Consolidación de la estadística 911, 912 e inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo Revisión No. 04

Transcripción

1 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento (desarrollo) 7. Glosario 8. Anexos 8.1 Recursos humanos 8.2 Infraestructura 8.3 Desarrollo en los espacios universitarios 9. Revisión histórica 1/10

2 1. Propósito. Consolidar una estadística universitaria de educación media superior y superior en materia de alumnos, docentes, bienes muebles e inmuebles, equipo y bibliotecas y proporcionar información clave al interior como al exterior de la Universidad. 2. Alcance. Este procedimiento aplica para planteles de la Escuela Preparatoria, los organismos académicos, los centros universitarios, centros de investigación, las instituciones incorporadas a la UAEM, así como bibliotecas desconcentradas de espacios universitarios, la y el Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional. Límites de aplicación: La y el Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional coordinan la integración de información básica universitaria, el Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional consolida la información universitaria y genera los reportes institucionales que valida con la Secretaría de Educación del Estado de México (SE); los espacios universitarios (dependientes e incorporados) proveen la información solicitada. Este procedimiento servirá de base para integrar los productos: Estadística 911 de educación media superior inicio y fin de cursos, Estadística 911 de educación superior inicio de cursos, Estadística 912 bibliotecas, Inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo. 3. Responsabilidad y autoridad. 3.1 Del director de desarrollo institucional: Responsabilidad: Dar seguimiento y medición al proceso Controlar servicio no conforme Analizar datos del proceso Mejorar la eficacia del proceso Realizar acciones preventivas y correctivas Cumplir los requisitos del proceso Autoridad: Liberar etapas Verificar los avances del proceso 3.2 Del Jefe de Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional Responsabilidad: Dar seguimiento al producto Controlar el producto Cumplir los requisitos del proceso 2/10

3 Autoridad: Dar seguimiento para la liberación Aceptar o rechazar la información proporcionada por los espacios Aceptar y registrar los cambios efectuados por los responsables de la información 3.3 Del analista del departamento: Responsabilidad: Realizar y operar las actividades del procedimiento Cumplir los requisitos del proceso Autoridad: Aceptar o rechazar la información proporcionada por los espacios Aceptar y registrar los cambios efectuados por los responsables de la información 3.4 Del responsable de planeación en el espacio académico Responsabilidad: Consolidar la estadística al interior del espacio Entregar información a la Cumplir los requisitos del proceso Autoridad: Solicitar la información al encargado de cada área responsable de emitirla. 4. Normatividad aplicable No aplica 5. Políticas - Los titulares de cada espacio universitario designarán al jefe de planeación, control escolar, biblioteca y administrativo para integrar la estadística. - Las unidades o coordinaciones de planeación serán las instancias oficiales para remitir la información. - La estadística 911, 912 e inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo, serán la fuente de información oficial. 3/10

4 6. Diagrama de bloque del procedimiento (desarrollo) 4/10

5 ESTADÍSTICA 911, 912 E INVENTARIO DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y EQUIPO Secretaría de Educación, del Estado de México (SE) Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional Dependencias de Administración Central y Espacios Universitarios Inicio Remite oficio donde envía, formatos, diskettes con sistema, así como fechas para el proceso Recibe oficio y define información a solicitar Delimita fechas para recabar y consolidar estadística a través de cronograma Se elaboran circulares y/o oficios para informarles de cómo, cuándo y dónde se integra la información Elabora oficio para solicitar información Reciben oficio e integran información Reciben oficio de solicitud para capacitar al personal encargado de recabar información en la UAEM Elaboración de oficio para capacitar al personal encargado de recabar información en la UAEM Se elabora nota informativa que incluye: nombre del PEP, OA, CU y CI, password, fecha de captura y entrega de la información Realizan oficio y remiten información Recibe oficio e información Elabora nuevo reporte y remite formatos vía oficio a los PEP, OA, CU y EU Reciben reporte y formato vía oficio Elabora oficio para confirmar fecha y hora de capacitación Curso de capacitación Recibe oficio para confirmar la capacitación Se capacita al personal encargado de integrar la información Revisa la información de acuerdo a la remitida por la DCE y de acuerdo a lo del año anterior Recaba información en formato y captura en la Internet o recaptura la estadística y en sistema SIDEC y entrega vía oficio a la SPyDI A B 5/10

6 ESTADÍSTICA 911, 912 E INVENTARIO DE BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y EQUIPO Secretaría de Educación del Estado de México (SE) Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional Dependencias de Administración Central y Espacios Universitarios A B Cumple con lo establecido No Revisa nuevamente la información capturada en Internet Si Captura la información en sistema SIDEC Integra la estadística UAEM Consolida estadística UAEM Reciben oficio e información Se elabora oficio para entregar la información SE Coteja información respecto con la del ciclo escolar ó año anterior No Cumple con lo establecido Si Se integra la estadística universitaria a la Estatal Elabora reporte Recibe reporte Elabora reporte e indicadores UAEM Reciben reporte e indicadores vía oficio 6/10

