 9. REVISIÓN HISTÓRICA No. de revisión Revisión No. 00 Revisión No. 01 Fecha de Revisó revisión (Puesto) 05/10/09 Titular del Departamento de Becas 16/11/10 Titular del Departamento de Becas Aprobó (Puesto) Titular de la Dirección de Servicios al Universitario Titular de la Dirección de Servicios al Universitario Descripción del cambio Primera edición Diagrama de bloque 13/13