7 6.1 Planeación para la realización del producto Se recibe oficio por parte de la Secretaría de Educación del Estado de México (SE), solicitando información (oficio) El Director de Desarrollo Institucional y el Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional determinan: información a solicitar, fechas de corte, proveedores de información, fechas de entrega, así como calendario de trabajo para recabar e integrar la estadística (minuta) El Director de Desarrollo Institucional y el Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional mediante oficio solicitan a la Dirección de Control Escolar, Dirección de Estudios Profesionales, Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados, Secretaría de Difusión Cultural, Secretaría de Extensión y Vinculación, Dirección de Recursos Humanos y Dirección de Recursos Financieros la información competente a su área para integrar la estadística (oficios). 6.2 Búsqueda y solicitud de información El Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional envía los formatos (Formatos SEP) a cada PEP, OA, UAP, Centro de Investigación y Biblioteca desconcentrada de los espacios universitarios para recopilar información (oficio) El Director de Desarrollo Institucional y el Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional solicitan apoyo a la Secretaría de Educación del Estado de México (SE), mediante oficio, para llevar a cabo la capacitación al personal de control escolar, planeación y/o administrativo de cada espacio universitario para el llenado de formatos (Estadística 911, 912 e inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo) (oficio) La Secretaría en coordinación con la Secretaría de Educación del Estado de México (SE) llevan a cabo la capacitación a todos los espacios universitarios que la requieran o que tengan duda en la integración de la estadística (lista de asistencia). 6.3 Recepción, análisis e integración de la información El Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional y el Auxiliar, revisan la información integrada por los espacios universitarios en el formato preestablecido contrastándola con la que previamente se les proporcionó por parte de ésta Secretaría Una vez que la información de los formatos es consistente, se revisa ésta contra la capturada en Internet o en su caso se captura en el sistema de la SEP denominado SIDEC El Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional obtiene reporte de Internet de la Estadística 911 de educación media superior, para determinar el avance de la captura en la Web por espacio universitario; para el caso de la Estadística 911 de educación superior, Estadística 912 e Inventario de Bienes muebles, inmuebles y equipo, verifica en listado y base de datos SIDEC que espacio universitario no ha capturado la información. (lista) 7/10

8 6.4 Liberación de la información El Director de Desarrollo Institucional solicita la liberación de la información por parte de los responsables de los espacios universitarios a través de los formatos impresos y oficio con firma y sello (oficio). 6.5 Elaboración final del producto La información recibida de los espacios universitarios se concentra y se elabora la estadística institucional La Secretaría entrega la estadística por espacio universitario y la institucional Secretaría de Educación del Estado de México (SE) en forma impresa y magnética mediante oficio, una vez que ésta información es revisada y cotejada por ésta, se libera con su sello y firma, lo que indica que se cumplió en tiempo y forma (oficio) El Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional envía oficio de agradecimiento a los espacios universitarios por su participación en la integración de la estadística (oficio) El Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional elabora concentrado de la estadística obtenida de la base de datos de la estadística 911, 912 e inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo y lo remite para su consulta y comentarios a la Secretaría de Docencia, Secretaría de Administración, Consejo Técnico General de Unidades Académicas, Dirección de Estudios Profesionales, Dirección de Estudios del Nivel Medio Superior, Dirección de Instituciones Incorporadas, Dirección de Infraestructura Académica, centros de investigación, bibliotecas desconcentradas de espacios universitarios y a la Secretaría de Educación del Estado de México (SE) Se preparan archivos en formato PDF de los concentrados y se solicita a la Unidad de Informática de la SPyDI su publicación en la página Web de ésta secretaría (minuta) El Director de Desarrollo Institucional convoca a reunión al personal participante para evaluar este procedimiento y retroalimentarlo (minuta). 7 Glosario 7.1 Biblioteca: Colección organizada de documentos superior a 500 títulos, ya sean libros o publicaciones periódicas materiales gráficos, audiovisuales y electrónicos, que mediante los servicios de personal se proporcionan a los usuarios con fines informativos, de investigación o recreativos. 7.2 Fecha de corte: Fecha ó periodo de tiempo establecido que cubre la información presentada. 7.3 Proveedores de la información: Personas encargadas de proporcionar la información. 7.4 SIDEC: Sistema Integral para el Desarrollo de Estadísticas Continuas. 7.5 SE: Secretaría de Educación del Estado de México. 7.6 SPyDI:. 8/10

9 8. Anexos Consolidación de la estadística 911, 912 e inventario de bienes muebles, inmuebles y 8.1 Recursos humanos Un director Un jefe de departamento con conocimientos de estadística y demografía Un analista con conocimiento de estadística 8.2 Infraestructura 3 Computadoras 3 Escritorios 1 Impresora Acceso a Internet y correo electrónico 2 extensiones de teléfono Papelería en general Viáticos 8.3 Desarrollo en los espacios universitarios 1. El área de planeación del espacio universitario recibe solicitud de información por parte de la, (oficio y formato). 2. El área de planeación del espacio universitario envía oficio y formato al responsable de la información especificando fecha de corte, (oficio). 3. Una vez generada la información por parte del responsable de emitirla, la remite al encargado de planeación, quien realiza la siguiente actividad. a. Cotejar dato de acuerdo al emitido por la Dirección de Control Escolar (estadística 911), b. Cotejar dato de acuerdo al emitido por la Dirección de Infraestructura Académica (912 bibliotecas). c. Cotejar dato de acuerdo al emitido el año anterior a la Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional (inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo). 4. El encargado de planeación, recibe reportes generados por el responsable de la información, de acuerdo a la estadística 911, 912 e inventario de bienes muebles, inmuebles y equipo, (reportes). 5. El encargado de planeación del espacio universitario, integra y consolida la información solicitada en los formatos preestablecidos, (formatos con información requisitada). 6. El encargado de planeación, turna la información al titular del espacio universitario para su visto bueno y autorización en su caso, (copia de los formatos firmados). 7. El encargado de planeación, entrega los formatos liberados con la firma y oficio del titular dirigido al Secretario de Planeación y Desarrollo Institucional, (copias de oficio y formatos). 9/10

10 9. Revisión histórica Número de revisión Fecha de revisión 06 17/09/07 Revisó (Puesto) Jefe del Departamento de Estudios y Desarrollo Institucional Reaprobado (Puesto) Director de Desarrollo Institucional Descripción del cambio Se agregaron nuevas responsabilidades 10/1 0